淺談社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題及其解決方法

李嶸昌

摘? ? 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋面的不斷擴(kuò)大，相應(yīng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量急劇增加，從而給社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。本文闡述了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問(wèn)題的解決措施。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn);檔案管理;問(wèn)題;措施

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)改革不斷深化，同時(shí)社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋范圍和相應(yīng)的參保人數(shù)也發(fā)生了較大改變，社會(huì)保險(xiǎn)也在逐步向更加規(guī)范化的方向發(fā)展。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理與參保人員的利益息息相關(guān)，而社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量的增加，使檔案管理工作的負(fù)擔(dān)進(jìn)一步加重，由此可見(jiàn)，隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)的快速發(fā)展，加強(qiáng)保險(xiǎn)檔案管理工作的分析，對(duì)確保社會(huì)穩(wěn)定具有重要意義。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問(wèn)題

1、缺乏相應(yīng)的社保檔案管理制度。社保檔案管理制度不健全主要表現(xiàn)在兩方面，一方面缺乏統(tǒng)一的社會(huì)保障檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)省市的標(biāo)準(zhǔn)雖然大同小異，但在歸檔的范圍、管理的形式和檔案交接流轉(zhuǎn)等方面存在脫節(jié)現(xiàn)象。另一方面是社保檔案管理的借閱、保管等制度不健全，在歸檔文件的時(shí)效性、完整性等方面存在較大缺陷，并經(jīng)常出現(xiàn)借閱忘記歸還、檔案嚴(yán)重?fù)p壞、信息丟失等問(wèn)題，并且當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)后，由于相關(guān)工作人員工作不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)，后續(xù)的補(bǔ)救措施未跟上，導(dǎo)致社保檔案的參考價(jià)值大打折扣。另外，由于社會(huì)保障工作涉及到各個(gè)方面的內(nèi)容，形成了當(dāng)前社保檔案管理工作存在多頭管理的現(xiàn)象，各個(gè)相關(guān)部門(mén)間的信息不對(duì)稱(chēng)，且管理制度和辦法不統(tǒng)一，導(dǎo)致出現(xiàn)社保檔案管理機(jī)制混亂的問(wèn)題。

2、對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視。由于社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)大都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面、強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無(wú)序狀態(tài)，其作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。而且因社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入、人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況，在各地普遍存在，有些部門(mén)無(wú)專(zhuān)門(mén)的檔案室，保管條件差，該歸檔的檔案未歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況較嚴(yán)重。

3、缺乏社保檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。雖然我國(guó)頒布的相關(guān)法律法規(guī)在一定程度上能起到規(guī)范社保檔案管理的作用，但其并沒(méi)有對(duì)檔案管理的具體工作流程進(jìn)行規(guī)范性的統(tǒng)一，如社保檔案的收集及整理等，這樣一來(lái)會(huì)使在實(shí)際開(kāi)展社保檔案管理的工作過(guò)程中，常會(huì)發(fā)生社保檔案分類(lèi)不明、社保檔案保存期限不當(dāng)、社保檔案處置不力、社保檔案管理體制不規(guī)范等問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致社保檔案管理工作流程混亂、社保檔案管理體制運(yùn)行效率低下。

4、管理手段和方法落后。多頭管理是當(dāng)前我國(guó)社保檔案管理工作的突出問(wèn)題，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的多頭管理與我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展歷程有關(guān)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案涵蓋的范圍廣泛，內(nèi)容繁雜，并且全部的社會(huì)保險(xiǎn)資料并不在一個(gè)部門(mén)保存，因此，參保人員若想查詢(xún)與自己相關(guān)的全部社保信息，需訪問(wèn)全部的社保檔案管理部門(mén)才能完成。雖然近年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，有些社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門(mén)逐漸在工作中使用信息技術(shù)，但受現(xiàn)實(shí)條件如資金、設(shè)備、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等的限制，難以實(shí)現(xiàn)社保檔案管理的信息化，大多社保機(jī)構(gòu)仍采用紙質(zhì)材料檔案管理，增加了社保檔案查詢(xún)?cè)L問(wèn)的難度。有些經(jīng)濟(jì)條件差的地方社保部門(mén)甚至未建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，各類(lèi)檔案資料被分割保管，容易造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的丟失現(xiàn)象。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問(wèn)題的解決措施

1、提高對(duì)社保檔案管理工作的重視度。首先，加強(qiáng)社保檔案管理決策人員和管理層對(duì)社保檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，為了避免管理工作的混亂，可成立檔案管理小組，對(duì)整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，同時(shí)把社保檔案管理工作列入相關(guān)人員的績(jī)效考核中，以此來(lái)凸顯社保檔案管理工作在整個(gè)社保體系中的重要地位。其次，從社保檔案管理人員入手，提高其對(duì)檔案管理工作的重視，主要方式是通過(guò)加強(qiáng)他們對(duì)檔案管理工作及構(gòu)建和諧社會(huì)關(guān)系的認(rèn)識(shí)，使其明白他們的工作關(guān)系著人民生活的穩(wěn)定性，從而在日常的工作中端正態(tài)度，表現(xiàn)出積極性，提高社保檔案管理的工作水平。

2、實(shí)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理。明確社會(huì)保險(xiǎn)檔案存儲(chǔ)的內(nèi)容、范圍、方式、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、配套設(shè)備、人員配備、工作職責(zé)，并納入工作考核，統(tǒng)一檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和利用，形成一套成熟的社會(huì)保險(xiǎn)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，為社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)日常業(yè)務(wù)和參保人員查詢(xún)提供有力支撐。徹底改變社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理各自為政的無(wú)序狀態(tài)，形成縱向統(tǒng)一、橫向一致的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體系。

3、建立健全管理制度。建立健全社會(huì)保險(xiǎn)管理制度是管理工作有效開(kāi)展的保障。針對(duì)多頭管理的現(xiàn)狀，社保部門(mén)要嚴(yán)格遵循《檔案法和社會(huì)保險(xiǎn)法》的規(guī)定，設(shè)置統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)管理工作的集中化。檔案行政管理和社會(huì)保險(xiǎn)主管部門(mén)，盡快制定《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理辦法》和《社會(huì)保險(xiǎn)檔案分類(lèi)大綱》及有關(guān)各門(mén)類(lèi)社保檔案的《保管期限表》，以便各地社保部門(mén)科學(xué)管理檔案。構(gòu)建完善的社保檔案管理體系，還需各基層管理部門(mén)做出努力，完善社保檔案鑒定、銷(xiāo)毀、借閱、查詢(xún)等制度，在健全的管理制度保障下，確保各門(mén)類(lèi)檔案的科學(xué)管理，以提高社保檔案管理水平。

4、積極利用現(xiàn)代技術(shù)，推進(jìn)社保檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。充分利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)所有社保繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、保費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)支付，全面掌握社保工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，提高工作效率。進(jìn)一步健全社保信息網(wǎng)建設(shè)，讓每一個(gè)用戶(hù)都能通過(guò)社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社保號(hào)就可查詢(xún)到相關(guān)的社保繳費(fèi)等情況，輕松完成繳費(fèi)、支付等環(huán)節(jié);加強(qiáng)信息的整合與利用工作，挖掘其中對(duì)服務(wù)社會(huì)大眾有價(jià)值的各類(lèi)信息，及時(shí)提供給有關(guān)機(jī)構(gòu)或向社會(huì)發(fā)布，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享，以滿(mǎn)足社會(huì)各方面對(duì)檔案管理和利用的合理需求。

三、結(jié)論

社保檔案管理是社保服務(wù)管理工作中不容忽視的重要環(huán)節(jié)，是社保工作得以有序進(jìn)行的重要支撐。社保檔案是對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)登記、繳納及統(tǒng)計(jì)等信息的真實(shí)記錄，是參加社保的單位及單位員工獲保權(quán)益的有效記錄，是保障參保單位和職工權(quán)益的有效依據(jù)。強(qiáng)化社保檔案管理有助于推動(dòng)我國(guó)社保業(yè)務(wù)的健康有序發(fā)展，同時(shí)對(duì)投保人員權(quán)益的保障也有重要意義。

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