辦公自動化系統(tǒng)在研究所科研信息化管理中的應(yīng)用

盛彧欣 李蘭燕 周琬琪 毛雪石

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化（office automation， OA）系統(tǒng)作為一種新型辦公方式，已廣泛應(yīng)用于管理領(lǐng)域。辦公人員通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，可以提高工作效率，降低辦公成本。本文介紹了OA系統(tǒng)在研究所科研信息化管理中的應(yīng)用，并對其應(yīng)用必要性、服務(wù)模塊和管理作用等進(jìn)行分析，表明在OA工作平臺下可以實(shí)現(xiàn)信息共享，建立自動化的工作流程，有助于規(guī)范科研管理流程，提升科研管理水平，完善科研管理制度。

關(guān)鍵詞：辦公自動化系統(tǒng);研究所;科研信息化管理

中圖分類號：TP317.1 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ?文章編號：2095-5707（2020）03-0057-04

Abstract： With the continuous development of network technology and information technology， office automation （OA） system， as a new type of office mode， has been widely used in the field of management. Office workers can improve work efficiency and reduce office costs through network interconnection. This article introduced the application of OA system in the scientific research information management of research institutes， and analyzed its application necessity， service module and management effect. The results showed that under the OA platform， information sharing could be realized and automatic workflow could be established， which was helpful to standardize the scientific research management process， improve the scientific research management level and perfect the scientific research management system.

Key words： office automation （OA） system; research institutes; scientific research information management

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及信息化技術(shù)的迅速發(fā)展和普及，我國已進(jìn)入現(xiàn)代信息化社會?，F(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于管理領(lǐng)域，不僅規(guī)范了管理制度，提高了辦公效率和辦公質(zhì)量，更帶來了知識利用和知識管理等許多行政管理理念的變革。中華人民共和國國家衛(wèi)生健康委員會也在近年大力推行電子政務(wù)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動化、信息交換和資源共享，提高辦事效率和管理水平[1]。在這種高速發(fā)展的衛(wèi)生信息化建設(shè)背景下，中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院藥物研究所（以下簡稱“我所”）作為衛(wèi)生部下屬的國家級新藥研發(fā)單位，自2014年引進(jìn)辦公自動化（office automation， OA）系統(tǒng)，提升了科研管理體系的整體水平，增強(qiáng)了協(xié)同辦公能力，提高了行政辦公效率。

1 ?OA系統(tǒng)的特點(diǎn)

OA系統(tǒng)是把信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化辦公整合起來的一種全新辦公模式。OA系統(tǒng)通過流程設(shè)置、移動辦公、信息傳遞等功能，大大節(jié)省了人力物力等各種資源成本，提高工作管理和控制水平[2]。在網(wǎng)絡(luò)的支持下使用OA系統(tǒng)，可以使研究所內(nèi)的人員跨時間、跨地點(diǎn)協(xié)同辦公，能夠使信息準(zhǔn)確快速地傳遞，從而更好地處理日常工作中的相關(guān)事宜，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)研究所整體科研信息化管理水平的提升。

2 ?OA系統(tǒng)建設(shè)在研究所科研管理中應(yīng)用的必要性

2.1 ?OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，有利于工作推進(jìn)，提高辦事效率

研究所的科研工作繁忙，行政辦公流程中繁瑣的信息溝通、公文處理和工作審批等耗費(fèi)了員工很多的時間和精力，OA系統(tǒng)可以通過網(wǎng)絡(luò)完成信息傳遞和工作審批，摒除了以往固定時間、地點(diǎn)的工作模式，可以在單位上班時間處理公文，也可以在外出出差時間遠(yuǎn)程辦公。并可跟進(jìn)工作流程，推進(jìn)多部門、多人員參與的協(xié)作工作的進(jìn)程，保證整個協(xié)同工作及時有效完成，提高工作效率。

2.2 ?OA系統(tǒng)可以規(guī)范工作流程，有利于執(zhí)行制度，提高管理水平

研究所的行政事務(wù)以往依賴人力處理，過程復(fù)雜緩慢，執(zhí)行制度受人為因素影響較大。在OA系統(tǒng)中，每種辦公事項(xiàng)都有規(guī)范的工作流程，可以根據(jù)設(shè)定的權(quán)限職責(zé)執(zhí)行既定的制度，并對工作流程進(jìn)行實(shí)時記錄，大大提高了制度的執(zhí)行力度，實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，保證制度的規(guī)范執(zhí)行。

3 ?研究所OA系統(tǒng)的主要功能構(gòu)建

我所的OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)遵循簡單實(shí)用的設(shè)計(jì)原則，相關(guān)職能部門在開發(fā)前期做了大量調(diào)研，明確需求，繪制部門工作流程圖，將各部門辦公環(huán)節(jié)進(jìn)行模塊化設(shè)計(jì)，保證操作的方便簡潔，在運(yùn)行實(shí)施時考慮安全性問題，做好安全預(yù)案，消除安全隱患。OA系統(tǒng)用于解決單位內(nèi)部各部門、各科室和課題組、員工個人之間的日常辦公需求，主要提供流程審批、公文管理、綜合辦公、信息管理、個人辦公和移動辦公等功能模塊。

3.1 ?門戶界面

我所OA系統(tǒng)的門戶界面是員工進(jìn)入科研辦公管理系統(tǒng)的入口，由此可以進(jìn)入各個功能模塊，瀏覽并完成相應(yīng)的工作任務(wù)（見圖1）。在門戶界面上，可以看到所內(nèi)發(fā)布的通知公告、學(xué)術(shù)交流信息、會議通知、藥物所郵箱、OA內(nèi)部郵件，還有文件辦理提醒（包括待辦文件、待閱文件、已辦文件、已閱文件、我的文件），并可直接進(jìn)入流程、公文、信息、綜合辦公、個人辦公等入口辦理相關(guān)事宜，整體設(shè)計(jì)簡潔清晰，一目了然，方便員工進(jìn)行操作。

3.2 ?綜合辦公

我所的綜合辦公模塊下分設(shè)了各個行政職能部門，整合了職能部門的工作內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)職能部門工作流轉(zhuǎn)、高效協(xié)作的核心功能模塊。每個科室根據(jù)部門的工作制度和要求，在OA系統(tǒng)中設(shè)定各種工作表單和工作流程，工作人員按照自己的職責(zé)和操作權(quán)限完成工作申請審批、任務(wù)資料的接收與上傳、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作。以我所科研處為例，下設(shè)項(xiàng)目管理、合同管理、經(jīng)費(fèi)管理、成果管理、論文管理、信息登記、年度總結(jié)、數(shù)據(jù)查詢、報表統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容，具體如“項(xiàng)目管理”下包含項(xiàng)目申請、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目后續(xù)管理、項(xiàng)目延期等科研課題的整個管理流程，保證科研課題管理的良性循環(huán)，促進(jìn)科研管理工作的展開;再如“論文管理”下包含擬投論文審查、論文改投申請和已發(fā)表論文登記，對論文從投送到發(fā)表進(jìn)行審核登記，保證科研論文數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性和完整性。

3.3 ?流程審批

這個模塊包括文件辦理、發(fā)起流程、常用流程、辦理查閱等內(nèi)容。主要是員工對個人各項(xiàng)工作審批流程的管理。在這個模塊，可以查閱處理所有個人待辦、待閱、已辦、已閱、退回等所有文件。也可在這里發(fā)起工作流程申請，系統(tǒng)會記錄個人常用流程。領(lǐng)導(dǎo)在這里可以完成網(wǎng)上普通事務(wù)處理和電子審批操作，并在“辦理查閱”功能下隨時查閱自己管轄部門的工作記錄，了解具體工作項(xiàng)目的進(jìn)度。

3.4 ?信息管理

主要是研究所內(nèi)發(fā)布信息的功能模塊，包括發(fā)布的各種通知公告、學(xué)術(shù)交流信息、所內(nèi)新聞、規(guī)章制度等，是研究所內(nèi)部的信息交流渠道，方便全所職工進(jìn)行快速的信息共享。

3.5 ?公文管理

公文管理模塊包括我的收文、發(fā)文管理、收文管理、文件送審簽、公文交換、收文歸檔、發(fā)文歸檔等。整個公文流轉(zhuǎn)過程都可以實(shí)時監(jiān)督并查辦相關(guān)工作，了解公文流轉(zhuǎn)的具體情況。并可通過我的收文對文檔進(jìn)行管理。

3.6 ?個人辦公

主要是個人工作管理系統(tǒng)，可以進(jìn)行個人的工作日程安排，建立個人工作日志，創(chuàng)建個人工作任務(wù)，管理各種工作匯報，使用個人常用的便簽、筆記本等工具，方便規(guī)劃工作，提高個人工作效率。

3.7 ?移動辦公

鑒于移動互聯(lián)技術(shù)的快速發(fā)展和研究所的實(shí)際工作情況，我所將企業(yè)微信整合到OA平臺上，實(shí)現(xiàn)了移動終端上訪問OA，進(jìn)行工作流程的審批和處理、郵件的收發(fā)、信息瀏覽和共享，消除了時間和空間的限制。

4 ?OA系統(tǒng)在研究所科研信息化管理中的作用

4.1 ?提高科研管理的工作效率，節(jié)約辦公成本

在研究所的管理中，不同行政部門的管理職能不同，很多行政事務(wù)管理需要人力進(jìn)行溝通，OA系統(tǒng)的推行，使各部門之間的聯(lián)系與溝通可以通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)，減少了中間環(huán)節(jié)，信息的傳遞更加快捷準(zhǔn)確，節(jié)約了時間，方便協(xié)調(diào)多部門之間的協(xié)同工作問題，提高科研管理的工作效率。而且OA系統(tǒng)使用電子辦公的方式，減少了紙張和辦公用品消耗，降低了通訊費(fèi)用，還可在系統(tǒng)上記錄工作內(nèi)容，有效降低了科研管理的物資成本和人力成本。

4.2 ?規(guī)范辦公流程，完善科研管理制度體系

OA系統(tǒng)中，每個部門都結(jié)合實(shí)際工作，設(shè)計(jì)了相關(guān)工作內(nèi)容的工作流程，明確了工作人員的權(quán)限，具體的工作任務(wù)落實(shí)到人，對科研項(xiàng)目、論文管理、合同管理、經(jīng)費(fèi)支出等建立了權(quán)責(zé)分明、規(guī)范化、制度化的科研管理體系，弱化了工作中人為因素的影響，提高了執(zhí)行力度。同時通過OA系統(tǒng)的記錄，可以對工作流程的全過程進(jìn)行監(jiān)控和跟蹤，追溯工作的執(zhí)行情況，監(jiān)督工作的進(jìn)展情況，規(guī)范有序地執(zhí)行管理制度[3]。而且通過網(wǎng)絡(luò)化的工作流程管理記錄，杜絕推諉扯皮，更容易發(fā)現(xiàn)在制度執(zhí)行中存在的問題，有利于完善科研管理制度體系。

4.3 ?實(shí)現(xiàn)各部門之間信息共享，增強(qiáng)協(xié)同辦公能力

在本所OA系統(tǒng)建設(shè)中，各個部門均開通了可以共享的信息欄目，如科研處設(shè)有科研動態(tài)、辦事指南、科研年報、學(xué)術(shù)交流等多個欄目，財務(wù)處設(shè)有管理制度、各類表格范例、財務(wù)經(jīng)費(fèi)查詢軟件等欄目，人事處的人事考勤信息，外事處的各國簽證注意事項(xiàng)等，還有所里的各種規(guī)章制度、新聞中心、通知公告等各類信息欄目，將研究所內(nèi)的各類信息資源有效整合，實(shí)現(xiàn)了各部門之間的信息共享，確保所內(nèi)人員能夠獲得需要的信息，保證相關(guān)制度的政令通達(dá)。

另外，在OA系統(tǒng)中，所有的工作內(nèi)容設(shè)計(jì)成規(guī)范的流程，每個人根據(jù)職責(zé)權(quán)限完成自己的工作，即可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作的快速交接，以便工作的順利開展，這種權(quán)責(zé)分明、步驟清晰的管理機(jī)制，增強(qiáng)了協(xié)同辦公能力。而且領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人通過系統(tǒng)可以迅速了解相關(guān)人員的工作情況，實(shí)現(xiàn)高效快速的溝通，加強(qiáng)對工作的管理。

4.4 ?保證科研信息管理完整性，防控職權(quán)廉潔風(fēng)險

OA系統(tǒng)的工作流程覆蓋科研信息管理的全過程，從立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收、評審到歸檔全部納入OA平臺，保證了科研管理的統(tǒng)一和完整。OA系統(tǒng)規(guī)范的管理，降低了人為因素的干擾，保證記錄過程透明化，同時也保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性[4]，便于工作總結(jié)時的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。在工作流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)，都可以實(shí)時跟蹤和監(jiān)督工作進(jìn)程，查詢辦理結(jié)果，所有工作痕跡的保留有利于全局監(jiān)控，從而有效防控職權(quán)干預(yù)及廉潔風(fēng)險。

5 ?OA系統(tǒng)在研究所科研管理應(yīng)用中存在的問題和應(yīng)對措施

OA系統(tǒng)在科研管理上的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的工作模式，提高了工作效率和管理水平，完善了科研管理制度。在促進(jìn)科研管理精細(xì)化的同時，也遇到了一些問題。

5.1 ?OA系統(tǒng)的整體參與度不夠，管理人員的信息化管理水平有待提高

OA系統(tǒng)的使用改變了以前的辦公習(xí)慣，流程的嚴(yán)格控制與傳統(tǒng)的“人治”管理產(chǎn)生沖突，在推廣中接受度不高，管理人員中存在信息素養(yǎng)不夠，參與度不高的問題。這不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，制定OA系統(tǒng)的各項(xiàng)規(guī)章制度，積極推進(jìn)OA在各部門的應(yīng)用，還要加強(qiáng)管理人員的信息素養(yǎng)培訓(xùn)，調(diào)動管理人員的學(xué)習(xí)積極性，建設(shè)學(xué)習(xí)型的信息化管理隊(duì)伍。

5.2 ?OA系統(tǒng)的功能單一，需增加擴(kuò)展性的使用

目前我所的OA系統(tǒng)大部分還是基本功能的使用，初步實(shí)現(xiàn)辦公自動化。隨著對OA系統(tǒng)的適應(yīng)和更為精細(xì)化的工作分工，需要進(jìn)行功能擴(kuò)展設(shè)計(jì)，優(yōu)化信息化流程，強(qiáng)化科研管理的服務(wù)能力，不斷提高科研信息化管理水平。

6 ?結(jié)語

研究所OA系統(tǒng)的使用，實(shí)現(xiàn)了全程貫通的科研信息化管理，通過整合內(nèi)部資源，規(guī)范工作流程，促進(jìn)科研信息化管理水平的提高，從而保證科研管理進(jìn)入專業(yè)化、系統(tǒng)化的良性循環(huán)，為科研管理提供全新的發(fā)展機(jī)會。

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（收稿日期：2019-11-06）

（修回日期：2019-11-28;編輯：魏民）