利用OA辦公平臺進(jìn)行合同網(wǎng)絡(luò)評審提高企業(yè)辦公效率

劉細(xì)喬

摘 要 近幾年中鐵X局X公司的規(guī)模和體量在逐年擴(kuò)張，伴隨而來的是日常需要簽訂的各類施工承包、物資采購等合同也逐年增加。以往合同簽訂，需要各合同承辦單位派人找相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽，然后主管副總、總工、總經(jīng)、總會、總經(jīng)理審批，常常因?yàn)椴块T負(fù)責(zé)人或者審批領(lǐng)導(dǎo)出差，合同簽訂需要較長時(shí)間，導(dǎo)致合同簽訂工作滯后，甚至影響到工程進(jìn)度。顯然，以往的合同簽訂方式越來越不適應(yīng)現(xiàn)代化的企業(yè)管理，經(jīng)過調(diào)查研究與討論，確定通過對廣聯(lián)達(dá)OA辦公平臺進(jìn)行再開發(fā)，實(shí)現(xiàn)以電子化流程替代人工紙質(zhì)文本方式進(jìn)行合同網(wǎng)絡(luò)評審的工作方式，實(shí)現(xiàn)了公司合同評審無紙化辦公，極大了提高企業(yè)辦公效率。

關(guān)鍵詞 合同 網(wǎng)絡(luò)評審企業(yè)管理

一、實(shí)行合同網(wǎng)絡(luò)評審的必要性

（一）及時(shí)簽訂合同，提高管理效率

在“先簽合同后施工”這一硬性條件的規(guī)定下，合同簽訂的時(shí)效性便顯得尤為重要。由于工程單位的工作性質(zhì)，各管理部門人員不可能每天都在辦公室辦公，合同簽訂工作通常會滯后，甚至影響到工程的進(jìn)展。采用合同網(wǎng)絡(luò)評審系統(tǒng)后，各管理部門人員可以第一時(shí)間進(jìn)行合同評審。即使出差在外也可以通過會議間隙、候車、候機(jī)等時(shí)間用手機(jī)APP審批合同。全面提高合同簽訂的時(shí)效性，保證了現(xiàn)場施工的正常有序進(jìn)行，提高了簽訂的時(shí)效性和管理運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

（二）避免人員浪費(fèi)，節(jié)約人力資源成本

以往合同簽訂各單位都安排了專職人員在公司負(fù)責(zé)合同會簽工作，造成人力資源的浪費(fèi)，采用合同網(wǎng)絡(luò)評審系統(tǒng)，無須委派專人盯控合同簽訂，節(jié)約了人力資源成本。

（三）節(jié)省辦公設(shè)備及耗材，節(jié)約辦公成本

以往簽訂合同過程中，由于編制的合同及相關(guān)附件不符合要求，經(jīng)常重復(fù)打印修改，造成辦公設(shè)備及耗材的浪費(fèi)。

采用合同網(wǎng)絡(luò)評審系統(tǒng)后，只需要最后評審?fù)瓿珊蟠蛴≡u審頁即可，節(jié)約了辦公成本。

二、合同網(wǎng)絡(luò)評審主要做法

（一）合同網(wǎng)絡(luò)評審工作的整體思路

經(jīng)過調(diào)查研究與討論，確定通過對廣聯(lián)達(dá)OA辦公平臺進(jìn)行再開發(fā)，購買了廣聯(lián)達(dá)OA辦公平臺的表單使用權(quán)限，將各類合同的評審頁按照集團(tuán)公司和公司相關(guān)管理制度的要求進(jìn)行歸類、整理，劃分出27個(gè)評審頁。公司在OA平臺中繪制了27個(gè)評審表單，結(jié)合在線下評審中出現(xiàn)的各種問題，重新擬定流程編輯程序。

為方便合同評審的自動流轉(zhuǎn)，我們提前對審批過程進(jìn)行定義和固化，形成審批流程，與紙質(zhì)版審批流程一致。線上評審有效提高了工作效率，與手機(jī)號碼進(jìn)行了綁定，審批人會提前收到審批提醒，保證了評審過程第一時(shí)間完成。

（二）合同網(wǎng)絡(luò)評審的基本功能

該系統(tǒng)功能主要包括：合同文本信息管理，合同審批過程管理，合同統(tǒng)計(jì)分析。

1.合同信息錄入

不同合同關(guān)鍵信息可以進(jìn)行自定義錄入。確保主要信息都以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)保存到數(shù)據(jù)庫中。審批過程可以打開用戶上傳的合同原件?？梢詫贤倪M(jìn)行批注、記錄。

2.合同審批過程

利用工作流驅(qū)動，實(shí)現(xiàn)合同信息表與合同正文的審批。審批節(jié)點(diǎn)要能定義節(jié)點(diǎn)對合同信息表的字段以及合同正文的操作權(quán)限。

3.統(tǒng)計(jì)分析

一是根據(jù)合同關(guān)鍵字，按不同的維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì);如：按合同類型，按合同金額等;二是能以圖表顯示，合同審批效率統(tǒng)計(jì)表，部門合同審批數(shù)量曲線圖等。

（三）合同網(wǎng)絡(luò)評審基本流程

其具體流程如下：首先由流程發(fā)起人選擇合同類型填寫合同登記表，并送達(dá)部門負(fù)責(zé)人（項(xiàng)目經(jīng)理與書記）審核后，返回到發(fā)起人，發(fā)起人再根據(jù)合同的不同送達(dá)各相關(guān)部門（主責(zé)部門與相應(yīng)評審部門）會簽，經(jīng)各部門審核通過后送達(dá)分管副總經(jīng)理和總經(jīng)濟(jì)師、總會計(jì)師、總經(jīng)理審批，審批通過后由法律事務(wù)部歸檔進(jìn)行合同編號處理。

當(dāng)會簽部門中任一部門沒有會簽完成時(shí)，合同不能轉(zhuǎn)到下一級評審節(jié)點(diǎn)，只有會簽部門全部完成評審時(shí)，方可到達(dá)下一節(jié)點(diǎn)，保證了合同評審與紙質(zhì)合同評審過程一致，不會減少合同評審環(huán)節(jié)。

（四）合同網(wǎng)絡(luò)評審操作具體流程

第一，登錄廣訊通，打開廣訊通即時(shí)通訊窗口，點(diǎn)擊窗口右下方的四個(gè)彩色方塊按鈕打開軟件頻道，點(diǎn)擊協(xié)同辦公，進(jìn)入?yún)f(xié)同工作，在列表菜單中找到合同管理點(diǎn)擊打開，選擇要使用的合同表單，

第二，點(diǎn)擊需要評審的合同表單，將空白處信息填寫完畢，點(diǎn)擊添加附件添加相應(yīng)附件（項(xiàng)目需另附合同內(nèi)部評審表）并輸入評審日期（以勞務(wù)分包合同評審登記表為例）。

解決的問題：以附件的形式上傳合同內(nèi)部評審表及營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等信息，便于后期查詢與歸檔，合同臺賬集中，保證了資料的完整性。

第三，檢查信息填寫無誤后點(diǎn)擊提交按鈕彈出發(fā)送對話框，根據(jù)流程選擇下一節(jié)點(diǎn)——部門負(fù)責(zé)人（機(jī)關(guān)）或經(jīng)理（項(xiàng)目部），同時(shí)可以勾選通知方式，短信通知等。

解決的問題：解決了因領(lǐng)導(dǎo)外出辦事或出差等候的時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)可以在電腦或手機(jī)上批閱合同，提高了辦公效率。

第四，點(diǎn)擊發(fā)送后流轉(zhuǎn)至下一個(gè)節(jié)點(diǎn)，對方收到提示信息。

第五，收到提示后，打開鏈接，批示相關(guān)信息，點(diǎn)擊左上角發(fā)送選擇發(fā)起人中轉(zhuǎn)（機(jī)關(guān)）或項(xiàng)目書記（項(xiàng)目部），進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)。

第六，部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理與書記審核通過后由發(fā)起人點(diǎn)擊提交并選擇主責(zé)部門審核人，按照合同審批流程進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)審批。

第七，主責(zé)部門評審?fù)ㄟ^后由發(fā)起人中轉(zhuǎn)發(fā)至需要評審的其他部門，點(diǎn)擊部門名稱，部門名稱顯示藍(lán)色選擇當(dāng)前部門的負(fù)責(zé)人，以此類推，選擇完畢之后點(diǎn)擊確定發(fā)送。

第八，如評審過程中部門負(fù)責(zé)人提出意見需要更改，退回至中轉(zhuǎn)人處，中轉(zhuǎn)人可在附件處刪除并重新添加附件，并聯(lián)系管理員。

解決的問題：如遇到合同文本及相關(guān)提交內(nèi)容需要更改，在線上重新上傳附件即可，合同網(wǎng)上評審節(jié)省了辦公耗材的使用，經(jīng)濟(jì)效益顯著。

第九，根據(jù)審批流程繼續(xù)流轉(zhuǎn)，直至結(jié)束節(jié)點(diǎn)。

第十，使用其他合同評審表進(jìn)行合同評審時(shí)除合同基本信息外需手動填寫部門名稱（主責(zé)部門和其他部門）及公司領(lǐng)導(dǎo)審核名稱。

第十一，部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)理審批通過后中轉(zhuǎn)人按照所寫部門順序選擇相應(yīng)部門的評審負(fù)責(zé)人。例如只需三個(gè)部門進(jìn)行評審可點(diǎn)擊部門3框內(nèi)對勾處，取消選擇。分別選擇相應(yīng)部門審批負(fù)責(zé)人，點(diǎn)擊確定。下面步驟與前面所述類似。

審批流程：為方便合同評審的自動流轉(zhuǎn)，我們會提前對審批過程進(jìn)行定義和固化，形成審批流程，簡單說審批流程是由方向線連接的流程節(jié)點(diǎn)組合，一個(gè)審批流程一定是以開始節(jié)點(diǎn)開頭，以結(jié)束節(jié)點(diǎn)結(jié)尾。

合同表單：即合同評審登記表。流程啟動人從合同管理中選擇要使用的合同評審表來啟動合同評審流程。

（五）評審展示

1.應(yīng)用場景

科技部因業(yè)務(wù)需要，發(fā)起一個(gè)“信息化管理、科研課題、軟件、電子設(shè)備采購合同評審登記表”

登陸平臺后，點(diǎn)擊合同審批——點(diǎn)擊“信息化管理、科研課題、軟件、電子設(shè)備采購合同評審登記表”：

打開此流程后，填寫相應(yīng)信息及上傳附件

填寫完后即可點(diǎn)擊提交發(fā)送給下個(gè)環(huán)節(jié)處理人處理。

“保存”按鈕是指發(fā)起人填寫表單內(nèi)容暫時(shí)不發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，可進(jìn)行保存，點(diǎn)擊保存 此任務(wù)流程會保存到 “我的流程”—“草稿箱”中。

2.實(shí)時(shí)跟蹤合同的流程運(yùn)轉(zhuǎn)情況

點(diǎn)擊“我的流程”：

點(diǎn)擊“已辦”按鈕后，我們可看到剛才的流程“信息化XXX”，點(diǎn)擊處理記錄后可查看此流程運(yùn)轉(zhuǎn)信息：

3.合同臺賬

每張表都有一個(gè)臺賬頁面查詢，例如科技部通過合同臺賬查看所有“信息化管理”表單的? 合同所有臺賬：

因合同屬于保密性，大多數(shù)員工可通過“我的流程”查詢與自己相關(guān)的流程。

4.合同統(tǒng)計(jì)

每個(gè)項(xiàng)目部只能統(tǒng)計(jì)自己項(xiàng)目的合同，公司統(tǒng)計(jì)所有的合同。

（六）日常管理

公司科技部設(shè)有兼職合同網(wǎng)絡(luò)評審系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)日常對后臺進(jìn)行維護(hù)，對工作流進(jìn)行監(jiān)控，關(guān)注各個(gè)合同流程的進(jìn)展，如有問題及時(shí)與流程發(fā)起人進(jìn)行溝通。

管理員隨時(shí)回復(fù)流程經(jīng)辦人的疑問，如有需要更換流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)的情況第一時(shí)間進(jìn)行處理，保證流程運(yùn)行過程通暢。

三、合同網(wǎng)絡(luò)評審實(shí)施效果

2016年11月合同網(wǎng)絡(luò)評審系統(tǒng)上線測試，經(jīng)過近9個(gè)月的運(yùn)行測試調(diào)整后，系統(tǒng)更加貼合公司管理實(shí)際。2017年8月，該系統(tǒng)正式上線運(yùn)行。公司合同簽訂時(shí)效大幅提高，工作效率顯著提升，辦公成本明顯降低，工作管理水平得到加強(qiáng)。

四、結(jié)語

根據(jù)實(shí)際需要結(jié)合現(xiàn)有管理辦法，借助中國中鐵統(tǒng)一使用的廣聯(lián)達(dá)OA辦公平臺開發(fā)了合同網(wǎng)絡(luò)評審管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了廣聯(lián)達(dá)OA辦公平臺的合同網(wǎng)絡(luò)評審，實(shí)現(xiàn)了各類合同的錄入、評審、統(tǒng)計(jì)，歸檔等管理工作，實(shí)現(xiàn)了合同管理工作中的無紙化辦公，提高了企業(yè)日常運(yùn)營辦公效率。此方法可以在中國中鐵內(nèi)部推廣使用。

（作者單位為中國中鐵）