淺談檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

劉瑾

摘? ?要：信息時(shí)代的到來(lái)使得電子信息技術(shù)開(kāi)始被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，并推動(dòng)了自動(dòng)化辦公的發(fā)展。同時(shí)，時(shí)代的進(jìn)步提升了檔案管理在企業(yè)、國(guó)家部門(mén)以及教育機(jī)構(gòu)等管理中的重要作用，在自動(dòng)化辦公的形勢(shì)下，也需要得到創(chuàng)新和改革。推動(dòng)檔案管理的辦公自動(dòng)化發(fā)展，是提高管理水平和質(zhì)量的重要舉措。本文就當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并針對(duì)自動(dòng)化的應(yīng)用進(jìn)行了探索。以期能夠通過(guò)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)管理自動(dòng)化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 辦公自動(dòng)化? 信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：C93? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2020）02（a）-0170-02

在信息化背景下，我國(guó)行的檔案管理也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何跟上時(shí)代的步伐，提升管理的科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，是當(dāng)下各單位和企業(yè)需要重視的問(wèn)題。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案已經(jīng)逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變，辦公自動(dòng)化給管理工作也帶來(lái)了更多的便捷，無(wú)論是收集信息、整理資料以及調(diào)閱等，效率和質(zhì)量都有了巨大的提升。因此合理利用信息技術(shù)，提高自動(dòng)化管理的水平和安全性，已經(jīng)成為了檔案工作中的重要內(nèi)容。

1? 當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 信息化程度和水平不高

當(dāng)前檔案管理的信息化水平還有待提升，在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，信息化發(fā)展幾乎成為每一個(gè)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，而且在新網(wǎng)絡(luò)設(shè)備不斷發(fā)達(dá)的今天，對(duì)新設(shè)備和新技術(shù)的引進(jìn)也成為了推動(dòng)檔案管理工作有效進(jìn)行的重要措施。但是當(dāng)前我國(guó)的一些企業(yè)內(nèi)部對(duì)信息化發(fā)展的認(rèn)知還不夠，特別是有的企業(yè)和單位的檔案資料復(fù)雜、數(shù)量多，如果沒(méi)有組都的資金投入，將很難實(shí)現(xiàn)全面信息化發(fā)展，也會(huì)阻礙自動(dòng)化的建設(shè)，降低檔案管理工作的有效性，無(wú)法為客戶(hù)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[1]。

1.2 缺乏專(zhuān)業(yè)的人才

保持不斷創(chuàng)新是市場(chǎng)發(fā)展的需求，也是時(shí)代的必然趨勢(shì)。因此，人才成為了管理工作中的重要因素。而自動(dòng)化辦公需要人員具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能，特別是要熟練掌握信息技術(shù)，能夠不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和理念，操作先進(jìn)的設(shè)備，以推動(dòng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理高效率。但是實(shí)際工作中，專(zhuān)業(yè)人才的缺乏已經(jīng)成為了重大的問(wèn)題，人員無(wú)法利用科學(xué)有效的手段來(lái)完善管理工作，對(duì)不斷發(fā)展的信息技術(shù)應(yīng)用能力較低，理念和想法比較落后，影響了檔案管理的自動(dòng)化應(yīng)用。

1.3 檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不夠

隨著國(guó)家對(duì)檔案管理的重視程度越來(lái)越高，企業(yè)和單位也開(kāi)始根據(jù)相關(guān)的法律規(guī)范制定科學(xué)的管理制度，但是在實(shí)施過(guò)程中，仍然存在較多的漏洞。而且傳統(tǒng)檔案管理大多是紙質(zhì)檔案，無(wú)論是保管還是調(diào)用，很容易出現(xiàn)丟失、泄露等問(wèn)題。特別是在實(shí)際管理中，管理人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，素質(zhì)和能力參差不齊，就會(huì)直接影響管理工作的創(chuàng)新和改革。加上工作機(jī)制的影響，很多人員的工作積極性不高，因此在如何進(jìn)行管理創(chuàng)新上也意識(shí)不夠。隨著資料數(shù)據(jù)不斷增加，工作人員的任務(wù)也會(huì)更加繁重，辦事效率就會(huì)降低，影響自動(dòng)化辦公的有效應(yīng)用[2]。

2? 檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用途徑

2.1 落實(shí)提升檔案信息化管理水平的工作

提升管理工作的信息化水平是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要措施，只有融合了信息技術(shù)、智能技術(shù)以及自動(dòng)化技術(shù)，才能為辦公自動(dòng)化的應(yīng)用提供充分的條件，才能提高對(duì)檔案管理的效率和水平[3]。（1）要建立科學(xué)的信息系統(tǒng)，完善檔案管理的流程，并用自動(dòng)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的整理、記錄、調(diào)閱和保管等工作，以提高工作的效率和質(zhì)量。（2）要加強(qiáng)資金的投入，引進(jìn)必要的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀器等，簡(jiǎn)化檔案管理工作的內(nèi)容，為工作人員節(jié)省更多的時(shí)間和精力來(lái)進(jìn)行工作創(chuàng)新，推動(dòng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。（3）要規(guī)范檔案管理的流程，特別是在對(duì)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用中，無(wú)論是資料的編排、調(diào)閱，還是檔案分類(lèi)和保管，都需要經(jīng)過(guò)一定的程序，按照規(guī)范的流程來(lái)操作，以提高準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性。（4）要組織工作人員學(xué)習(xí)新的理念和技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)知，全面推動(dòng)自動(dòng)化的落實(shí)，促進(jìn)管理信息化的發(fā)展。還可以結(jié)合相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)人員根據(jù)實(shí)際工作的情況進(jìn)行創(chuàng)新，提高管理的水平。

2.2 提高自動(dòng)化管理手段的科學(xué)性

（1）要加強(qiáng)技術(shù)的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理，自動(dòng)化雖然帶來(lái)了更多的便捷，同時(shí)也有較多的漏洞，因此必須建立更加科學(xué)的管理機(jī)制，利用科學(xué)手段來(lái)推動(dòng)自動(dòng)化發(fā)展，充分利用自動(dòng)化辦公的優(yōu)勢(shì)來(lái)提升管理水平。有效發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，以企業(yè)自身的檔案管理需求為中心，結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展的趨勢(shì)，構(gòu)建科學(xué)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。既要保持對(duì)技術(shù)的創(chuàng)新，又要維護(hù)檔案管理的科學(xué)性，按照規(guī)范的要求全面推動(dòng)檔案電子化的發(fā)展，優(yōu)化資源的配置，提升對(duì)信息資源的利用率。（2）對(duì)原有的管理制度進(jìn)行改革，針對(duì)辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合具體的檔案管理內(nèi)容，明確各部門(mén)、各崗位的責(zé)任，制定科學(xué)的管理制度，以自動(dòng)化技術(shù)來(lái)推動(dòng)管理工作向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。（3）要提高全員的創(chuàng)新意識(shí)，明確檔案管理的目標(biāo)，創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，利用辦公自動(dòng)化的手段，豐富服務(wù)的形式，構(gòu)建特色化服務(wù)文化，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。根據(jù)不同檔案信息的內(nèi)容，為市場(chǎng)提供更優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)，在推動(dòng)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的同時(shí)，以?xún)?yōu)質(zhì)的服務(wù)來(lái)打造市場(chǎng)。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

（1）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作內(nèi)的一些重要因素和意義的培訓(xùn)，對(duì)工作人員進(jìn)行責(zé)任意識(shí)的灌輸，可以播放一些由于檔案信息泄露或者管理不善給公司和個(gè)人帶來(lái)的損失等新聞和短片，來(lái)加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案工作的重視程度，只有增強(qiáng)了責(zé)任意識(shí)，才能提高執(zhí)行力度，為工作人員提供更強(qiáng)大的精神動(dòng)力，從而提高工作效率和質(zhì)量，為檔案工作賦予更多的樂(lè)趣。（2）在管理機(jī)制中加入科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)工作人員要實(shí)行必要的獎(jiǎng)懲措施，才能從根本上來(lái)加強(qiáng)管理的力度，提高管理的效率。（3）要完善信息化檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)督力度，提高工作責(zé)任的明確度、公開(kāi)度和透明化，促進(jìn)工作人員之間的良性競(jìng)爭(zhēng)。組織員工學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，熟練掌握軟件、設(shè)備的操作技能，還要培養(yǎng)員工自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，通過(guò)激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督制度促進(jìn)管理人員不斷提升自身的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理的辦公自動(dòng)化效率[4]。

2.4 建立檔案管理的安全防范系統(tǒng)

自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中廣泛運(yùn)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)，在信息記錄、整理以及傳遞的過(guò)程中，文件的保密性會(huì)受到威脅，一旦信息泄露，會(huì)給企業(yè)或者社會(huì)都造成威脅。因此要重視安全防范系統(tǒng)的創(chuàng)建和應(yīng)用，規(guī)范檔案管理的具體流程和內(nèi)容。比如電子檔案一般以脫機(jī)的方式存儲(chǔ)，檔案保管的介質(zhì)要保存好。要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的檢測(cè)和維護(hù)，成立專(zhuān)門(mén)的防范系統(tǒng)維護(hù)和監(jiān)測(cè)組織，定期檢查系統(tǒng)的安全隱患，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的自動(dòng)化辦公環(huán)境。

3? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化背景下，檔案管理辦公自動(dòng)化是必然的趨勢(shì)，要加強(qiáng)自動(dòng)化的應(yīng)用，必須要從檔案管理信息化的意識(shí)上著手，靈活運(yùn)用電子信息技術(shù)，提高管理工作的安全性，豐富管理的方式和手段，才能提高工作的效率。

參考文獻(xiàn)

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[4] 楊曉梅.辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案管理的必要性與可行性分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（18）：187.