供排水重大工程檔案數(shù)字化管理探究

李雅

【摘要】供排水重大工程的建設(shè)過程必然會(huì)產(chǎn)生大量工程資料，因此，積極收集整理供排水重大工程資料，形成工程檔案資源庫，無疑是對(duì)供排水重大工程建設(shè)過程最有利的支撐，不僅能對(duì)檔案管理產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，還能進(jìn)一步提高檔案管理、利用的水平及成效，繼而確保工程質(zhì)量。本文通過具體論述供排水重大工程檔案數(shù)字化管理的意義，并根據(jù)實(shí)際情況提出供排水重大工程檔案數(shù)字化管理的策略，為提升供排水重大工程檔案數(shù)字化管理的實(shí)效性提供可參考的依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】供排水;檔案管理;數(shù)字化

在供排水重大工程建設(shè)過程中，必然會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料。而就傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，因大多為紙質(zhì)資料，故不僅需要較大的存儲(chǔ)空間，且所需履行的檔案管理工作量與具體事項(xiàng)也極為繁雜，加之紙質(zhì)的檔案本身對(duì)環(huán)境亦有著較高要求，一旦保管不善輕則受潮霉變，蟲蛀缺損，重則可能引發(fā)火災(zāi)，繼而導(dǎo)致供排水重大工程檔案流失，從而讓施工企業(yè)面臨巨大的損失。不僅如此，采用最傳統(tǒng)的檔案管理方式還需投入較大的人力及物力資源，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，查找的難度亦會(huì)隨之加大，而無法及時(shí)找出相關(guān)資料，意味著檔案資料最重要的利用價(jià)值無法得到充分、有效的發(fā)揮。因此，為滿足時(shí)代發(fā)展與檔案管理工作需求，則必須對(duì)新技術(shù)的引進(jìn)給予高度重視，積極借助信息技術(shù)的管理優(yōu)勢避免出現(xiàn)檔案損毀或遺失現(xiàn)象。當(dāng)然，積極采用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，其最主要的作用還是能大幅提升檔案的利用效力，以此方能最大限度發(fā)揮供排水重大工程檔案的參考價(jià)值，繼而為工程的施工質(zhì)量提供有力保障。

一、供排水重大工程檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

供排水重大工程的建設(shè)過程會(huì)生成大量的文件資料。而任何工程的建設(shè)過程，有關(guān)檔案管理的專項(xiàng)建設(shè)均是極其關(guān)鍵的內(nèi)容。但因傳統(tǒng)工程檔案管理大多數(shù)以紙質(zhì)資料為主，故不僅有著極高的管理難度，且檔案還隨時(shí)面臨著丟失與損毀的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，若能基于信息技術(shù)來管理供排水重大工程檔案，則必然能對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式予以有效改善，處理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所面臨的問題包括對(duì)儲(chǔ)藏環(huán)境的要求、控價(jià)不足等。不僅如此，隨著工程的不斷建設(shè)，其所產(chǎn)生的檔案將越來越多。屆時(shí)，若相關(guān)檔案的查找仍舊是基于人工來完成，則勢必會(huì)面臨極高的工作難度。對(duì)此，積極使用信息技術(shù)則具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。首先，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)意味著能為檔案管理拓展無限的存儲(chǔ)空間，即使面對(duì)海量的工程檔案存儲(chǔ)亦無需再擔(dān)憂空間問題。其次，因數(shù)字技術(shù)的引進(jìn)使得工程檔案管理人員的大部分工作均可借由電腦來完成，這極大減輕了檔案管理人員的工作量，繼而可節(jié)省大量的人力、物力以及財(cái)力。不僅如此，因數(shù)字化檔案管理無需過多的管理人員便可輕松完成對(duì)檔案資料的分類，以此將最大限度節(jié)省檔案管理成本。最后則是基于數(shù)字化檔案管理可備份的功能，將不再為檔案丟失而擔(dān)憂。加之查找檔案的方法十分簡單、快捷，故能極大節(jié)省查找檔案的時(shí)間，由此提高工程檔案資源的利用效率并可為之后的工程建設(shè)提供重要參考。

二、供排水重大工程檔案信息化管理方法

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，此前所存在的諸多技術(shù)問題如今也已被攻克，對(duì)此，為切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作更好發(fā)展，則必然要注重對(duì)最新技術(shù)的開發(fā)及使用，以確保檔案資料價(jià)值能得以最大限度發(fā)揮。不僅如此，基于當(dāng)下的社會(huì)背景，資源共享無疑是極為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，對(duì)此，為促進(jìn)檔案管理信息化條件下的資源共享，則除了要對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容予以統(tǒng)一整理外，尚需做到以下幾點(diǎn)：首先是對(duì)檔案資源的科學(xué)優(yōu)化，以切實(shí)將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。其次則是檔案管理資料庫的不斷完善，以促使檔案管理資料庫逐步由初級(jí)向高級(jí)的方向轉(zhuǎn)變，如此方有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源的分層次共享。最后則是對(duì)檔案資源共享平臺(tái)予以不斷完善。唯有如此，方能降低各類因素的影響，繼而為實(shí)現(xiàn)檔案管理資源共享奠定良好基礎(chǔ)。

（二）控制安全風(fēng)險(xiǎn)。在信息化時(shí)代，檔案信息化成為檔案管理工作發(fā)展之必然，在具體推行過程中，檔案信息的安全問題也將備受考驗(yàn)。對(duì)此，為確保檔案信息的安全可靠，要在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，避免檔案信息遭到惡勢力的攻擊，而使社會(huì)乃至整個(gè)國家蒙受不必要的損失。至于保密機(jī)制的建立，須先解決檔案資料的保密安全問題。對(duì)此，工程建設(shè)方需從信息安全的角度入手，以避免使用不安全的軟硬件。除此之外，工程建設(shè)方還需切實(shí)建立起科學(xué)、完善的安全預(yù)警與反應(yīng)機(jī)制，一旦發(fā)生病毒入侵，則應(yīng)立即發(fā)出預(yù)警并同步啟動(dòng)反應(yīng)機(jī)制，從而防止重要的資料被非法竊取。堅(jiān)持做好供排水重大工程檔案資料的備份工作，避免數(shù)字化檔案損壞而遭受不必要的損失，切實(shí)保證供排水檔案資料的安全性、完整性。

（三）建立數(shù)據(jù)庫。供排水重大工程檔案管理工作要想逐步往數(shù)字化的方向發(fā)展，便必然要仰賴于數(shù)字化管理平臺(tái)的建立，如此方能為檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造更為廣闊的空間，繼而在實(shí)現(xiàn)檔案管理與科學(xué)技術(shù)完美融合的同時(shí)，提升檔案管理平臺(tái)的服務(wù)水平以及實(shí)際價(jià)值。當(dāng)然，就檔案平臺(tái)的建設(shè)而言，應(yīng)盡量保證供排水重大工程檔案資料共享，突破傳統(tǒng)管理方式在時(shí)間和空間方面的限制，優(yōu)化檔案管理資源，從而確保檔案信息資源的作用能夠最大限度發(fā)揮出來。

（四）加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)。無論是何種時(shí)期，何種工作，人才培養(yǎng)均是維護(hù)企業(yè)或部門發(fā)展所不容忽視的重中之重。對(duì)此，為切實(shí)培養(yǎng)更多的專業(yè)人才來促進(jìn)供排水重大工程檔案管理工作的高效開展，則相關(guān)企業(yè)亦需結(jié)合當(dāng)下的時(shí)代背景來對(duì)檔案管理人員展開相應(yīng)的培訓(xùn)，以切實(shí)提升檔案管理的信息水平及能力，如此方能促使工作人員更好地服務(wù)于檔案管理工作，繼而確保檔案資源價(jià)值能得以充分、有效的發(fā)揮。與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越多越多的技術(shù)被逐步運(yùn)用到檔案資料的管理工作中，包括掃描、3D打印、AI、云計(jì)算等。這些新技術(shù)的加入將對(duì)管理人員的信息素養(yǎng)提出新的要求。對(duì)此，要想切實(shí)提升檔案資料管理工作效率，則必然要強(qiáng)化對(duì)管理人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，亦促使他們熟練掌握新技術(shù)的具體操作，以此方能在提升檔案資料管理工作的信息化水平的同時(shí)，切實(shí)維護(hù)供排水重大工程檔案資料管理工作的持續(xù)性發(fā)展。

（五）規(guī)范檔案數(shù)字化管理采集和輸入。供排水重大工程檔案數(shù)字化采集要堅(jiān)持由簡單到復(fù)雜的原則，盡量先采集和輸入一般檔案，然后再輸入比較復(fù)雜的檔案。工程檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)具有搜索功能，檔案管理難度降低，將所有的工程檔案輸入系統(tǒng)中，通過平臺(tái)對(duì)其進(jìn)行有效管理。例如，針對(duì)供排水系統(tǒng)維護(hù)中，對(duì)交流接觸器的維護(hù)保養(yǎng)、自動(dòng)空氣開關(guān)的維護(hù)保養(yǎng)、信號(hào)燈、指示儀表的維護(hù)保養(yǎng)等環(huán)節(jié)的資料，可以采取數(shù)字化管理采集和輸入的形式，注重提煉關(guān)鍵性的信息，以便能夠通過搜索關(guān)鍵詞找到所需要的檔案，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)功能。

三、結(jié)語

總之，在供排水重大工程檔案的管理過程中，通過采取數(shù)字化的形式，創(chuàng)新供排水重大工程檔案管理理念，優(yōu)化供排水重大工程檔案管理策略，有利于提升供排水重大工程檔案的管理水平，從而更好地服務(wù)于供排水重大工程。

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