新形勢(shì)下做好公路檔案管理工作探討

神慶麗

【摘要】本文闡釋了公路檔案管理工作的意義，指出了當(dāng)前管理工作中存在體系不夠完善、工作人員重視性不夠、缺乏專業(yè)人員、管理觀念亟須更新的問題，并針對(duì)這些問題提出了改進(jìn)策略，指出必須更新管理觀念、建立健全管理規(guī)章制度以及與信息技術(shù)相結(jié)合，建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)。

【關(guān)鍵詞】公路檔案;管理;信息化

隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化程度不斷加深，檔案管理工作也呈現(xiàn)出信息化的趨勢(shì)，如何在新形勢(shì)下建立和完善公路檔案管理工作體系成為亟須解決的問題，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念來解決這一問題，是公路檔案工作進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵。我們應(yīng)重視當(dāng)下檔案管理工作中存在的一些問題，并采取相應(yīng)措施對(duì)這些問題進(jìn)行解決，只有這樣才能促進(jìn)公路檔案管理工作有序開展。

一、公路檔案管理工作的意義

公路檔案管理工作具有重要的意義，不僅是公路建設(shè)的重要組成部分，同時(shí)也能反映公路施工質(zhì)量。首先，公路工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)生成相應(yīng)的檔案。自立項(xiàng)開始，其后工程的審批、確立以及項(xiàng)目費(fèi)用的落實(shí)情況都會(huì)生成檔案，這些檔案既是工程建設(shè)的關(guān)鍵，又是項(xiàng)目的記錄，對(duì)整個(gè)公路建設(shè)起到了重要作用。其次，作為公路施工的記錄，工程檔案能夠清晰反映出公路的施工質(zhì)量。一般來說，公路施工必須符合國(guó)家公路行業(yè)的施工標(biāo)準(zhǔn)，因此，有了公路檔案可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)公路施工中每一道工序存在的問題，避免蒙混過關(guān)，避免下一道工序掩蓋這些問題。再次，檔案管理工作也可以為相關(guān)單位的日常檢查提供參考依據(jù)，同時(shí)也是公路建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展的重要依據(jù)。因此，高質(zhì)量高水平完成檔案管理工作可以推進(jìn)公路的建設(shè)和養(yǎng)護(hù)工作?；诖?，在新形勢(shì)下，必須積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，用信息化手段推進(jìn)管理工作建設(shè)。

二、當(dāng)前公路檔案管理工作存在的問題

當(dāng)前檔案管理工作還存在一些問題，必須要重視這些問題，才能有針對(duì)性地制定有效的改革策略。

（一）公路檔案管理工作體系不夠規(guī)范完善。這是檔案管理工作的首要問題。公路檔案管理工作體系的不健全表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是公路檔案的收集工作沒有落實(shí)好，另一方面反映在檔案管理方面，存在空檔現(xiàn)象，有些檔案還存在亂填和閑置的情況。某些工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，而且崗前培訓(xùn)也沒有落實(shí)到位，導(dǎo)致檔案管理操作上的不科學(xué)、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)檔號(hào)錯(cuò)亂的嚴(yán)重問題，對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量都造成了影響。

（二）工作人員對(duì)檔案管理工作的重視性不夠。在公路工程建設(shè)中，雖然檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，但未能引起應(yīng)有的重視。雖然公路管理部門已經(jīng)把檔案管理列入了日常管理工作的范疇，但在落實(shí)方面仍然存在一些問題。究其原因，是某些工作人員缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，沒有認(rèn)清檔案管理對(duì)公路工程建設(shè)的重要性，缺乏科學(xué)管理的意識(shí)，因此使得檔案管理工作流于形式化，沒有落實(shí)到位。

（三）在檔案管理工作中缺乏專業(yè)人員，管理人員素質(zhì)有待提高。只有具備專業(yè)的檔案管理人員，才能真正提高檔案管理工作的水平，專業(yè)管理人員對(duì)于檔案管理工作的有效落實(shí)起著關(guān)鍵性作用。當(dāng)前，我國(guó)公路檔案管理工作在專業(yè)人員的安排方面還有很大欠缺，人員的專業(yè)性欠缺也影響了工作效率，影響了管理工作的落實(shí)。另外，薪酬、福利等方面的不足也導(dǎo)致了崗位的流動(dòng)性大，難以留住專業(yè)人才，這給管理工作的有效推進(jìn)帶來了阻礙。

（四）管理觀念亟待更新。當(dāng)前，我國(guó)公路檔案管理觀念還比較陳舊，許多地方仍未與信息技術(shù)相結(jié)合，仍然以紙質(zhì)形式進(jìn)行檔案保存。但是這樣的保存方式存在明顯的缺陷。首先，紙質(zhì)檔案在操作上比較繁瑣，需要人工操作。其次，紙張受外界影響較大，容易受時(shí)間、環(huán)境的影響而發(fā)黃受損，甚至在整理的過程中出現(xiàn)遺失，不利于檔案的有效管理。再次，大量的紙張?jiān)诖娣欧矫嬉矔?huì)造成不便，同時(shí)也會(huì)造成資源的浪費(fèi)。這都使得檔案管理工作難以落實(shí)推進(jìn)。因此，管理者必須轉(zhuǎn)變觀念，更新檔案管理技術(shù)，采用信息化的信息錄入手段，減少紙質(zhì)檔案，從整體上推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

三、公路檔案管理工作的建議

（一）提升思想認(rèn)識(shí)，更新管理理念。要想提高公路檔案管理工作的質(zhì)量和水平，應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：首先，應(yīng)重視檔案管理工作，并且更新管理觀念，樹立起現(xiàn)代化、信息化的管理理念。其次，要加強(qiáng)工作人員的專業(yè)性，提高他們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，普及檔案管理相關(guān)知識(shí)，加強(qiáng)宣傳，并且經(jīng)常開展提高工作能力和效率的講座。再次，有關(guān)部門要加強(qiáng)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，全力支持檔案管理工作的革新。最后，加強(qiáng)信息化技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化水平。并且要加強(qiáng)問責(zé)制度，對(duì)于管理中工作人員的失職行為要落實(shí)到具體人員，并給予一定程度的懲罰。通過這種方式可以提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平，保證檔案信息的有效性，促進(jìn)管理工作的有序進(jìn)行。

（二）必須要建立和健全檔案管理規(guī)章制度?？v觀公路檔案管理工作的發(fā)展，其最根本的問題在于管理體系制度的不健全。因此在新形勢(shì)下，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升，必須建立健全適于其發(fā)展的規(guī)章管理制度。只有這樣，工作人員在管理工作的過程中才能夠有法可依、有章可循。而在規(guī)章制度的建設(shè)中，必須要依據(jù)實(shí)際情況，在制度中必須要落實(shí)到每一道工序，并且將職責(zé)落實(shí)到每個(gè)人身上。同時(shí)，要建立健全檔案工作人員的績(jī)效制度，要給表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員以獎(jiǎng)勵(lì)，通過這種方式調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，從而全面提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

（三）要與信息技術(shù)相融合，建立信息化的檔案管理系統(tǒng)。信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理方式帶來了一定的沖擊和啟示。紙質(zhì)化檔案會(huì)給檔案管理工作帶來諸多不便，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，融合信息技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。這也是時(shí)代發(fā)展的必然要求，可以有效提升檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)更加精準(zhǔn)的管理。相關(guān)單位必須加大經(jīng)費(fèi)的投入，并且引進(jìn)專業(yè)性的信息管理人才，設(shè)置專門的信息檔案管理工作室，通過技術(shù)引進(jìn)，搭建信息管理平臺(tái)，構(gòu)建公路檔案數(shù)據(jù)庫，并且要注意保護(hù)信息安全，設(shè)置訪問權(quán)限，并且不斷優(yōu)化、更新檔案數(shù)據(jù)庫，從而完善這一數(shù)字化的檔案管理體系。并且也要引進(jìn)“云計(jì)算”這一功能，方便檔案的管理和單位內(nèi)資源共享，使得信息獲取速度大大提高，加強(qiáng)工作人員的工作效率，推動(dòng)管理工作順利開展。

（四）提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作的有序開展離不開專業(yè)人員的努力，因此，必須提高管理人員的專業(yè)性。首先，要嚴(yán)格選拔人才，要拓寬人才選拔的渠道，提高人才選拔標(biāo)準(zhǔn)，并且要加強(qiáng)崗前培訓(xùn)。提升管理人員對(duì)于檔案管理的重視及專業(yè)能力。其次，要加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員計(jì)算機(jī)管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高其信息化技術(shù)使用能力。最后，聘請(qǐng)專業(yè)人士監(jiān)督和指導(dǎo)信息化平臺(tái)的建設(shè)，使得平臺(tái)建設(shè)方面能更加科學(xué)化。同時(shí)要把以往的紙質(zhì)化信息通過掃描技術(shù)錄入系統(tǒng)，從而提高管理效率。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市建設(shè)水平的不斷提高，為了保證公路工程建設(shè)的水平，必須加強(qiáng)檔案管理工作。要直面當(dāng)前管理工作中存在的問題，有針對(duì)性地采取相關(guān)策略。必須更新工作人員的管理觀念，提升其對(duì)檔案管理的重視，建立健全管理工作規(guī)范體制，引入信息技術(shù)，采取科學(xué)手段，建立信息化的管理平臺(tái)，從而轉(zhuǎn)變管理形式，提升公路檔案管理的質(zhì)量水平，促進(jìn)該項(xiàng)工作有序開展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王冬梅.新形勢(shì)下公路檔案管理工作分析研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：88.

[2]朱麗君.新形勢(shì)下做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019，27（15）：236.

[3]王敏儀.新形勢(shì)下做好檔案管理工作探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：120.

[4]謝幼平.試論如何做好新形勢(shì)下的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：63.