事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

李晨

一、前言

在事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的情況下，其所積累的信息資源也變得越來越多，這既為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展提供了機(jī)遇，同時(shí)也給事業(yè)單位提出了挑戰(zhàn)，毫無疑問傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容與工作體系、工作方式都已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的需求，這也在一定程度上影響了檔案管理的創(chuàng)新，不利于發(fā)揮其作用，所以事業(yè)單位的管理者應(yīng)該從多個(gè)角度加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，不僅僅需要明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性，同時(shí)還需要在日常的管理過程中有意識到的注意一些細(xì)節(jié)，發(fā)現(xiàn)目前檔案管理存在著的問題，并以問題為基礎(chǔ)制定具體的對策并保證其可行性，提升檔案管理信息化建設(shè)的合理程度，發(fā)揮檔案管理為事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展所起到的作用。據(jù)此，本文對相關(guān)問題進(jìn)行分析，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能降低空間占有率

想要對整體問題進(jìn)行分析，就必須要在一定程度上明確事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要作用。事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)工作能夠更好的提升檔案管理效率，保證檔案管理質(zhì)量，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以管理紙質(zhì)媒介為主，存在著很多的問題，同時(shí)也不夠方便，無法滿足檔案管理工作的發(fā)展需求，而實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)則可以將檔案管理的方式從傳統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募芾砟Ｊ?，進(jìn)而在降低空間占有率的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能優(yōu)化檔案信息搜索流程

事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)工作的開展有利于對檔案信息進(jìn)行搜索，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，想要對資料進(jìn)行查閱并不方便，整體的操作流程較為繁瑣，而在實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)工作后，只需要通過相關(guān)系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞就可以找到具體內(nèi)容，不僅僅提升了工作效率，同時(shí)也節(jié)省了時(shí)間，保證了信息的準(zhǔn)確度。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基本特點(diǎn)

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具備數(shù)字化的特點(diǎn)

信息化建設(shè)十分重要，信息化建設(shè)十分必要，對于事業(yè)單位來說，在檔案管理工作中融入信息化因素是重中之重，但只有明確檔案管理信息化建設(shè)的基本特點(diǎn)，才能夠真正的發(fā)揮其作用，詮釋其價(jià)值。以往的檔案管理方式主要就是紙質(zhì)檔案，對資料的查詢會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，而信息化檔案管理則可以通過信息化技術(shù)對紙質(zhì)檔案中的信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為數(shù)字化的信息，通過電腦等設(shè)備登錄數(shù)據(jù)信息平臺(tái)就可以對信息進(jìn)行歸納、整理、查閱，十分方便，由此可見事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具備數(shù)字化的特點(diǎn)，相關(guān)人員也必須要對這一特點(diǎn)進(jìn)行明確。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具備信息化的特點(diǎn)

檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)在于通過網(wǎng)絡(luò)對相關(guān)的檔案信息資料進(jìn)行傳輸，這也使得事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具備了信息化的特點(diǎn)，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，通過信息化網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集與傳輸?shù)墓δ?，由于互?lián)網(wǎng)是檔案管理中對信息化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用的基礎(chǔ)，所以網(wǎng)絡(luò)成為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的主要因素。

（三）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具備智能化的特點(diǎn)

近幾年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)及相關(guān)的智能化技術(shù)也漸漸的融入到了人們的日常生活當(dāng)中，而在事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)就可以發(fā)揮智能技術(shù)的作用。信息化檔案管理需要在檔案資料的搜索過程中發(fā)揮自身的作用，詮釋自身的價(jià)值，所以應(yīng)用智能化技術(shù)可以讓檔案管理工作變得更加方便，因?yàn)槠渚邆渲悄芑奶攸c(diǎn)，因此可以對檔案信息的獲取時(shí)間進(jìn)行縮短，進(jìn)而提升檔案管理的具體效率。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題

（一） 事業(yè)單位檔案管理信息化制度不夠完善

從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的具體問題來看，檔案管理信息化制度不夠完善是不能不提地。在實(shí)際情況中，很多事業(yè)單位在實(shí)際工作過程中都得過且過，沒有針對檔案管理工作目前存在著的問題進(jìn)行分析，也沒有樹立良好的工作態(tài)度與意識，所以在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)也沒有對其進(jìn)行過多的關(guān)注，在建設(shè)的過程中很多單位都沒能夠?qū)ψ陨淼陌l(fā)展情況進(jìn)行掌握，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的制度無法滿足自身的發(fā)展需求，繼而影響到了檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。除此之外，部分事業(yè)單位的檔案管理信息化制度較為完善，但是相關(guān)管理人員卻并沒有對這些制度進(jìn)行合理的落實(shí)，僅僅是空喊口號，搞形式主義，缺乏可行性，在開展具體的工作時(shí)沒有對工作人員的具體責(zé)任進(jìn)行明確，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行工作時(shí)不能夠真正詮釋自身存在著的價(jià)值，使檔案管理信息化建設(shè)工作遲遲無法得到真正的開展，信息化技術(shù)并沒有真正的融入到檔案管理的過程當(dāng)中。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)施水平較低

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要一定的軟硬件設(shè)施，但目前大多數(shù)事業(yè)單位的軟硬件設(shè)施水平都較低，之所以會(huì)如此，主要是因?yàn)槭聵I(yè)單位沒有真正的意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及必要性，雖然部分管理者根據(jù)相關(guān)的條例在紙面上開展了檔案管理信息化建設(shè)工作，但由于受到了相關(guān)因素的制約，事業(yè)單位在基礎(chǔ)設(shè)施方面遲遲無法得到完善，這也直接阻礙了檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)度。

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)注具體的業(yè)績，忽視了檔案管理信息化建設(shè)工作，很多時(shí)候僅僅是為了應(yīng)付相關(guān)部門的檢查才象征性的開展檔案管理信息化建設(shè)工作，沒有加強(qiáng)投入，這也對檔案管理工作的開展產(chǎn)生了一定的影響，另外，相關(guān)財(cái)政部門在進(jìn)行撥款時(shí)也沒有真正的考慮到事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體項(xiàng)目，導(dǎo)致資金往往會(huì)出現(xiàn)不足的情況，另有一些地區(qū)的經(jīng)濟(jì)水平本就較低，根本無力在檔案管理信息化建設(shè)的過程中對其進(jìn)行完善，在開展工作時(shí)，檔案管理工作人員只能夠應(yīng)用較差的設(shè)備，這也影響了檔案管理信息化工作的效率。