高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價值

楊舒然

【摘要】隨著社會的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)逐漸普及，各行各業(yè)都開始實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，高校人事檔案管理也應(yīng)當(dāng)緊跟時代步伐，積極開展信息化管理工作。本文針對高校人事檔案管理信息化建設(shè)方面的內(nèi)容進(jìn)行了分析與探究，在介紹人事檔案信息化管理含義的基礎(chǔ)上，對其運(yùn)用價值進(jìn)行了分析，并提出一系列信息化建設(shè)的策略，希望能夠?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案管理工作的更好開展提供參考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;信息化建設(shè);策略;信息技術(shù)

高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作，關(guān)系到高校內(nèi)部人事變動、晉升等事項(xiàng)，所以高校應(yīng)當(dāng)提升這方面工作的重視度。在當(dāng)前信息化發(fā)展水平不斷提升的背景下，高校應(yīng)當(dāng)在人事檔案管理工作中引入信息化技術(shù)，以提升工作的有效性，使人事檔案管理工作發(fā)揮更大的價值?？傮w來看，人事檔案管理工作具有較大的復(fù)雜性，其涉及高校每一位教職工的信息，包括個人業(yè)績、學(xué)歷信息、職稱信息、興趣愛好、特點(diǎn)等，在實(shí)際人事檔案管理中管理者的任務(wù)較多，工作壓力較大，且手工檔案管理容易出現(xiàn)差錯，不利于檔案信息的完整保存，也無法提升其運(yùn)用價值。而將信息化設(shè)備引入進(jìn)來，則能夠避免這些問題，從而促進(jìn)人事檔案管理工作更好開展，因此高校開展人事檔案信息化管理意義重大。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的概述

（一）高校人事檔案管理信息化的含義。高校人事檔案是高校內(nèi)部發(fā)展中的重要內(nèi)容，其指的是教職工的個人信息，包括學(xué)歷信息、業(yè)績信息、職稱信息等，而人事檔案管理信息化建設(shè)是指對人事檔案管理的時候要借助于計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)備，使檔案管理更為規(guī)范、科學(xué)，提升人事檔案管理的效果。傳統(tǒng)人事檔案管理過程中，相關(guān)人員往往將手工管理作為主要形式，這樣人事檔案管理的效率和質(zhì)量都比較低，且校領(lǐng)導(dǎo)要想對人事檔案進(jìn)行運(yùn)用，往往需要花費(fèi)較多的力氣進(jìn)行手工查找。而將信息化技術(shù)引入進(jìn)來則能夠借助于系統(tǒng)對檔案進(jìn)行分類保存，并且在運(yùn)用的時候只需要輸入對應(yīng)的名稱即可調(diào)取出來，從而更能夠發(fā)揮人事檔案的價值。

（二）高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價值和優(yōu)勢。1.優(yōu)化人事檔案管理模式。檔案管理模式影響檔案管理效果，通過對高校人事檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，能夠不斷提升人事檔案管理的效果。在引入信息化設(shè)備之前，人事檔案管理者面臨著繁重的工作任務(wù)和壓力，其為了完成工作而無暇顧及太多，因此不注重對人事檔案管理的方法進(jìn)行優(yōu)化，也不注重管理過程的創(chuàng)新，這樣勢必會導(dǎo)致人事檔案管理工作較為被動，不利于整體管理效果的提升。而通過信息化建設(shè)的開展，合理引入信息化設(shè)備，則能夠借助于信息系統(tǒng)對人事檔案管理每一個環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行優(yōu)化，使檔案管理者依據(jù)系統(tǒng)流程開展人事檔案管理工作，這樣就能夠降低工作中的盲目性和被動性，而且還能夠提升人事檔案管理的效率。2.增強(qiáng)人事檔案的運(yùn)用價值。高校人事檔案信息是教職工發(fā)展情況的詳細(xì)記錄，能夠?yàn)榻搪毠ぴu定職稱、晉升等帶來有利作用，并且還可以為高校人力資源配置提供重要作用。由于手工管理人事檔案信息需要分類存放，且不同的信息會被放置在多個地方，這樣相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要想對教職工的信息進(jìn)行了解，觀看其檔案信息，就需要花費(fèi)長時間來翻動這些檔案書籍，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)為了快速決定某位教職工的晉升情況而直接跳過檔案信息的查閱這一流程，這不僅會導(dǎo)致人事檔案信息利用價值的降低，還不利于教職工晉升。將信息化技術(shù)引入進(jìn)來，則能夠使各位教職工的信息被上傳到高校相關(guān)的人事檔案系統(tǒng)中，這樣校領(lǐng)導(dǎo)就能夠及時對這些信息進(jìn)行調(diào)取，節(jié)省時間的同時提升人事檔案信息的運(yùn)用價值。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

雖然近年來在信息技術(shù)快速發(fā)展的過程中，很多高校開始對信息化技術(shù)加大重視度，在人事檔案管理過程中引入了信息化設(shè)備，但是依然有很多高校對人事檔案管理的重視度較低，沒有進(jìn)行信息化設(shè)備的引進(jìn)，導(dǎo)致人事檔案管理工作依然處于被動落后的局面?？傮w來看，當(dāng)前我國高校人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題有如下幾個：1.信息化建設(shè)理念落后，缺乏先進(jìn)的信息化設(shè)備。信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是要具備較高的信息化建設(shè)理念，只有對信息化建設(shè)有一個全面而深刻的認(rèn)識，才能夠更好地開展信息化建設(shè)工作。然而當(dāng)前很多高校領(lǐng)導(dǎo)沒有對信息化建設(shè)進(jìn)行詳細(xì)了解，認(rèn)為人事檔案管理工作屬于后勤工作，不用開展信息化建設(shè)，因此不注重引進(jìn)信息化設(shè)備和系統(tǒng)。2.安全問題嚴(yán)重。安全問題是信息化建設(shè)需要解決的重要問題，由于信息化設(shè)備是與互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)相關(guān)聯(lián)的，所以高校應(yīng)當(dāng)做好安全管理工作。當(dāng)前很多高校雖然在人事檔案管理中引入了信息化設(shè)備，但是由于不注重安全管理工作，所以導(dǎo)致人事檔案管理面臨著嚴(yán)重的威脅，影響了高校長遠(yuǎn)持續(xù)運(yùn)行。3.人事檔案管理者的信息化技能有待提升。高校人事檔案信息化建設(shè)的開展離不開檔案管理者，但是很多高校人事檔案管理者的信息化技能較為欠缺，無法合理對信息化設(shè)備以及信息系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)用，導(dǎo)致人事檔案管理工作開展不力，無法發(fā)揮人事檔案信息化建設(shè)的價值。

三、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

高校人事檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，需要不斷提升教職工的信息化理念，加強(qiáng)對信息化建設(shè)的認(rèn)識，并做好安全問題，提升檔案管理者的信息化技能，如此才能夠使人事檔案管理信息化建設(shè)更穩(wěn)定地開展。

（一）更新信息化管理理念，做好硬軟件建設(shè)。為了推動人事檔案管理信息化建設(shè)水平的提升，高校領(lǐng)導(dǎo)要對自身的教職工進(jìn)行宣傳與教育，使其對信息化建設(shè)以及人事檔案管理工作加大重視度，明白人事檔案管理的價值和意義，并積極配合檔案管理人員開展工作，借助于相關(guān)的系統(tǒng)提供信息，推動人事檔案管理更為科學(xué)、全面。同時，還要對人事檔案管理者進(jìn)行全面的教育，使其不斷轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，摒棄傳統(tǒng)落后的思想觀念，明白信息化工作的價值和意義，更快速地適應(yīng)信息化工作環(huán)境。

（二）做好信息化安全管理工作。高校人事檔案管理工作信息化建設(shè)雖然對于高校發(fā)展而言是十分有利的，但是假設(shè)不做好安全管理工作，也往往會為人事檔案信息帶來威脅和風(fēng)險，從而影響這方面工作的穩(wěn)定開展，對高校造成較大的損失，所以高校應(yīng)當(dāng)注重人事檔案信息化安全管理工作。第一，高校應(yīng)當(dāng)定期對自身的信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，找出系統(tǒng)中的漏洞和風(fēng)險，及時進(jìn)行處理。第二，要根據(jù)系統(tǒng)實(shí)際情況設(shè)立防火墻，對系統(tǒng)實(shí)時進(jìn)行安全檢測，一旦發(fā)現(xiàn)威脅要及時進(jìn)行解除。

（三）不斷提升人事檔案管理者的信息化技能。人事檔案管理者的信息化技能高低直接影響著人事檔案管理工作的效果，所以高校應(yīng)當(dāng)采取有效措施，不斷提升人事檔案管理者的信息化技能。第一，高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要定期對人事檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，多為其灌輸一些信息化方面的知識，使其不斷提升信息化技能，提升工作的有效性。必要的話可以聘請經(jīng)驗(yàn)豐富的信息化專家到校為人事檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，解答他們在工作中的疑問，并為其傳授信息化經(jīng)驗(yàn)和技能。第二，要鼓勵人事檔案管理者自主進(jìn)行學(xué)習(xí)，利用業(yè)余時間多學(xué)習(xí)一些計(jì)算機(jī)知識，并定期對其進(jìn)行考核，對于信息化技能高的人員進(jìn)行獎勵，激發(fā)其他人員參與學(xué)習(xí)的積極性，形成良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣。第三，要對人事檔案管理者開展網(wǎng)絡(luò)安全以及技術(shù)防護(hù)等方面的教育，提升其系統(tǒng)修復(fù)和升級能力，推動信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的過程中，高校也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，積極開展信息化建設(shè)，推動人事檔案管理更為高效，不斷提升人事檔案管理的價值。本文認(rèn)為高校人事檔案管理信息化建設(shè)的良好開展需要從三個方面出發(fā)，即思想觀念更新、安全管理、管理者技能。希望各大高校仔細(xì)對待這一方面的工作，嚴(yán)陣以待，不斷加大人事檔案管理信息化建設(shè)的重視度。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳政.高校人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].城建檔案，2018（7）.

[2]楊陽.新媒體背景下人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（1）.

[3]王志麗.淺談高校人事檔案管理信息化建設(shè)[J].才智，2019（8）.