檔案工作中保密的重要性

張棟沛

摘 要 毛澤東曾說：“保守秘密九分半不行、九分九也不行，非十分不可;保守機密，慎之又慎?！笨梢姳Ｃ艿闹匾?，不得有絲毫的馬虎。企業(yè)的檔案和保密也是息息相關(guān)的，檔案工作主要是方便利用，體現(xiàn)其價值，更好的服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于國家。

關(guān)鍵詞 檔案 保密 重要性

中圖分類號：F279.23文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

那么做好檔案利用過程中的保密工作，應(yīng)該做到以下幾點：

1檔案與保密的關(guān)系

檔案工作與保密工作實質(zhì)上是相互滲透、密不可分的。就檔案工作本身的安全性來說，它就包括了維護檔案安全和檔案秘密兩個方面。檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的，它是企業(yè)文化的重要組成部分，是企業(yè)精神文化與價值觀的一種體現(xiàn)，也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷，因此它在企業(yè)文化中有著無可取代的作用。如果只要檔案工作而不要保密工作，那么企業(yè)秘密被泄露，就會給企業(yè)造成巨大的損失，直接影響企業(yè)的生存、發(fā)展。只有把保密工作與檔案工作有機的結(jié)合起來，才能避免或減少給企業(yè)造成不必要的損失。因此，保密工作是檔案工作本身客觀的要求，是做好檔案工作的保證。

2加強保密檔案的日常管理

檔案庫房管理的保密工作。檔案庫房管理是檔案保密的重點。庫房設(shè)在公司五樓，且?guī)旆?、辦公室和閱覽室是分開的。公司的涉密文件單獨存放在機要室的保密柜子里，專人負(fù)責(zé)，不得復(fù)印，傳閱。檔案管理工作者不得利用個人便利，私自為他人查閱保密文件，不得向外傳播公司內(nèi)部內(nèi)容，確保涉密文件的安全性。

3檔案管理中保密工作的舉措

3.1提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作者應(yīng)不斷地提高自身的專業(yè)能力和修養(yǎng)，有高度的服務(wù)意識，重視涉密文件的利用和保管。同時企業(yè)的每一位員工都要意識到保密的重要性，并不只是針對于機要人員和檔案管理工作者，應(yīng)該讓員工認(rèn)識到保密與企業(yè)的利害關(guān)系，增強保密責(zé)任感和使命感。

3.2完善管理制度，確保涉密檔案安全

制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，沒有制度就無所謂管理。企業(yè)制度是企業(yè)文化的重要組成部分，要確保涉密安全，就要做到按制度辦事，用制度管人。涉密人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》，增強保密意識，確保檔案安全。結(jié)合公司實際，制定了《信息公開保密審查制度》、《涉密文件管理制度》、《涉密人員管理制度》和《泄密事件報告和查處制度》等，使各項保密工作有章可循、有據(jù)可依。同時，我們還要不斷完善各項規(guī)章制度，定期組織召開和探討保密工作，定期組織保密檢查，增強員工企業(yè)保密意識。

3.3積極開展保密培訓(xùn)

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分。企業(yè)檔案雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但是卻通過企業(yè)的其它生產(chǎn)經(jīng)營活動間接的為企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生作用。應(yīng)積極在涉密人員管理、保密文件管理、涉密載體管理、網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理、違規(guī)行為分析等方面進(jìn)行知識培訓(xùn)，切實加強黨員領(lǐng)導(dǎo)干部和涉密人員的保密知識，進(jìn)一步提高保密管理水平，保證企業(yè)利益不受到威脅。

3.4加強檔案保密宣傳工作

在轉(zhuǎn)變檔案保管利用觀念的前提下，應(yīng)注意宣傳檔案保密的意義及重要性。通過企業(yè)的培訓(xùn)及會議形式，加強學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識。真正認(rèn)識到企業(yè)檔案保密的社會價值。提高檔案保密的榮譽感和使命感，激發(fā)職業(yè)能動性，最大限度地發(fā)揮職能，認(rèn)真履行應(yīng)盡的責(zé)任及義務(wù)。

4保密計算機、載體和互聯(lián)網(wǎng)的管理

4.1涉密計算機管理

公司保密工作人員配備了保密專用計算機，并嚴(yán)格禁止使用涉密計算機連接國際互聯(lián)網(wǎng)或其它非涉密信息系統(tǒng)。涉密計算機專人使用、專人管理、專人負(fù)責(zé)，采取專門的防范措施，粘貼涉密計算機標(biāo)識、封堵網(wǎng)卡口，設(shè)置開機密碼、建立秘密載體使用臺賬，并實行責(zé)任追究制。

4.2秘密載體管理

（1）配備了保密專用U盤，建立了秘密載體使用臺賬，加強秘密載體的收發(fā)、傳送、使用、保存的管理。

（2）保密文件收發(fā)和傳遞環(huán)節(jié)，嚴(yán)格履行清點、登記、編號、簽發(fā)等手續(xù)，嚴(yán)格控制知悉人員范圍。

（3）保密文件的保存，嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)歸檔，并指派專人負(fù)責(zé)。

4.3辦公網(wǎng)絡(luò)管理

（1）更換了公司總部網(wǎng)絡(luò)防火墻，提升“防火”級別，同時責(zé)成運營分公司認(rèn)真檢查其網(wǎng)絡(luò)防火墻功能，確保功能完善強大。

（2）嚴(yán)禁在公司內(nèi)網(wǎng)等非秘密網(wǎng)絡(luò)處理涉密信息;嚴(yán)禁非涉密計算機處理秘密信息，公司定期進(jìn)行抽查。

綜上所述，檔案室要做好保密工作，保障企業(yè)檔案的健康發(fā)展，確保涉密檔案的安全，充分發(fā)揮檔案服務(wù)于企業(yè)。企業(yè)檔案是企業(yè)獨有的無形資產(chǎn)，具有一定的價值和使用價值，應(yīng)當(dāng)加以充分開發(fā)和利用，提高其利用效果，以實現(xiàn)檔案的價值最大化。