基層疾病預(yù)防控制檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

馬華

摘 要：疾病預(yù)防控制檔案是指機(jī)構(gòu)在預(yù)防控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、健康教育、科研培訓(xùn)、公共衛(wèi)生服務(wù)等項(xiàng)目上對(duì)基層政府單位、民主黨派、婦女聯(lián)盟技術(shù)指導(dǎo)和管理的活動(dòng)中，形成的具有可參考價(jià)值的文字與影像資料，是發(fā)展疾病預(yù)防控制事業(yè)的重要信息資源和依據(jù)。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理是機(jī)構(gòu)長期發(fā)展積累的寶貴財(cái)富，對(duì)我國醫(yī)療、公共衛(wèi)生管理事業(yè)具有不可忽視的作用。本文將立足于實(shí)際情況，結(jié)合疾病預(yù)防控制檔案管理中存在問題、解決措施等進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：基層疾病預(yù)防;檔案管理;對(duì)策

一、發(fā)展現(xiàn)狀

在信息化技術(shù)革新的背景下，基層的疾病預(yù)防控制檔案管理工作也在形式內(nèi)容、共享機(jī)制上都有所創(chuàng)新。首先，檔案的書寫記錄已由傳統(tǒng)的紙張記錄方式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问綀D文結(jié)合式記錄，既利于資料的長期保存，又增加一些情景圖片，更加清晰、易懂。其次，在文件的傳播上，非涉密文件的傳達(dá)可分享在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上，擴(kuò)大對(duì)該領(lǐng)域的宣傳;相對(duì)重要的資料則通過辦公平臺(tái)進(jìn)行分享傳輸。隨著傳播渠道的拓寬、共享機(jī)制的便利化，促使相關(guān)政府部門可及時(shí)拿到準(zhǔn)確的疾病預(yù)防控制信息，便于后期的科學(xué)決策與業(yè)務(wù)的開展。

二、存在問題

（一）管理意識(shí)薄弱

由于前期宣傳的不到位，大多數(shù)人們和疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)未認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，在工作過程中，普遍存在重業(yè)務(wù)管理、輕檔案建設(shè)的現(xiàn)象。且機(jī)構(gòu)在進(jìn)行工作規(guī)劃、各種考評(píng)時(shí)，也為將“檔案工作”指標(biāo)納入其中，常常被工作人員和管理人員有所忽視。

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在公共活動(dòng)范圍內(nèi)設(shè)置是為廣大百姓提供必要的衛(wèi)生防疫服務(wù)，屬于公益性機(jī)構(gòu)。在這其中，檔案管理工作作為一項(xiàng)記錄性工作，可能無法為機(jī)構(gòu)帶來一定的資金效益。所以造成機(jī)構(gòu)組織領(lǐng)導(dǎo)人員有所忽視檔案工作，底下工作在意識(shí)上也較為淡薄，只是在每月進(jìn)行簡單的記錄，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而且對(duì)于眾多檔案的管理工作，也沒有聘請(qǐng)專業(yè)的行業(yè)人員前來進(jìn)行系統(tǒng)性的整理與編制 ，最終導(dǎo)致管理效率低下，檔案擺放混亂，易丟失和破損[1]。

另外，因工作人員對(duì)基層疾病預(yù)防控制檔案管理工作未形成全面深入的認(rèn)識(shí)，在收集和記錄資料上大多以單位自身的建設(shè)與發(fā)展為主要方向，很少會(huì)考慮到國家公共衛(wèi)生事業(yè)的大局發(fā)展，工作人員在日常檔案管理中參與程度不夠，整體程度不透，單將檔案管理當(dāng)作了迎檢的招牌，事前為“寶”檢查 后視為“稻草”。

（二）管理硬件短缺

受資金條件限制，部分區(qū)域的基層服務(wù)機(jī)構(gòu)中現(xiàn)代辦公設(shè)備短缺，無法滿足人守一臺(tái)電腦的標(biāo)準(zhǔn)，造成相關(guān)檔案管理工作難以開展。而且由于電子化系統(tǒng)未更新，檢索、表圖繪制等功能利用率低，操作流程繁瑣。

基層疾病預(yù)防檔案管理工作的開展需要大量人力和物力的支撐，但因資金、辦公設(shè)備的短缺，相關(guān)工作不能在同一水平線上均衡發(fā)展。各個(gè)區(qū)域基層間，有的財(cái)力保障充足，相關(guān)設(shè)施較為完善，并配備專門的管理團(tuán)隊(duì);而有的基礎(chǔ)設(shè)施無法保障，更別提工作多渠道化有效地開展了，這樣問題的存在，也造成政府部門的整體督察管理難以落實(shí)與推進(jìn)下去。

（三）缺少專業(yè)團(tuán)隊(duì)

從事疾病預(yù)防控制管理工作，對(duì)于工作人員的專業(yè)性要求極高，每名人員既要對(duì)檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)有所系統(tǒng)的了解，同時(shí)還要清晰的認(rèn)識(shí)常見的疾病、預(yù)防流程及方法等，對(duì)醫(yī)學(xué)、公共服務(wù)領(lǐng)域的知識(shí)整體比較熟悉，這樣才能有依據(jù)的撰寫業(yè)務(wù)技術(shù)報(bào)告和總結(jié)， 進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和編研工作。目前，在基層負(fù)責(zé)疾病預(yù)防控制檔案管理人員，普遍都是理工科、醫(yī)學(xué)學(xué)科畢業(yè)，并非管理領(lǐng)域?qū)I(yè)人員，行業(yè)專業(yè)人員緊缺。而且，由于在日常工作中會(huì)受到多因素的影響，工作人員往往面臨任務(wù)重的問題，需要身兼多職，基層內(nèi)也缺少專業(yè)的培訓(xùn)，長此下去，造成了專人人才短缺、檔案管理崗位人員流動(dòng)頻繁的嚴(yán)重問題，大大地影響工作效率[2]。

三、對(duì)策與措施

（一）擴(kuò)大宣傳力度，強(qiáng)化管理意識(shí)

公共衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)、政府、社會(huì)應(yīng)一起聯(lián)手，加大對(duì)疾病預(yù)防控制檔案管理工作的宣傳。在宣傳工作中，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)干部在思想上要與時(shí)俱進(jìn) ，及時(shí)更新思想觀念，發(fā)揮帶頭責(zé)任，號(hào)召基層管理人員行動(dòng)起來，轉(zhuǎn)變自身的觀念和意識(shí)，積極利用宣傳教育、微博、微信公眾平臺(tái)等新興媒體擴(kuò)大宣傳力度與范圍。而且，在日常管理上要不斷完善共享機(jī)制，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化辦公，使得員工可有意愿地主動(dòng)整理保留檔案資料。

（二）提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，組織專門團(tuán)隊(duì)

現(xiàn)在這會(huì)的快速發(fā)展需要廣大技術(shù)應(yīng)用人才在工作中奉獻(xiàn)力量。面臨檔案管理這一相對(duì)繁瑣的工作，工作人員要在心中樹立起信念，樂于奉獻(xiàn)，在工作中不急不躁，穩(wěn)步推進(jìn)，做到當(dāng)日事當(dāng)日畢。為提高該領(lǐng)域工作人員的整體素質(zhì)，政府應(yīng)聯(lián)合機(jī)構(gòu)對(duì)外邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)的專家定期前來舉辦系統(tǒng)的培訓(xùn)課程或知識(shí)講座，組織員工前來學(xué)習(xí)新技術(shù)、新管理理念，便于后期工作有效率的開展。而且隨著互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的發(fā)展，作為員工的自身也要有自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)廣泛的資料擴(kuò)大對(duì)專業(yè)知識(shí)的了解，并經(jīng)常的利用QQ等交流平臺(tái)與業(yè)務(wù)人員、行業(yè)專家進(jìn)行有效的溝通，促進(jìn)檔案 管理水平的提高。

檔案管理工作要想有計(jì)劃、有組織的開展，必須要以完善的規(guī)章制度、合理的收集整理信息的標(biāo)準(zhǔn)作以基礎(chǔ)性的保障。對(duì)于不同種類的疾病預(yù)防控的資料的整理與管理策略，機(jī)構(gòu)工作人員可利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)擴(kuò)大參考，了解最新的方針政策、以及優(yōu)秀的管理剛發(fā)，并結(jié)合實(shí)際，確定本基層機(jī)構(gòu)具體的歸檔范圍與收集重點(diǎn)。檔案管理工作人員在開展細(xì)節(jié)部分管理工作時(shí)，應(yīng)抱有謙遜的態(tài)度，深入各科室， 加強(qiáng)與業(yè)務(wù)人員的有效溝通，擴(kuò)大對(duì)專業(yè)知識(shí)、各科業(yè)務(wù)活動(dòng)等的相關(guān)了解，在《文件材料立卷歸檔制度》的基礎(chǔ)上，科學(xué)、合理的進(jìn)行管理[3]。

（三）融入影像技術(shù)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理

隨著政府、機(jī)構(gòu)管理人員對(duì)基層疾病預(yù)防控制檔案管理意識(shí)的提高，近兩年來基層機(jī)構(gòu)在硬件設(shè)施配備已有明顯改善，有效的促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。高新科學(xué)技術(shù)的影響下，office辦公軟件等技術(shù)功能都在不斷的更新，工作人員在日常管理中要及時(shí)聯(lián)系權(quán)威軟件公司更新系統(tǒng)部件，簡化操作流程，并且可利用Excel表格、ppt等軟件，將文檔中的部分文字資料轉(zhuǎn)為可視化圖像，提高可識(shí)別度。

[參考文獻(xiàn)]

[1]新形勢(shì)下的人事檔案管理現(xiàn)狀及解決策略分析[A]. 王靜.“決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C]. 2016.

[2]事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及其創(chuàng)新措施分析[A]. 徐靜.經(jīng)濟(jì)生活——2012商會(huì)經(jīng)濟(jì)研討會(huì)論文集（上）[C]. 2012.

[3]基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)[A]. 黃文瓊.“決策論壇——決策理論與方法研究學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（下）[C]. 2016.

（作者單位：鄄城縣古泉社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，山東 菏澤 ?274600）