淺談事業(yè)單位的電子檔案管理

王海燕

摘 要 信息化社會背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也需要進(jìn)一步改革和創(chuàng)新。電子檔案管理是事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展趨向，也是傳統(tǒng)檔案管理工作尋求發(fā)展的必經(jīng)之路。單位內(nèi)部管理者要重視電子檔案管理工作，要結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)，科學(xué)選擇管理方法，積極引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，全面提高事業(yè)單位檔案管理電子檔案管理水平。

關(guān)鍵詞 檔案管理 電子檔案 安全性

中圖分類號：G276文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1我國事業(yè)單位目前電子檔案管理中存在的問題

1.1電子檔案的安全性得不到保障

檔案的安全性對事業(yè)單位有著至關(guān)重要的影響作用，因此，檔案的安全性問題也成為我國事業(yè)單位目前電子檔案管理中最嚴(yán)重的問題之一。究其原因，主要由以下兩點(diǎn)原因造成的：其一，電子檔案管理人員對電子檔案的安全意識淡薄，未能認(rèn)識到檔案信息保密工作的重要性，且電子檔案管理工作沒有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起不做工作分區(qū)。其二，相關(guān)硬件、軟件質(zhì)量相對落后，且未能及時進(jìn)行更新與維護(hù)。使得電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改，嚴(yán)重威脅到檔案的安全性。

1.2電子檔案管理不夠規(guī)范

當(dāng)前，我國事業(yè)單位的部分檔案管理人員仍未能及時轉(zhuǎn)變思路，只知道紙質(zhì)檔案保存的重要性，而未能認(rèn)識到電子檔案保存的重要性。在日常的檔案管理工作中，將一些重要的檔案的物質(zhì)載體，如光盤、U盤和移動硬盤隨意放置，未能進(jìn)行妥善的保管。另外，在信息的備份工作上也欠缺規(guī)范性。在一些系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔的備份管理上，檔案管理人員往往不能明確哪些數(shù)據(jù)文檔需要備份，需要以何種介質(zhì)備份，這很大程度上影響了事業(yè)單位檔案電子化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

1.3檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

首先，部分檔案管理人員對檔案管理的認(rèn)識存在不足或偏差。提到檔案管理，不少單位單純的認(rèn)為只是將檔案資料輸入到電腦中就完成了事業(yè)單位的電子信息化管理。甚至有些人知識水平及思想觀念具有局限性，未能積極主動的學(xué)習(xí)檔案電子信息管理的新技術(shù)與新理念。有的單位職員甚至是產(chǎn)生抵觸情緒，排斥對新技術(shù)、理念的學(xué)習(xí)與吸收。這種不充分的認(rèn)識與滯后的思想觀念很大程度上阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)進(jìn)程。其次，較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理來說，事業(yè)單位的電子檔案管理對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。它不僅需要其掌握一般的計(jì)算機(jī)操作水平，同時還要求其具備較高的知識層次和全面的技術(shù)素質(zhì)。然而從目前情況來看，我國大部分事業(yè)單位的檔案管理部門都或多或少存在人才不足的問題，尤其是對于檔案、信息處理復(fù)合型人才就更為奇缺，這很大程度上阻礙了事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)的發(fā)展。

2電子檔案管理的建議

2.1保證電子檔案在利用中的安全

確保檔案信息的安全性是事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)的重中之重。要做好檔案的安全保護(hù)工作主要可以從以下兩個方面入手：其一，提高檔案管理人員的安全意識。由于電腦中的電子信息受硬件、斷電、病毒侵害等影響，具有一定的不穩(wěn)定性，而這將會給電子檔案的有效存檔及共享工作帶來嚴(yán)重威脅。因此，相關(guān)檔案管理人員，尤其是立卷人員，在檔案的存檔過程中，必須要具備足夠的安全意識，對相關(guān)辦公軟件進(jìn)行及時的升級與修護(hù)，對電腦的硬件也進(jìn)行定期的檢修，并養(yǎng)成及時保存信息的良好工作習(xí)慣，以最大限度的保障電子檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

2.2完善相關(guān)法律法規(guī)

完善的法律法規(guī)與健全的制度是任何管理事物有效運(yùn)行的重要依據(jù)與保障。建立健全電子檔案管理制度，并對其進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化的管理，能夠給電子檔案管理工作帶來有效指導(dǎo)，提高電子檔案管理工作的效率，從而使電子檔案管理走出無序管理狀態(tài)。具體而言，電子檔案管理規(guī)章制度要對電子檔案文件的制作、審核、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環(huán)節(jié)都做出明確詳細(xì)的規(guī)定，同時，根據(jù)單位檔案和單位職能的特點(diǎn)進(jìn)行完善補(bǔ)充。只有不斷完善電子檔案管理制度，才能使得在電子檔案管理出現(xiàn)問題時，有法可依。

2.3提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的主體，其信息化觀念，信息化操作手段，對我國事業(yè)單位的檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響。因此，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是有效促進(jìn)檔案電子化建設(shè)的必要前提。其具體措施主要可以從以下兩個方面入手。首先，加大相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，及時更新其管理理念，使其從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。另外，督促其加大對相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)的學(xué)習(xí)力度，對復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和有效整合，以使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，進(jìn)而提高電子檔案工作的質(zhì)量和效果。

3結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位檔案管理使用現(xiàn)代化的電子化管理手段是我國科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的必然需求，同時也是符合當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢的，對我國的社會主義事業(yè)的建設(shè)有著極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，只有做到保證電子檔案在利用中的安全、完善相關(guān)法律法規(guī)并努力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案管理電子化建設(shè)更符合我國發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 田園.探究事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].蘭臺內(nèi)外，2018（08）.

[2] 李國芳.單位檔案規(guī)范化管理模式的探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）.