淺談旅行社財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

周曉麗

一、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的意義

（一）提高管理水平，有效控制風(fēng)險(xiǎn)

信息化建設(shè)是促進(jìn)企業(yè)管理創(chuàng)新和項(xiàng)管理水平提高的重要手段。企業(yè)信息化是用計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)對(duì)工作所需的信息進(jìn)行管理、整合，及時(shí)為管理人員提供準(zhǔn)確的信息。同時(shí)，在信息化建設(shè)的過(guò)程中不僅是引進(jìn)信息技術(shù)，而更多的是通過(guò)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，把先進(jìn)的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，進(jìn)行管理創(chuàng)新。使企業(yè)建立良好的管理規(guī)范和管理流程，并將這些制度和流程進(jìn)行了固化，有效的防控了人工操作的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，促使企業(yè)管理基礎(chǔ)更為扎實(shí)，管理方法更為科學(xué)，整體的管理水平進(jìn)一步提高。

（二）信息傳遞暢通，實(shí)現(xiàn)信息共享

傳統(tǒng)企業(yè)的管理模式存在著信息閉塞，信息不對(duì)稱等弊端，致使企業(yè)的管理者很難全面掌握信息，造成決策偏差和失誤。利用信息系統(tǒng)，可以將企業(yè)的各類信息進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，有利于企業(yè)各部門工作開(kāi)展，提高企業(yè)各部門間有效溝通，并能夠避免一些重復(fù)勞動(dòng)。建立了信息系統(tǒng)，使各部門信息可以互通，從而達(dá)到信息共享的目的。同時(shí)，財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息相結(jié)合，可把眾多單一的信息整合成一個(gè)綜合的信息體系，綜合的、系統(tǒng)的、完整的信息為管理者的科學(xué)決策提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)保障。

（三）規(guī)范財(cái)務(wù)核算、促進(jìn)財(cái)務(wù)管理

具有一定規(guī)模的旅行社，一般都擁有多家子公司或分支機(jī)構(gòu)。由于核算單位數(shù)量較多，若利用手工核算方式就會(huì)造成核算紊亂、報(bào)表合并工作量大、財(cái)務(wù)信息利用率差等弊端。如果企業(yè)建立了財(cái)務(wù)信息核算系統(tǒng)，就可以統(tǒng)一核算科目，包括科目明細(xì)及輔助項(xiàng)目等，從而規(guī)范了核算基礎(chǔ)，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。通過(guò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，不僅大大減少了合并報(bào)表的工作量，而且可以根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)層管理需要設(shè)置各類管理報(bào)表，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)報(bào)表的效用性。

（四）提高工作效率、降低人工成本

由于旅行社行業(yè)業(yè)務(wù)量非常大，又基本上都是按單團(tuán)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，核算時(shí)輔助項(xiàng)目也較多，因此，財(cái)務(wù)人員的核算任務(wù)相當(dāng)繁重。另外，由于旅行社對(duì)操作人員或銷售人員的考核都是按其所操作或銷售的團(tuán)隊(duì)的利潤(rùn)進(jìn)行考核，因此，財(cái)務(wù)部需提供每個(gè)操作人員或銷售人員營(yíng)收、利潤(rùn)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、整理將花費(fèi)財(cái)務(wù)人員較大的精力。若通過(guò)信息化管理，可以大大減輕財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，節(jié)約財(cái)務(wù)人員成本，使財(cái)務(wù)人員從繁重的基礎(chǔ)核算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作中解脫出來(lái)，從而向財(cái)務(wù)管理方向轉(zhuǎn)型。

二、旅行社財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)容

一個(gè)好的、有效的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)，離不開(kāi)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的支撐。旅行社的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)也一樣，它包含業(yè)務(wù)系統(tǒng)財(cái)務(wù)信息化和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)信息化。

（一）業(yè)務(wù)系統(tǒng)財(cái)務(wù)信息化

旅行社的業(yè)務(wù)信息包含每個(gè)客人的基本信息（客人名字、身份證號(hào)碼、護(hù)照號(hào)碼、聯(lián)系電話等）、供應(yīng)商的基本信息（名稱、地址、電話、社會(huì)統(tǒng)一信用代碼證號(hào)等）、訂單信息、收款信息、團(tuán)隊(duì)的成本信息、付款信息等。由于旅行社業(yè)務(wù)信息量非常龐大，因此只有通過(guò)信息系統(tǒng)才能進(jìn)行高效、系統(tǒng)地管理。由于旅行社的信息系統(tǒng)較為完善，因此財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)盡量利用信息系統(tǒng)中有效的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行財(cái)務(wù)相關(guān)的管理。一般，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司和業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，可在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中植入賬單模塊、收款認(rèn)領(lǐng)模塊、付款模塊、應(yīng)收賬款模塊等。

1.賬單模塊。為了管理的需要，通常情況下，旅行社的核算都以團(tuán)隊(duì)為單位，即每個(gè)團(tuán)隊(duì)生成一張賬單，賬單中反映該團(tuán)隊(duì)和線路的收入、成本、利潤(rùn)，同時(shí)也反映了應(yīng)收、應(yīng)付的詳細(xì)情況，使團(tuán)隊(duì)的盈利情況和客商往來(lái)情況都在賬單中得到了體現(xiàn)。促使我們能一目了然的掌握?qǐng)F(tuán)隊(duì)的盈利能力，以便對(duì)團(tuán)隊(duì)和線路進(jìn)行更精準(zhǔn)地分析，加強(qiáng)對(duì)盈利能力較高的線路的宣傳和推廣，對(duì)盈利水平極差或虧損的團(tuán)隊(duì)及時(shí)采取措施。

在賬單模塊中，可以根據(jù)管理的需要，設(shè)置各類管理報(bào)表，如線路報(bào)表、部門報(bào)表、銷售報(bào)表等。為了掌握每條線路的收入、成本、利潤(rùn)等盈利情況，我們以線路為單元進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成線路報(bào)表;為了掌握各部門的經(jīng)營(yíng)情況，我們可以將該部門操作的所有團(tuán)隊(duì)進(jìn)行歸總;為了統(tǒng)計(jì)各銷售員的銷售業(yè)績(jī)情況，我們可以設(shè)置一張銷售管理報(bào)表，以統(tǒng)計(jì)每個(gè)銷售員某一時(shí)間段的銷售收入、利潤(rùn)情況。

2.收款認(rèn)領(lǐng)模塊。旅行社的客戶有同業(yè)代理商、企業(yè)單位、散客等，收款存在單筆金額小、收款筆數(shù)多的特征。如何將客人支付的款項(xiàng)對(duì)應(yīng)到其參加的旅游團(tuán)隊(duì)中，對(duì)旅行社來(lái)說(shuō)是一個(gè)重要而又繁瑣的工作。為了減輕工作量，我們需在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中嵌入收款認(rèn)領(lǐng)模塊。

在收款認(rèn)領(lǐng)模塊中，首先，建立一個(gè)導(dǎo)入功能，出納人員每天將銀行賬戶、支付寶、微信等收款明細(xì)導(dǎo)入收款模塊數(shù)據(jù)庫(kù)中。銷售員在向客戶收取款項(xiàng)后，在收款認(rèn)領(lǐng)模塊中發(fā)起認(rèn)款流程，在收款模塊數(shù)據(jù)庫(kù)中找收款的信息，并將已收到的款項(xiàng)與銷售訂單進(jìn)行對(duì)應(yīng)。財(cái)務(wù)人員對(duì)銷售員的認(rèn)款進(jìn)行核對(duì)并確認(rèn)，收款確認(rèn)后向客戶開(kāi)具發(fā)票。

3.付款模塊。由于旅行社涉及的供應(yīng)商數(shù)量較多，有酒店、航空公司、地接等，每次付款的金額不會(huì)太大，但付款的次數(shù)非常頻繁，若手工填寫(xiě)付款單、進(jìn)行線下審批，則會(huì)大大增加工作量，工作效率極其低下。若在業(yè)務(wù)模塊中設(shè)置了付款模塊，則操作可直接發(fā)起付款申請(qǐng)，按照流程自動(dòng)逐級(jí)審批，大大縮短了審批時(shí)間。同時(shí)，由于信息系統(tǒng)對(duì)流程進(jìn)行了固化，也規(guī)范了財(cái)務(wù)管理，提高了對(duì)財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行力。

4.應(yīng)收賬款模塊。應(yīng)收賬款是旅行社最為重要的流動(dòng)資產(chǎn)之一。由于旅行社一般會(huì)給同業(yè)代理社1-3個(gè)月的掛賬期，因此應(yīng)收賬款的金額一般都較大。另外，旅行社業(yè)務(wù)的毛利率非常低，隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇，逐年呈下降趨勢(shì)，一旦應(yīng)收賬款無(wú)法收回，產(chǎn)生的壞賬損失對(duì)旅行社的影響較大，因此，在旅行社中，應(yīng)收賬款的管理顯得尤為重要。

（二）財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)信息化

1.憑證模塊。目前，大部分企業(yè)都已實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，憑證模塊是會(huì)計(jì)電算化的基本模塊之一，可實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證的制單、審核、記賬、帳薄查詢等功能。在旅行社的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)中，除了會(huì)計(jì)電算化中基本功能，最重要的是應(yīng)將旅行社的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)憑證信息自動(dòng)傳遞、憑證自動(dòng)編制的功能。

由于旅行社實(shí)行單團(tuán)核算，核算輔助項(xiàng)目非常詳細(xì)，致使財(cái)務(wù)人員的手工核算工作量繁重。業(yè)財(cái)對(duì)接后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)賬單模塊的信息可直接傳遞到電算化系統(tǒng)的憑證模塊，并自動(dòng)生成相應(yīng)的憑證。這不僅提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，還增加了憑證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性。

2.報(bào)表模塊。在報(bào)表模塊中，不僅設(shè)置企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表（包含資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表等），同時(shí)還應(yīng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理者的管控需要設(shè)置各類管理報(bào)表。如：為了反映及考核各部門的經(jīng)營(yíng)情況，需設(shè)置部門經(jīng)營(yíng)情況表;為了加強(qiáng)部門各項(xiàng)費(fèi)用的管理和控制，需設(shè)置部門費(fèi)用情況表;為了考核和管理各部門的資金使用情況，需設(shè)置部門資金使用情況表。通過(guò)各類報(bào)表的設(shè)置，大大提高了報(bào)表編制的效率，為企業(yè)管理者提供了更準(zhǔn)確的決策依據(jù)。

三、結(jié)語(yǔ)

在業(yè)務(wù)量大、核算精細(xì)的旅游行業(yè)，財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)迫在眉睫。通過(guò)財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)，不僅有效提高工作效率、節(jié)約人工成本，也使企業(yè)的管理水平得到進(jìn)一步提升。（作者單位：浙江省中國(guó)旅行社集團(tuán)有限公司）