淺析民辦中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

摘要：作為教育市場化的產(chǎn)物，民辦中學(xué)發(fā)展迅猛，富有活力;作為社會活動的參與者，民辦中學(xué)檔案管理工作的水平關(guān)系著萬千教職工和學(xué)子的切身利益。本文通過剖析民辦中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在問題，闡述提高民辦中學(xué)檔案管理水平的對策。

關(guān)鍵詞：民辦中學(xué);檔案管理;對策

近年來，隨著《民辦教育促進(jìn)法》的出臺，我省民辦中學(xué)借助于市場經(jīng)濟(jì)的加快推進(jìn)和教育服務(wù)市場構(gòu)建的勢態(tài)，借助于旺盛的教育需求和有力的政策扶持，呈現(xiàn)了迅猛發(fā)展的態(tài)勢。

民辦中學(xué)是貫徹實(shí)施國家義務(wù)教育方針、政策的個體，與國家、社會和學(xué)生的利益息息相關(guān)。在學(xué)校管理和教學(xué)過程中形成各類檔案，是一種寶貴的信息資源和財富，它在學(xué)校的內(nèi)部管理、教育教學(xué)和教學(xué)研究等各方面具有重要的憑證和信息價值，它的質(zhì)量和完整程度將影響到民辦教育事業(yè)的發(fā)展。因此，加強(qiáng)和改善民辦中學(xué)檔案管理工作，是依法治教需要，也是規(guī)范民辦教育發(fā)展的重要手段。

一.現(xiàn)階段民辦中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀

現(xiàn)階段民辦學(xué)校檔案管理工作相對滯后，主要呈現(xiàn)以下三種狀態(tài)：一是原公辦中學(xué)轉(zhuǎn)制為民辦中學(xué)，其檔案管理工作有一定基礎(chǔ)，檔案管理管理人員具備一定的專業(yè)知識，學(xué)校各部門檔案意識較強(qiáng);二是由公辦中學(xué)集團(tuán)化辦學(xué)創(chuàng)辦的民辦中校，其檔案管理工作借鑒母校的經(jīng)驗(yàn)，雖有各方面的不足但初具規(guī)模，在摸索中前進(jìn);三是完全新辦的民辦中學(xué)，其主要精力放在教育教學(xué)業(yè)務(wù)和吸引生源上，缺乏長遠(yuǎn)眼光，將檔案管理工作放在極次要的位置上，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)人才，檔案管理呈粗放型的狀態(tài)。

二.現(xiàn)階段民辦中學(xué)檔案管理工作存在的主要問題

（一）. 未建立完善檔案工作體系。民辦中學(xué)由于對檔案管理工作缺乏經(jīng)驗(yàn)，各類檔案文件材料大多散落在各處室、各部門，未能實(shí)現(xiàn)綜合檔案集中統(tǒng)管;學(xué)校將主要精力集中在教學(xué)業(yè)務(wù)上，對檔案工作缺乏重視，未能有效開展對各部門檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)檢查，未能完全建立部門立卷歸檔制度;學(xué)校片面追求教職工的教學(xué)業(yè)績，未將文件形成積累和歸檔要求納入教職工有關(guān)職責(zé)及其考核，未開展檔案工作獎懲。

（二）.未建立完善檔案管理制度。主要表現(xiàn)為：各項工作制度，管理制度及業(yè)務(wù)規(guī)范有待完善，尤其是包括檔案實(shí)體分類、歸檔范圍、保管期限等業(yè)務(wù)規(guī)范急需根據(jù)國家檔案局8號令、財政部2016年新頒布的《會計檔案辦法》等規(guī)范，結(jié)合民辦中學(xué)實(shí)際修訂。同時按要求制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案、檔案工作責(zé)任追究制度、電子檔案管理制度等制度。

（三）.缺乏檔案管理專業(yè)人才。由于體制原因，我國專業(yè)的檔案管理人才多集中在各級機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位，與之相比，民辦中學(xué)在薪資福利和職業(yè)發(fā)展方面上處于完全劣勢，因此，民辦中學(xué)大多只能聘任普通文員來負(fù)責(zé)檔案管理工作。普通文員具備一定的檔案管理專長后，容易跳槽到待遇和發(fā)展更好的單位工作，而由于檔案管理人員頻繁流失，民辦學(xué)校不愿意投入人力財力，讓其參加專業(yè)的檔案管理技能培訓(xùn)，這就陷入了惡性循環(huán)。

（四）.檔案信息化水平低，檔案利用效果不足，檔案保管條件較差。民辦中學(xué)的創(chuàng)辦多以盈利為最終目標(biāo)，這導(dǎo)致其片面追求短期成績，追求社會效應(yīng)以吸引生源，追求財力賬面上的投入產(chǎn)出比。大多數(shù)民辦中學(xué)不愿意在檔案軟、硬件方面有過多的投入，造成檔案信息低使用率，檔案保管條件惡劣，實(shí)體檔案易損毀。檔案信息化建設(shè)有待完善，主要表現(xiàn)為：大多數(shù)民辦中學(xué)沒有購買檔案管理軟件，或購買傳統(tǒng)的單機(jī)版檔案軟件，依靠紙質(zhì)的檔案目錄進(jìn)行查閱利用，這浪費(fèi)了大量的人力和時間卻無明顯效果，造成檔案信息低使用率。檔案庫房建設(shè)同樣需要資金投入，而部分民辦中學(xué)為了節(jié)約成本，使用小面積的課室或房間作為檔案庫房，經(jīng)過較短時間的積壓，庫房飽和，有無法滿足新增檔案的存放需求;部分檔案庫房因?yàn)槊娣e不足，無法合理劃分，將辦公、閱覽和儲存檔案的區(qū)域混為一體，造成檔案散溢;部分庫房缺少相應(yīng)的祛濕、消毒、防火、防磁等檔案保護(hù)設(shè)施和技術(shù)設(shè)備，導(dǎo)致檔案因?yàn)槭艹被蛳x蛀而損毀。

三.加強(qiáng)民辦中學(xué)檔案管理工作的對策

（一）.建立完善民辦中學(xué)檔案管理體系框架

建立完善民辦中學(xué)檔案管理體系框架，主要包含三層內(nèi)容：

1.建立檔案工作體系。建立民辦中學(xué)檔案工作體系，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)重視和責(zé)任落實(shí)，即建立學(xué)校統(tǒng)籌——辦公室主管——各處室落實(shí)和分管校領(lǐng)導(dǎo)——辦公室分管負(fù)責(zé)人——專職檔案員——各部門兼職檔案員的雙層管理體系。切實(shí)落實(shí)檔案工作“三納入”、“四同步”，即將學(xué)校檔案管理工作納入到本單位工作計劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到學(xué)校教職工的崗位責(zé)任制中，同時，把學(xué)校的各項重要管理活動和常規(guī)教學(xué)與檔案工作同步布置，同步落實(shí)，同步檢查，同步考核。

2.完善檔案管理制度建設(shè)。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”。規(guī)矩也就是規(guī)章制度，用來規(guī)范我們行為的規(guī)則、條文，它保證了良好的秩序，是各項事業(yè)成功的重要保證，對于民辦中學(xué)的檔案管理工作也是如此。因此，以省、市各級檔案局和教育局的業(yè)務(wù)規(guī)范為依據(jù)，結(jié)合民辦中學(xué)實(shí)際情況，修訂檔案管理工作有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度，提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求，尤為重要。具體為制定學(xué)校文件與檔案管理的崗位責(zé)任制、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案、檔案工作年度評估辦法與考核體系等整體規(guī)章;制定文件歸檔制度、檔案保管、鑒定銷毀、統(tǒng)計、利用、保密等具體業(yè)務(wù)制度;制定學(xué)校各門類檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范等業(yè)務(wù)規(guī)范。

（二）吸引人才，加強(qiáng)檔案專、兼職檔案員的培養(yǎng)。與公辦中學(xué)相比，民辦中學(xué)雖然無法提供事業(yè)單位編制吸引高素質(zhì)檔案管理人才，但具有靈活的特點(diǎn)。民辦中學(xué)可根據(jù)自身特點(diǎn)，為專、兼職檔案管理員制定多勞多得、與業(yè)績考核掛鉤的薪酬制度，如設(shè)立專、兼職檔案員工作補(bǔ)貼和多等級的考核獎勵;民辦中學(xué)可尋求與各級檔案局進(jìn)行溝通，推薦具備條件的檔案管理員參加專業(yè)技術(shù)資格審定，解決其職稱晉升和職業(yè)發(fā)展問題，鼓勵專、兼職檔案員到各級檔案主管部門舉辦的短期培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，邀請檔案局專家到校開展檔案工作監(jiān)督指導(dǎo);有條件的民辦學(xué)校可派檔案員到公辦中學(xué)或校本部進(jìn)行跟崗學(xué)習(xí)，例如廣東實(shí)驗(yàn)中學(xué)合作創(chuàng)辦的附屬天河學(xué)校、順德學(xué)校、南海學(xué)校等三所民辦學(xué)校在創(chuàng)辦之初，均多次派遣專職檔案員到校本部綜合檔案室進(jìn)行跟崗學(xué)習(xí)。三所分校的檔案員通過跟崗，掌握了中學(xué)檔案工作從制度搭建、具體業(yè)務(wù)到庫房建設(shè)的全流程管理技能，均能獨(dú)立開展檔案工作。經(jīng)過經(jīng)驗(yàn)和知識轉(zhuǎn)移，目前這三所民辦學(xué)校的檔案工作已初具成效。

（三）重視軟、硬件投入，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。檔案是一筆重要的信息財富，安全重于泰山。民辦中學(xué)應(yīng)具備前瞻眼光，投入一定資金，按照檔案庫房“八防”（防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲）的要求，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房。檔案庫房必須至少滿足本單位未來15—20年的檔案保管需求，還要合理布局，做到辦公、閱覽、庫房三分開。此外，有條件的民辦中學(xué)可購買網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理系統(tǒng)，與本單位OA系統(tǒng)進(jìn)行對接，初步實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，開展檔案目錄及傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化;制定電子檔案管理制度和檔案管理系統(tǒng)操作制度，開展電子檔案的保管與利用工作，為全校教職工設(shè)置相應(yīng)權(quán)限的檔案查詢利用賬戶，開展檔案利用網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

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作者簡介：張偉城，1985年7月出生，男，漢族，廣東揭陽，大學(xué)本科，檔案館員，研究方向：檔案管理理論與應(yīng)用。

（作者單位：廣東實(shí)驗(yàn)中學(xué)）