基于VBA 的PPT 考勤管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

王宏杰，許麗娟

（廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)華商學(xué)院，廣州 511300）

0 引言

考勤是教師管理課堂、督促學(xué)生學(xué)習(xí)的一個(gè)重要手段，也是評(píng)定學(xué)生平時(shí)成績(jī)的一個(gè)重要因素。盡管信息化教學(xué)已發(fā)展多年，各課室都配備了多媒體設(shè)備，幾乎所有教師都使用電子課件，但考勤工作卻沒(méi)能跟上信息化的步伐。目前市面上有很多具有考勤功能的軟件，但往往需要聯(lián)網(wǎng)、安裝第三方軟件等，這與很多學(xué)校的設(shè)施或管理是相沖突的，導(dǎo)致很多教師只能采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)考勤。但傳統(tǒng)紙質(zhì)考勤，存在攜帶、篡改、丟失、統(tǒng)計(jì)等問(wèn)題，使得部分教師對(duì)考勤比較消極，不打或很少打考勤，進(jìn)而導(dǎo)致對(duì)學(xué)生平時(shí)成績(jī)的評(píng)定無(wú)法公開(kāi)、公平。

對(duì)此，本文提出基于VBA 的PPT 考勤管理系統(tǒng)，通過(guò)VBA 技術(shù)實(shí)現(xiàn)在Microsoft PowerPoint 課件上點(diǎn)名，在Microsoft Excel 中存儲(chǔ)考勤數(shù)據(jù)，使得考勤工作完全電子化。系統(tǒng)完全集成在PPT 課件上，無(wú)需安裝任何軟件，無(wú)需網(wǎng)絡(luò)連接，只要能播放PPT 的環(huán)境就能運(yùn)行。Microsoft Excel 中的考勤數(shù)據(jù)，教師可以直接打開(kāi)進(jìn)行查看、統(tǒng)計(jì)等。

1 技術(shù)基礎(chǔ)

1.1 VBA

VBA（Visual Basic For Application）是美國(guó)微軟公司在Visual Basic 基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)出來(lái)，應(yīng)用于其桌面應(yīng)用程序的一種自動(dòng)化任務(wù)編程語(yǔ)言。1993 年，VBA 開(kāi)始出現(xiàn)在 Microsoft Excel 和 Microsoft Project 中[1]，以滿足用戶在特定領(lǐng)域?qū)ffice 基本功能擴(kuò)展的需求。目前，VBA 已集成于Microsoft Office 的大多數(shù)產(chǎn)品中，包括 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 等。

本系統(tǒng)使用的VBA 是基于Microsoft PowerPoint 2016 的 Microsoft Visual Basic for Application 7.1。

1.2 ActiveX控件

ActiveX 是微軟公司對(duì)一系列策略性面向?qū)ο蟪绦蚣夹g(shù)和工具的稱呼，其中主要的技術(shù)是組件對(duì)象模型（COM）。ActiveX 控件，是可以在應(yīng)用程序中重復(fù)使用的程序?qū)ο螅闹饕夹g(shù)是ActiveX。VBA 編輯器提供的ActiveX 控件比較豐富，本系統(tǒng)使用到的有：命令按鈕控件、標(biāo)簽控件、文本框控件、List Box 控件、單選按鈕控件等。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)以PPT 為宿主對(duì)象，以Excel 為數(shù)據(jù)文件對(duì)象，以班級(jí)為基本操作對(duì)象，設(shè)置新增考勤、再次考勤、更新考勤三大功能模塊（圖1）。

（1）新增考勤。用于一天中第一次對(duì)某班級(jí)點(diǎn)名，考勤數(shù)據(jù)將以當(dāng)前時(shí)間為索引單獨(dú)保存在Excel 的一列中。

（2）再次考勤。用于對(duì)前一次考勤進(jìn)行補(bǔ)充，新考勤數(shù)據(jù)將之前的進(jìn)行合并。根據(jù)再次點(diǎn)名的學(xué)生是否能與之前已點(diǎn)名的學(xué)生重復(fù)，分為兩種情況：一是“全量隨機(jī)”，此時(shí)可以重復(fù)，被重復(fù)點(diǎn)名的學(xué)生，考勤數(shù)據(jù)以最后一次為準(zhǔn)；二是“剩余隨機(jī)”，此時(shí)再次點(diǎn)名的學(xué)生不會(huì)與已經(jīng)點(diǎn)過(guò)名的學(xué)生重復(fù)。

（3）更新考勤。用于對(duì)歷史考勤數(shù)據(jù)的修改，系統(tǒng)先列出當(dāng)前班級(jí)所有的歷史考勤時(shí)間索引；然后，根據(jù)用戶指定的時(shí)間索引將歷史考勤數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出來(lái)；最后，用戶對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，提交保存。

（4）點(diǎn)名方式。點(diǎn)名方式分兩種：一是全量點(diǎn)名，對(duì)選定班級(jí)的所有學(xué)生進(jìn)行點(diǎn)名；二是隨機(jī)點(diǎn)名，在選定班級(jí)中隨機(jī)抽取一定數(shù)量的學(xué)生進(jìn)行點(diǎn)名。兩種點(diǎn)名方式，最后都將點(diǎn)名結(jié)果以時(shí)間為索引保存在Excel 中。

2.2 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)

VBA 技術(shù)支持對(duì) MySQL、SQL Server、Access 等數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)[2]。但考慮系統(tǒng)的簡(jiǎn)單、實(shí)用性，本設(shè)計(jì)以Microsoft Excel 作為考勤數(shù)據(jù)的“數(shù)據(jù)庫(kù)”，以方便非專業(yè)的用戶對(duì)考勤數(shù)據(jù)的查看、統(tǒng)計(jì)等操作。

（1）Excel 文件。考勤數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)以課程為單位，一門(mén)課程一個(gè)考勤表（Excel 文件），以“xxx 考勤表”為文件命名，并和PPT 放在同一目錄下。

（2）Excel 工作表。一個(gè)Excel 文件里面可以有多個(gè)工作表（sheet）。一個(gè)班級(jí)設(shè)置為一個(gè)工作表，工作表表名為班級(jí)名稱。工作表里第一行為標(biāo)題行，初始設(shè)置 2 列（第 1 列標(biāo)題為“學(xué)號(hào)”，第 2 列標(biāo)題“姓名”），將班級(jí)學(xué)生信息填充到表中，學(xué)號(hào)順序沒(méi)有要求。

（3）考勤信息。從工作表的第3 列開(kāi)始，系統(tǒng)自動(dòng)寫(xiě)入考勤信息。其中，第一行為時(shí)間索引表示點(diǎn)名時(shí)間，格式為“年/月/日/小時(shí)：分鐘”（如 2020/01/28/11：07）；其余行用字母作為考勤標(biāo)識(shí)：C-遲到，D-到課，K-曠課，Q-請(qǐng)假，Z-早退，沒(méi)有任何標(biāo)識(shí)的表示該學(xué)生沒(méi)被點(diǎn)名。

3 系統(tǒng)實(shí)施

3.1 初始化Excel

根據(jù)上述數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)計(jì)規(guī)則，新建一個(gè)Excel 文件，并將學(xué)生信息按班級(jí)寫(xiě)入表格中。Excel 文件的存放路徑與PPT 保持一致。

3.2 界面初始化

（1）系統(tǒng)觸發(fā)。設(shè)置一個(gè)命令按鈕控件作為用戶調(diào)用系統(tǒng)的觸發(fā)器，由于點(diǎn)名時(shí)PPT 可能在任意頁(yè)面，所以將命令按鈕設(shè)置在幻燈片母版中[3]，這樣由母版創(chuàng)建的每一張PPT 頁(yè)面都有這個(gè)按鈕，而我們只需對(duì)母版命令按鈕的點(diǎn)擊事件進(jìn)行編程即可。

系統(tǒng)觸發(fā)后先讀取考勤表里的班級(jí)、人數(shù)信息，然后加載到初始化窗口中。但以PPT 為宿主的VBA 不能直接使用Excel 相關(guān)對(duì)象和函數(shù)，需要先加載Excel對(duì)象庫(kù)，即通過(guò)VBA 編輯器的“工具”，引用“Microsoft Excel 16.0 Object Library”，之后就可以通過(guò)程序來(lái)操作Excel 了，部分代碼如下：

（2）初始化窗口。將上一步讀到班級(jí)、人數(shù)信息，加載到初始化窗口（圖2）的ListBox 控件中，并設(shè)置單選按鈕作為用戶選擇點(diǎn)名方式的控件。如果是隨機(jī)點(diǎn)名，則將班級(jí)人數(shù)四分之一的整數(shù)值作為文本框控件的默認(rèn)值。同時(shí)，根據(jù)班級(jí)的不同，動(dòng)態(tài)給出輸入值范圍，并對(duì)用戶輸入的合法性進(jìn)行校驗(yàn)處理，部分代碼如下：

圖2 初始化窗口

3.3 新增考勤

（1）生成要點(diǎn)名的學(xué)生ID 數(shù)組。一個(gè)班級(jí)里可能有學(xué)生退學(xué)、重修等情況，導(dǎo)致一個(gè)班級(jí)里學(xué)號(hào)可能不連續(xù)，所以不能用學(xué)號(hào)作為序號(hào)。本系統(tǒng)將Excel 的行號(hào)作為學(xué)生ID，由于第一行是標(biāo)題，因此ID 數(shù)組的取值范圍為[2，PUB_studentsnum+1]，其中 PUB_students?num 為全局變量，用于保存當(dāng)前班級(jí)的學(xué)生人數(shù)。

全量點(diǎn)名時(shí)，ID 數(shù)組的數(shù)據(jù)元素就是{2，3，4，…，PUB_studentsnum+1}。隨機(jī)點(diǎn)名時(shí)，利用Rnd 函數(shù)產(chǎn)生一系列不重復(fù)的隨機(jī)數(shù)并保存到ID 數(shù)組中，代碼如下：

（2）讀取班級(jí)表格中需要點(diǎn)名的ID 對(duì)應(yīng)的學(xué)生信息。上述得到的ID 數(shù)組，實(shí)際就是Excel 的行號(hào)，根據(jù)行號(hào)讀取對(duì)應(yīng)班級(jí)表里的學(xué)生信息：第一列的學(xué)號(hào)和第二列的姓名，組合成字符串“學(xué)號(hào)-姓名“，保存到數(shù)組中。部分代碼如下：

（3）點(diǎn)名。點(diǎn)名窗口（圖3）的ListBox 控件設(shè)置為2 列，第1 列用于加載上一步的學(xué)生信息，第2 列表示考勤信息?？记谛畔⒂米址麡?biāo)識(shí)：C-遲到，D-到課，K-曠課，Q-請(qǐng)假，Z-早退。同時(shí)，為每個(gè)考勤標(biāo)識(shí)設(shè)置單選按鈕控件并對(duì)其點(diǎn)擊事件編程，達(dá)到通過(guò)點(diǎn)擊單選按鈕動(dòng)態(tài)改變考勤標(biāo)識(shí)的作用。以“請(qǐng)假”單選按鈕為例的代碼如下：

圖3 點(diǎn)名窗口

（4）保存考勤數(shù)據(jù)。遍歷圖3 的ListBox 控件，得到考勤標(biāo)識(shí)，如果考勤標(biāo)識(shí)為空則默認(rèn)為“D”（到課）。然后，在班級(jí)表里新增一列，將這些考勤標(biāo)識(shí)逐一寫(xiě)到ID 數(shù)組所記錄的行里。部分代碼如下：

3.4 再次考勤

設(shè)置“全量隨機(jī)”和“剩余隨機(jī)”兩個(gè)單選按鈕，系統(tǒng)動(dòng)態(tài)給出取值范圍。同時(shí)，以最大值的1/3 作為“剩余隨機(jī)”的默認(rèn)輸入值，1/4 作為“全量隨機(jī)”的默認(rèn)輸入值供用戶參考，如圖4。

再次考勤窗口的參數(shù)由用戶設(shè)定后，點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)將生成新的需要點(diǎn)名的ID 數(shù)組，之后的操作與前面類似。再次考勤的數(shù)據(jù)將與之前的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并，時(shí)間索引更新為最后一次點(diǎn)名時(shí)間。

圖4 再次考勤界面

3.5 更新考勤

遍歷班級(jí)表的第一行，取出所有的歷史時(shí)間索引（圖5），加載到考勤時(shí)間選擇窗口的ListBox 控件中（圖6）。待用戶確定時(shí)間點(diǎn)后，系統(tǒng)讀取表里該時(shí)間點(diǎn)所在列的相關(guān)信息：行ID，學(xué)號(hào)-姓名，考勤標(biāo)識(shí)。考勤標(biāo)識(shí)不為空的，就是之前點(diǎn)過(guò)名的學(xué)生，之后的操作與前面類似。新考勤數(shù)據(jù)覆蓋到原考勤時(shí)間所在的列中，實(shí)現(xiàn)歷史考勤的更新。

圖5 班級(jí)考勤表

圖6 考勤時(shí)間選擇窗口

4 結(jié)語(yǔ)

本系統(tǒng)以PPT 為宿主對(duì)象，以Excel 為數(shù)據(jù)文件對(duì)象，以班級(jí)為基本操作對(duì)象，利用VBA 技術(shù)實(shí)現(xiàn)了考勤管理的自動(dòng)化、電子化，能滿足部分教師的日?？记谛枰BA 簡(jiǎn)單易學(xué)，教師們可以開(kāi)發(fā)更多特色功能，豐富自己的教學(xué)工具，提升教學(xué)工作的“科技含量”。