新形勢下提高機關(guān)檔案管理工作水平探究

劉萍

【摘要】做好檔案的管理工作有利于工作的日常進行，也有利于單位的良性發(fā)展，對于單位的日常管理和員工的評選、晉升具有重要的作用。在過去的幾十年，大多數(shù)單位的檔案管理比較雜亂，出現(xiàn)很多檔案無法查找的情況，這也是當(dāng)前機關(guān)檔案管理工作中遇到的難題。針對以上現(xiàn)象，筆者提出自己的看法，旨在共同尋找合適的方案，改善機關(guān)檔案存在的問題。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)檔案;檔案管理;提高管理;思索與探究

社會的發(fā)展越來越快速和便捷，因此我們在工作中要隨著社會的變化加以整改，做好檔案管理工作是一個單位對待工作態(tài)度的體現(xiàn)。檔案管理工作最主要的內(nèi)容就是對檔案的整理和保管，并且記錄好檔案的使用情況。做好檔案管理工作關(guān)系到一個部門甚至一個單位的工作水平和整體工作效率，必須對其進行高度重視，提出具體的解決措施。

一、機關(guān)檔案管理工作的重要性

對于機關(guān)單位來說，檔案的管理和處置是一件十分重要的事情，處理檔案的方式不正確可能引起資料的泄露和文件的損毀等重要問題，檔案作為一個單位的重要存在，管理不容半點馬虎。對于機關(guān)單位的文件應(yīng)該及時備份、編號、收存等，并且對于工作中產(chǎn)生的文件要及時進行翻閱、整理、分類和保存，對于文件的有序處理能夠在工作中起到事半功倍的作用，大大節(jié)約工作中不必要的準備時間，便于工作的展開和總結(jié)。

從目前的機關(guān)工作來看，工作內(nèi)容是十分繁雜的，這就意味著機關(guān)單位的檔案內(nèi)容十分龐大，對于檔案的有效處理能夠使機關(guān)單位的檔案工作跟上社會的需求，工作的需要，使檔案管理工作逐漸走向現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化，成為機關(guān)單位工作時的得力助手，共同增強機關(guān)單位的工作效率。

二、機關(guān)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員的綜合素質(zhì)較差。在當(dāng)前的機關(guān)黨委中，檔案管理多數(shù)是退休人員或勞動能力較差的人擔(dān)任的，這些管理人員要么年齡較大，要么專業(yè)素質(zhì)較低，對于檔案管理崗位的責(zé)任感和使命感十分欠缺。這些檔案管理人員在單位的工作方式多為死板的機械工作，對于檔案的整理僅僅是保管好或者記錄好檔案的借調(diào)往來記錄，對檔案沒有明確的分類和有效的管理手段，很容易導(dǎo)致檔案的丟失或是損毀，在需要借調(diào)檔案時需要花費大量的時間去尋找，十分麻煩。對于當(dāng)前的檔案管理人員來說，他們認為檔案管理崗位是十分簡單的，因此沒有在這個崗位花費大量的時間去思考，對于崗位的更新欠缺實際行動。在信息化和科學(xué)化的當(dāng)下，很多工作崗位開始使用科技信息改變工作方式，但是大多數(shù)管理人員年齡偏大，素質(zhì)偏低，無法適應(yīng)新技術(shù)的使用或是學(xué)會現(xiàn)代化工具的使用，因此在檔案管理中較為落后。

（二）檔案管理制度不健全。隨著工作的進行，很多在工作中沒有妥善解決好的問題逐漸暴露出來，特別是管理制度，如果管理制度不健全，阻礙工作的有序進行，當(dāng)前的檔案管理工作存在這種情況，沒有制定完善的檔案管理規(guī)定和制度，會導(dǎo)致檔案的管理出現(xiàn)不可挽回的局面。大多數(shù)單位對于檔案管理沒有完善有效的管理制度，在日常工作中，機關(guān)單位對于檔案的重視程度不夠，認為檔案管理只是一件小事，因此對于檔案管理工作沒有明確劃分界限，沒有明確要求檔案管理的具體工作職責(zé)，也沒有明確專人管理專門的檔案類別，這樣導(dǎo)致后續(xù)檔案借調(diào)時可能出現(xiàn)沒有登記好往來記錄的情況，也會在后續(xù)檔案出現(xiàn)問題時無法進行追責(zé)，對檔案的管理是十分不利的。檔案管理制度的不健全還有一個原因是當(dāng)前的機關(guān)單位有些沿用舊的管理方式，以領(lǐng)導(dǎo)的想法為主要工作內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)對于有些檔案的借調(diào)并沒有按照檔案管理方式明確登記好，最后導(dǎo)致檔案丟失或損毀，無法進行追責(zé)。

（三）檔案管理的軟硬件設(shè)施不齊全。缺乏先進的管理軟硬件導(dǎo)致出現(xiàn)問題，是檔案管理存在的一個弊端，在當(dāng)前的檔案保存中，大多數(shù)檔案文件擺放在辦公室的一角書柜上，并沒有為檔案文件準備一個封閉的空間進行存放，人多手雜的辦公室對于檔案的保存十分不利，工作繁忙之下很容易遺失和損毀文件。再者就是對于軟件的分類和篩選的問題，隨時信息化和科技化的不斷提升，工作中利用信息化成為提高工作效率的有效手段，但是大多數(shù)機關(guān)單位檔案管理部門，對于信息技術(shù)的使用并不普及，還是沿用舊時的書寫登記等方式，但是人工作業(yè)不僅容易出錯，更容易出現(xiàn)倦怠情緒，這樣會導(dǎo)致很多文件在往來借調(diào)中出現(xiàn)錯誤，不利于檔案管理工作的進行。

三、機關(guān)檔案管理工作問題的解決方案

（一）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是加強檔案管理工作的有效措施之一。在當(dāng)前的檔案管理工作中，可以招收一些專業(yè)對口的工作人員對于檔案進行專門的管理，專業(yè)管理人員對于檔案的管理工作具有足夠的工作經(jīng)驗，對于檔案管理工作具有緊跟時代變化的想法和學(xué)習(xí)思維，能夠隨著社會要求逐漸改善檔案管理的工作方式和手段，對于檔案管理工作具有極大的推進作用。加強檔案管理人員的培訓(xùn)是提升檔案管理人員工作能力的有效措施，對管理人員進行嚴格的一對一培訓(xùn)，對于管理人員的學(xué)習(xí)成果進行嚴格的檢查等，確保不會出現(xiàn)對于工作不理解、不明白的地方。對于在崗的檔案管理人員，要經(jīng)常性組織開展教育工作，提高檔案管理人員的思想覺悟，促進檔案管理人員的身心發(fā)展，提高他們的思想認識，端正工作態(tài)度，對檔案管理工作充滿責(zé)任感、使命感。

（二）制定完善有效的檔案管理工作制度。制定完善的管理工作制度是每個公司或者單位都必須要做的事情，只有完善管理規(guī)定，才能合理約束工作人員的工作態(tài)度和工作行為，才能保證工作的有序進行。在檔案管理工作中，制定嚴格完善的工作管理制度，能夠優(yōu)化管理人員的工作習(xí)慣和工作職責(zé)，對于檔案管理中出現(xiàn)的問題有一個詳細的解決方案，對于在檔案管理中需要進行的工作有明確的流程，能夠減少管理人員的工作失誤和加強其他同事對于檔案管理人員的工作配合。

（三）配置軟硬件工作設(shè)施。配備軟硬件工作設(shè)施是保證工作有序進行的條件，工作設(shè)施決定了工作進度，良好的工作設(shè)施會促進工作的展開。在檔案管理工作中，龐大的檔案文件會造成管理人員工作緩慢以及出現(xiàn)大概率的錯誤等情況，因此機關(guān)單位需要借助先進的軟硬件設(shè)施來滿足日常檔案管理工作的需求，實現(xiàn)工作的有效管理和提高工作效率。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的今天，有很多軟硬件值得我們納入檔案管理工作中：首先，可以采用電腦管理技術(shù)，對檔案管理文件進行登記，這樣比較方便文件的檢索和查找。其次，配置專門的檔案庫房，集中保存和管理文件，這樣不僅方便檔案管理人員對文件的保管，而且便于文件儲存。再次，利用先進技術(shù)對文件進行電腦錄入，使用自助服務(wù)機對文件進行自主借還等服務(wù)，這樣不僅方便了文件的調(diào)閱，而且減輕了檔案管理人員的工作強度，也降低了登記的錯誤率。最后，可以在信息技術(shù)、科學(xué)技術(shù)的幫助下，對檔案進行定期檢查，這樣可以明確檔案的使用情況，防止檔案太久未使用而不知所蹤。

四、結(jié)語

在信息化時代，借助先進的科學(xué)技術(shù)開展工作已經(jīng)成為工作潮流，提升了各行各業(yè)的工作效率，在機關(guān)單位的檔案管理工作中，要及時轉(zhuǎn)變舊的工作觀念，逐漸由傳統(tǒng)的手工工作走向了技術(shù)革新，逐漸走向精細化、信息化、科學(xué)技術(shù)化，這是時代的進步，也是檔案管理工作的美好時代。同時，對于檔案管理人員，要不斷進行技術(shù)提高教育和思想態(tài)度教育，使檔案管理工作在時代的變化下脫穎而出，大力推動檔案管理工作的開展，更好地促進社會各行各業(yè)的進步，促進社會的發(fā)展。

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