芻議如何做好數(shù)字化檔案規(guī)范管理

陳喬輝

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越復(fù)雜，在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理也開(kāi)始向數(shù)字化的方向發(fā)展。數(shù)字化管理實(shí)際上就是利用信息技術(shù)、數(shù)字化以及計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提升管理質(zhì)量和效率，使得檔案管理工作更加規(guī)范、便捷、全面和迅速。因此，在數(shù)字化檔案管理下，如何提高規(guī)范性，仍然是當(dāng)下需要關(guān)注的問(wèn)題。本文就數(shù)字化檔案管理工作的內(nèi)涵進(jìn)行了簡(jiǎn)單闡述，分析了提高檔案管理規(guī)范性的策略。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理;規(guī)范性

信息化時(shí)代的發(fā)展使得檔案管理工作不斷朝數(shù)字化的方向改革，利用數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理、使用，能夠有效提高資源利用率，有助于不斷豐富檔案管理的形式，提高檔案人員的積極性，推動(dòng)檔案管理工作有序開(kāi)展。當(dāng)前，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得檔案信息更加復(fù)雜，數(shù)據(jù)庫(kù)也逐漸龐大，如何利用數(shù)字化技術(shù)不斷完善檔案管理，是各個(gè)單位需要重視的問(wèn)題。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字化檔案管理是信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是當(dāng)下信息技術(shù)發(fā)展的重要體現(xiàn)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被電子檔案代替，檔案信息資料也變得更加豐富，文字、圖像、視頻等資料都能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化搜集和整理，查閱、調(diào)取以及保存等工作也更加便捷，管理工作的效率有了明顯提升。而信息技術(shù)的發(fā)展使得數(shù)字化檔案信息成為了管理工作的重點(diǎn)，數(shù)字化信息能夠在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代快速傳播，因此加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，深入研究數(shù)字化檔案管理技術(shù)，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需要，利用更加先進(jìn)的手段提高檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，仍然是當(dāng)下重要的工作。數(shù)字化檔案管理具有眾多的優(yōu)點(diǎn)，能夠節(jié)省成本和儲(chǔ)存空間。提高訪問(wèn)效率，也能及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和歸檔，提高工作效率。數(shù)字化檔案管理能夠提高資源共享率，推動(dòng)檔案管理技術(shù)的改革和更新，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理手段，強(qiáng)化檔案信息在社會(huì)建設(shè)和發(fā)展中的效用。另外，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的頻繁調(diào)用不僅會(huì)使資料的損壞率提高，也容易導(dǎo)致檔案信息的泄露，而數(shù)字化檔案在共享的同時(shí)能夠進(jìn)行資料備份，提高檔案信息的完整性，保障資源得到有效管理[1]。

二、做好數(shù)字化檔案管理規(guī)范性工作的策略

（一）強(qiáng)化責(zé)任分配制度

要全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，還需要對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行有序處理，單位內(nèi)部要建立明確的責(zé)任制度，才能對(duì)龐大的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行整理和歸檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。因此，要對(duì)數(shù)字化檔案管理規(guī)范性的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，根據(jù)單位內(nèi)部的需求，設(shè)立明確的工作崗位，明確相關(guān)的工作內(nèi)容，包括對(duì)資料的分類(lèi)、整理、數(shù)字化處理等過(guò)程，都要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。建立科學(xué)合理的責(zé)任分配制度，首先就要對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的內(nèi)容和環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，根據(jù)實(shí)際情況，制定更加程序化的工作流程，才能根據(jù)管理的需要，細(xì)化工作內(nèi)容。在責(zé)任分配的過(guò)程中，也要明確工作的目標(biāo)，除了實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化管理之外，更要保證資料的全面性、管理的規(guī)范性。比如在對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔時(shí)，可以安排1-2人進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理，用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行有效整理，按照不同資料的類(lèi)型、內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，規(guī)范格式[2]。

（二）完善數(shù)字化檔案管理機(jī)制

各單位在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案管理的要求制定規(guī)范的工作機(jī)制，包括單位內(nèi)部檔案管理的流程、檔案借用、調(diào)取以及數(shù)字化發(fā)展，完善單位內(nèi)部的計(jì)算機(jī)設(shè)備配置，為數(shù)字化管理營(yíng)造有力的條件。同時(shí)，要構(gòu)建健全的管理系統(tǒng)，規(guī)范管理流程，在紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，規(guī)范操作行為，建立雙重管理機(jī)制[3]。對(duì)管理人員的素質(zhì)以及現(xiàn)代化技術(shù)掌握的水平進(jìn)行考核，定期對(duì)管理工作的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的宣傳和教育，從整體上提升員工的數(shù)字化水平，才能真正推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范性進(jìn)程。因此，除了要完善檔案管理的機(jī)制以外，還要建立人才培養(yǎng)機(jī)制，促進(jìn)各工作人員加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)以及信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，深入了解數(shù)字化檔案管理工作的技術(shù)。當(dāng)然要結(jié)合單位內(nèi)部的工作性質(zhì)，進(jìn)行針對(duì)性學(xué)習(xí)。比如高校的人事檔案管理工作，就要針對(duì)高校的發(fā)展和教育需求，制定人才培養(yǎng)機(jī)制，檔案管理也要重視機(jī)密性和完整性。校領(lǐng)導(dǎo)也要重視人事檔案管理，不能局限在教育工作中，對(duì)信息資料的高效管理和利用，同樣有利于促進(jìn)高校教育質(zhì)量的提升。

（三）完善管理設(shè)備和管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理工作需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，更需要安全可靠的信息系統(tǒng)進(jìn)行保障。一方面，單位和相關(guān)部門(mén)需要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的重要性，加大經(jīng)濟(jì)投入，以構(gòu)建健全的管理環(huán)境。引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件和技術(shù)設(shè)備，配備專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人才，為檔案管理向數(shù)字化推進(jìn)提供更加良好的保障。另一方面，要結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)數(shù)字化檔案信息資料的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)信息資料的管理，提升安全性和嚴(yán)密性。比如單位內(nèi)部可以建立特殊的檔案管理網(wǎng)站，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案的調(diào)用、查閱，以免被外來(lái)病毒侵犯，威脅檔案的安全性。另外，嚴(yán)格控制檔案數(shù)字化管理流程，以確保每個(gè)工作內(nèi)容都在系統(tǒng)機(jī)制內(nèi)執(zhí)行。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)成為了許多單位重要的工作內(nèi)容，在信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案資料已經(jīng)成為了主要的趨勢(shì)。各單位要重視數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展，構(gòu)建完善的系統(tǒng)，規(guī)范管理工作，強(qiáng)化資料信息的管理流程，提高資源的利用率，才能推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]羅淑蘭.做好新時(shí)期數(shù)字化檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（10）：14.

[2]李偉春.檔案數(shù)字化發(fā)展對(duì)高職院校檔案管理工作的影響[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2017（12）：43-44.

[3]愛(ài)如娜.高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展研究[J].科學(xué)與信息化，2019（94）：125-126.