論人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的現(xiàn)狀和改進(jìn)方案

張亞沖

摘? ? 要：作為一項(xiàng)具有社會(huì)服務(wù)性質(zhì)的工作，檔案管理工作的良好開(kāi)展，不但能夠保障各項(xiàng)工作的真實(shí)性與有效性，且能夠在極大程度上推動(dòng)單位健康發(fā)展。文章以人力資源和社會(huì)保障局為例，首先介紹檔案管理工作所涉及內(nèi)容及重要作用，并通過(guò)對(duì)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理所潛藏問(wèn)題的深入挖掘，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定一系列具有針對(duì)性和目的性的改進(jìn)策略，以期推動(dòng)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理水平和質(zhì)量的全面提升。

關(guān)鍵詞：人力資源;社會(huì)保障;檔案管理;現(xiàn)狀;改進(jìn)方案

一、檔案管理的相關(guān)內(nèi)容及重要作用

（一）人力資源檔案管理所涉及內(nèi)容

第一，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。檔案管理工作在人力資源管理部門的開(kāi)展需與其綜合管理目標(biāo)相結(jié)合，在滿足各用人單位需求的基礎(chǔ)上，為其提供專業(yè)化和現(xiàn)代化人力。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，人力作為其基礎(chǔ)要素，在對(duì)其所衍生資源進(jìn)行配置時(shí)需確保整體的合理性，促使人力資源管理效果的全面發(fā)揮。

第二，對(duì)人力資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。若要從跟根本上發(fā)揮人力資源的實(shí)際作用，需增強(qiáng)其開(kāi)發(fā)與運(yùn)用的合理性及有效性，檔案管理應(yīng)與人力資源情況有效融合，對(duì)人力整體結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能特點(diǎn)進(jìn)行深入分析，基于新時(shí)代發(fā)展背景下對(duì)市場(chǎng)對(duì)新型人才的需求，通過(guò)合理的開(kāi)發(fā)與充分利用，確保人力資源自身價(jià)值的全面實(shí)現(xiàn)。

第三，對(duì)人力資源進(jìn)行評(píng)估。人力資源管理工作需以相關(guān)評(píng)估體系的建立為前提條件，借助評(píng)估體系的激勵(lì)性特點(diǎn)，以檔案管理的全面實(shí)施，有效獲取相關(guān)工作人員在日常工作中的業(yè)績(jī)情況及表現(xiàn)情況，構(gòu)建起評(píng)估體系的基礎(chǔ)。

（二）檔案管理的重要作用

隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》的頒布與實(shí)行，為人力資源和社會(huì)保障局檔案工作的開(kāi)展指明了道路，形成了對(duì)檔案管理全面發(fā)展的有效推動(dòng)，通過(guò)對(duì)各級(jí)各類檔案資料和信息的收集整理以及鑒定統(tǒng)計(jì)，并以現(xiàn)代化技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)相應(yīng)檔案管理系統(tǒng)的全面構(gòu)建，對(duì)于不同類型的檔案信息，以分類方式進(jìn)行有效存儲(chǔ)。

積極推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范、有效的落實(shí)，對(duì)各類檔案資料加以妥善保管，為企業(yè)提供真實(shí)有效的員工檔案信息，晉升優(yōu)秀員工;另一方面，各學(xué)?？赏ㄟ^(guò)對(duì)學(xué)生檔案信息的提取和參考，對(duì)學(xué)生實(shí)際情況有更加全面的掌握，提升學(xué)生教育和培養(yǎng)過(guò)程中的針對(duì)性，為學(xué)生健康成長(zhǎng)以及未來(lái)社會(huì)實(shí)踐奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此，新形勢(shì)下進(jìn)一步提高對(duì)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的重視程度，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展良好發(fā)展尤為重要。

二、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理和人力資源管理存在脫節(jié)現(xiàn)象

從人力資源和社會(huì)保障局當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，部分管理人員缺乏對(duì)檔案管理與人力資源兩者關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，兩者在管理過(guò)程中存在嚴(yán)重的脫節(jié)現(xiàn)象，檔案管理在人力資源管理中的服務(wù)作用被限制，使得檔案管理在內(nèi)容上僅停留在個(gè)人信息的整理與記錄，檔案管理實(shí)際效應(yīng)難以全面發(fā)揮，對(duì)人力資源管理效果大打折扣，不僅影響人才價(jià)值的發(fā)揮，且不利于用人單位勞動(dòng)生產(chǎn)率的提升，因此，檔案管理應(yīng)與現(xiàn)代發(fā)展趨勢(shì)相適應(yīng)，確保檔案管理和人力資源管理的有效銜接。

（二）人社檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)陳舊

為促使人力資源和社會(huì)保障局檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，可靠完善的基礎(chǔ)設(shè)施是其中一項(xiàng)必不可少的條件，但部分地區(qū)由于地理位置以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平等方面的差異性，在檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，仍嚴(yán)重傳統(tǒng)人工統(tǒng)計(jì)和手動(dòng)存儲(chǔ)的管理模式。

（三）檔案信息缺乏共享

現(xiàn)階段，人力資源和社會(huì)保障局與社會(huì)上其他組織之間尚未建立起資源共享平臺(tái)，部分高應(yīng)用頻率的檔案信息在存儲(chǔ)過(guò)程中被分散，這種傳統(tǒng)的保存方法不但容易引起較大的誤差，管理工作質(zhì)量難以有效保證，且給使用者帶來(lái)諸多不便。與此同時(shí)，隨著現(xiàn)代化社會(huì)的飛速進(jìn)步與發(fā)展，無(wú)形中增加了對(duì)檔案資料時(shí)效性要求。

三、人力資源和社會(huì)保障局檔案管理改進(jìn)方案

（一）加大在軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施上的經(jīng)費(fèi)投入

為進(jìn)一步推動(dòng)人社檔案信息化管理目標(biāo)的落實(shí)，需在保證紙質(zhì)檔案相關(guān)材料完整性的基礎(chǔ)上，合理配置軟件設(shè)施及硬件設(shè)施。對(duì)此，在人社檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)從實(shí)際角度出發(fā)，對(duì)管理過(guò)程中一系列投入進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)整，成立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入，積極構(gòu)建檔案室，在強(qiáng)化檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案實(shí)體管理的重要性進(jìn)行明確，對(duì)軟硬件設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，為傳統(tǒng)單一化管理向現(xiàn)代信息化管理的轉(zhuǎn)變提供動(dòng)力。

（二）增強(qiáng)人工智能的應(yīng)用

在人力資源和社會(huì)保障局日常管理工作中，積極引入人工智能技術(shù)，不但有助于設(shè)備運(yùn)營(yíng)效率的提升，且能夠?yàn)樵O(shè)備打造良好的工作環(huán)境。相較于傳統(tǒng)管理方式，人工智能可在第一時(shí)間存儲(chǔ)或更新相關(guān)信息和材料，將第一手資料提供于相關(guān)查詢?nèi)藛T，進(jìn)而從根本上實(shí)現(xiàn)工作運(yùn)行的可持續(xù)性與有效性。此外，人工智能技術(shù)可自動(dòng)生成報(bào)告，有效提升了辦公設(shè)備整體運(yùn)營(yíng)效率，不但節(jié)約了大量人工方面的成本，且與現(xiàn)代管理工作需求相適應(yīng)。因此，應(yīng)增強(qiáng)人工智能在人力資源和社會(huì)保障局檔案管理中的應(yīng)用，提升對(duì)檔案室辦公設(shè)備應(yīng)用水平，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，促進(jìn)管理質(zhì)量和管理效率的提高和進(jìn)步。

（三）樹(shù)立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)

經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，人社檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中所面臨的最大問(wèn)題就是各類資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，針對(duì)這一現(xiàn)狀，需加快建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)。此外，在檔案管理工作中管理人員自身專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的缺失，某種程度上也不利于檔案管理工作的開(kāi)展，削弱了檔案實(shí)際效應(yīng)。因此，人力資源和社會(huì)保障局需積極引進(jìn)先進(jìn)辦公設(shè)備，構(gòu)建統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂或者數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。此外，需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員管理能力的培訓(xùn)，通過(guò)聘請(qǐng)專業(yè)管理人員開(kāi)展專項(xiàng)講座，使其掌握最新管理理念和管理手段，構(gòu)建一支高素質(zhì)、高水平的管理隊(duì)伍，更好的為人力資源和社會(huì)保障局提供服務(wù)，降低管理問(wèn)題的發(fā)生幾率。

三、結(jié)論

綜上所述，新時(shí)代背景下，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作面臨來(lái)自內(nèi)部和外部的雙重挑戰(zhàn)，針對(duì)傳統(tǒng)管理模式下所滋生的一系列弊端與不足，人社單位應(yīng)進(jìn)一步加大在軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施上的經(jīng)費(fèi)投入、增強(qiáng)人工智能的應(yīng)用、樹(shù)立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等等，通過(guò)諸多措施的貫徹落實(shí)，提高人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作的系統(tǒng)性和高效性。

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