機(jī)關(guān)行政管理效率提升的策略分析

周連榮

【摘? 要】加強(qiáng)行政管理是機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，機(jī)關(guān)行政管理工作效率對(duì)于落實(shí)各級(jí)單位重要工作任務(wù)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。論文主要分析了現(xiàn)代制度下機(jī)關(guān)行政管理的內(nèi)容、要求及存在的不足，提出了提高管理效能的方法策略。

【Abstract】Strengthening administrative management is an important guarantee for the efficient operation of administrations. The efficiency of administrative management is of great practical significance for the implementation of the important tasks of all levels of units. This paper mainly analyzes the content， requirements and existing shortcomings of administrative managemen under the modern system， and puts forward the methods and strategies to improve the efficiency of management.

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)行政;管理工作;效率;提升

【Keywords】administration; management work; efficiency; improvement

【中圖分類號(hào)】F272.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）02-0056-03

1 引言

行政管理工作具有綜合性、多樣化的特點(diǎn)，機(jī)關(guān)行政管理效率的高低是體現(xiàn)管理者執(zhí)政能力的重要內(nèi)容。當(dāng)前，我國機(jī)關(guān)行政管理模式單一，行政管理理論研究尚有不足，行政管理中存在諸多短板，管理效率具有較大提升空間。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，機(jī)關(guān)行政管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理方法，提升管理效率，以確保管理機(jī)構(gòu)能夠引導(dǎo)與對(duì)接經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

2 機(jī)關(guān)行政管理概述

機(jī)關(guān)行政管理主要是針對(duì)機(jī)關(guān)工作人員日常行為的約束與規(guī)范，以達(dá)到利用機(jī)關(guān)權(quán)限管理相應(yīng)的社會(huì)活動(dòng)，管理方式科學(xué)性、合理性與人性化程度直接影響著工作人員的管理效率。機(jī)關(guān)行政管理的內(nèi)容有：一是對(duì)機(jī)關(guān)行政人員工作內(nèi)容的管理。對(duì)人員工作內(nèi)容的管理主要是提高其的工作積極性和責(zé)任心，明確其自身職責(zé)，規(guī)范其工作行為，并按照機(jī)關(guān)工作流程高效完成工作。行政人員的工作內(nèi)容主要包括日常后勤保障、文字處理、文件的上傳下達(dá)、制度制定與匯編、文案的歸檔、會(huì)議的組織與安排等。二是機(jī)關(guān)行政工作制度和流程的管理。通過完善工作制度，暢通工作流程，確保機(jī)關(guān)的行政工作在框架范圍之內(nèi)正常開展，這是提升行政人員工作效率的基礎(chǔ)。這里的制度包括考勤、績效、行為規(guī)范、工作流程等。三是對(duì)工作過程的監(jiān)督與調(diào)整。對(duì)各項(xiàng)工作及措施的執(zhí)行進(jìn)行分解、布置、監(jiān)督與調(diào)整。內(nèi)容包括建立計(jì)劃與調(diào)整機(jī)制、監(jiān)督與糾錯(cuò)機(jī)制及效能評(píng)估機(jī)制等，通過對(duì)工作全過程的監(jiān)督、調(diào)整與評(píng)價(jià)，判斷行政管理工作的有效性、合理性與可塑性，從而提高行政人員工作效率。

3 機(jī)關(guān)行政工作內(nèi)容

機(jī)關(guān)行政工作的管理內(nèi)容主要包括如下幾項(xiàng)：一是會(huì)議管理。機(jī)關(guān)制度的制定與執(zhí)行、上級(jí)重要指示的傳達(dá)與宣傳、重要工作活動(dòng)的開展、人事任免等都需要通過會(huì)議來決定，舉辦會(huì)議是機(jī)關(guān)日常工作的重要內(nèi)容之一，也是機(jī)關(guān)行政管理的主要環(huán)節(jié)。會(huì)議的組織與管理對(duì)機(jī)關(guān)人員來說是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，也是個(gè)人綜合能力的體現(xiàn)。需要對(duì)會(huì)議的頻率、內(nèi)容、人員、時(shí)段等進(jìn)行協(xié)調(diào)，以免會(huì)議次數(shù)頻繁、內(nèi)容交叉重疊、人員無效往返、文字材料浪費(fèi)。會(huì)議組織不力不旦造成人員及時(shí)間虛耗，面廣人多時(shí)，還會(huì)有更多的資金成本支出，關(guān)鍵是會(huì)影響參會(huì)人員的思想情緒，容易使其對(duì)下一次的會(huì)議產(chǎn)生抵觸。二是文檔管理。機(jī)關(guān)行政管理，絕大多數(shù)是通過文件來傳達(dá)的，這是機(jī)關(guān)工作的主要特點(diǎn)。機(jī)關(guān)內(nèi)部文件包括上級(jí)下發(fā)的、本級(jí)出臺(tái)的以及下級(jí)單位上報(bào)的，另外還有會(huì)議記要、報(bào)刊雜志、文件審批手續(xù)、領(lǐng)導(dǎo)批示等，這些相關(guān)資料需要及時(shí)整理歸檔，重要資料根據(jù)相關(guān)管理制度要求有保存年限，所以文檔管理也是一項(xiàng)非常重要的工作任務(wù)。三是后勤管理。后勤管理是機(jī)關(guān)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要部分，會(huì)址安排、車輛調(diào)度、水電網(wǎng)絡(luò)、生活服務(wù)、安全管理、公共衛(wèi)生管理等，以及根據(jù)部門設(shè)置與職能定位，對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行合理劃分等都是確保機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要內(nèi)容。四是辦公環(huán)境管理。辦公環(huán)境分為硬環(huán)境與軟環(huán)境。硬環(huán)境管理主要涉及辦公場(chǎng)所的視覺效果，一方面顯示機(jī)關(guān)的整體形象與精神面貌，另一方面也影響著機(jī)關(guān)及工作人員的情緒和工作效率。軟環(huán)境主要是指同事間的協(xié)調(diào)性，對(duì)外來人員的服務(wù)效能與親和力等。

4 現(xiàn)代制度下機(jī)關(guān)行政管理的要求

從管理角度看，行政管理工作主要傳達(dá)上級(jí)指示精神或制定新的制度來完成上級(jí)指定的工作內(nèi)容。上傳下達(dá)與推動(dòng)落實(shí)是行政管理工作的核心，重點(diǎn)在于了解工作人員的需求與工作狀態(tài)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性的意見，協(xié)調(diào)不同部門之間的關(guān)系，增強(qiáng)機(jī)關(guān)人員的主人翁意識(shí)，有效推動(dòng)機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)效能。行政管理具有助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用與保障作用?，F(xiàn)代制度下提高行政機(jī)關(guān)管理效能的要素，主要在如下幾方面。

4.1 行政組織機(jī)構(gòu)需要科學(xué)設(shè)置

機(jī)關(guān)的任何行政管理工作，都需要有實(shí)施主體來完成。因此，對(duì)組織機(jī)構(gòu)的科學(xué)設(shè)計(jì)是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要步驟。機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)，既要符合當(dāng)前管理的現(xiàn)實(shí)需求，又要對(duì)未來變化留有適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)空間;既不能臃腫低效又要滿足工作負(fù)荷承載;既要考慮現(xiàn)有人員的能力配備，又要考慮引進(jìn)高層次人才的崗位對(duì)接。

4.2 完善崗位管理負(fù)責(zé)制

崗位負(fù)責(zé)制度是機(jī)關(guān)行政管理的基礎(chǔ)，崗位負(fù)責(zé)制的核心內(nèi)容是工作職責(zé)與明確權(quán)力邊界。賦予行政管理人員一定的行政權(quán)力是完成工作職責(zé)的必要條件，而公開工作職責(zé)與權(quán)限更有利于群眾監(jiān)督與自我約束，把權(quán)利、義務(wù)、監(jiān)督三者有效結(jié)合，避免行政工作的不作為與亂作為才是促進(jìn)行政管理規(guī)范有序的良方。

4.3 行政管理工作需要講究藝術(shù)性

機(jī)關(guān)工作人員不同于普通群眾，相對(duì)而言，他們的素養(yǎng)普遍較高，這也是完成行政工作的必備要求。同時(shí)，他們對(duì)尊重的需求也要高于普通群眾，所以，在日常工作中，他們對(duì)尊重的訴求具有天然的心理預(yù)期。行政命令的下發(fā)與部門之間的合作，都要注意語言上的藝術(shù)性，良好的語言溝通是實(shí)現(xiàn)高效管理的催化劑。一是現(xiàn)代與傳統(tǒng)相結(jié)合。年輕人在思想觀念、行為規(guī)范等方面與老同志存在天然的差別，不同年代的人因?yàn)樗枷肷系拇鷾隙鹦袨樯系牟灰恢?，?yīng)不必強(qiáng)調(diào)方法方式，注重結(jié)果會(huì)更好。二是剛性與柔性相結(jié)合。硬約束是完成工作的必須，同時(shí)也要講究人性化，在不影響工作的情況下，要給予工作人員適當(dāng)調(diào)節(jié)空間，讓員工體驗(yàn)到工作的快樂性、生活性。三是內(nèi)部工作與外部工作相結(jié)合。無論是外部人員造訪還是下級(jí)單位前來匯報(bào)，都要遵循協(xié)調(diào)兼顧原則，原則上以外來人員的工作優(yōu)先安排。

5 機(jī)關(guān)行政管理工作存在的不足

隨著社會(huì)需求的不斷增長，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，新產(chǎn)業(yè)的不斷派生，行政人員的工作內(nèi)容也隨之變化，機(jī)關(guān)行政管理工作也趨于復(fù)雜，現(xiàn)有的管理機(jī)制在不斷變化的形勢(shì)中存在諸多不足。

5.1 行政管理效率偏低

社會(huì)的發(fā)展多是傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的擴(kuò)張與新產(chǎn)業(yè)的派生而推動(dòng)的。機(jī)關(guān)人員的行政職能之一就是調(diào)節(jié)社會(huì)發(fā)展中的矛盾，解決社會(huì)發(fā)展中的突出問題，社會(huì)發(fā)展新的需求必然引起行政管理工作內(nèi)容的變化，這也間接要求機(jī)關(guān)管理工作效率的提升。社會(huì)發(fā)展客觀上要求管理提升，而長期形成的中規(guī)中矩一層不變的工作模式顯然難以與現(xiàn)實(shí)需求相匹配，出現(xiàn)效率低下也就在所難免。尤其是在需要多部門參與、協(xié)同配合完成的事項(xiàng)中，更容易出現(xiàn)低效甚至無效作為。究其原因，一是存在各部門間或個(gè)人之間因新事項(xiàng)分工不明確，導(dǎo)致重視程度不夠，大家都不愿意做實(shí)施主體的問題。二是在行政管理中，還存在職權(quán)權(quán)限與工作回報(bào)不對(duì)等的問題，導(dǎo)致參與人員工作積極性不高，信息傳遞或事項(xiàng)落實(shí)不及時(shí)的現(xiàn)象。三是激勵(lì)機(jī)制比較死板，做與不做在獎(jiǎng)勵(lì)政策上沒有明顯的差異，能者不愿意多勞，多勞者更容易因出錯(cuò)而擔(dān)責(zé)，激勵(lì)政策不到位，客觀上不能起到激發(fā)作用。

5.2 行政人員知識(shí)更新不足

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)提高行政工作的管理效率起到了助推作用。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，催生無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，無論是在OA系統(tǒng)上走工作流程，還是通過釘釘系統(tǒng)進(jìn)行視頻會(huì)議，都需要行政人員知識(shí)的不斷更新。這不僅僅是需要工作人員能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)空間，還要求主動(dòng)利用網(wǎng)絡(luò)便利創(chuàng)新工作方法，這是行政機(jī)關(guān)人員現(xiàn)在和未來的必備能力。所有的指示精神與服務(wù)意識(shí)都需要通過更便捷的方式傳遞，才能達(dá)到高效的預(yù)期。在網(wǎng)絡(luò)化、電子化辦公逐漸普及的情況下，行政人員的知識(shí)更新不足成為提高效率的重要阻礙環(huán)節(jié)。

5.3 管理方式單一，缺少思維創(chuàng)新

高效務(wù)實(shí)是對(duì)行政管理工作人員的基本要求，也是滿足社會(huì)發(fā)展的基本保障。單一的管理方式能夠滿足管理的基本需求，也能夠起到“務(wù)實(shí)”的作用，但難以保證“高效”的要求。要達(dá)到高效又務(wù)實(shí)的效果，一定是有不同的管理方式根據(jù)不同的工作內(nèi)容而靈活運(yùn)用的結(jié)果。只有創(chuàng)新思維才能有創(chuàng)新管理模式，而創(chuàng)新管理模式又是最容易打破現(xiàn)有的平衡，會(huì)觸動(dòng)更多人的工作權(quán)限與切身利益，而維持長期形成的平衡，是行政機(jī)關(guān)普遍存在的問題。

5.4 人際關(guān)系依然是行政管理的阻梗

潛在而又復(fù)雜的人際關(guān)系是影響行政管理效能的又一難關(guān)。機(jī)關(guān)人員或多或少地存在圈子問題與站隊(duì)問題，這在中國社會(huì)普遍存在，回避這樣的現(xiàn)實(shí)存在是不科學(xué)的。復(fù)雜的人際關(guān)系影響著每個(gè)人的職業(yè)前景與現(xiàn)實(shí)利益，處理人際關(guān)系是機(jī)關(guān)乃至全社會(huì)的重大難題，處理好了，路路順暢，處理不好，重重受阻。

6 機(jī)關(guān)行政管理效率提升的策略分析

6.1 根據(jù)規(guī)范化要求對(duì)行政機(jī)構(gòu)進(jìn)行適時(shí)調(diào)整

所有行政機(jī)構(gòu)的設(shè)置都具有時(shí)效性與局限性。以固定模式長期運(yùn)轉(zhuǎn)后容易形成管理上的短板和盲區(qū)。機(jī)構(gòu)臃腫、職責(zé)不清、人浮于事等都因此而生。因此，行政機(jī)構(gòu)的設(shè)置，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況階段性地進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整需要根據(jù)工作需求而定，合并與分拆，精減與增加都要進(jìn)行科學(xué)界定。機(jī)構(gòu)調(diào)整應(yīng)遵循幾個(gè)原則：一是滿足現(xiàn)有工作需求與未來發(fā)展需求相結(jié)合原則;二是新老員工相互搭配實(shí)現(xiàn)知識(shí)結(jié)構(gòu)交接原則;三是機(jī)構(gòu)布局滿足工作流程最便捷原則。

6.2 完善行政管理的各項(xiàng)工作制度

機(jī)關(guān)工作個(gè)體之間存在差異化，但又具有共性特征。工作制度的完善是盡可能把差異化工作用統(tǒng)一規(guī)范來統(tǒng)一約束。制度的制定一定要兼顧約束與激勵(lì)，既要有針對(duì)工作職責(zé)的硬約束，又要有針對(duì)個(gè)人發(fā)展前景著想的軟構(gòu)思。指標(biāo)能用數(shù)字量化的盡可能地量化，不可量化的也應(yīng)有具體標(biāo)準(zhǔn)為約束要素。所有單向需求的制度在執(zhí)行過程中都或多或少地被打折，把個(gè)人前途與工作質(zhì)量相掛鉤才是最好的制度。

6.3 平衡分工，合理授權(quán)

行政管理要考慮到人員的不同分工。工作性質(zhì)的不同、工作重要性的不同決定了行政管理也要區(qū)別對(duì)待。分工不應(yīng)該只考慮上下級(jí)對(duì)接關(guān)系，還要考慮到任務(wù)的頻率與責(zé)任的大小。不同人員間，很多時(shí)候看管理內(nèi)容基本對(duì)等，但內(nèi)容性質(zhì)天差地別，很可能一個(gè)滿負(fù)荷工作也難以應(yīng)對(duì)，而另一個(gè)卻省心悠閑。尤其是基層機(jī)關(guān)單位，上面千條線下面一根針，分工會(huì)存在較大差異，同時(shí)還要給工作人員適當(dāng)?shù)厥跈?quán)，不能教條主義，僵化思維。平衡分工與合理授權(quán)是機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要因素。

6.4 建立建全監(jiān)督與評(píng)價(jià)體系

行權(quán)必有監(jiān)督，工作必須評(píng)判。為保證機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量和效能，避免行政管理決策以個(gè)人意見或理解上的不同而發(fā)生偏離，對(duì)行權(quán)的監(jiān)督是十分必要的，有助于行政人員的自我提高。同時(shí)，要建立科學(xué)合理的評(píng)價(jià)體系，利用技能考核和工作實(shí)績相結(jié)合的方法，定期對(duì)行政管理人員打分評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)打分也要依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，盡量減少主觀因素的干擾[1]。

6.5 加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)人員的持續(xù)再教育

對(duì)行政工作人員進(jìn)行持續(xù)再教育是提高工作效率的有效手段。專業(yè)知識(shí)水平的提高對(duì)工作人員的自信心與執(zhí)行力都有重要助推作用。培訓(xùn)方式與內(nèi)容應(yīng)該針對(duì)不同對(duì)象區(qū)別進(jìn)行，可事前對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行摸底，制定季度或年度培訓(xùn)計(jì)劃并按期進(jìn)行;鼓勵(lì)他們自行參加不同形式的學(xué)歷教育，提高他們的學(xué)歷層次，優(yōu)化工作人員隊(duì)伍的文化結(jié)構(gòu);對(duì)學(xué)歷提升或培訓(xùn)優(yōu)秀的人員要有適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。

6.6 創(chuàng)新管理方法，加大信息化平臺(tái)建設(shè)力度

利用信息化平臺(tái)進(jìn)行行政管理已經(jīng)是現(xiàn)代社會(huì)的必然趨勢(shì)。人工智能的運(yùn)用是解決諸多社會(huì)頑疾的重要手段，也是提高工作效能的重要途徑。行政管理部門之間的關(guān)系具有相互依存的特點(diǎn)，常規(guī)工作方式容易夾帶個(gè)人因素，很多時(shí)候起著反面作用。網(wǎng)絡(luò)化、電子平臺(tái)的使用，屏蔽了個(gè)人情緒，一切依流程而走，效率的提高是顯而易見的。加大對(duì)信息化平臺(tái)的建設(shè)，一是能使機(jī)關(guān)內(nèi)部行政信息實(shí)現(xiàn)共享，減少信息傳達(dá)的時(shí)間成本;二是促使行政管理方式向開放型轉(zhuǎn)變，更加透明公開;三是通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠收集不同意見，實(shí)現(xiàn)行政管理工作的群眾監(jiān)督;四是可實(shí)現(xiàn)執(zhí)行結(jié)果的快速查詢，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上評(píng)估與預(yù)警機(jī)制，及時(shí)解決問題癥結(jié)。

6.7 遵循原則，講究技巧

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的人際關(guān)系不是一朝一夕能夠消除的，機(jī)關(guān)行政管理繞不開人際關(guān)系的事實(shí)存在，大事講原則，小事講風(fēng)格，在遵循原則的同時(shí)，也要適當(dāng)講究工作方法與技巧，好的管理者，一定不是一成不變的，抓大放小、機(jī)動(dòng)靈活是行政管理者的必備能力。

7 結(jié)語

總之，行政管理工作效能直接影響著機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的順利開展，而目前各級(jí)機(jī)關(guān)在內(nèi)部行政管理上或多或少地存在短板，造成領(lǐng)導(dǎo)著急、干部困惑、群眾不滿的現(xiàn)象，不同程度上影響了機(jī)關(guān)單位的整體形象，降低了管理團(tuán)隊(duì)或公權(quán)力的可信度與執(zhí)行效率。因此，針對(duì)不同機(jī)關(guān)特征與工作需求，實(shí)施不同對(duì)策，需要在實(shí)踐中不斷探索。

【參考文獻(xiàn)】

【1】周漢清.淺談加強(qiáng)機(jī)關(guān)行政管理[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2016（06）：180.