檔案信息化管理與應(yīng)用

韓璐

摘 要：檔案管理是檔案管理單位或部門信息管理及其他各項工作順利開展的重要前期籌備工作，對提升檔案管理單位或部門工作效率具有十分積極的促進作用。加強檔案管理的信息化建設(shè)是檔案管理單位或部門實現(xiàn)社會經(jīng)濟服務(wù)信息化的具體體現(xiàn)，是實現(xiàn)檔案管理單位或部門信息化建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展轉(zhuǎn)型的必要途徑。本文以分析檔案信息化管理建設(shè)的重要意義為切入點，結(jié)合當前我國檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，探尋檔案信息化管理的優(yōu)化應(yīng)用，為檔案管理單位和部門提供可行性的發(fā)展建議，進而實現(xiàn)新時期下我國檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案信息化管理;優(yōu)化應(yīng)用

信息技術(shù)的不斷發(fā)展對社會各行各業(yè)都產(chǎn)生了較大的影響，大數(shù)據(jù)時代的來臨加速了信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用發(fā)展。檔案管理工作作為傳播信息和承載信息的重要載體其信息化管理的廣泛發(fā)展和應(yīng)用也受到檔案管理單位或部門的廣泛關(guān)注，如何依托信息化技術(shù)打造檔案管理的信息化管理模式，構(gòu)建檔案信息化管理體系已經(jīng)成為當下檔案管理工作人員的重點關(guān)注問題。

一、 檔案信息化管理建設(shè)的重要意義。

1.1降低檔案管理工作強度和難度。

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案為管理對象，??? 檔案存儲量十分巨大，造成了檔案管理工作具有較較大的強度和較高的難度。隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案信息化管理建設(shè)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為電子檔案，檔案的管理工作是以數(shù)據(jù)化管理為依托，極大的降低了檔案存儲和保管難度，在保障檔案完整性的前提下，最大限度的釋放人力資源，大幅削減了工作強度。

1.2提升檔案關(guān)鍵信息檢索的效率。

隨著檔案管理工作的不斷推進，檔案庫中會存儲越來越多的資料，這給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料查詢工作帶來了巨大的困難，檔案管理單位要想查詢檢索目標檔案需要通過復(fù)雜的篩選和程序來進行借閱或者查閱。隨著檔案信息化管理體系的構(gòu)建，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫，通過信息爬蟲技術(shù)的關(guān)鍵檢索功能應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)對目標檔案和信息數(shù)據(jù)的快速檢索，不僅準確，而且高效，極大的提升了檔案資源管理的工作效率。

1.3檔案管理方式發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變。

檔案信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理在管理方式上具有極大的不同，檔案信息化管理是借助信息技術(shù)打造的網(wǎng)絡(luò)一體化工作平臺進行檔案數(shù)據(jù)信息的收錄、轉(zhuǎn)移、存儲、管理以及檢索等工作，檔案信息不再是紙質(zhì)保存，而是以數(shù)據(jù)信息的方式在網(wǎng)絡(luò)平臺中執(zhí)行各種動作，這種依賴網(wǎng)絡(luò)一體化工作平臺的檔案管理模式極大的提升檔案管理資源的優(yōu)化利用，這種檔案管理方式也是檔案管理工作未來的主流發(fā)展趨勢。

二、 當前我國檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀。

2.1不重視檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展。

當前，我國多數(shù)檔案管理單位或部門都不能夠?qū)n案信息化管理引起足夠的重視，不能夠充分認識到檔案管理進行信息化建設(shè)的重要意義，進而在檔案信息化管理的建設(shè)過程中，忽視檔案現(xiàn)實工作需求與檔案信息化體系構(gòu)建的有效融合，致使我國檔案信息化管理工作的建設(shè)效率不理想，無法充分結(jié)合信息化技術(shù)在檔案管理工作當中優(yōu)勢，無法實現(xiàn)信息資源的優(yōu)化利用。

2.2檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)平臺水平較低。

檔案信息化管理工作是需要借助互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等構(gòu)件的一體化網(wǎng)絡(luò)工作平臺實現(xiàn)，當前我國檔案管理單位或部門信息一體化工作平臺建設(shè)尚處于初級階段，檔案信息的平臺界面、人機交互、云檔案存儲、遠程監(jiān)督、服務(wù)軟件、開發(fā)利用以及人工在線指導(dǎo)等很多方面都無法實現(xiàn)聯(lián)動，移動客戶終端尚存在諸多問題，使得檔案管理單位或部門的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺水平較低，信息化發(fā)展程度不高。

2.3缺乏專業(yè)化的檔案信息技術(shù)人才。

我國檔案管理單位或部門的檔案管理人員多為傳統(tǒng)管理人員，缺乏專業(yè)化的信息技能，不能夠為檔案信息化管理建設(shè)提供專業(yè)技術(shù)幫助。此外，我國多數(shù)檔案管理依然停留在人工處理階段，檔案管理人員無法適應(yīng)信息一體化工作平臺的檔案管理方式，整體信息化技術(shù)水平嚴重滯后。

三、 檔案信息化管理建設(shè)的優(yōu)化應(yīng)用。

3.1構(gòu)建規(guī)范化的檔案信息化管理標準。

檔案管理單位或部門要針對自身檔案信息化管理建設(shè)特點制定規(guī)范化的執(zhí)行標準，將檔案信息化管理工作的一切工作環(huán)節(jié)都納入到標準化的管理體系當中，以便提升執(zhí)行效果和質(zhì)量。首先，統(tǒng)一檔案收集內(nèi)容、范圍及格式，保障檔案數(shù)字信息的完整性和規(guī)范性，便于統(tǒng)一錄入、收存;其次，嚴格執(zhí)行收錄檔案規(guī)則和格式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息格式統(tǒng)一，便于多元化的檔案檢索途徑應(yīng)用;第三，強化檔案數(shù)字信息的安全保密工作，嚴格管理計算機、數(shù)據(jù)磁盤、網(wǎng)絡(luò)云端等信息載體，構(gòu)建質(zhì)量控制體系，實現(xiàn)物理隔絕。

3.2完善檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)一體化平臺建設(shè)。

檔案信息化管理一體化工作平臺要在精細化集成化的建設(shè)理念下構(gòu)建科學(xué)、完善的一體化管理體系，實現(xiàn)檔案管理工作的全面數(shù)字化管理。首先，完善檔案管理各個服務(wù)模塊之間的職能連接，確保檔案管理各個工作環(huán)節(jié)的信息化無縫銜接;其次，推進檔案信息化管理一體化平臺的服務(wù)功能建設(shè)，強化檔案咨詢、共享、下載、移動客戶端服務(wù)的優(yōu)化措施，并提供多元化的檔案存儲和檢索服務(wù)，充分展現(xiàn)一體化工作平臺的強大優(yōu)勢;第三，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)一體化

平臺的監(jiān)管機制，確保檔案信息化管理工作在全程監(jiān)管中實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

3.3打造檔案信息化專業(yè)人才培養(yǎng)體系。

專業(yè)化信息技術(shù)人才是檔案信息化管理建設(shè)工作的重要前提保障，因此，檔案管理單位或部門必須打造符合自身特點的信息化專業(yè)人才培養(yǎng)體系。首先，構(gòu)建內(nèi)部人才信息化專業(yè)培訓(xùn)體系，做好傳統(tǒng)檔案管理人員的信息化專業(yè)培訓(xùn)工作，提升固有人員的信息化專業(yè)水平;其次，構(gòu)建科學(xué)、完善的信息化專業(yè)人才引進機制，以優(yōu)質(zhì)的工作文化和匹配專業(yè)能力的福利待遇來吸引高質(zhì)量的信息化專業(yè)人才。

綜上所述：檔案信息化管理是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次劃時代的飛躍，是未來檔案管理工作的主流發(fā)展模式。當前我國檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展尚存在諸多問題，整體信息化建設(shè)程度不高，檔案管理單位或部門要對檔案信息化管理建設(shè)引起足夠的重視，通過制定規(guī)范化的檔案信息化管理建設(shè)標準應(yīng)用、完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)一體化工作平臺應(yīng)用，構(gòu)建信息化專業(yè)人才培養(yǎng)體系應(yīng)用來提升檔案管理的信息化建設(shè)水平，進而幫助檔案管理單位或部門快速實現(xiàn)信息化管理轉(zhuǎn)型，全面推進檔案管理事業(yè)發(fā)展。

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（作者單位：新鄉(xiāng)衛(wèi)生學(xué)校，河南 新鄉(xiāng) 453000）