重視檔案管理規(guī)范化

雷安妮

【摘要】隨著現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，管理理念與管理方式層出不窮，在檔案管理中，融入規(guī)范化理念，必須堅(jiān)持實(shí)效性，不能脫離檔案管理的工作實(shí)際，讓規(guī)范化理念體系構(gòu)建成為一種空中樓閣，如果對(duì)于檔案管理發(fā)展效能不能起到良好的推動(dòng)作用，那么規(guī)范化理念自身就會(huì)失去價(jià)值。在推動(dòng)檔案管理實(shí)踐中，一切理論創(chuàng)新和制度創(chuàng)新，都要以推動(dòng)檔案管理發(fā)展壯大為目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;規(guī)范化;現(xiàn)代化

從內(nèi)涵和目標(biāo)來(lái)看，規(guī)范化理念最大的價(jià)值在于提升檔案管理效率，保障檔案管理安全，推動(dòng)檔案管理向前發(fā)展。在實(shí)踐中，很多管理者和具體工作人員忽視了實(shí)效性，在推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中過(guò)于注重形式，創(chuàng)新性的理念和做法沒(méi)有真正發(fā)揮作用。推動(dòng)檔案管理效能不斷提升，是現(xiàn)代檔案管理工作的重要發(fā)展方向，要積極創(chuàng)新思維與理念，構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理體系，助力現(xiàn)代檔案規(guī)范化管理提質(zhì)增效。

一、從思想理念方面提高對(duì)規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)

作為檔案管理人員，要認(rèn)識(shí)到規(guī)范化理念在檔案管理創(chuàng)新中的作用，探索科學(xué)的管理模式和管理體系，提高綜合管理效能。首先，要從思想層面提高對(duì)規(guī)范化理念的重視程度。在傳統(tǒng)的檔案管理中，一般都缺乏足夠的創(chuàng)新，對(duì)于新型管理理念和管理模式缺乏積極的探索，導(dǎo)致檔案管理總體效能不高。在實(shí)踐中，要加強(qiáng)相應(yīng)的學(xué)習(xí)，特別是在現(xiàn)代管理體系和管理模式方面，規(guī)范化理念作為一種科學(xué)的工作思想，對(duì)于提升檔案管理效果具有積極意義。不管是領(lǐng)導(dǎo)還是普通工作人員，都要加強(qiáng)理念創(chuàng)新，充分重視規(guī)范化理念在檔案管理中的作用。其次，要強(qiáng)化全員思想認(rèn)知，特別是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的啟發(fā)，進(jìn)而自上而下推動(dòng)檔案管理體系的構(gòu)建，融入新型檔案管理思想，提升綜合管理水平，助力檔案管理發(fā)展。

二、形成相應(yīng)的檔案規(guī)范化管理制度體系

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展實(shí)踐中，檔案管理是重要的工作單元，在融入并探索規(guī)范化理念的過(guò)程中，要加強(qiáng)相應(yīng)的制度建設(shè)，通過(guò)理念上的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新，將現(xiàn)代管理理論融入具體實(shí)踐工作中，要加強(qiáng)相應(yīng)的探索，不能讓規(guī)范化管理創(chuàng)新浮于表面，而是要探索具體的實(shí)施路徑，然后通過(guò)制度建設(shè)，將規(guī)范化理念的相應(yīng)內(nèi)容形成制度，提升管理的科學(xué)性、針對(duì)性和有效性，構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理工作模式。在實(shí)踐中，加強(qiáng)制度建設(shè)要結(jié)合檔案管理發(fā)展的實(shí)際情況，要把握制度建設(shè)的分寸，既要起到約束的作用，同時(shí)也要充分激活檔案的作用，特別是發(fā)揮規(guī)范化理念的本質(zhì)作用，通過(guò)提升檔案管理效能，適應(yīng)當(dāng)前工作發(fā)展趨勢(shì)。在制度建設(shè)中，要發(fā)揮制度的剛性作用，將各項(xiàng)措施落實(shí)到位，真正將規(guī)范化理念融入檔案管理中，提升綜合管理效能。

三、提高檔案管理內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防范能力

檔案管理的發(fā)展最為重要的因素就是“人”，人是檔案管理的靈魂，掌管著檔案管理的組織、運(yùn)行，要想提升檔案管理的整體業(yè)務(wù)能力和水準(zhǔn)，就必須先從人的角度去研究。我們倡導(dǎo)檔案管理對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行定期、定時(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及教育，對(duì)于檔案管理的各個(gè)方面都要注意進(jìn)行針對(duì)性的訓(xùn)練和考核，讓業(yè)務(wù)人員了解和熟悉業(yè)務(wù)流程，不能以散漫的心態(tài)去面對(duì)工作。檔案管理還要將所有流程和細(xì)節(jié)進(jìn)行分類，將每一項(xiàng)工作都作為業(yè)務(wù)的考核指標(biāo)去完成，并對(duì)其中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)關(guān)注，要有提前防范措施，遇到風(fēng)險(xiǎn)要有謹(jǐn)慎的分析能力，不能因?yàn)榻?jīng)常做就產(chǎn)生怠慢的情緒。檔案管理在監(jiān)管層面要加強(qiáng)管理，對(duì)于員工要有明確的獎(jiǎng)懲措施，盡量減少疏忽大意造成的損失，在思想上不斷提醒員工加強(qiáng)防范，以先進(jìn)的管理手段促進(jìn)檔案管理工作能效的提升。

四、優(yōu)化檔案管理的流程

首先，對(duì)于檔案建立有效的信用管理體系，不能完全將信任與檔案管理的業(yè)務(wù)往來(lái)掛鉤，而是要對(duì)檔案有嚴(yán)格的審核程序，并以動(dòng)態(tài)的監(jiān)管態(tài)度進(jìn)行考察和審核，通過(guò)對(duì)檔案記錄的歷史行為進(jìn)行分析和判斷，對(duì)近期的動(dòng)向有明確的反饋。將檔案各方面詳細(xì)情況作為主要的分析對(duì)象。其次，對(duì)于檔案管理的調(diào)整行為要有謹(jǐn)慎的態(tài)度。隨著管理觀念的更新和思想意識(shí)的發(fā)展，當(dāng)前檔案管理在發(fā)展過(guò)程中更加重視規(guī)范化管理工作質(zhì)量。在優(yōu)化檔案管理流程中，要注重與實(shí)踐相結(jié)合，針對(duì)不同的檔案類型，探索科學(xué)的管理模式，提升管理的規(guī)范化程度，一方面提升管理效率，另一方面則減少人為操作的誤差和風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案管理的綜合效能，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，提升綜合管理效能。作為檔案管理者，要?jiǎng)?chuàng)新理念與思維，從流程角度進(jìn)行優(yōu)化，探索科學(xué)的檔案管理路徑，助力現(xiàn)代檔案管理工作提檔升級(jí)。

五、創(chuàng)新開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作

檔案管理培訓(xùn)是提升檔案管理水平、提高檔案管理核心競(jìng)爭(zhēng)力的有效途徑，同時(shí)在檔案管理培訓(xùn)的過(guò)程中，可以更好地傳播和發(fā)展檔案管理文化，這對(duì)于夯實(shí)檔案管理發(fā)展基礎(chǔ)、提升檔案管理發(fā)展優(yōu)勢(shì)是非常關(guān)鍵的。但是檔案管理培訓(xùn)具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，因此要想保證培訓(xùn)效果，需要制定科學(xué)合理的培訓(xùn)方案，然后按照管理培訓(xùn)方案有效執(zhí)行。培訓(xùn)過(guò)程中，時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)主題等內(nèi)容，都是其中的重要因素，只要將這些外在因素進(jìn)行明確，才能保證檔案管理培訓(xùn)的順利開(kāi)展。所以檔案管理在開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)的過(guò)程中，應(yīng)該積極聯(lián)系和溝通，確保培訓(xùn)過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都不出現(xiàn)問(wèn)題，避免因?yàn)橥庠谝蛩氐膯?wèn)題而影響檔案管理的培訓(xùn)效果。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理培訓(xùn)目標(biāo)，檔案管理就應(yīng)該積極制定完善的培訓(xùn)體系。在開(kāi)展培訓(xùn)之前，首先應(yīng)該明確檔案管理的實(shí)際培訓(xùn)需求，然后結(jié)合實(shí)際情況，制定具有針對(duì)性的檔案管理培訓(xùn)方案，培訓(xùn)方案應(yīng)該具體詳細(xì)。另外，要做好各方面的溝通和協(xié)調(diào)工作，保證通知到位，保證檔案管理培訓(xùn)的全面性。在培訓(xùn)教師的選擇上，一定要選擇專業(yè)基礎(chǔ)較強(qiáng)的教師，或者業(yè)內(nèi)知名度比較高的教師，這樣才能保證培訓(xùn)的整體效果。在檔案管理培訓(xùn)結(jié)束之后，還應(yīng)該對(duì)參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行效果測(cè)試和整體評(píng)價(jià)，具體的檢驗(yàn)方式可以根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容來(lái)確定。

六、利用大數(shù)據(jù)開(kāi)展檔案管理

從檔案管理實(shí)踐來(lái)看，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案規(guī)范化管理的重要方向，而信息化則是重要的工具。在現(xiàn)在社會(huì)信息處理工具中，大數(shù)據(jù)是一種重要的技術(shù)類型，大數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)線索的分析與維護(hù)，構(gòu)建起相應(yīng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后通過(guò)特定的算法和優(yōu)化程序，構(gòu)建起科學(xué)的信息分析體系，最終得到信息高速處理和篩選的目標(biāo)。在現(xiàn)代社會(huì)工作體系中，大數(shù)據(jù)已經(jīng)開(kāi)始深入各個(gè)領(lǐng)域中，在很多領(lǐng)域都有著廣泛的應(yīng)用。特別是對(duì)于分析預(yù)判和精準(zhǔn)推送，都具有至關(guān)重要的意義。隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的深入推廣，大數(shù)據(jù)在多個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，通過(guò)多種途徑收集大數(shù)據(jù)資源，建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，更有助于大數(shù)據(jù)發(fā)揮作用，提升信息處理和維護(hù)的綜合效果。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)開(kāi)展分析、研判工作時(shí)，涉及多個(gè)層面：第一是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集，這是大數(shù)據(jù)信息技術(shù)得以有效應(yīng)用的基礎(chǔ)。第二是技術(shù)設(shè)備層面，大數(shù)據(jù)需要強(qiáng)大的存儲(chǔ)空間和運(yùn)算能力，這是發(fā)揮大數(shù)據(jù)作用的必要條件。第三是優(yōu)化的算法與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，為了提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用的針對(duì)性和實(shí)效性，通過(guò)特定的算法程序優(yōu)化，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理特定的數(shù)據(jù)分析目標(biāo)，對(duì)于發(fā)揮大數(shù)據(jù)資源作用具有至關(guān)重要的意義，有待深入研究和探索。

七、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代檔案規(guī)范化管理過(guò)程中，既有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)。作為相關(guān)工作人員和理論研究者，要認(rèn)識(shí)到檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合檔案管理的技術(shù)特點(diǎn)，分析新時(shí)代檔案規(guī)范化管理的特點(diǎn)，構(gòu)建起科學(xué)的管理體系，提升檔案規(guī)范化管理綜合效能，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)。作為工作者，要不斷創(chuàng)新理念思維，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建起科學(xué)的檔案規(guī)范化管理體系，提升社會(huì)對(duì)于檔案規(guī)范化管理的認(rèn)知和接受程度，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，避免系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案規(guī)范化管理等級(jí)，切實(shí)提升綜合管理水平，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)改革發(fā)展趨勢(shì)。

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