計算機(jī)檔案管理的影響因素與控制對策探析

【摘要】現(xiàn)階段我國的計算機(jī)檔案管理的進(jìn)程在逐步的完成，計算機(jī)檔案管理的建設(shè)已經(jīng)成為了檔案管理工作的重點內(nèi)容和主要的工作方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式采用的是手寫、文件的形式，對于一些重要文件的存儲方面，并不安全，很容易出現(xiàn)文件丟失和商業(yè)機(jī)密被盜的現(xiàn)象。文檔的存儲也存在著很大的隱患，文件自己的模糊，文件的損壞，都會導(dǎo)致文檔的管理工作無法實施。在有關(guān)文件的查找方面也很繁瑣，大企業(yè)的文件數(shù)據(jù)較多，從中找出自己需要的文件無疑是大海撈針，不僅浪費時間也浪費人力，阻礙企業(yè)的發(fā)展?，F(xiàn)在計算機(jī)檔案管理的建設(shè)在不斷地進(jìn)步中，但是也有部分企業(yè)由于各種因素的影響，難以實現(xiàn)計算機(jī)檔案管理。本文對于計算機(jī)檔案管理的影響因素和控制對策進(jìn)行分析，希望能夠促進(jìn)我國計算機(jī)檔案管理的進(jìn)程。

【關(guān)鍵字】計算機(jī)檔案管理;影響因素;控制對策

【基金項目】本文參與江蘇高校哲學(xué)社會科學(xué)思想政治工作專題項目：沿海高職院校少數(shù)民族大學(xué)新生適應(yīng)性研究，項目編號：2019JSB647研究成果。

隨著現(xiàn)階段的互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，我國的大部分檔案管理工作摒棄了原本的檔案管理的方式，將所有的信息錄入到電腦當(dāng)中，通過互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)來提高檔案記錄的工作，從而促進(jìn)我國信息化的進(jìn)程。跟隨時代的腳步，重新對檔案的管理進(jìn)行規(guī)劃，根據(jù)新時代的現(xiàn)狀，和新型的理論知識，建立新的檔案管理體系。對于檔案的管理使用計算機(jī)的檔案管理方式，進(jìn)一步保證企業(yè)或者單位的檔案的安全和查找方面，進(jìn)一步的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

1. 實施計算機(jī)檔案管理的意義

隨著科技的發(fā)展，我國曾經(jīng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。所以為了促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，需要實施計算機(jī)檔案管理的方式。計算機(jī)檔案管理一方面能夠提高檔案的管理效率，幫助企業(yè)的發(fā)展速度的提升。另一方面，計算機(jī)檔案管理能夠推進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代信息化的建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

計算機(jī)檔案管理也促進(jìn)了我國環(huán)保事業(yè)的發(fā)展，我國傳統(tǒng)的檔案管理方式采用的是紙質(zhì)的記錄，紙是由樹木做的，大量的檔案的記錄，浪費了大量的森林資源，而且紙質(zhì)的檔案保存方式有很多的問題，比如：文檔受潮、字跡模糊，由于時間太久、溫度太高都會引起字跡的消失。實施計算機(jī)檔案管理就避免了這種問題的發(fā)生，提高了工作效率。

2. 現(xiàn)階段影響計算機(jī)檔案管理的因素

世界上第一臺計算機(jī)在美國誕生，由美國的數(shù)學(xué)家馮諾依曼提出，1946年2月14日ENIAC（埃尼阿克）投入使用。在此后的60年中，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展迅速，逐步的化簡，從最開始的ENIAC重量達(dá)到28噸，到現(xiàn)在的能夠隨身攜帶，計算機(jī)的發(fā)展越來越快。隨著現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)單位選擇使用計算機(jī)對公司內(nèi)部的檔案進(jìn)行管理。計算機(jī)檔案管理能夠適應(yīng)時代的發(fā)展，信息檢索的速度快、信息錄入的速度也較快，取代了人工的勞動，提高了檔案的安全性。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)也在不斷的完善，現(xiàn)階段的計算機(jī)檔案管理還有部分影響發(fā)展因素，大致可以分為以下幾個方面：

2.1 計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全因素

計算機(jī)發(fā)展到今天也不過百來年，現(xiàn)階段的計算機(jī)檔案管理為我們帶來了方便，但是檔案的安全難以保證，檔案如果不小心泄露，被其他人進(jìn)行有意或者無意的篡改，讓檔案中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)不準(zhǔn)確的問題。計算機(jī)檔案管理的管理最重要的就是檔案的安全，如何保護(hù)企業(yè)檔案的安全和保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，能偶保證企業(yè)的檔案的保密工作，在需要的時候有能夠合理的開放。在現(xiàn)在的信息化的社會，對于網(wǎng)絡(luò)中信息的保護(hù)，是企業(yè)實施計算機(jī)檔案管理基礎(chǔ)。一方面在大量的計算機(jī)檔案管理的工作中需要大量的員工錄入、存儲、分享等，在大量的檔案管理工作中，可能會出現(xiàn)錯誤。另一方面計算機(jī)通過互聯(lián)網(wǎng)的連接可能受到網(wǎng)絡(luò)中的病毒的威脅，數(shù)據(jù)一旦丟失，就難以找回，找回的數(shù)據(jù)難以保證其準(zhǔn)確性。計算機(jī)的檔案管理的方式如何保證檔案的安全性和準(zhǔn)確性，是現(xiàn)階段計算機(jī)檔案管理的主要問題。

2.2 計算機(jī)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)因素

計算機(jī)的檔案管理是一項復(fù)雜且繁瑣的工作過程，從事檔案管理的工作人員的薪資待遇一般會低于平均工資，計算機(jī)的檔案管理工作的未來發(fā)展空間較小，并不會受到就業(yè)人員的歡迎。在實際的工作中，計算機(jī)的檔案管理的工作人員對于檔案的管理會出現(xiàn)不認(rèn)真的情況發(fā)生，整個檔案管理的過程較為散漫，工作的不認(rèn)真，讓檔案管理過程中會出現(xiàn)檔案中的錯誤，工作人員對于檔案的保護(hù)也不夠，致使我國的計算機(jī)檔案管理工作即使已經(jīng)實施了多年，但是管理的效果還不盡人意，在計算機(jī)的檔案管理的觀念不能進(jìn)行實時的更新，檔案管理人員缺少對于檔案文件的保護(hù)意識。對于計算機(jī)不能掌握正確的使用方式，讓檔案管理的工作難以實施，計算機(jī)檔案管理的工作不能保證檔案的安全，讓檔案的信息輕易地被別人獲取。對于檔案的管理沒有統(tǒng)一的模板，讓后期的檔案調(diào)用和查找出現(xiàn)問題，會出現(xiàn)比紙質(zhì)檔案更加難找的問題出現(xiàn)。計算機(jī)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，影響了計算機(jī)檔案管理的發(fā)展。

2.3 計算機(jī)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)因素

現(xiàn)階段我國企業(yè)的計算機(jī)檔案管理的方式五花八門，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)都按照自己的方式進(jìn)行計算機(jī)檔案管理的管理，沒有健全的檔案安全管理的體系，導(dǎo)致計算機(jī)檔案管理的建設(shè)有很多的漏洞，影響檔案的安全性。計算機(jī)檔案管理的硬件設(shè)備不達(dá)標(biāo)，難以存儲大量的文件信息，導(dǎo)致計算機(jī)檔案管理進(jìn)程的停滯。實施計算機(jī)檔案管理的目的之一是檔案資源的實時共享，想要實現(xiàn)檔案資源的實時共享就需要對于檔案的存儲建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，讓需要的時候能夠及時地檢索到?，F(xiàn)階段的計算機(jī)檔案管理缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理的實時共享受到影響。制約計算機(jī)檔案管理的發(fā)展。

3. 現(xiàn)階段計算機(jī)檔案管理的對策

在這個新時代的計算機(jī)檔案管理的建設(shè)，企業(yè)或者單位需要放棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，緊跟時代的步伐，樹立科學(xué)的計算機(jī)檔案管理管理理念，了解到企業(yè)或單位的實施計算機(jī)檔案管理的重要性，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理的工作實施。為計算機(jī)檔案管理的建設(shè)提供資金購進(jìn)能夠完成計算機(jī)檔案管理進(jìn)程的設(shè)備，企業(yè)需要能夠明確計算機(jī)檔案管理的重要性，才能夠促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

3.1 計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全對策

提高計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全性和可靠性是現(xiàn)階段計算機(jī)檔案管理的主要問題。首先，計算機(jī)檔案管理的工作需要確定計算機(jī)設(shè)備的配置，適應(yīng)企業(yè)專門的網(wǎng)絡(luò)，對于計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行實時的維護(hù)，保證電腦中軟件的可靠性和安全性?？梢愿鶕?jù)企業(yè)的需要，購買專門的計算機(jī)檔案管理的系統(tǒng)，保證文檔的安全，避免文檔內(nèi)容的丟失和受到篡改的問題發(fā)生。在檔案管理的過程中需要按照公司或者單位的規(guī)定，對紙質(zhì)的信息統(tǒng)一的進(jìn)行信息化的處理，提高檔案管理工作是工作效率。其次，對于計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行優(yōu)化，優(yōu)化檔案管理的結(jié)構(gòu)，將信息進(jìn)行整合，促進(jìn)計算機(jī)檔案管理工作的實施。加強(qiáng)計算機(jī)檔案管理的共享的平臺，建立長效的管理制度，促進(jìn)我國計算機(jī)檔案管理的發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)計算機(jī)檔案管理人才的專業(yè)素質(zhì)

計算機(jī)的檔案管理是一個需要具備專業(yè)的計算機(jī)檔案管理的技能和專業(yè)的計算機(jī)操作的能力，所以，需要專業(yè)的計算機(jī)檔案管理的隊伍。計算機(jī)檔案管理的工作人員學(xué)習(xí)的知識需要能夠滿足工作的需求，需要加強(qiáng)從業(yè)人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提高計算機(jī)檔案管理人員的理念。在檔案管理人員加入到實際的工作之前，對人員進(jìn)行考核和培訓(xùn)，讓從業(yè)人員能夠切實的明確工作內(nèi)容，和工作的重要性，培養(yǎng)從業(yè)人員的責(zé)任心，提高安全意識，保證檔案的安全和可靠。另外，需要提高計算機(jī)檔案管理人員的薪資水平，增加這一職業(yè)在社會中的吸引力，吸引更多的專業(yè)人才投入到計算機(jī)檔案管理的工作中去，促進(jìn)計算機(jī)檔案管理的發(fā)展。

3.3 建立計算機(jī)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

建立計算機(jī)檔案管理的管理規(guī)范，規(guī)范中明確檔案的定義方式和記錄結(jié)構(gòu)，使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的記錄規(guī)則，建立專門的專有名詞，言簡意賅，方便管理，進(jìn)行規(guī)范的計算機(jī)檔案管理。對于檔案管理人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)對于使用數(shù)據(jù)庫的能力，和基本的計算機(jī)的控制能力，需要能夠跟隨時代不斷地提高自身的能力，保證計算機(jī)檔案管理的實施。對于檔案的數(shù)據(jù)庫管理安排統(tǒng)一的格式，實時進(jìn)行維護(hù)，保證數(shù)據(jù)庫正常運行。另外，根據(jù)計算機(jī)檔案管理的需要，應(yīng)該建立統(tǒng)一的計算機(jī)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，并且實施科學(xué)的檔案管理的方式，從而推進(jìn)促進(jìn)計算機(jī)檔案管理的發(fā)展。對于計算機(jī)檔案管理的過程中存在的具體的問題，還要根據(jù)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行解決，進(jìn)一步促進(jìn)現(xiàn)階段的計算機(jī)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)。

4. 結(jié)束語

現(xiàn)階段的計算機(jī)檔案管理已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的文件檔案管理的形式，在實際的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的實施過程中會出現(xiàn)各種阻礙計算機(jī)檔案管理發(fā)展的因素，需要我們解決，這就需要工作人員不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，一步步地完善計算機(jī)檔案管理的系統(tǒng)，促進(jìn)計算機(jī)檔案管理不斷的發(fā)展。計算機(jī)檔案管理的實施，不是一個短期就能完成的工作，需要工作人員日積月累，逐漸更新的過程。需要企業(yè)或者單位高度重視，對于計算機(jī)檔案管理進(jìn)程是企業(yè)不被時代落下的有力保障。實現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理，促進(jìn)檔案管理的工作效率，促進(jìn)企業(yè)信息化的進(jìn)程，加快我國信息化的發(fā)展。本文對于影響計算機(jī)檔案管理的因素進(jìn)行了分析，初步的找出應(yīng)對的對策，希望能夠促進(jìn)計算機(jī)檔案管理的發(fā)展。計算機(jī)檔案管理未來的發(fā)展出現(xiàn)的問題，我們最終都會找到解決方式，祖國需要我們的努力。

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作者簡介：段薇薇，江蘇連云港人，工程碩士，連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案館員，研究方向：學(xué)生管理，檔案信息化管理。