大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

金麗

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨改變了我國檔案管理工作方式，優(yōu)化了檔案管理工作的結(jié)構(gòu)。為了更好地實(shí)施檔案管理，提高檔案的利用率和挖掘出潛在的應(yīng)用價(jià)值，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案整理是當(dāng)前檔案管理創(chuàng)新的主要方向。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);時(shí)代;檔案管理

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理工作的有利影響

1.1有效完善了檔案數(shù)據(jù)的保管工作

在以往的檔案管理工作中，主要采取紙質(zhì)檔案的記錄模式，但是由于紙質(zhì)的穩(wěn)定性較弱，因此，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要在相對穩(wěn)定的工作環(huán)境中進(jìn)行，如果外部環(huán)境出現(xiàn)突變，紙質(zhì)檔案的保存就變得非常困難，容易造成個(gè)人檔案數(shù)據(jù)的丟失，原始檔案一旦丟失，找相關(guān)部門補(bǔ)辦開證明相當(dāng)繁瑣，耗時(shí)又費(fèi)力?，F(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)技術(shù)有效規(guī)避了紙質(zhì)檔案所存在的弊端，其具有靈活性、大容量、穩(wěn)定性等特點(diǎn)，能夠非常有效地對個(gè)人檔案信息進(jìn)行保管和整理，能夠最大程度地保證檔案的穩(wěn)定性，能夠有效地加長檔案保存的時(shí)限。

1.2有效縮減檔案保存成本，提高檔案保存的效率

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有非常強(qiáng)的可處理性，能夠有效提高數(shù)據(jù)信息處理的熟讀和質(zhì)量，能夠有效對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類處理，很大程度上優(yōu)化了數(shù)據(jù)處理工作的水平，在檔案管理工作當(dāng)中，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效地對個(gè)人檔案信息等進(jìn)行科學(xué)化保存和處理，高效率進(jìn)行檔案管理工作。各類檔案的管理需求越來越大，大數(shù)據(jù)技術(shù)一方面降低了檔案保存的成本，另一方面有效地提高了檔案管理工作的效率，將會逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理策略

2.1增強(qiáng)安全管理，實(shí)現(xiàn)資源共享

由于信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)不再是紙質(zhì)的形式，通過計(jì)算機(jī)使其面對更多的安全問題。信息的安全問題涉及個(gè)人，如果信息泄露，個(gè)人的安全和信息完全處于暴露狀態(tài)，個(gè)人完全得不到保障。檔案信息安全管理，首先要在技術(shù)上加強(qiáng)，通過運(yùn)用各種新技術(shù)、新手段，如身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄、人臉識別、瞳孔識別、數(shù)據(jù)加密、權(quán)限設(shè)置等，建立起完善的檔案信息安全防護(hù)系統(tǒng)。對新接手的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，從源頭上避免信息泄露等問題，對于網(wǎng)上共享的檔案資源要進(jìn)行信息分層，避免在下載和傳輸信息的過程中泄露資源。其次，要完善針對數(shù)據(jù)化管理的相關(guān)安全規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作有章可循。特別要完善檔案開放標(biāo)準(zhǔn)和保密制度，注重內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)的使用原則，注意操作中的流程，避免信息泄露或信息盜用，在信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享利用。最后，要建立檔案備份數(shù)據(jù)庫，檔案數(shù)據(jù)庫方便了檔案信息的管理，但數(shù)據(jù)庫儲存空閑有限，面對大量的檔案資源管理人員必須改變原來的儲存方式，降低儲存成本。大數(shù)據(jù)有強(qiáng)大地?cái)?shù)據(jù)處理和信息儲存功能，因此，管理者可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行備份管理，這樣既保證了檔案信息的安全，也方便檔案資源的集中管理、開發(fā)和利用。

2.2建立數(shù)據(jù)規(guī)范，整合檔案資源

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用行業(yè)相當(dāng)廣泛，不同的行業(yè)有自己獨(dú)特的數(shù)據(jù)資源和管理方式，行業(yè)中可能采用不同的數(shù)據(jù)庫去對數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和統(tǒng)計(jì)，這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)格式的差異，大量異構(gòu)數(shù)據(jù)形成信息孤島，使得數(shù)據(jù)處理和管理的效率低下。針對這類問題，各行業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中必須建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的體系，消除信息孤島。此外，行業(yè)可以對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，努力實(shí)現(xiàn)對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的合并管理，使云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)分析挖掘海量數(shù)據(jù)成為可能。

2.3創(chuàng)新管理理念，滿足管理需求

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理者要充分利用檔案資源，深入挖掘檔案內(nèi)容，建立起完善的檔案資源庫。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理技術(shù)手段的提升，對檔案管理的要求也不斷提升。首先，檔案管理部門要樹立人性化管理理念，在管理檔案的過程中提出以人為本的思想，認(rèn)真聽取檔案管理的需求，給予人們平等的信息獲取權(quán)利。其次，要樹立個(gè)性化的管理理念，大數(shù)據(jù)明確了檔案管理的分類，人們對檔案的管理需求也會發(fā)生變化，檔案管理者需要收集、分析、跟蹤人們對檔案管理的需求，預(yù)測人們需要的檔案內(nèi)容，推送個(gè)性化的檔案信息。另外，還要樹立知識化的管理理念，在大數(shù)據(jù)背景下，要營造出開放的檔案管理環(huán)境，以知識化管理理念為指導(dǎo)挖掘檔案信息的內(nèi)容，完成知識整合和搜索，形成完整的檔案管理體系。最后，檔案管理部門應(yīng)樹立開放性的管理理念，根據(jù)規(guī)章制度開放檔案信息，貫徹政府新信息公開制度的要求，提高檔案管理和使用的效率，促進(jìn)檔案管理行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

2.4提高管理質(zhì)量，建立管理團(tuán)隊(duì)

團(tuán)隊(duì)是檔案管理的支撐和基礎(chǔ)，在各行業(yè)的檔案管理工作者，應(yīng)該以大數(shù)據(jù)的思維去管理檔案，不能再是簡單收集和裝訂，這就對檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，要具備數(shù)據(jù)分析、建模和處理的能力，并成為學(xué)習(xí)型人才，使自身始終緊跟時(shí)代的步伐，因此，檔案管理部門應(yīng)調(diào)整招聘要求，多吸收具有大數(shù)據(jù)信息素養(yǎng)的管理人才，鼓勵(lì)人才想象創(chuàng)新，將大數(shù)據(jù)技術(shù)合理運(yùn)用到檔案管理工作中。同時(shí)，營造良好的學(xué)習(xí)、工作氛圍，鼓勵(lì)內(nèi)部人才自主學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的新理念、新技術(shù)，提高檔案管理人員對大數(shù)據(jù)價(jià)值和作用的認(rèn)識。管理人員還可以定期參加培訓(xùn)活動，提高自身的創(chuàng)新意識和綜合能力，通過互幫互助的工作模式，讓年輕的管理者教授年長的管理者信息技術(shù)能力，年長管理者向年輕管理者傳授管理經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)解決檔案管理中存在的問題，使每位管理者都參與到管理創(chuàng)新中。另外，檔案部門要建立信息化的管理環(huán)境，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理信息化的開展提供硬件支持，提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用率。

結(jié)語

大數(shù)據(jù)為行業(yè)的發(fā)展帶來了相應(yīng)的問題，這些問題在檔案的管理工作當(dāng)中有所體現(xiàn)?；跈n案所具備的重要性，相關(guān)管理人員在對其進(jìn)行保存、整理時(shí)需要保持高度的嚴(yán)謹(jǐn)性。另外，個(gè)人的檔案信息是實(shí)時(shí)更新的，管理人員需要及時(shí)對信息進(jìn)行保存，保證檔案的完整性、實(shí)時(shí)性。

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