醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化路徑

商良

【摘要】醫(yī)院的發(fā)展離不開辦公室工作，辦公室檔案管理作為辦公室工作重要內(nèi)容之一，加強(qiáng)檔案優(yōu)化管理至關(guān)重要。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展要求醫(yī)院辦公室檔案管理工作能夠與之融合。如何開展有效的檔案管理工作，為本文著力研究的方向，希望通過本次研究對(duì)未來加強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;辦公室;檔案管理;優(yōu)化

醫(yī)療事業(yè)發(fā)展要求醫(yī)院能夠提高自身管理水平，為此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作。當(dāng)前醫(yī)院辦公室檔案管理工作中表現(xiàn)出諸多問題，辦公室人員對(duì)檔案管理工作重視度不足，實(shí)際工作有失誤，存在檔案損毀、遺失情況，這些管理問題的暴露要求加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量。通過借助有效管理辦法，提高信息化管理水平，可以改善當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀。進(jìn)一步改善醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理問題

醫(yī)療改革深化要求提高行政管理能力。醫(yī)院辦公室為銜接各部門關(guān)系的重要環(huán)節(jié)，其中檔案管理作為醫(yī)院辦公室的重要組成部分，提高其管理效能至關(guān)重要。但是，當(dāng)前檔案管理工作存在諸多問題：

（一）檔案管理認(rèn)知水平相對(duì)不足。我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的主體是醫(yī)院，醫(yī)院具體承擔(dān)保障我國(guó)居民生命健康安全的職責(zé)，因此地位凸顯，意義重大。醫(yī)院服務(wù)內(nèi)容具體包括提供各類型醫(yī)療服務(wù)，提高居民健康水平。為此，醫(yī)院行政管理人員多將工作的注意力放在醫(yī)療服務(wù)方面，缺少對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，從而忽視了檔案管理，令此類機(jī)制建設(shè)相對(duì)缺乏，人員素質(zhì)較差，疏于管理進(jìn)而造成檔案建設(shè)存在諸多漏洞。具體表現(xiàn)為檔案遺失、損毀等問題。除此之外，由于管理層疏于認(rèn)真對(duì)待，造成醫(yī)療實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)無法被充分有效地整合，導(dǎo)致檔案管理工作的開展缺少連續(xù)性，對(duì)醫(yī)療研究實(shí)踐發(fā)展產(chǎn)生阻礙性作用，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看不利于我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。檔案管理工作未能充分刺激相關(guān)人員的工作熱情，造成我國(guó)檔案管理行業(yè)整體實(shí)力欠缺，問題表現(xiàn)十分嚴(yán)重。

（二）基礎(chǔ)建設(shè)相對(duì)欠缺。當(dāng)前階段，不少醫(yī)院軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施相對(duì)欠缺，這與醫(yī)院行政管理投入比重不足有關(guān)。首先，一部分醫(yī)院的檔案管理采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和病例管理，不能將檔案信息及時(shí)上傳到計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，這對(duì)檔案的安全和私密性存在極大隱患。其次，部分醫(yī)院由于缺乏對(duì)檔案管理的重視，甚至沒有檔案管理的獨(dú)立辦公室，醫(yī)療檔案與患者檔案混放在普通辦公室，并且沒有專業(yè)檔案管理人員，檔案管理處于松散混亂的情況。最后，部分醫(yī)院雖然設(shè)有專門的檔案管理辦公室，但對(duì)檔案管理辦公室疏于管理，房間安保設(shè)施不強(qiáng)，除了人為因素外，一些自然因素也對(duì)檔案管理辦公室存在威脅，尤其是一些基層醫(yī)院，其本身的硬件設(shè)施不甚完善，加上缺乏足夠重視，對(duì)醫(yī)院檔案管理造成很大隱患。

（三）人員專業(yè)能力有限。醫(yī)院辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺，具體表現(xiàn)在幾個(gè)方面：第一，不少醫(yī)院忽視檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理為辦公室附屬工作中的次要內(nèi)容，甚至不應(yīng)當(dāng)被列入醫(yī)院管理工作序列之中。檔案管理工作不被重視，也導(dǎo)致對(duì)相關(guān)工作人員的忽視。部分醫(yī)院甚至采取返聘基層管理人員重回檔案管理崗位。檔案管理成為“打更”崗位，而相關(guān)專業(yè)素質(zhì)更加無法保障。第二，檔案管理人員專業(yè)能力存在嚴(yán)重欠缺。醫(yī)院由于缺少對(duì)崗位工作的重視，崗位人員的專業(yè)技術(shù)要求相對(duì)較低，部分檔案管理人員甚至并不具備檔案管理技術(shù)。第三，醫(yī)院辦公室檔案管理工作體量龐大，并非個(gè)人可以完成，需要建立專門部門，通過組織團(tuán)隊(duì)方式形成科學(xué)管理。然而當(dāng)前醫(yī)院認(rèn)識(shí)不足，因此檔案管理崗位人員數(shù)量有限，無法滿足實(shí)際工作需要。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作優(yōu)化路徑

（一）提高檔案管理工作的認(rèn)知水平。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革與發(fā)展需要構(gòu)建具有更高水平的醫(yī)院管理模式，除了對(duì)醫(yī)療專業(yè)技術(shù)的改革之外，也需要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院行政管理方面的建設(shè)。醫(yī)院的進(jìn)步與發(fā)展需要“兩條腿”走路，只有這樣才是真正適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，真正為人民群眾生命健康負(fù)責(zé)。為此，需要從幾個(gè)方面形成認(rèn)知：第一，提高檔案管理認(rèn)知水平。真正了解醫(yī)院檔案管理工作的本質(zhì)，其應(yīng)當(dāng)為醫(yī)院管理工作之中的重要方面，屬于醫(yī)療學(xué)科研究技術(shù)提升的前提和基本保障。第二，領(lǐng)導(dǎo)提高醫(yī)院辦檔案管理重視度。將檔案管理視為醫(yī)院辦管理工作的主要內(nèi)容，通過內(nèi)部宣傳教育令各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理功能與價(jià)值。第三，加強(qiáng)檔案管理安全性認(rèn)知。以此可以強(qiáng)化檔案管理具體輔助人員的責(zé)任意識(shí)，落實(shí)現(xiàn)代化管理理念，為現(xiàn)代化醫(yī)院管理服務(wù)提供幫助。

（二）軟硬件投入進(jìn)一步擴(kuò)大，創(chuàng)新現(xiàn)代檔案管理模式?，F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，醫(yī)院檔案管理工作需要借助一定的科技手段開展具體落實(shí)管理行為。醫(yī)院檔案管理工作的開展離不開強(qiáng)大的軟硬件基礎(chǔ)條件，為此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)軟硬件設(shè)備的投入，只有這樣才能夠更好地創(chuàng)新管理模式。第一，明確軟硬基礎(chǔ)設(shè)備的投資比重，并設(shè)立專門檔案管理辦公室，通過專人負(fù)責(zé)的方式，對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)施管理。同時(shí)，引入先進(jìn)軟件，提高醫(yī)院檔案管理效能。第二，創(chuàng)新檔案管理模式;轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，利用先進(jìn)技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理。實(shí)現(xiàn)無紙化辦公方式，利用計(jì)算機(jī)后臺(tái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和管理。這樣能夠更好地提升醫(yī)院檔案管理效能，降低人工成本，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。

（三）提高培訓(xùn)力度，優(yōu)化管理水平。人才的培養(yǎng)直接關(guān)系社會(huì)長(zhǎng)久安定發(fā)展，醫(yī)院作為科學(xué)密集型產(chǎn)業(yè)，發(fā)展的關(guān)鍵是人才。為此應(yīng)當(dāng)建立完善的醫(yī)療專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制和模式，這是我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)水平提升的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案管理的水平提升同樣離不開專門人才，因此，應(yīng)當(dāng)著力培養(yǎng)專業(yè)人員。醫(yī)院方面同樣需加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)，為檔案管理人員提供必要的平臺(tái)。加強(qiáng)資源和資金投入，使醫(yī)院檔案管理能夠保持可持續(xù)發(fā)展。打造專門的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)存在特殊性的檔案可以采取外包管理形式。人員管理則可以通過管理團(tuán)隊(duì)方式完成，這樣有助于成本節(jié)約，并能夠精簡(jiǎn)醫(yī)院管理結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)的優(yōu)化升級(jí)。對(duì)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事件發(fā)展和進(jìn)步產(chǎn)生積極影響。我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革始終在進(jìn)行，社會(huì)各領(lǐng)域均在不斷發(fā)展。醫(yī)療改革的同時(shí)，更應(yīng)強(qiáng)化內(nèi)部管理，檔案管理作為其中的重要部分，有效提升管理效率，可以改善行政管理能力。本研究提出合理化意見，目的是促進(jìn)我國(guó)醫(yī)院辦公室檔案管理水平，提高醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量，提出針對(duì)性建議是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需要的表現(xiàn)。醫(yī)院辦公室檔案管理建設(shè)需要更加具有信息化特征，內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)不斷完善。綜上所述，醫(yī)院辦公室檔案價(jià)值能夠在管理過程中發(fā)揮更大價(jià)值，因此，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)從細(xì)節(jié)著手，只有這樣，才能夠確保醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益提升提供保障。

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