當前高校教學秘書工作現(xiàn)狀與職業(yè)困境分析

王波

教學工作是高校工作的核心部分，是立校之本，教學質(zhì)量的優(yōu)劣直接受到教學管理水平的影響，在高校中，教學管理工作的直接執(zhí)行者就是教學秘書，教學秘書的工作質(zhì)量、工作效率、工作方法、工作積極性等直接影響高校的教學質(zhì)量，因此，加強教學秘書隊伍的建設(shè)與發(fā)展是保障日常教學工作順利運行的基礎(chǔ)，是高校和諧有序穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵。

1高校教學秘書的工作職責

上傳下達。教學秘書是學校與學院、學院與學院、學院與學生之間溝通交流的橋梁和紐帶。教學秘書需要將學校、教務(wù)處等上級教學管理部門下發(fā)的各項規(guī)章制度、通知要求等及時準確的傳達給各個教研室的教師以及學生，以保障日常的教學工作能夠井然有序地進行。例如，教學任務(wù)落實、調(diào)停課通知、期中期末考試通知、補考重修安排等必須及時通知到教師和學生。同時，教學秘書需要將教師和學生的各種疑問、意見和信息反饋給上級部門，以便上級教學管理部門根據(jù)實際情況，采取有效解決對策。教師日常工作中主要負責教學、科研工作，與上級管理部門接觸的少，甚至是有一定的“距離”，這就造成管理者與被管理者、決策者與執(zhí)行者之間缺乏有效及時的溝通，這一交流空白就需要教學秘書來填補。例如，排課的疑問與意見，學生選課的不明之處都需要教學秘書來反饋給教務(wù)處，然后教務(wù)處根據(jù)教師與學生提出的問題有的放矢，實現(xiàn)對問題進行合理高效的解決。

日常教學管理。一切教學管理工作都是圍繞日常教學進行的，教學秘書的工作繁重復雜。對于本學院教師，教學秘書需要做的工作有：統(tǒng)計、計算各位老師的教學課時和學期總工作量;征訂教師教學用書;根據(jù)教學日歷，為各位老師排課，同時協(xié)助老師安排期中考試;協(xié)助教師完成教學課堂質(zhì)量評估;協(xié)助教師申報提交各種獎項和科研材料;管理學院公章，對教師財務(wù)報銷進行審核。對于學生，教學秘書需要做的工作有：學生請假、休學的材料審核;組織學生申報大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目，并完成后續(xù)的結(jié)項與報銷工作;解答學生在學院教學反面的各種疑問;組織學生助教申報工作，計算助教工作量，為助教做工資。

部門間溝通協(xié)調(diào)。高校管理部門在橫向上包括平行學院、財務(wù)處、科研處、后勤處等，縱向上包括上級教學管理部門、教務(wù)處、教師和學生等，這些部門之間需要依靠溝通協(xié)調(diào)來實現(xiàn)日常教學工作的有序進行，而這些溝通與協(xié)調(diào)工作就需要教學秘書來完成。例如，學院聘請學科專家來院講座，需要教學秘書填報講座申請?zhí)峤唤o科研處，如果是外籍專家，還需要與外事處溝通協(xié)調(diào)，科研處審批后，教學秘書需要將講座時間、地點、主題等信息發(fā)布給本學院教師、學生以及其他平行學院，講座完成后，教學秘書再與教務(wù)處和財務(wù)處溝通，為主講人申報發(fā)放講座勞務(wù)費。

檔案與材料整理。教學秘書要對本學院的各科試卷，學生畢業(yè)論文按照年級科目進行歸檔整理，對學生和教師的獲獎情況、課表安排、教學評估相關(guān)材料等進行整理，有序存放，同時對重要材料進行掃描，電子存檔。

設(shè)備管理。負責管理本學院名下登記的所有設(shè)備，包括電腦、打印機、投影儀等，對設(shè)備進行維護與報修。對學院各個教研室的工位進行登記，將信息報給設(shè)備科存檔。

領(lǐng)導安排的其他工作。如撰寫發(fā)言稿，會場的布置，教師日常用紙、筆、水等辦公用品和行政維持用品的采購等

總體來說，教學秘書就好比一個大家庭的管家，工作繁瑣、細碎，需要足夠的耐心、細心、愛心和恒心，才能保質(zhì)保量的及時完成本職工作。

2高校教學秘書的工作現(xiàn)狀與職業(yè)困境

工作壓力大

高校教師、學生人數(shù)眾多，教育部規(guī)定，高校應按照不低于1：200的比例來設(shè)置專職輔導員崗位，筆者認為教學秘書的崗位也應該遵循一定的人員比例，否則，巨大的工作量的保質(zhì)完成對于教學秘書來說是一個極具困難的挑戰(zhàn)。目前我國大部分高校，每個學院只安排一個教學秘書，有的甚至是本科生教育和研究生教育統(tǒng)一由一位教學秘書來管理，師生總共幾百人甚至達到千人，教學秘書需要對接教務(wù)處、財務(wù)處、科研處、設(shè)備科、外事處等等，每個部門的一個通知的下發(fā)與反饋信息的回收就是一個巨大的工作量，就要占用大量的時間，每天學生與老師的微信和電話不斷，各種問題的咨詢與處理，同時，課程安排、學生考勤共計、調(diào)停課等各種教學日常事件都需要教學秘書協(xié)調(diào)，而且一些工作細碎繁瑣，有的是時間緊迫，稍有失誤，就有可能出現(xiàn)教學事故，可以說是一刻不得閑，一刻不放松。由于沒有明確的工作體制和工作標準，巨大的工作量使得教學秘書身心俱疲。但即使是這樣，仍要時時保持微笑，為師生提供及時細心的服務(wù)，可見，教學秘書所承受的壓力之重。

職業(yè)發(fā)展空間不足，工資待遇低

在高校的教學管理工作中，教學秘書付出了大量的心血，無論是時間安排上還是工作內(nèi)容上，教學秘書的工作都具有難度。雖然教學秘書做了大量的工作，但教學秘書屬于輔助性的行政崗位，這個崗位沒有晉升渠道，除此之外，高?，F(xiàn)有的職稱體系也無法賦予教學秘書更高的職稱。除了無法晉升，教學秘書崗位在工資待遇上也遠遠低于輔導員、教務(wù)管理等其他行政崗位，長期辛苦的工作最后得不到有效的晉升，完全沒有職業(yè)發(fā)展空間，也沒有平等的福利待遇，這極大的影響了教學秘書的工作積極性，這也是高校教學秘書離職率高的原因之一。

職業(yè)認同感低

教學秘書在高校教學管理工作中處于關(guān)鍵重要的地位，是橋梁與紐帶，但由于其職業(yè)特點，很多人并不能認識到教學秘書的辛苦，同時，由于一些教學秘書不具有事業(yè)編制，與高校是合同制的工作關(guān)系，一些老師和學生就認為教學秘書只是學院的助理而已，與學生助教差別不大，大部分教師只是在一線教學，沒有具體從事過行政工作，不知道其中的繁瑣復雜，認為教學秘書只是發(fā)個通知、接個電話，認為這個崗位并沒有多累，也不需要技術(shù)性和專業(yè)性，對教學秘書的認同感低，而實際上教學秘書所付出的努力與辛苦是遠遠超過他們的想象的。極低的職業(yè)認同感深深打擊了教學秘書的工作熱情。

3高校教學秘書的職業(yè)發(fā)展策略

調(diào)整心態(tài)，繼續(xù)積極保質(zhì)的完成工作

有效調(diào)整工作心態(tài)，充分理解和認識教學秘書工作的服務(wù)性，認識到其重要性，樂于奉獻，甘當配角，把握正確的工作原則，按照教學目標認真開展每一項工作，使工作內(nèi)容得到有效落實，用飽滿的工作熱情為師生提供高效的服務(wù)。同時，不斷的學習，提高職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，提高工作的責任感，哲學家愛默生認為，責任具有至高無上的價值，它是一種偉大的品格，在所有價值中它處于最高的位置。教學秘書的工作與實際教學密切相關(guān)，牽扯到學生的實際利益，必須梳理高度的責任感，一絲不茍，認真負責，還要有一定的法律意識，對重要的文件、學生試卷、論文等重要資料保密管理，堅決避免任何一個教學事故的發(fā)生。

為教學秘書提供合理的晉升空間

鑒于目前教學秘書這一崗位存在的晉升缺陷，筆者建議，高校是否可以改變對這一崗位的編制管理與工資管理，實行與其他行政崗位一樣的福利與待遇，實現(xiàn)同工同酬。同時，為教學秘書提供合理的職稱晉升機會和職位晉升的空間。

實行有效的激勵機制，增強教學秘書的職業(yè)認同感

在實際工作中，高校應實施有效的激勵機制，提高教學秘書的工作積極性和實效性。例如，完善獎懲機制，對教學秘書在工作中的付出與取得的工作成績予以物質(zhì)或者精神上的獎勵，可以發(fā)放獎金，也可以頒發(fā)優(yōu)秀工作者的證書。對于由于懈怠而造成教學事故，嚴重影響教學秩序的行為，要給予處罰。不能做與不做一個樣，做好做壞一個樣。完善考核機制，對于考核優(yōu)秀的提供轉(zhuǎn)為事業(yè)編制的機會。只有賞罰分明，才能有效激勵教學秘書更好的完成本職工作，提高教學秘書的職業(yè)認同感。

高校教學秘書是高校教學管理工作執(zhí)行的關(guān)鍵所在，是紐帶與橋梁，只有充分了解其現(xiàn)狀，使其能認同本職工作，不斷提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)，提高責任意識、服務(wù)意識、法律意識，才能更好的發(fā)揮教學秘書的作用，實現(xiàn)教學工作的有序開展，實現(xiàn)高校教學管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

[1]莊孝彥.淺談高校教學秘書在教學管理中的職責及發(fā)展路徑[J].科技視界，2020（07）：249-250.

[2]劉媛，陳明，李僉，付冬梅，劉冰南.高校教學秘書對教學管理工作的認識與思考[J].教育教學論壇，2020（05）：329-330.

[3]郭木英.新形勢下高校教學秘書現(xiàn)狀及應用[J].中外企業(yè)家，2020（09）：230-232.