教學(xué)秘書(shū)協(xié)調(diào)與管理能力的內(nèi)在因素探究

解丹萍　郭曉利

摘 要：教學(xué)工作效率高低不僅受教學(xué)秘書(shū)的工作熱情影響，也與教學(xué)秘書(shū)協(xié)調(diào)與管理能力緊密相關(guān)。本文從教學(xué)協(xié)調(diào)與管理角度分析了教學(xué)秘書(shū)的作用，并對(duì)影響該能力的內(nèi)在因素進(jìn)行了探究，有針對(duì)性地提出了改善方法，為保持教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍發(fā)展活力，完善管理機(jī)制提供理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書(shū);協(xié)調(diào)與管理;內(nèi)在因素

中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

教學(xué)管理工作作為高等學(xué)校教學(xué)管理的主要組成部分，逐漸受到全國(guó)高校的普遍重視。教學(xué)秘書(shū)屬于最基層的教學(xué)管理人員，是教務(wù)部門、學(xué)院、教師、學(xué)生間的紐帶與橋梁，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息、改善關(guān)系的作用。如何精準(zhǔn)的提升教學(xué)秘書(shū)協(xié)調(diào)與管理能力，不僅要從教學(xué)秘書(shū)自身的切實(shí)需求和真實(shí)感受出發(fā)，還要從相應(yīng)的制度和考核評(píng)價(jià)體系著手，分析內(nèi)在原因，這樣才能保證教學(xué)秘書(shū)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1 教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)協(xié)調(diào)與管理中的作用

1.1 與學(xué)校教學(xué)部門之間的協(xié)調(diào)作用

教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理信息傳達(dá)的橋梁，要主動(dòng)與教學(xué)部門保持密切聯(lián)系，及時(shí)傳達(dá)學(xué)校的教學(xué)管理方針和政策，深度貫徹執(zhí)行教學(xué)任務(wù)和教學(xué)計(jì)劃。如在教學(xué)項(xiàng)目申報(bào)時(shí)，應(yīng)將學(xué)校要求及時(shí)傳達(dá)給二級(jí)學(xué)院，對(duì)教師提出的問(wèn)題整理收集，反饋給教學(xué)部門。

1.2 與二級(jí)學(xué)院之間的協(xié)調(diào)作用

在二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理方面，幫助院領(lǐng)導(dǎo)輔助處理教學(xué)事務(wù)，對(duì)教學(xué)上各類突發(fā)問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)新問(wèn)題做到“及時(shí)了解、及時(shí)匯報(bào)、及時(shí)處理、及時(shí)反饋”;對(duì)同一問(wèn)題涉及多個(gè)當(dāng)事人的，要做到把握分寸，就事論事，不夾雜個(gè)人情感，確保教學(xué)秩序的維穩(wěn)發(fā)展。在學(xué)院教學(xué)工作安排方面，新學(xué)期教學(xué)活動(dòng)是由教學(xué)院長(zhǎng)統(tǒng)籌安排，由教學(xué)秘書(shū)具體實(shí)施。

1.3 與教師之間的協(xié)調(diào)與管理作用

教學(xué)秘書(shū)與教師之間的協(xié)調(diào)主要包括教師調(diào)補(bǔ)課和排課監(jiān)考，調(diào)補(bǔ)課要按照規(guī)章制度及時(shí)辦理。在排課和監(jiān)考安排時(shí)，適當(dāng)考慮教師的實(shí)際情況，對(duì)于孩子小的教師，在安排時(shí)盡量避開(kāi)早上一二節(jié)和下午七八節(jié)。另外，還需要及時(shí)了解教師在教學(xué)活動(dòng)中的狀態(tài)以及當(dāng)前工作態(tài)度，結(jié)合實(shí)際情況為教師提供優(yōu)良的人性化服務(wù)，保證教師教學(xué)活動(dòng)的高質(zhì)量開(kāi)展。

1.4 與學(xué)生之間的協(xié)調(diào)與管理作用

教學(xué)秘書(shū)既是學(xué)生教學(xué)活動(dòng)的管理者，也是學(xué)生的教學(xué)服務(wù)者。負(fù)責(zé)學(xué)生選課、評(píng)教、成績(jī)置換、期末考試、補(bǔ)考、緩考、學(xué)籍管理、成績(jī)錄入等方面工作。在面對(duì)學(xué)生時(shí)，要充分理解現(xiàn)代大學(xué)生的心理和特點(diǎn)，對(duì)學(xué)生要進(jìn)行正面指導(dǎo)。對(duì)學(xué)生的問(wèn)題，要不耐其煩解答，及時(shí)回復(fù)學(xué)生，積極與學(xué)生交流，對(duì)學(xué)生動(dòng)態(tài)和狀態(tài)做到心中有數(shù)。如在補(bǔ)考、緩考等考試方面存在問(wèn)題，必須及時(shí)通知學(xué)生報(bào)名，對(duì)有特殊情況的學(xué)生，督促按時(shí)辦理緩考手續(xù)。對(duì)因?qū)W分沒(méi)有修夠而留級(jí)的學(xué)生，向?qū)W生說(shuō)明留級(jí)情況，根據(jù)不及格課程，鼓勵(lì)學(xué)生多學(xué)習(xí)、多參加競(jìng)賽活動(dòng)，盡早修夠?qū)W分，保證學(xué)生能順利畢業(yè)。

由于學(xué)生和教師之間的身份差異，對(duì)這兩者之間的矛盾，教學(xué)秘書(shū)要參考學(xué)生評(píng)教的結(jié)果，開(kāi)展學(xué)生座談會(huì)聽(tīng)取學(xué)生對(duì)教師的意見(jiàn)，同時(shí)開(kāi)展教師座談會(huì)，將學(xué)生意見(jiàn)整理后反饋給教師，讓教師及時(shí)調(diào)整教學(xué)方式方法，為教師和學(xué)生創(chuàng)造一個(gè)積極向上的教學(xué)氛圍。

2 影響教學(xué)秘書(shū)協(xié)調(diào)與管理能力的內(nèi)在因素

通過(guò)實(shí)地走訪和問(wèn)卷調(diào)查等方式，我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)前影響教學(xué)秘書(shū)協(xié)調(diào)與管理能力發(fā)揮的因素主要有以下五個(gè)方面。

2.1 工作內(nèi)容方面

教學(xué)秘書(shū)的工作具有繁雜性強(qiáng)、原則性強(qiáng)、時(shí)間性強(qiáng)、輔助性強(qiáng)、服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，很難通過(guò)量化來(lái)展示工作價(jià)值，平時(shí)工作做了很多，但無(wú)法體現(xiàn)，工作成就感低。

2.2 工作情感方面

一些教師對(duì)教學(xué)相關(guān)事情辦理流程不熟悉、不理解，往往會(huì)憑主觀意愿要求教學(xué)秘書(shū)，在問(wèn)題解決緩慢或沒(méi)有達(dá)到要求時(shí)，容易將個(gè)人情感發(fā)泄在教學(xué)秘書(shū)身上，這對(duì)教學(xué)秘書(shū)造成了很大的心理壓力。

2.3 工作時(shí)間方面

日常教學(xué)工作的穩(wěn)定運(yùn)行，需要花費(fèi)大量的時(shí)間，若遇考試、課表安排等重大教學(xué)活動(dòng)，工作量非常大，這都需要教學(xué)秘書(shū)一個(gè)人負(fù)責(zé)，往往要加班加點(diǎn)才能完成，久而久之會(huì)讓教學(xué)秘書(shū)產(chǎn)生倦怠感。

2.4 工作能力發(fā)展方面

由于教學(xué)秘書(shū)工作內(nèi)容多、任務(wù)重，幾乎每件事情都關(guān)乎教學(xué)的正常運(yùn)行，經(jīng)常處于精神高壓狀態(tài)，很少有時(shí)間和機(jī)會(huì)通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提升專業(yè)辦公技能，不利于個(gè)人能力發(fā)展。

2.5 職業(yè)發(fā)展方面

教學(xué)秘書(shū)處于教學(xué)一線崗位，很少會(huì)被關(guān)注到。一般高校對(duì)行政崗位和專業(yè)技術(shù)崗位都有相應(yīng)晉升機(jī)制，但是目前沒(méi)有一套針對(duì)教學(xué)秘書(shū)晉升的管理機(jī)制，使其缺乏長(zhǎng)期發(fā)展的動(dòng)力。

在這些因素的影響下，教學(xué)秘書(shū)往往會(huì)抱有“得過(guò)且過(guò)”的心態(tài)，工作積極性大大降低，工作熱情低下，久而久之，這將嚴(yán)重影響教學(xué)工作的開(kāi)展。

3 教學(xué)秘書(shū)協(xié)調(diào)與管理能力提升策略

為了讓教學(xué)秘書(shū)更好的服務(wù)學(xué)院、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生，提升教學(xué)秘書(shū)協(xié)調(diào)與管理能力，是提高教學(xué)秘書(shū)工作熱情有效方式之一。

3.1 宣講教學(xué)相關(guān)事務(wù)

在新學(xué)期開(kāi)始，對(duì)全體教師宣講培訓(xùn)教學(xué)相關(guān)事務(wù)，比如在教務(wù)系統(tǒng)中如何調(diào)補(bǔ)課、申請(qǐng)教室、成績(jī)登錄、排課、安排考試等常規(guī)性工作。讓教師充分了解具體流程和操作方法，及時(shí)有效處理。通過(guò)這些工作也能讓教師理解教學(xué)秘書(shū)工作，每一項(xiàng)工作都不是簡(jiǎn)單的、隨意的，理解其工作的特殊性，使教學(xué)秘書(shū)感受到工作價(jià)值。

3.2 提高自身工作能力

提高教學(xué)秘書(shū)的工作能力是教學(xué)秘書(shū)發(fā)展保持活力的源泉，是當(dāng)代高校教學(xué)秘書(shū)輔助管理教學(xué)永葆活力、贏得尊嚴(yán)的不二選擇。雖然教學(xué)秘書(shū)很少有機(jī)會(huì)參加培訓(xùn)或?qū)W習(xí)。但從自身發(fā)展而言，教學(xué)秘書(shū)應(yīng)有不斷提升能力的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到工作的重要性，積極利用寒暑假時(shí)間充實(shí)自己。另外，學(xué)?？梢匝?qǐng)一些專家做報(bào)告，創(chuàng)造近距離的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。使其保持積極向上的狀態(tài)，促進(jìn)教學(xué)秘書(shū)的不斷發(fā)展。

3.3 尊重主體意識(shí)

作為管理教學(xué)的輔助人員，教學(xué)秘書(shū)的內(nèi)在發(fā)展需求、發(fā)展能力、發(fā)展意識(shí)只有被全面激發(fā)，才能成為教學(xué)秘書(shū)實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)價(jià)值、不斷提升工作積極性和主動(dòng)性的內(nèi)在動(dòng)力。高校教學(xué)秘書(shū)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展涉及的知識(shí)學(xué)習(xí)和技能掌握，均是個(gè)體知識(shí)的內(nèi)部主觀加工，而非外力因素干預(yù)的結(jié)果。學(xué)習(xí)者的主動(dòng)性和積極性是實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化學(xué)習(xí)的重要因素。

3.4 重視教學(xué)秘書(shū)工作，完善管理機(jī)制

教學(xué)秘書(shū)工作是一種復(fù)雜、基于知識(shí)引導(dǎo)和價(jià)值傳遞的職業(yè)活動(dòng)，并借助于教育學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)等交叉學(xué)科知識(shí)水平的提升，重視教學(xué)秘書(shū)工作，完善管理機(jī)制，才能夠確保高校教學(xué)秘書(shū)從事教學(xué)工作中獲得綿綿不絕的發(fā)展動(dòng)力。在制度上，可在現(xiàn)有的教學(xué)管理規(guī)章制度中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，提升崗位的競(jìng)爭(zhēng)力，將考核與職稱、增資，崗位聘任等關(guān)聯(lián)起來(lái)。對(duì)于在教學(xué)秘書(shū)崗位工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、管理水平高和成績(jī)突出的人員，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，提高大家工作的積極性。對(duì)工作中玩忽職守的人員，應(yīng)按照規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)處理。目前大多數(shù)高校都沒(méi)有針對(duì)教學(xué)秘書(shū)的晉升機(jī)制，學(xué)校可以設(shè)立教學(xué)輔助管理的專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)和評(píng)選，調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，同時(shí)為教學(xué)秘書(shū)的提升發(fā)展提供一定的空間，讓其保持力爭(zhēng)優(yōu)秀的工作態(tài)度，更好的留住人才服務(wù)于教學(xué)工作。

4 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)代高校教學(xué)秘書(shū)的教學(xué)協(xié)調(diào)與管理的水平既反映在教學(xué)秘書(shū)與教學(xué)各部門之間的相互協(xié)調(diào)溝通的維度上，如溝通的有效性和時(shí)效性，這與教學(xué)秘書(shū)的人際關(guān)系處理能力相關(guān)聯(lián);也反映在教學(xué)秘書(shū)對(duì)教學(xué)工作的有序管理的維度上，如管理的方向性和服務(wù)性，這與教學(xué)秘書(shū)的政治思想水平和責(zé)任感相關(guān)聯(lián);更反映在教學(xué)秘書(shū)對(duì)于工作內(nèi)容掌握是否熟練、對(duì)教師和學(xué)生個(gè)性化與差異化的綜合把握和靈活處理上。因此，教學(xué)秘書(shū)要充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，不斷鉆研業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，提升自身的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)意識(shí)，積極利用現(xiàn)代化管理手段提高工作效率，更好的服務(wù)教學(xué)。另外，學(xué)校層面在充分考慮教學(xué)秘書(shū)主體意識(shí)前提下，適當(dāng)提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提升教學(xué)秘書(shū)協(xié)調(diào)與管理能力，保持教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍發(fā)展活力，完善管理機(jī)制，這才是教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍發(fā)展實(shí)踐的有效策略。

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