電子檔案管理中有關(guān)法律問題的思考

楊瓊

摘 要：檔案實(shí)行電子化管理以后，檔案利用更加方便了，同時(shí)也帶來了以往沒有涉及到的法律問題。目前我國正處于各行各業(yè)高速發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，各個(gè)單位都在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，逐步加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，建立互聯(lián)互通的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。但是關(guān)于電子檔案管理的法律問題仍需解決，相關(guān)負(fù)責(zé)人必須找到能夠解決法律問題的途徑提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理;法律問題;解決途徑

隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，各種信息技術(shù)層出不窮，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等等，此類技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了檔案信息化數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，檔案管理方式也在改變。數(shù)字化的檔案建設(shè)要求將原本紙質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，通過互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)互通，利用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理，為用戶提供更加高水平的資源共享服務(wù)。當(dāng)今時(shí)代，檔案這種信息資源的重要性越來越明顯，數(shù)字化檔案建設(shè)是不可違逆的，但是與此同時(shí)，數(shù)字化檔案建設(shè)產(chǎn)生的電子檔案管理卻出現(xiàn)了以往沒有的法律問題，相關(guān)工作者必須找出合適的解決途徑。

一、電子檔案的技術(shù)特點(diǎn)

1.管理方式特點(diǎn)

對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案，電子檔案的物理形態(tài)就存在著明顯區(qū)別，同一個(gè)電子文件中的內(nèi)容，可以在不同的載體上存放，不影響正常輸出。同時(shí)，通過互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)能夠?qū)⒉煌乩砦恢玫臋n案聯(lián)系起來實(shí)現(xiàn)共享，不需要像以往一樣進(jìn)行統(tǒng)一管理。信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)信息中心能夠幫助需要檔案信息的人員快速查閱需要的信息，電子文件如果傳輸和轉(zhuǎn)換的過程中物理結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，但是其中的內(nèi)容是可以保持不變的。

2.信息組織特點(diǎn)

檔案數(shù)字化建設(shè)需要將傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，也就是數(shù)字化轉(zhuǎn)變，上傳到網(wǎng)絡(luò)上。電子文件有多種類型，包括文字、圖像、表格、數(shù)據(jù)庫等等。原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案不僅僅是錄入計(jì)算機(jī)的過程，同時(shí)需要計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息重組，進(jìn)而為后續(xù)的用戶提供更加方便的檢索查閱方式。

3.安全保密特點(diǎn)

互聯(lián)網(wǎng)本身屬于開放性質(zhì)的系統(tǒng)，電子檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上以后，必須針對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全保密。信息保密可以通過防火墻、安全代理等技術(shù)進(jìn)行攻擊防護(hù)，同時(shí)為了避免內(nèi)部人員泄密，需要加強(qiáng)管理。雖然面對(duì)蓄意攻擊的黑客可能防護(hù)能力較差，但是相關(guān)的技術(shù)人員可以進(jìn)一步開發(fā)高水平的技術(shù)提升保密能力。

4.檔案館特點(diǎn)

電子檔案館沒有實(shí)體，只是虛擬的檔案信息系統(tǒng)，能夠通過數(shù)字的形式儲(chǔ)存信息。原本的檔案館是靜態(tài)的文件保管基地，轉(zhuǎn)變以后的檔案館是虛擬的信息中心，二者之間存在著明顯的差別，新時(shí)代的檔案管理必須充分區(qū)分二者之間的差異。

二、電子檔案管理中的法律問題和處理措施

1.法律效力問題

電子文件存在著明顯的易變性和可分離性，所以人們對(duì)于電子文件的信任度并不充足。電子檔案儲(chǔ)存、輸入、傳輸、利用的過程中，都可能出現(xiàn)信息丟失、干擾、污染、竊取等問題，甚至遭到人為破壞，電子檔案最終失真，不能作為合法證據(jù)使用。另外，文件的法律效力需要參考載體的關(guān)聯(lián)性，電子檔案的載體不是固定的，所以從法律效力的角度分析，電子檔案沒有原件的強(qiáng)調(diào)作用，制定法律認(rèn)定條文就出現(xiàn)了嚴(yán)重問題。

針對(duì)法律效力問題，首先需要對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理，保證電子檔案是真實(shí)完整的，因?yàn)殡娮訖n案可以隨意更換載體，修改內(nèi)容不留下痕跡，為了保證完整性和真實(shí)性，可以通過電子印章或電子簽名對(duì)電子檔案進(jìn)行簽發(fā)，確定每份電子檔案的修改、傳輸操作等都能留下對(duì)應(yīng)的記錄，隨時(shí)印證電子檔案的來龍去脈，當(dāng)前已經(jīng)有很多國家采用這種方式對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，保證其法律效力。電子檔案想要作為法律證據(jù)而具有法律效力，那么必須保證能夠通過法律對(duì)其法律效力進(jìn)行規(guī)定，保證合法性。但是目前人們對(duì)于電子檔案的認(rèn)識(shí)并不充足，技術(shù)手段也不夠完善，不同國家對(duì)于電子檔案的法律效力認(rèn)定抱有不同的態(tài)度。例如電子郵件的法律效力，美國認(rèn)為打印出來的文件具有法律效力，丹麥認(rèn)為沒有法律效力。所以國際上對(duì)于電子檔案的法律效力沒有統(tǒng)一規(guī)定，但是電子檔案實(shí)現(xiàn)法律效力是必然的發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)這一法律問題，國家方面應(yīng)該對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行法律地位規(guī)范，制定切實(shí)可行的法律法規(guī)。電子檔案實(shí)現(xiàn)其法律效力除了通過技術(shù)和管理保證電子檔案的完整性和真實(shí)性以外，還需要制定確實(shí)可靠的法律條文，促進(jìn)電子檔案合法化發(fā)展，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)入數(shù)字化生存空間。

2.數(shù)字化權(quán)問題

數(shù)字化檔案發(fā)展中，檔案的來源有兩種類型，一種是直接接受電子文件進(jìn)行歸檔處理，另一種則是將原本的紙質(zhì)形式檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案。檔案實(shí)行原本的管理方式時(shí)，有些檔案具備著作權(quán)，對(duì)此類檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變，就需要獲得數(shù)字化著作的“權(quán)利許可”，這也是電子檔案管理中的法律問題。

首先，數(shù)字化檔案行為性質(zhì)存在問題。信息數(shù)字化過程中，作品的著作權(quán)中的使用權(quán)會(huì)受到影響，我國對(duì)于著作進(jìn)行復(fù)制認(rèn)為是出版方式的一種，出版屬于作品發(fā)表的權(quán)利。作品發(fā)表權(quán)一般來說是屬于著作人的，檔案館進(jìn)行著作信息化轉(zhuǎn)變，有些資料當(dāng)時(shí)沒有出版的，參考《著作權(quán)法》，檔案館并不能發(fā)表這些作品，電子化轉(zhuǎn)變就相當(dāng)于侵犯作者的發(fā)表權(quán)。

其次，數(shù)字化檔案公布問題。作品的所有權(quán)和著作權(quán)是可以分離的，國家擁有檔案，但是不一定表示國家也擁有著作權(quán)，所以檔案部門如何保證檔案公布但是不侵權(quán)，就成為了比較困難的法律問題。

想要解決檔案數(shù)字化權(quán)問題，首先需要明確數(shù)字化檔案的來源，對(duì)于著作權(quán)法保護(hù)與否進(jìn)行正確劃分，針對(duì)受到保護(hù)的檔案信息，就需要和著作權(quán)人協(xié)商獲取許可，如果不受到著作權(quán)法保護(hù)，那么檔案信息有兩種情況，一種是國家機(jī)關(guān)的立法司法行政性質(zhì)文件，數(shù)字化過程中不需要考慮著作權(quán)，另一種是著作權(quán)已經(jīng)到期的檔案，也不需要參考數(shù)字化權(quán)問題。其次，對(duì)檔案所有權(quán)和著作權(quán)進(jìn)行確認(rèn)，為了真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息共享，除了考慮檔案所有權(quán)以外必須考慮檔案的著作權(quán)，所有權(quán)和著作權(quán)的概念不一致，擁有所有權(quán)不一定表示擁有著作權(quán)，這需要具體分析。

如果是通過接收將原本的國家檔案收入檔案館，那么這種檔案的所有權(quán)和著作權(quán)都是國家的，檔案館代為行使權(quán)力，檔案館可以自行進(jìn)行數(shù)字化處理;檔案館購買集體或個(gè)人所有的著作權(quán)保護(hù)檔案，如果檔案館沒有購買著作權(quán)，那么仍屬于原作者，數(shù)字化處理必須征得原所有者的同意;檔案館的作品檔案是受贈(zèng)的，捐贈(zèng)人保留著作權(quán)，數(shù)字化處理同樣需要取得著作權(quán)人的許可，支付一定的報(bào)酬以后才能數(shù)字化處理，捐贈(zèng)時(shí)如果一并捐贈(zèng)著作權(quán)和所有權(quán)，那么這種情況除外;寄存在檔案館中的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理必須征得所有者的同意，否則就算侵權(quán)。

3.網(wǎng)絡(luò)傳輸權(quán)問題

信息化發(fā)展越來越快，傳統(tǒng)媒介中的檔案信息越來越多的在網(wǎng)上呈現(xiàn)，人們可以自由進(jìn)行下載、復(fù)制和上傳，但是網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)問題卻同時(shí)出現(xiàn)。所以網(wǎng)絡(luò)傳輸中，如何進(jìn)行數(shù)字化檔案保護(hù)就成為了嚴(yán)重問題。網(wǎng)上傳輸?shù)碾娮訖n案中，很多是受到著作權(quán)保護(hù)的，作品進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋?quán)利仍然屬于著作權(quán)人，沒有經(jīng)過同意是不能隨意傳輸?shù)?。所以，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展越來越快的同時(shí)，也導(dǎo)致了數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸方面的法律問題日益嚴(yán)峻。

針對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸權(quán)問題，檔案部門首先應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身的法律意識(shí)，認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)傳輸權(quán)不屬于檔案部門，而是屬于著作人的，對(duì)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理過程中需要考慮數(shù)字化權(quán)，處理以后在網(wǎng)上傳輸同樣需要考慮網(wǎng)絡(luò)傳輸權(quán)，檔案部門需要建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)，保護(hù)檔案所有者的權(quán)益。其次，檔案部門需要和著作權(quán)人協(xié)商，獲得許可以后可以將受著作權(quán)保護(hù)的檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，國家的數(shù)字化檔案信息只能通過國家授權(quán)的檔案館傳輸，個(gè)人或集體的檔案需要獲得所有者的許可并支付報(bào)酬。

4.保密和隱私權(quán)問題

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化的過程中，數(shù)字化檔案信息的開發(fā)利用需要特別關(guān)注公民隱私，注意保密。數(shù)字檔案館建設(shè)中，信息傳遞更加方便和快捷了，但是用戶控制的難度也會(huì)相應(yīng)大幅度提升，檔案進(jìn)行保密和隱私權(quán)保護(hù)面臨了更為嚴(yán)峻的考驗(yàn)。想要解決這一問題，技術(shù)方面要加強(qiáng)保護(hù)技術(shù)的開發(fā)，法律方案需要建立相關(guān)的法律法規(guī)。檔案的保密性質(zhì)是始終存在的，不同保密等級(jí)的檔案只能在合適的范圍之內(nèi)進(jìn)行信息傳輸和利用。檔案中和個(gè)人相關(guān)的隱私性質(zhì)信息，沒有經(jīng)過檔案所有者的同意，不能隨意公開。網(wǎng)絡(luò)本身特有的公開性必然會(huì)威脅到信息資源中的個(gè)人隱私權(quán)，而且數(shù)字化檔案建設(shè)中可能會(huì)因?yàn)椴《?、黑客等因素造成信息泄露，這都是嚴(yán)峻的法律問題。

對(duì)于數(shù)字化檔案的隱私權(quán)和保密問題，首先，對(duì)于數(shù)字化檔案信息的利用和保密關(guān)系進(jìn)行合理處理，二者之間的關(guān)系應(yīng)當(dāng)是辯證統(tǒng)一的，開發(fā)利用檔案信息才是進(jìn)行檔案管理的目的，只有充分利用檔案信息才能夠真正落實(shí)檔案的價(jià)值，但是利用并不能毫無原則和控制，需要在利用的同時(shí)做好保密工作，保護(hù)檔案信息機(jī)密也要在利用的前提下進(jìn)行，利用檔案和保密二者相互統(tǒng)一。其次，電子檔案管理需要加強(qiáng)技術(shù)防范，禁用盜版、建立備份、文件加密、預(yù)防復(fù)制等技術(shù)都是必須的控制手段。再次，加強(qiáng)法律保護(hù)管理，數(shù)字化檔案管理需要對(duì)全過程進(jìn)行控制，尤其是前端更要加強(qiáng)控制，最終形成無縫管理機(jī)制，將侵犯公民隱私和泄密問題完全遏制在搖籃中。

三、電子檔案管理法制化建設(shè)途徑

檔案數(shù)字化管理涉及到的法律問題對(duì)于電子檔案數(shù)字化管理提出了更高的要求，如何在當(dāng)前的信息時(shí)代檔案數(shù)字化管理背景下規(guī)避法律問題，就成了當(dāng)前檔案部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注重點(diǎn)。為了保證電子檔案管理遵循法律建設(shè)要求，必須在電子檔案數(shù)字化管理的過程中全面落實(shí)法制化建設(shè)。

1.做好前期準(zhǔn)備工作

進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，是一項(xiàng)長期工作，而且是艱巨的系統(tǒng)性工作，具有獨(dú)特的發(fā)展規(guī)律。所以相關(guān)人員需要從全局大角度出發(fā)，充分了解檔案的使用需求以后，考慮檔案整體發(fā)展進(jìn)行科學(xué)合理的目標(biāo)制定，并規(guī)劃長遠(yuǎn)目標(biāo)。與此同時(shí)，必須在前期做好基礎(chǔ)性準(zhǔn)備工作，針對(duì)可能出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的防護(hù)措施。檔案原件進(jìn)行電子轉(zhuǎn)變期間，需要組織相關(guān)的力量研究探討數(shù)字化的相關(guān)問題，統(tǒng)一管理思想，集中解決出現(xiàn)的問題。此外，進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)前，可以邀請(qǐng)法律方面的專家學(xué)者加入準(zhǔn)備工作組，作為知識(shí)產(chǎn)權(quán)顧問提供產(chǎn)權(quán)相關(guān)的法律糾紛意見，維護(hù)檔案館權(quán)益，保證日后檔案使用安全。

2.加強(qiáng)信息化法制建設(shè)

我國進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是刻不容緩的，面對(duì)著全新的領(lǐng)域和檔案載體、檔案管理主體，應(yīng)該廢除、修改不再適合當(dāng)前檔案管理的法律法規(guī)，建立全新的法律法規(guī)，明確法律責(zé)任界限，發(fā)揮電子檔案的作用。所以，電子檔案的法律效力問題最終還是要落實(shí)到法律本身，法律需要對(duì)電子檔案的證據(jù)價(jià)值進(jìn)行界定。國家方面則需要對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)立法，明文規(guī)定電子檔案的法律地位。

3.行使合理使用權(quán)

參考當(dāng)前的著作權(quán)保護(hù)形勢(shì)，群體對(duì)于著作權(quán)人利益優(yōu)先的保護(hù)準(zhǔn)則是認(rèn)同的，而且隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，著作權(quán)人的權(quán)利也得到了擴(kuò)張，公眾的使用權(quán)則越來越小。但是從著作權(quán)的立法角度分析，發(fā)現(xiàn)如果不以盈利為目的使用作品，是存在必要性的。檔案館屬于文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，具備公益的性質(zhì)，應(yīng)該享有合理使用的權(quán)利。檔案館方面可以利用信息網(wǎng)絡(luò)為用戶提供合法出版的數(shù)字作品和依法保存的數(shù)字化復(fù)制作品，不支付報(bào)酬給著作人，但是不能通過這種服務(wù)方式獲取盈利。

4.檔案開放利用鑒定

檔案中涉及隱私和保密的內(nèi)容需要單獨(dú)拿出具體劃分范圍，檔案館方面應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行等級(jí)劃分，采取不同的保護(hù)措施進(jìn)行保護(hù)。同時(shí)針對(duì)保護(hù)的方式方法和重要性需要制定專門的規(guī)章制度，避免工作人員接觸到敏感的個(gè)人信息。對(duì)于包含個(gè)人資料的檔案開放時(shí)間、范圍和方式都要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)范。

5.推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，紙質(zhì)檔案電子化轉(zhuǎn)變，其根本目的是適應(yīng)當(dāng)前的信息化發(fā)展要求，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息共享。進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是信息化時(shí)代發(fā)展的必然要求，同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)也代表著信息資源具備統(tǒng)一規(guī)范的資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)，電子文件加密、壓縮、存儲(chǔ)、交換等相關(guān)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。實(shí)行檔案信息化管理，能夠徹底轉(zhuǎn)變以往檔案管理各自為政的狀況，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的資源共享管理。

四、結(jié)語

綜上所述，在檔案數(shù)字化發(fā)展過程中，電子檔案的管理方面不可避免的出現(xiàn)了法律問題，相關(guān)的工作者需要重點(diǎn)分析法律問題產(chǎn)生原因和影響，找出對(duì)應(yīng)的解決途徑加以解決，全面推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。

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（作者單位：中共濮陽市委黨校）