國有企業(yè)會計檔案電子化管理探索研究

石玲俠

【摘要】隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的工作流程與模式發(fā)生了巨大變革，企業(yè)不再停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公狀態(tài)，通過探索階段雙軌運行的摸索實踐，逐步嘗試實現(xiàn)無紙化辦公和電子化管理模式的運行推廣。本文通過企業(yè)會計檔案電子化概念和企業(yè)會計檔案電子化管理產(chǎn)生歷程的梳理，分析了企業(yè)會計檔案電子化管理的優(yōu)勢，進而探索分析企業(yè)會計檔案電子化管理的實現(xiàn)途徑，包括建立電子會計檔案管理系統(tǒng)、制定會計檔案管理制度、加強企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)幾個部分。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè);會計檔案;電子化

一、會計檔案電子化概述

會計檔案是會計業(yè)務(wù)核算的基本資料，包括會計憑證、會計報表、財務(wù)報告和其他會計資料幾個部分，詳細記錄了經(jīng)濟活動的來龍去脈，具有重要的原始記錄價值。檔案電子化是對檔案生成模式的變革，將生產(chǎn)工作中產(chǎn)生的電子文件，通過檔案產(chǎn)生流程直接形成檔案進行保管利用。由于會計檔案的特殊性，使得電子化的進程較其他類型檔案電子化進程略慢，但隨著財務(wù)管理水平和信息技術(shù)的參與程度不斷提升，會計檔案電子化程度也在不斷提升。

二、企業(yè)會計檔案電子化管理的優(yōu)勢

（一）企業(yè)會計檔案電子化管理的產(chǎn)生。1.電子化試點探索階段。1979年，長春汽車制造廠成為第一家嘗試應(yīng)用計算機開展會計業(yè)務(wù)核算的企業(yè)，在開展會計核算的過程中采取雙套制會計資料保管的模式，保存了一定數(shù)量的會計電子文件，作為計算機應(yīng)用試點企業(yè)，得到了當時眾多企事業(yè)單位的關(guān)注與效仿。《會計檔案管理辦法》的頒布與實施，為會計檔案的規(guī)范化管理提供了制度保障，促進會計管理工作的革新與發(fā)展。在從事財務(wù)管理工作的過程中，人們發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理方式的種種弊端不斷凸顯，無法滿足管理機制進步的需要。2.試行電子化管理階段。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機辦公與電子化管理的逐步推進，為會計檔案的電子化管理提供了基礎(chǔ)條件。一些企事業(yè)單位開始試行由雙套制管理向單套制管理模式轉(zhuǎn)變，有效推動了會計檔案電子化管理的進程。但是，基于原始記錄性這一檔案的基本屬性，具有憑證價值的檔案資料仍需要紙質(zhì)原件發(fā)揮其屬性，全部會計檔案的電子化單套管理仍有一定阻礙。2014年12月，新版的《會計檔案管理辦法》發(fā)布，進一步規(guī)范了會計檔案的管理與利用，為推動會計檔案電子化的發(fā)展提供了制度依據(jù)。3.會計檔案電子化實施階段。2016年1月版的《會計檔案管理辦法》標志著會計檔案的管理進入了一個全新的階段，會計憑證的產(chǎn)生、報銷、保管、歸檔等工作流程均可實施電子化管理。在《會計檔案管理辦法》的規(guī)范指導下，各企事業(yè)單位逐步進行會計工作管理的變革，積極開發(fā)適合本企業(yè)需要的會計檔案管理系統(tǒng)，會計檔案的管理進入新的歷史階段。

（二）企業(yè)會計檔案電子化管理的優(yōu)越性。企業(yè)會計檔案電子化管理相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理具有一定的優(yōu)越性：第一，保管成本降低，相較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管方式，減少了紙張的應(yīng)用及庫房的占用空間，電子檔案管理成本得到有效降低。第二，減少人員勞動強度，傳統(tǒng)的會計檔案保管模式，是由會計檔案產(chǎn)生檔案保管2年后，根據(jù)會計檔案歸檔規(guī)范，轉(zhuǎn)交檔案保管部門按照類別保管，在檔案產(chǎn)生、移交、入庫直至提供利用的過程中，需要耗費大量的人力，而電子化管理的操作更為便捷高效，能夠有效提高會計人員和檔案管理人員的工作效率。第三，利用更為便捷，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱不便，集中查閱過程中需要大量人員根據(jù)檔案借閱流程完成檔案的查找與借閱過程，而電子會計檔案管理與相關(guān)系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠有效實現(xiàn)會計檔案的共享，在系統(tǒng)中對于工作人員根據(jù)工作職責進行賦權(quán)，相關(guān)人員能夠高效便捷地享受會計檔案電子化管理后提供的優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

三、企業(yè)會計檔案電子化管理的實現(xiàn)途徑

（一）建立電子會計檔案管理系統(tǒng)。1.電子會計檔案管理系統(tǒng)設(shè)計。電子會計檔案管理系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)基于業(yè)務(wù)實際開展情況，包含企業(yè)會計業(yè)務(wù)活動及企業(yè)會計檔案管理的全過程。系統(tǒng)應(yīng)有效支持企業(yè)財務(wù)管理人員、會計檔案管理人員及企業(yè)內(nèi)部審計人員作為不同角色用戶的應(yīng)用權(quán)限，設(shè)計不同場景下的功能模塊，有效基于系統(tǒng)開展工作。財務(wù)管理人員場景主要包括，財務(wù)資料產(chǎn)生流程的建立，財務(wù)核算工作中的對賬、審核等過程，及實現(xiàn)會計資料檔案生成。檔案管理場景應(yīng)支持檔案管理人員在系統(tǒng)中開展檔案的接收、查閱、提供利用及鑒定銷毀等工作流程。審計場景的設(shè)計能夠提供審計人員檔案查閱、專項檢查、快速調(diào)取信息進行對比分析的功能。2.與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接。高效便捷的檔案管理系統(tǒng)不能僅僅孤立存在，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展實際預留與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接互通的功能。例如，企業(yè)中應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能夠支持與ERP系統(tǒng)的有效對接，進而實現(xiàn)會計檔案數(shù)據(jù)的有效集成與傳遞。同時企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)狀況自主研發(fā)的會計檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對接，同時兼顧會計檔案的有效歸檔與檔案的規(guī)范化管理，避免產(chǎn)生大量的重復工作。

（二）制定會計檔案管理制度。1984年，我國首個《會計檔案管理辦法》頒布并實施，為我國會計檔案的管理提供了有效的制度規(guī)范。隨著國家與行業(yè)的不斷發(fā)展，特別是近幾年國內(nèi)科學技術(shù)水平的不斷革新，我國的《會計檔案管理辦法》隨著會計檔案管理實際的變化經(jīng)歷了較多次的改革與修正，以更好地適應(yīng)會計檔案管理工作的發(fā)展。當前，在會計檔案電子化進程逐步深入發(fā)展的今天，科學有效的《會計檔案管理辦法》能夠為企業(yè)提供行之有效的制度指引。企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家頒布的《會計檔案管理辦法》作為基礎(chǔ)，制定適應(yīng)企業(yè)管理與發(fā)展的《企業(yè)會計檔案管理辦法》，并不斷根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要和企業(yè)工作流程的更新發(fā)展，不斷創(chuàng)新與完善企業(yè)會計檔案管理制度，以適應(yīng)日新月異的企業(yè)發(fā)展需求。

（三）加強企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)。企業(yè)會計檔案是企業(yè)進行經(jīng)濟核算過程中直接產(chǎn)生的資料，具有珍貴的憑證與查考價值，企業(yè)會計檔案的安全保密管理尤為重要。企業(yè)電子會計檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用能夠有效規(guī)范企業(yè)電子會計檔案管理流程，但在系統(tǒng)研發(fā)與應(yīng)用的過程中，更應(yīng)該注重與兼顧會計檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)和應(yīng)用的需要。第一，應(yīng)保證數(shù)據(jù)的安全，有效避免由于系統(tǒng)研發(fā)漏洞造成的數(shù)據(jù)丟失問題。第二，應(yīng)保證用戶安全，在用戶賦權(quán)使用時應(yīng)嚴格審批流程，避免保密數(shù)據(jù)信息的丟失。第三，應(yīng)保證網(wǎng)絡(luò)安全，在會計檔案管理系統(tǒng)上線運行的同時，加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置專職專崗人員負責系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的安全，有效避免泄密失密事件發(fā)生。

四、結(jié)論

國有企業(yè)會計檔案電子化管理是我國現(xiàn)代企業(yè)不斷發(fā)展的必然趨勢，會計檔案電子化管理能夠有效避免傳統(tǒng)會計檔案管理資源浪費、人員勞動強度大及無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享等多種實際問題。通過適應(yīng)企業(yè)實踐發(fā)展需要的會計檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用，能夠有效提升會計檔案的管理水平，節(jié)約人力物力，提高工作人員的工作效率，充分實現(xiàn)會計信息的資源共享，便于會計檔案更好地為企業(yè)提供利用服務(wù)。本文僅對會計檔案的概念、發(fā)展歷程、電子會計檔案的優(yōu)越性進行梳理分析，初步探析了電子會計檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，實現(xiàn)企業(yè)會計檔案電子化的全面應(yīng)用還需更深一步的研究與實踐。

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