信息化環(huán)境下建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式思考

劉微

【摘要】本文分析了信息化環(huán)境下，項(xiàng)目檔案仍然處于傳統(tǒng)手工管理的原因，以及項(xiàng)目檔案傳統(tǒng)管理模式所體現(xiàn)出的弊端，并以此為基礎(chǔ)分別從“收”“管”“用”三個方面對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式進(jìn)行思考，進(jìn)而提出“檔案資料數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務(wù)知識化”的對策和建議，供企業(yè)檔案部門在實(shí)際工作中參考。

【關(guān)鍵詞】信息化;項(xiàng)目檔案;管理模式

一、概述

近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展正深刻影響著人們的工作和生活。隨著各行業(yè)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化、智能化的不斷推進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)漸漸滲透到生產(chǎn)生活的各個環(huán)節(jié)。產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、工業(yè)4.0、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新的發(fā)展理念和發(fā)展模式相繼涌現(xiàn)，互通互聯(lián)、資源共享、產(chǎn)業(yè)融通、能力協(xié)同成為推動企業(yè)發(fā)展的新要求。

面對新形勢，各企業(yè)與時俱進(jìn)，紛紛進(jìn)行了企業(yè)信息化建設(shè)，由此企業(yè)檔案工作的管理內(nèi)容、審批流程、服務(wù)模式也在不斷發(fā)生著變化。目前在航空企業(yè)內(nèi)部，已有部分企業(yè)具備了電子文件制作、電子審簽及電子歸檔能力，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理并開始探索“單套制”歸檔;部分企業(yè)處于計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段。但無論企業(yè)的檔案管理處于何種階段，對于建設(shè)項(xiàng)目檔案來說，基本停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，只能通過計(jì)算機(jī)查詢到項(xiàng)目檔案目錄。

建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡稱項(xiàng)目檔案）是建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、設(shè)備材料采購、施工、監(jiān)理、檢測及竣工驗(yàn)收全過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的項(xiàng)目文件。項(xiàng)目檔案具有形成時間跨度大、來源廣泛、數(shù)量繁多、種類多樣、專業(yè)性強(qiáng)、審批嚴(yán)格、版本多變、管理難度大等特點(diǎn)。正是因?yàn)轫?xiàng)目檔案所獨(dú)有的特點(diǎn)，加大了項(xiàng)目檔案信息化推進(jìn)的難度。但是在企業(yè)管理信息化、科研生產(chǎn)信息化的大環(huán)境下，項(xiàng)目檔案傳統(tǒng)手工管理方式所帶來的弊端體現(xiàn)得越來越明顯，項(xiàng)目檔案的管理手段、存儲方式、提供利用等技術(shù)也必然隨之發(fā)生根本性改變。

二、項(xiàng)目檔案傳統(tǒng)手工管理模式的弊端

（一）項(xiàng)目檔案管理效率低，與項(xiàng)目管理脫節(jié)，很難實(shí)現(xiàn)全程管控。按照國家檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”等要求，應(yīng)將項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)工作同步開展。目前，檔案管理部門在作項(xiàng)目檔案歸檔計(jì)劃、分配歸檔清單、宣貫歸檔要求的時候，都必須通過OA郵件或電話、微信等方式通知各負(fù)責(zé)人;臨近節(jié)點(diǎn)再分別催檔，效率低且效果差。而且在項(xiàng)目出現(xiàn)變更、延期等情況的時候，無法及時獲得項(xiàng)目信息并更改歸檔計(jì)劃，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理脫節(jié)，很難實(shí)現(xiàn)全程管控。

（二）紙制文件歸檔審查不嚴(yán)，整改問題多，影響項(xiàng)目驗(yàn)收進(jìn)程。項(xiàng)目檔案因建設(shè)項(xiàng)目投資大、周期長、涉及范圍廣，而產(chǎn)生大量種類繁多的項(xiàng)目文件。非標(biāo)設(shè)備檔案從方案設(shè)計(jì)、招標(biāo)采購、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試到后期驗(yàn)收總結(jié)，基建檔案從勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收，每一套設(shè)備每一個環(huán)節(jié)都有其特殊性，而在紙制歸檔過程中，因項(xiàng)目文件分散在個人手中，沒有經(jīng)過相應(yīng)的負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)的檢查及審批，導(dǎo)致項(xiàng)目文件參差不齊，在后期進(jìn)行系統(tǒng)檢查或評審過程中，會產(chǎn)生大量整改問題，影響到項(xiàng)目驗(yàn)收進(jìn)程。

（三）檔案服務(wù)被動，無法從“檔案借閱”服務(wù)方式向“知識提供”服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。隨著信息化、大數(shù)據(jù)時代的到來，賦予檔案管理工作者的使命已經(jīng)不僅僅是做好“企業(yè)歷史的守護(hù)者”那樣簡單了。檔案管理部門作為企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，能否以最快的速度為用戶提供急需的資源，直接體現(xiàn)了檔案管理部門的服務(wù)水平。而傳統(tǒng)的紙制檔案借閱方式查詢效率低、手續(xù)繁瑣、內(nèi)容分散，無法將“死”檔案變成“活”資源提供給用戶。

三、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式的思考

（一）建設(shè)項(xiàng)目檔案資料數(shù)字化。目前，建設(shè)項(xiàng)目檔案紙制歸檔已不能為企業(yè)提供快捷、簡便、準(zhǔn)確、靈活的信息服務(wù)，但在單套制歸檔的技術(shù)支持、文件規(guī)范不夠成熟的情況下，可以考慮建立項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，暫行電子文件與紙制文件雙套制歸檔，既能為將來電子檔案單套制歸檔奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，又能解決檔案部門提供“知識服務(wù)”的信息化需求。為多獲項(xiàng)目文件，在進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)時應(yīng)充分考慮數(shù)據(jù)來源的分類，例如可以分為業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、郵箱采集數(shù)據(jù)、個人計(jì)算機(jī)創(chuàng)建文件以及外來文件等。針對業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和OA郵箱數(shù)據(jù)的采集，可將項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)對接前端業(yè)務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)電子文件直接向項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)在線歸檔。針對個人計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件，可以在項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)離散文件管控模塊、為用戶提供各類文件模板，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線創(chuàng)建、編輯、版本控制及審批流轉(zhuǎn)等功能。針對外來文件，其是由各參建單位和設(shè)備供應(yīng)商提供的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理文件以及設(shè)備隨機(jī)資料等，來源廣泛、數(shù)量眾多，而且各參建單位的信息化水平參差不齊，項(xiàng)目資料的具體情況復(fù)雜多樣，很難對電子文件歸檔提出統(tǒng)一要求。但在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時，既要為信息化水平先進(jìn)的參建單位提供能夠直接上傳電子檔案的客戶端接口，又要為只能提供紙制文件的參建單位提供紙制檔案掃描上傳的接口，并對上傳文件及數(shù)據(jù)著錄信息的有效性、完整性進(jìn)行自動檢驗(yàn)。

（二）檔案管理信息化。項(xiàng)目檔案因涉及歸檔人員眾多，且歸檔文件種類多樣，針對不同情況的歸檔要求及歸檔范圍不盡相同，單純靠檔案管理人員通過郵件或口頭通知的方式，不僅工作效率低，且缺少監(jiān)督反饋機(jī)制，管理工作很難貫徹。在企業(yè)管理信息化環(huán)境下，搭建項(xiàng)目檔案信息化管理平臺，使項(xiàng)目檔案管理工作從傳統(tǒng)手工管理向計(jì)算機(jī)管理、從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理發(fā)展。1.業(yè)務(wù)指導(dǎo)、進(jìn)度管控信息化。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)的聯(lián)動，使項(xiàng)目信息能夠及時共享。檔案負(fù)責(zé)人通過項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)平臺能夠及時了解項(xiàng)目任務(wù)的分解情況與各個子項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定項(xiàng)目檔案歸檔計(jì)劃以及歸檔任務(wù)指導(dǎo)書。然后，通過信息化平臺推送給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人，并在臨近節(jié)點(diǎn)前設(shè)置系統(tǒng)自動提醒功能，督促相關(guān)人員按照自查要求與歸檔計(jì)劃整理文件并完成歸檔。盡管子項(xiàng)目內(nèi)容會發(fā)生變更或者延期，但由于系統(tǒng)聯(lián)動，檔案管理人員也能實(shí)時獲得項(xiàng)目變更信息，以便及時調(diào)整歸檔計(jì)劃及歸檔要求，同樣可以利用信息化平臺推送更改的計(jì)劃給相關(guān)責(zé)任人。到達(dá)節(jié)點(diǎn)后，項(xiàng)目管理人員及主管領(lǐng)導(dǎo)可以在系統(tǒng)中直觀看到檔案的收集進(jìn)度，并對歸檔部門及歸檔責(zé)任人進(jìn)行績效考核。這樣不僅可以減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度并提高工作效率，同時也便于各部門領(lǐng)導(dǎo)及時了解歸檔情況，并落實(shí)歸檔責(zé)任制和相應(yīng)的考核機(jī)制。2.質(zhì)量控制信息化。在電子文件歸檔模塊設(shè)置“逐級審批”制度，有效避免項(xiàng)目文件無人審查，尤其是施工文件缺少施工單位自查、監(jiān)理單位審查、建設(shè)單位工程管理部門等過程審查，直接流入檔案管理部門的尷尬局面。另外，依據(jù)國家和行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，建立文件收集模板數(shù)據(jù)庫，為各階段文件收集提供標(biāo)準(zhǔn)樣例及指導(dǎo)，并利用信息化手段對歸檔文件的真實(shí)性、完整性、可用性及安全性進(jìn)行全方位檢測。這樣不僅可以有效解決紙制歸檔無人把關(guān)、文件質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，還可以按照標(biāo)準(zhǔn)的接口規(guī)范所有歸檔文件，實(shí)現(xiàn)用科學(xué)技術(shù)管理代替?zhèn)€人經(jīng)驗(yàn)管理的模式轉(zhuǎn)變。3.問題反饋信息化。在項(xiàng)目檔案管理中，實(shí)時或階段性反饋項(xiàng)目檔案存在的問題，定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)歸檔完成情況是檔案管理人員必不可少的工作內(nèi)容。檔案管理人員運(yùn)用信息化手段，如果發(fā)現(xiàn)歸檔文件存在問題，可以在系統(tǒng)上實(shí)時退回，動態(tài)反映歸檔文件的所在狀態(tài)，并注明退回原因及修改要求。在以紙制檔案為主的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前提下，同樣可以通過信息化平臺集中反饋檔案咨詢及階段性評審的整改問題清單，促進(jìn)整改責(zé)任制的落實(shí)并提高檔案整改效率。另外，信息化手段在對歸檔文件份數(shù)、頁數(shù)、卷數(shù)及歸檔率等數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及通報(bào)方面，無疑具備極大優(yōu)勢，既減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又提高了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確率。

（三）檔案服務(wù)知識化。1.提升檔案利用效率。檔案管理部門要轉(zhuǎn)變項(xiàng)目檔案服務(wù)模式，從檔案實(shí)體的提供到專業(yè)知識的提供，首先要提升檔案的利用效率，那么必須改變紙制審批、目錄檢索、紙制閱覽的檔案利用方式，應(yīng)在項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置檔案利用模塊，完善檔案的檢索功能，建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫以及專題數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線審批、在線檢索以及在線閱讀的功能。同時，建立資源共享利用平臺，推動檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案利用者通過登錄局域網(wǎng)或移動互聯(lián)網(wǎng)，輸入用戶名和密碼，即可根據(jù)檔案是否涉密以及自身權(quán)限查詢到相關(guān)檔案資料，這樣可以提升檔案的利用效率。2.變“檔案庫”為“知識庫”。通過檔案信息化平臺，利用人工智能、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)將信息經(jīng)過分析、加工后，形成綜合性的知識內(nèi)容再呈現(xiàn)給用戶。從具體內(nèi)容來看，可以進(jìn)行知識挖掘，為單位技術(shù)人員提供專業(yè)知識;又可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策及科研生產(chǎn)提供依據(jù);還能開展檔案編研以及個性專題服務(wù)，為企業(yè)宣傳提供素材，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的增值服務(wù)。

四、結(jié)束語

信息化環(huán)境下，檔案管理部門必須加快項(xiàng)目檔案發(fā)展模式的探索，加快管理方式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而優(yōu)化項(xiàng)目管理流程，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)于企業(yè)的日?？蒲猩a(chǎn)與管理。新形勢下，檔案管理人員面對新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)拓寬視野，不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識，更要努力學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理理念與信息化技術(shù)，提升自身競爭力，從傳統(tǒng)手工管理向信息化管理、從“被動服務(wù)”向“主動服務(wù)”轉(zhuǎn)變，從而推動項(xiàng)目檔案管理模式不斷成熟與完善。

【參考文獻(xiàn)】

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