新時期高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式的構(gòu)建研究

鄭琳 陳明如

摘 要：高校的管理涉及到大量的檔案。檔案的管理效果會對高校的教學(xué)、科研產(chǎn)生直接的影響。在新時期，由于信息技術(shù)發(fā)展，高校為不斷提升檔案管理質(zhì)量，應(yīng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理模式的構(gòu)建。一方面有利于提升檔案管理的質(zhì)量，提升了檔案資源的利用效果，另一方面會促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，推動高校的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;網(wǎng)絡(luò)化管理

新時期下，信息技術(shù)得以快速發(fā)展，高校應(yīng)積極引用先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷完善檔案管理工作，逐漸實現(xiàn)檔案的信息化管理，以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建符合自身的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式，借助檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式推動高校的發(fā)展。

一、高校檔案管理構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理模式的意義與現(xiàn)狀

1.意義

與其他管理工作相同，高校檔案管理工作需要與自身發(fā)展相匹配，近些年來，我國各個高校自身規(guī)模不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與方法依然無法滿足高校自身發(fā)展需求，而伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展，高校檔案管理工作逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化管理，這對于傳統(tǒng)檔案管理方式來講是一場革新，當(dāng)前管理網(wǎng)絡(luò)化賦予檔案管理諸多全新內(nèi)涵，這不僅是科學(xué)技術(shù)發(fā)展必然趨勢，同時也是高校檔案管理工作在新時代所需要面臨的全新要求，因此，高校檔案管理相關(guān)部門應(yīng)緊跟時代步伐，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以積極而深入的研究，從而切實實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。除此之外，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)使得檔案管理模式得以轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的人工管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊芾?。因此有利于豐富檔案資料的內(nèi)容。區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理可以收集到圖片、音頻、視頻等多種資源。檔案資料可以實現(xiàn)數(shù)字保存， 所有操作記錄、留存并備份借助軟件實現(xiàn)，豐富了檔案的原始內(nèi)容，可以使檔案管理效率得到有效提升。對于檔案管理而言，其信息量較大，并且程序較為繁瑣，以往高校對于檔案的管理是采用人工管理的方式，不僅需要花費(fèi)較多的時間，還會發(fā)生較高的失誤率。在信息時代，檔案管理日益繁雜，僅借助人工難以有效識別檔案信息，網(wǎng)絡(luò)化管理代替這些簡單又枯燥的工作，不僅降低了人力成本，還提高了檔案管理的效率。檔案信息的利用、交流和共享有了新的方式。原有的高校檔案資源只供學(xué)校內(nèi)部使用，檔案資源利用存在局限性。網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為檔案資源的流通和共享創(chuàng)造了平臺，檔案資源可以實現(xiàn)大范圍的流通和共享。

2.現(xiàn)狀

伴隨各個高校不斷擴(kuò)大自身建設(shè)規(guī)模，在專業(yè)設(shè)置、科研項目、教育經(jīng)費(fèi)、設(shè)備設(shè)施、師資隊伍、學(xué)生數(shù)量等方面也在同步增長，以某高校為例，該校于1989年設(shè)置十六項專業(yè)，投資經(jīng)費(fèi)超過七百萬元人民幣，每年在校學(xué)生人數(shù)約三千三百人，每年立卷檔案超過三百卷，檔案室為科級建制，在編人員二人，該校與2002年發(fā)展為六個分院與十八項專業(yè)以及一個教學(xué)部門，碩士點(diǎn)設(shè)有五個，本科專業(yè)開設(shè)三十六項，投資經(jīng)費(fèi)超過一千二百萬元人民幣，每年約有一萬五千在校學(xué)生，每年立卷歸檔超一千卷，服務(wù)對象也在將以往以機(jī)關(guān)作為主要服務(wù)對象轉(zhuǎn)變?yōu)闉閹熒c社會服務(wù)，其服務(wù)內(nèi)容包含職稱評聘、學(xué)生就業(yè)、考研、留學(xué)等諸多方面。然而，高校檔案管理機(jī)構(gòu)仍處于科級，編制上升至三人。由于該學(xué)校自身發(fā)展迅速檔案信息儲存量呈幾何式增加，檔案管理的工作量與原有編制機(jī)構(gòu)之間存在極其尖銳的矛盾點(diǎn)，僅僅只能依靠相關(guān)工作人員在超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)、削弱檔案質(zhì)量、拖延等錯誤的工作狀態(tài)中勉強(qiáng)支撐工作。在這種工作現(xiàn)象下，需要將檔案管理工作緊跟時代，將管理與服務(wù)加以更深層次創(chuàng)新。除此之外，高等教育制度改革導(dǎo)致大部分高校人員流動、投資、學(xué)生等諸多方面呈現(xiàn)出復(fù)雜化演變趨勢，相關(guān)檔案信息也逐漸復(fù)雜與多元化。首先，在計劃分配被取消后，大部分應(yīng)屆生開始走向市場選擇就業(yè)方向，這一情況導(dǎo)致學(xué)生就業(yè)不確定性大幅度增加，同時促使高校人事流動速度更快，大部分學(xué)生與相關(guān)工作人員選擇考研、出國、在職函授等多樣化形式繼續(xù)接受教育，此情況致使學(xué)生檔案管理出現(xiàn)諸多全新問題。其次，高校投資主體逐漸轉(zhuǎn)向多元化，而地方民辦高校自身迅速發(fā)展，致使大部分應(yīng)屆生專業(yè)、學(xué)歷、層次等存有一定差異化，而伴隨時間流逝，在人才培養(yǎng)方式上也有了較大轉(zhuǎn)變，例如統(tǒng)招、自費(fèi)、委培、成教、掛職、函授、雙學(xué)歷進(jìn)修、技術(shù)培訓(xùn)等方式，促使學(xué)生檔案管理工作相較以往十分復(fù)雜。隨后，由于學(xué)生自主權(quán)利得到釋放，在加之單親子女增加與學(xué)生婚禮取消限制，學(xué)生在校期間所有精力也趨于復(fù)雜化，部分學(xué)生發(fā)生婚戀關(guān)系，甚至還有部分學(xué)生受到社會負(fù)面影響而誤入歧途，這也為學(xué)生檔案管理工作帶來了全新挑戰(zhàn)。最后，由于社會大部分行業(yè)有密集型勞動轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y本技術(shù)型勞動，這便對校方主動向社會展示自身培養(yǎng)人才等信息提出更高要求，而這一現(xiàn)象則促使高校檔案管理工作的創(chuàng)新，另外，大部分高校任職工作人員已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)檎衅感再|(zhì)，在市場等各方面大環(huán)境因素的影響之下，使人員流動性不斷增加，因此，高校檔案管理工作需對這一問題加大重視力度，從而使相關(guān)工作、人事聘用等相關(guān)問題得到更好的解決方式。

由此可見，若不對檔案管理工作水平加以提升，通過全新技術(shù)與管理模式，不僅無法促使高校檔案管理工作邁上新臺階，并且對于檔案管理服務(wù)性質(zhì)也勢必會造成影響，從而使高校自身發(fā)展受到制約，因此，高校檔案不僅是對高校自身工作的真實記錄，在服務(wù)于現(xiàn)代的同時，也服務(wù)于未來。

二、高校構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)化管理要解決的問題

1.對于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)缺少重視

高校檔案管理借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有利于消除傳統(tǒng)檔案管理模式下管理效率低下、管理質(zhì)量不高等缺點(diǎn)，而高校檔案管理引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以提升檔案管理的整體水平。檔案管理部門需要有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用意識。部分高校檔案管理雖然應(yīng)用了信息技術(shù)，但是沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以為.檔案資源的深入開發(fā)、共享創(chuàng)造有利于條件。管理部門由于沒有意識到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理具有的優(yōu)勢，針對檔案管理中不注重引入新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這嚴(yán)重影響著檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，在檔案管理中依然采取傳統(tǒng)的方式，信息化程度低。

2.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展滯后

一些高校的檔案管理還沒有全面引入新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，管理模式的創(chuàng)新緩慢，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施更新較慢，技術(shù)應(yīng)用滯后現(xiàn)象。這一問題主要不同高校的發(fā)展存在差異，檔案管理的發(fā)展也存在不平衡，部分高校檔案管理針對信息化建設(shè)存在缺少資金支持的現(xiàn)狀，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程受到了影響。部分高校針對檔案管理雖然具有了功能先進(jìn)的設(shè)備，但是針對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用不注重檔案資源的深度開發(fā)，網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用存在局限性，檔案資源難以實現(xiàn)大范圍的共享，造成了檔案資源開發(fā)受到了影響。

3.高校檔案管理構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理模式的可行性

高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理模式具有基礎(chǔ)條件。首先，高校具有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以為檔案建立網(wǎng)絡(luò)化管理模式創(chuàng)建基礎(chǔ)條件。當(dāng)前，高校具有較為完善的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。校園網(wǎng)的應(yīng)用可以為檔案資源的利用提供開放式平臺?，F(xiàn)階段，高校數(shù)據(jù)管理中已經(jīng)應(yīng)用到“區(qū)塊鏈”技術(shù)，并建立了相應(yīng)的管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的智能化管理，高校檔案資源在去中心化的作用下管理有了新的特點(diǎn)。高校利用校園網(wǎng)來公布檔案信息，師生利用平臺，可以方便獲得多種檔案資料;其次，高校在信息技術(shù)方面具有優(yōu)勢，并且有人才資源的保證。許多高校開設(shè)了信息技術(shù)，并且具有技術(shù)研發(fā)能力。另外教職員工與學(xué)校的管理層已具備了計算機(jī)應(yīng)用技能，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理具有人才基礎(chǔ)，還可以為網(wǎng)絡(luò)化管理起到推動作用。高校針對檔案信息化管理已經(jīng)具有了一定的基礎(chǔ)。比如具有計算機(jī)管理系統(tǒng)，借助計算機(jī)可以方便完成檔案管理的收集、整理、編目、檢索等多種功能，為實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理創(chuàng)造了有利基礎(chǔ);高校作為科研場所，在科研、教學(xué)活動中會產(chǎn)生許多具有價值檔案信息，借助計算機(jī)管理系統(tǒng)可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，由于高校檔案數(shù)據(jù)較多，因此網(wǎng)絡(luò)化管理的實施可行性較高。

三、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化模式的出發(fā)點(diǎn)

1.實現(xiàn)文檔一體化管理

文檔一體化對于提升檔案管理的效果發(fā)揮著重要的作用。但由于管理體制的制約，在實際的管理工作中仍面臨著文書管理部門與檔案管理部門各自為政的現(xiàn)狀，存在重復(fù)勞動，導(dǎo)致人力、物力、財力存在浪費(fèi)，所以要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的作用，實現(xiàn)文檔一體化管理。利用網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能，將各級文件直接進(jìn)入檔案館數(shù)據(jù)庫，降低檔案管理人員的重復(fù)錄入，不僅可以提升檔案管理效果，還可以減輕檔案管理人員的工作量。

2. 標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的建立

檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)有利于實現(xiàn)管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件可以同步歸檔，電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可以實現(xiàn)統(tǒng)一管理。紙質(zhì)檔案與電子文件存在形式上有所不同，可以將后者作為前者的過渡?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，無紙化辦公被大力推廣應(yīng)用，由于在儲存方式上發(fā)生了改變，因此，在檔案管理體系上也勢必會發(fā)生改變。所謂的“雙軌制”管理體系，就是紙質(zhì)管理與電子管理的雙重管理體系，轉(zhuǎn)變了以往的管理方式，豐富了管理內(nèi)容。需要注意的是，構(gòu)建管理體系時，要注意與知識管理相結(jié)合，這樣才能使建立的管理體系更為標(biāo)準(zhǔn)。

3.檔案管理機(jī)制的優(yōu)化

對于電子檔案而言，很容易出現(xiàn)被篡改這一不良問題，因此，為有效避免上述問題的發(fā)生，使檔案信息具備較高的安全性，需要優(yōu)化檔案管理機(jī)制，發(fā)現(xiàn)漏洞及時進(jìn)行處理、完善。如，在調(diào)用檔案信息時，不同的部門應(yīng)有不同的權(quán)限，不需要共享的信息除了相關(guān)部門能夠調(diào)用，其余部門沒有調(diào)用的權(quán)限，在記錄的修改上也要設(shè)置權(quán)限。通過管理機(jī)制的優(yōu)化，消除人為篡改信息的發(fā)生。此外，可以借助大數(shù)據(jù)工具，通過定期或者不定期的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)核對。作為較為先進(jìn)的統(tǒng)計分析工具，大數(shù)據(jù)可實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫信息的細(xì)致分析，通過關(guān)鍵詞搜索的方式查找需要的內(nèi)容。

4.管理流程優(yōu)化

實際檔案過程中，應(yīng)從高校檔案管理實際情況入手，不斷實現(xiàn)管理流程的優(yōu)化，進(jìn)行“雙軌制”管理體系的創(chuàng)建，明確高校網(wǎng)絡(luò)化條件檔案管理的相關(guān)流程，以發(fā)揮出檔案信息的實質(zhì)作用。此外，制定出的管理流程，應(yīng)符合高校信息管理需求，借助信息技術(shù)不斷推動高校檔案管理的實施，最終得到實際的管理效果，在檔案管理中實施網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠有效促進(jìn)信息的相互交換，使其更具公開性特點(diǎn)。具體可從以下方面實現(xiàn)管理流程的優(yōu)化：首先，從檔案源頭入手，應(yīng)保證檔案信息的真實性及準(zhǔn)確性，在檔案信息錄入之初，將這一問題作為重點(diǎn)關(guān)注問題，嚴(yán)格包括信息錄入質(zhì)量，檔案管理信息平臺應(yīng)具備錯誤查詢功能，對于所錄入的檔案信息進(jìn)行自動化的檢索，若有錯誤情況，及時發(fā)送錯誤報告，從而保證信息錄入質(zhì)量;其次，基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下形成的管理系統(tǒng)平臺，在功能上應(yīng)該滿足高校檔案管理需求，實現(xiàn)檔案信息的分類管理外，還應(yīng)具備快速查詢功能、發(fā)送報告功能、錯誤記錄功能以及統(tǒng)計功能等，通過以上幾點(diǎn)的實現(xiàn)，使管理流程得以優(yōu)化。

四、高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式的實現(xiàn)

1.發(fā)揮檔案信息管理平臺的作用

高校檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)是保證效率和質(zhì)量，檔案利用會關(guān)系到高校管理的效果，因此檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)要借助改革創(chuàng)新提升管理效果，要將檔案管理的質(zhì)量和效率提升作為網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的目標(biāo)。為了保證檔案資源的高效管理，可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺的作用保證檔案資源的共享，實現(xiàn)檔案信息的快速收集、傳遞、保存，這有利于保證檔案管理工作的高效。因此檔案管理部門要結(jié)合高校的特點(diǎn)，建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，推動檔案管理工作，保證實際管理質(zhì)量。通過這樣的方法，防止信息孤島問題的出現(xiàn)，應(yīng)依托大數(shù)據(jù)平臺，注重檔案管理數(shù)據(jù)庫的開發(fā)利用，發(fā)揮信息大數(shù)據(jù)的作用。

2.要注重檔案管理軟件的開發(fā)

高校管理要深刻理解網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的價值，將重點(diǎn)放在相關(guān)管理軟件的開發(fā)上，立足高校自身檔案管理需求，選擇合適的相關(guān)方進(jìn)行專業(yè)軟件的開發(fā)，不斷推動網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式發(fā)展。對于高校檔案管理而言，開發(fā)形成的軟件應(yīng)具備良好的適用性，從而促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化模式的構(gòu)建。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)化作為網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的關(guān)鍵途徑，在檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)不斷發(fā)揮出自身優(yōu)勢，保證網(wǎng)絡(luò)平臺具備良好的功能性，檔案資源的價值可以被挖掘，擴(kuò)大應(yīng)用范圍。基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案資源管理工作，會接觸到更為豐富的檔案信息，在儲存量上也會得到大幅度提升，會使檔案資源作用得到充分發(fā)揮。此外，若想創(chuàng)新檔案管理，還應(yīng)不斷開發(fā)并應(yīng)用管理信息系統(tǒng)，基于高校管理特點(diǎn)下，創(chuàng)建項目管理平臺，提升檔案管理效果。

3.注重檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理人才的培養(yǎng)

信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新需要有人才的保障。針對網(wǎng)絡(luò)化檔案管理人才，人力資源部門要有網(wǎng)絡(luò)化人才的培訓(xùn)制度，借助培訓(xùn)提升人員的信息處理能力，培訓(xùn)可以采取多種形式，比如采用定向培養(yǎng)、專題講座等。注重與同行的技術(shù)交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理方法。此外，高校還要加強(qiáng)檔案管理人員的管理，組織技術(shù)過硬的檔案管理服務(wù)團(tuán)隊，在研發(fā)高校檔案管理應(yīng)用軟件的同時，保證檔案信息的安全。

4.檔案管理要與信息技術(shù)深度融合

在高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化推動中，要結(jié)合高校的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提升檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的水平。高校檔案管理可以依據(jù)大數(shù)據(jù)的平臺，挖掘與高校檔案管理的各類數(shù)據(jù)，將高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的功能充分體現(xiàn)出來。檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合高校的情況，利用管理平臺為行政事業(yè)管理提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，提高檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的作用。

五、結(jié)束語

信息時代檔案管理要借助改革與創(chuàng)新，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。由于信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是在網(wǎng)絡(luò)化的推進(jìn)中還依然存在多方面的問題需要解決，還要注重完善網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案管理的服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳紅英.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理研究[J].內(nèi)江科技，2018

[2]李 鴻.高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義與實現(xiàn)路徑[J].蘭臺世界，2017

[3]鄒 凡.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2016

（作者單位：1.廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院;

2.廣東職業(yè)技術(shù)學(xué)院）