信息化在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用分析

周紅燕

摘 要 企業(yè)運(yùn)營發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一就是采購，采購會影響這企業(yè)的正常生產(chǎn)與經(jīng)營，可以說快速、有效地采購物資與原材料將會促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在企業(yè)的采購管理中運(yùn)用信息化，已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞 信息化;企業(yè)采購;管理

引言

企業(yè)經(jīng)營活動中一個重要組成部分就是采購管理。隨著企業(yè)開始實施成本控制戰(zhàn)略和精益化管理，為了提高采購的水平和效率，在采購管理中運(yùn)用信息化手段已經(jīng)成為企業(yè)新的發(fā)展方向。本文主要分析探討了企業(yè)采購管理在運(yùn)用信息化時出現(xiàn)的問題以及具體改進(jìn)措施，以期為企業(yè)采購人員提供借鑒。

1企業(yè)采購管理中存在的問題

在對企業(yè)采購管理調(diào)研的過程中可以發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)在采購的過程中都會存在一些共性，這不僅跟企業(yè)的采購特點(diǎn)有關(guān)，而且在采購過程中沒有較好的運(yùn)用信息化手段也是原因之一。

1.1 物資管理系統(tǒng)不完善

企業(yè)主要通過采購購買生產(chǎn)活動所需的原材料、各類辦公物品以及生產(chǎn)耗材，企業(yè)的正常生產(chǎn)、辦公活動和采購行為密切相關(guān)。但是采購物品較為繁雜，再加上在采購物品涉及必要的流程和賬目登記，并且沒有完善、統(tǒng)一物資管理系統(tǒng)，無法共享數(shù)據(jù)資源，這就使采購管理面臨著程序復(fù)雜、工作量大以及效率較低等問題，嚴(yán)重時可能會對企業(yè)的日常經(jīng)營管理產(chǎn)生不利影響。

除此之外，企業(yè)在進(jìn)行采購工作時需要在內(nèi)部公開，以便內(nèi)部管理溝通。一般來說，都會采用內(nèi)部會議的形式進(jìn)行溝通，這在無形中增加了采購的耗時。采購流程主要包括評標(biāo)、采購結(jié)算等幾個方面，這些都需要大量的人力來進(jìn)行，同時可能還會出現(xiàn)信息溝通滯后等問題，對采購部門及時了解供應(yīng)商、產(chǎn)品以及價格信息等方面產(chǎn)生不利影響，從而增加了采購成本，浪費(fèi)了采購資源[1]。

1.2 采購活動受異地辦公的影響

由于企業(yè)經(jīng)營范圍在不斷地擴(kuò)大，為更好地滿足企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展的要求，采購部門就需要通過異地辦公、出差等方式，對產(chǎn)品信息進(jìn)行較為全面細(xì)致的了解，從而將采購任務(wù)完美的完成。但是傳統(tǒng)的采購方式很難滿足異地辦公的需要，采購管理的及時性和連續(xù)性也會因此受到影響，從而不能及時地開展、完成采購任務(wù)，采購管理的風(fēng)險也因此有所提高。

1.3 沒有形成大數(shù)據(jù)研判優(yōu)勢

在企業(yè)的經(jīng)營活動中，經(jīng)常需要進(jìn)行采購行為。企業(yè)在采購過程中積累的大量數(shù)據(jù)成為紙質(zhì)版的數(shù)字，最終變?yōu)榱藱n案室中無用的檔案、如果企業(yè)能夠分析、挖掘這些數(shù)據(jù)，那么將會成為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、產(chǎn)品選擇等方面的有效依據(jù)。可以說企業(yè)在采購時所運(yùn)用的數(shù)據(jù)價值已無法通過傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理模式進(jìn)行滿足。

1.4 供應(yīng)商管理較為薄弱

由于沒有較好地運(yùn)用信息化技術(shù)，所以在對供應(yīng)商進(jìn)行管理時也出現(xiàn)了一定的問題，通常企業(yè)和供應(yīng)商的合作都處于散亂、無序以及短期的狀態(tài)中。由于對主要供應(yīng)商缺乏相應(yīng)的管控能力，所以不能主動應(yīng)對供應(yīng)商變更或流失的情況，從而未能實現(xiàn)雙贏。

1.5 績效考核機(jī)制不完善

由于原有采購行為工作流程和管理手段的落后，所以無法通過數(shù)據(jù)體現(xiàn)采購管理人員的能力與績效。在對采購管理部門進(jìn)行績效考核時往往流于表面，采購人員真是的水平和能力也無法通過績效表現(xiàn)出來。

2信息化在企業(yè)管理中的運(yùn)用

2.1 完善物資管理系統(tǒng)

采購部門可以在內(nèi)部建立、完善物資管理系統(tǒng)，各部門所需要的原材料、各類辦公物品以及生產(chǎn)耗材通過平臺上報，從而減少了采購人員通過各部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)和核實的次數(shù)。除此之外采購部門所采購物品較為繁雜，再加上在采購物品涉及必要的流程和賬目登記，建立完善、統(tǒng)一物資管理系統(tǒng)，可以較好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，這就使采購管理中面臨著程序復(fù)雜、工作量大以及效率較低等問題得到較好的解決，從而促進(jìn)了企業(yè)的日常經(jīng)營管理。

為了方便企業(yè)的內(nèi)部管理溝通，所以采購部門需要在內(nèi)部公開采購信息。傳統(tǒng)的溝通模式通常會采用內(nèi)部會議的形式，這不僅耗費(fèi)了大量的人力，而且可能會出現(xiàn)信息滯后的情況，物資管理系統(tǒng)有效地解決了這個問題。采購人員會在系統(tǒng)中公布采購信息，而其他部門也能通過系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享從而進(jìn)行良好的溝通。除此之外，物資采購系統(tǒng)不僅能節(jié)省進(jìn)行采購流程的人力，而且能幫助采購部門及時有效地了解供應(yīng)商、產(chǎn)品以及價格等幾方面的信息，從而有效地提高了采購的效率和采購產(chǎn)品的質(zhì)量[2]。

2.2 完善遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)

由于企業(yè)經(jīng)營范圍在不斷地擴(kuò)大，采購部門就需要通過異地辦公、出差等方式，對產(chǎn)品信息進(jìn)行較為全面細(xì)致的了解，從而完美的完成采購任務(wù)，從而達(dá)到企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展的要求。因此，企業(yè)要不斷完善異地辦公系統(tǒng)，讓采購人員在外采購時也能通過系統(tǒng)全面細(xì)致的了生產(chǎn)解產(chǎn)品、對比產(chǎn)品，從而挑選出價廉物美的生產(chǎn)耗材。

2.3 利用大數(shù)據(jù)研判優(yōu)勢

只有采購人員完成了原材料、各類辦公物品以及生產(chǎn)耗材的采購，企業(yè)才能較好地進(jìn)行日常經(jīng)營活動。而信息化技術(shù)能將企業(yè)的采購記錄形成大數(shù)據(jù)，企業(yè)在對進(jìn)行這些數(shù)據(jù)分析、挖掘得出的結(jié)論，將為企業(yè)的產(chǎn)品選擇以及戰(zhàn)略發(fā)展提供有效依據(jù)。

2.4 加強(qiáng)供應(yīng)商的管理

企業(yè)的采購人員可以利用信息化技術(shù)，將企業(yè)的主要供應(yīng)商錄入系統(tǒng)中并加強(qiáng)和他們的聯(lián)系，從而更好地了解市場、產(chǎn)品的動態(tài)。除此之外，將供應(yīng)商系統(tǒng)化便于采購人員對他們的管理，從而建立有序、長期的合作關(guān)系，最終達(dá)到雙贏的局面。

2.5 完善績效考核

企業(yè)可以通過物資管理系統(tǒng)對采購人員進(jìn)行考核，系統(tǒng)中將會記錄采購人員的采購信息、和各部門及供應(yīng)商的聯(lián)系信息。

企業(yè)可以根據(jù)信息化平臺對采購人員的考核內(nèi)容、考核方法等方面都要做出詳細(xì)合理的規(guī)定。根據(jù)信息平臺中所記錄的員工采購信息以及內(nèi)部溝通情況，對員工實行績效工資，能力較強(qiáng)表現(xiàn)較好的員工可以在基本工資的基礎(chǔ)上給予一定的獎勵，對工作能力較差的員工要進(jìn)行一定的懲罰，在必要時可以對員工進(jìn)行調(diào)崗或辭退處理，從而調(diào)動員工工作的積極性，更好地為企業(yè)采購物美價廉的產(chǎn)品。

3結(jié)束語

在企業(yè)的采購管理中運(yùn)用信息化，能夠有效地提升企業(yè)的采購管理水平。因此企業(yè)需要從自身實際情況出發(fā)，信息化和采購管理科學(xué)、有效地結(jié)合在一起，從而提升采購管理的整體質(zhì)量，最終達(dá)到提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的。

參考文獻(xiàn)

[1] 邵杰.計算機(jī)技術(shù)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用分析[J].現(xiàn)代工業(yè)經(jīng)濟(jì)和信息化，2017，7（24）：82-83，86.

[2] 楊浩.分析計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2017，13（17）：27-28.