我國檔案著錄的基本概況

史慧娟

孔子曰：“夏禮，吾能言之，杞不足徵也;殷禮，吾能言之，宋不足徵也，文獻不足故也，足，則吾能徵之矣?！睆囊粋€側面說明檔案資源的重要性。我國作為有著五千年歷史的泱泱大國不僅有著浩若煙海的建國前檔案;伴隨著新中國的建立、信息時代的來臨，建國后的檔案也日益豐富。如何開發(fā)性的挖掘和利用這些檔案資源，做好檔案著錄是首要步驟，它直接影響著檔案信息的查找與利用。檔案著錄案著規(guī)則體系的深入發(fā)展，既是檔錄工作的內(nèi)在要求，也是檔案信息共享的客觀需求。

本文將嘗試梳理我國檔案著錄規(guī)范的基本情況。

1 檔案著錄的基本定義：

何為檔案著錄？2000年頒布的先來標準《DA/T1-2000 檔案工作基本術語》中的定義是：對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。在美國1977年出版的《檔案工作者、手稿保管人員及文件管理人員及文件管理人員基本術語》中定義是：檔案著錄是通過編制檢索工作對檔案建立智力控制的過程。兩都基本含義一致。檔案的著錄是一個過程，需要分析、選擇，然后記錄，最終形成檔案檢索的依據(jù)。

1.1 檔案著錄規(guī)范的演變：

早期《GB/T 3792-1983文獻著錄》系列標準下的《GB/T 3792.5-1985 檔案著錄規(guī)則》，從著錄項目、標識符號、著錄格式、著錄詳簡級次、著錄用文字、載體類型標識、著錄來源、著錄項細則八個方面制定了檔案著錄的基礎規(guī)則。

1999年出版的行業(yè)標準《DA/T 18-1999 檔案著錄規(guī)則》，是一篇結合我國檔案的特點與檔案著錄的實踐經(jīng)驗制定的適合于各類檔案的著錄要求。該標準規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則。該標準與《GB/T 3792.5檔案著錄規(guī)則》相比，有如下修改：1）刪除了叢編項、標準編號及有關記載項;2）將載體類型標識項與載體形態(tài)項合并為載體形態(tài)項;將附注項與提要項合并為附注與提要項;將第一責任者項與其他責任者項合并為責任說明項;將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統(tǒng)一的格式，并明確允許在實際工作中采用表格式條目格式。3）增加文種項、電子文檔號項;4）將檔案館（室）代號項改為檔案館代號項;將主題詞項改為主題詞或關鍵詞項;調(diào)整了載體類型項和附件項在條目中的排序;調(diào)整了部分標識符。

1.2 中華人民共和國建國前檔案著錄規(guī)則

檔案按照記錄信息的方式可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。在我國，通常分為中華人民共和國建國前檔案和中華人民共和國時期檔案。在檔案行業(yè)標準中就有針對建國前檔案著錄的專項著錄細則。按所著錄檔案時間先后順序分為《DA/T 8-1994 明清檔案著錄細則》、《DA/T 20.1-1999 民國檔案著錄細則》及《DA/T 17.1-1995 革命歷史檔案著錄細則》三份標準。

《明清檔案著錄細則》適用于所有保藏明清檔案的部門進行明清檔案的著錄?！睹駠鴻n案著錄細則》適用于館藏中包含民國時期國家機構、社會組織（中國共產(chǎn)黨及其領導下的政權機構、社會組織除外）和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史記錄的著錄?！陡锩鼩v史檔案著錄細則》適用于全國各級各類檔案館在著錄中華人民共和國成立以前中國共產(chǎn)黨及其領導下的政府、軍隊、團體所形成的檔案。三份檔案著錄標準除通用的著錄要求，還結合各自所著錄檔案的特點提出了具體不同要求。例如：1）《明清檔案著錄細則》中對文種的分類就包含制、詔、誥、敕、題、奏、表、箋、咨、札、移會等有著明顯歷史特征的文種。在時間項中也要求著錄清代檔案紀年需使用“清代紀年表示法”。在載體類型中還有金石、簡牘的分類。2）《民國檔案著錄細則》中就增加了控制使用項即民國檔案中開放檔案不著錄，控制使用的檔案用“*”;增加了政權標識項這類特有的要求。3）《革命歷史檔案著錄細則》中較前兩份標準增加了全宗號、目錄號、案卷號、份數(shù)、頁數(shù)、密級、受文者、地名、人物、組織機構、會議等11個著錄項目，個人認為，這不僅是因為革命歷史檔案距我們最近，對我們影響較顯著，同時也因為該標準的制定要適用于編制革命歷史檔案文件級機讀目錄。有了信息系統(tǒng)的助力，著錄的項目、著錄的細則就更應詳細規(guī)范。

1.3 中華人民共和國時期檔案著錄規(guī)則

針對中華人民共和國時期檔案的著錄要求除了檔案行業(yè)標準中的《DA/T 51-2014 電影藝術檔案著錄規(guī)則》與《DA/T 23-2000 地質(zhì)資料檔案著錄細則》之外，其余各類型檔案的著錄要求均分布在相應檔案的管理規(guī)范中。

1.3.1 《電影藝術檔案著錄規(guī)則》中規(guī)定了題名與責任者項、排檢與編號項、時間項、主題描述項、基本形態(tài)項、技術狀態(tài)項與保存狀態(tài)項、其他信息備注項共7大項94個小項，可謂要求詳盡。

1.3.2 《地質(zhì)資料檔案著錄細則》中規(guī)定了題名與責任說明項、稿本文種與語種項、密級與保管項、時間項、特殊細節(jié)項、載體形態(tài)項、子目項、附注與提要項及排檢與編號項9大項35個小項。其中類型項中包含原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料、實物地質(zhì)資料;特殊細節(jié)項即投資主體、地理座標是其他檔案著錄中少見的項目。

1.3.3 《GB/T 11821照片檔案管理規(guī)范》中規(guī)定了照片檔案目錄的著錄項包括：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、刪號、頁號、文字說明等。

1.3.4 《DA/T 78錄音錄像檔案管理規(guī)范》中規(guī)定基本著錄項除通用的題名、責任者、攝錄者等，還包含錄音錄像檔案特有的：時間長度、計算機文件大小、年度、工作活動名稱、原始載體編號等。

1.3.5 《DA/T 40印章檔案整理規(guī)則》中規(guī)定著錄項包含：保管期限、分類號、枚號、印文、使用起止時間、印材、備注共7項，其中印材一項獨具特色，有竹、木、根、銅、鋼、鐵、合成金屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機玻璃、骨、角、牙等16種之多。

時代在發(fā)展，檔案著錄的要求也在變化，我國對檔案著錄雖有以上的諸多要求但仍然有許多不足之處，如缺少過程控制、缺少多級著錄要求、電子檔案著錄要求過少等。因此，我們應多借鑒國外的先進經(jīng)驗和系統(tǒng)梳理我國檔案著錄現(xiàn)狀，制定更符合我國國情的檔案著錄要求。

（作者單位：中國航發(fā)商用航空發(fā)動機有限責任公司）