信息時代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析

童文凌

【摘要】隨著我國現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式已經(jīng)落伍。因此，需要對檔案管理工作進行改革與創(chuàng)新，以此來提高辦公室檔案管理效率，將檔案價值最大化發(fā)揮出來?；诖?，本文立足信息時代，從多個方面探討如何創(chuàng)新辦公室檔案管理，以期能夠為其他辦公室檔案管理工作者提供參考。

【關(guān)鍵詞】信息時代;辦公室檔案;管理;創(chuàng)新

隨著我國邁向信息時代，辦公室檔案管理模式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，信息化建設(shè)在各行各業(yè)普及。如何緊跟時代發(fā)展，提高辦公室檔案管理效率，確保辦公室檔案能夠為推動單位各項工作有序、高效運作，切實發(fā)揮出辦公室檔案服務(wù)、協(xié)調(diào)、決策參考等功能。對此，結(jié)合多年相關(guān)工作經(jīng)驗，筆者就信息時代辦公室檔案創(chuàng)新管理措施進行闡述。

一、提高辦公室檔案管理人員綜合素養(yǎng)

隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及，要求工作人員在具備基礎(chǔ)檔案管理知識、理論、方法的同時，還要具備計算機技術(shù)和信息素養(yǎng)，能夠熟練操作計算機，使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提高辦公室檔案管理工作質(zhì)量，滿足檔案數(shù)字化管理要求。在管理方式上，數(shù)字化管理與傳統(tǒng)人工管理有很大區(qū)別，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的存取由檔案管理人員人工操作，而檔案數(shù)字化管理則更加便捷，但同時也需要管理人員了解數(shù)字檔案形成的過程，知道電子文件在當前社會形勢下所具有的價值。利用計算機技術(shù)開展文件管理，完成信息收集、分類歸檔作業(yè)。因此，為了更好地適應(yīng)時代要求，辦公室檔案管理人員必須與時俱進，不斷學(xué)習(xí)，以自學(xué)為主，樹立終生學(xué)習(xí)理念。要落實好激勵機制，借助獎勵措施激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，借助懲罰機制來約束其行為與思想，獎懲并重，推動辦公室檔案管理人員更好地開展工作，切實提高檔案信息化管理水平。

二、制定健全的辦公室檔案管理制度

在信息時代，要想切實提高辦公室檔案管理制度，推動檔案管理科學(xué)化發(fā)展，就必須要結(jié)合單位性質(zhì)，立足檔案信息化建設(shè)需求，制定相對完善、健全的檔案管理制度。制度內(nèi)容應(yīng)該涵蓋辦公室檔案管理內(nèi)容、檔案信息化建設(shè)方法、辦公室檔案管理職責(zé)、檔案管理考核條例、檔案管理獎懲措施等內(nèi)容。只有全面包含各方面內(nèi)容，單位員工才能進一步了解信息化背景下辦公室檔案管理工作的價值與意義，同時明確自身在辦公室檔案管理中所擔任的角色和肩負的職責(zé)，進而積極主動參與到檔案管理工作中。另外，明確檔案管理流程，制定統(tǒng)一的監(jiān)督約束機制，將任務(wù)目標層層分解，落實到具體人頭，并將檔案管理成果納入績效考核范疇之中。

三、加快辦公室檔案信息化建設(shè)進程

基礎(chǔ)條件配備是辦公室檔案信息化管理的關(guān)鍵：首先，要加強硬件設(shè)備投入，建立起專業(yè)的辦公室檔案數(shù)字化館，館內(nèi)包含計算機、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、服務(wù)器、檔案自助服務(wù)機等。其次，要加強軟件系統(tǒng)建設(shè)，根據(jù)單位業(yè)務(wù)實際，研發(fā)具有自身特色的辦公室檔案管理信息化系統(tǒng)，著力開展辦公室實物檔案管理可視化，將辦公室檔案實物與互聯(lián)網(wǎng)連接起來，進行信息交換，從而實現(xiàn)智能追蹤、識別與定位。基于物聯(lián)網(wǎng)的辦公室檔案管理系統(tǒng)，在檔案中標注電子標簽，通過簽字標簽、閱讀器以及服務(wù)器之間的通信，能夠快速找到檔案的存儲位置，實現(xiàn)檔案追蹤與管理，從而彌補傳統(tǒng)檔案管理存在的保管不善的問題。同時，還可以著手建立三維互動展覽室，提高辦公室檔案在網(wǎng)絡(luò)中的利用率，創(chuàng)設(shè)虛擬檔案袋，并在展覽室中將虛擬檔案上架到檔案架上，需求者可以通過系統(tǒng)訪問權(quán)限獲取相應(yīng)的檔案文件，從而減少一些重要紙質(zhì)檔案的損壞。再者，要加快實現(xiàn)辦公室檔案資源共享。借助先進科技、如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)打破技術(shù)壁壘，將單位網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。以需求為導(dǎo)向構(gòu)建辦公室檔案信息資源檢索目錄，利用單位局域網(wǎng)進行網(wǎng)上傳輸，實現(xiàn)辦公室檔案資源一體化管理體系，真正形成數(shù)據(jù)共享。

四、加強辦公室檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理

首先，構(gòu)建辦公室檔案管理安全保障體系。根據(jù)辦公室檔案管理的特征與需求，不斷完善和改進現(xiàn)有的檔案網(wǎng)絡(luò)管理安全體系，確保網(wǎng)絡(luò)平臺上，辦公室檔案資源的安全性以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、信息系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)處理器的安全，能夠有效應(yīng)對各類病毒、黑客的入侵，避免單位辦公室檔案資源被竊取、泄露。因此，要求單位檔案管理人員做好安全防護工作，加強防毒軟件、防火墻、漏洞掃描等確保信息系統(tǒng)安全性設(shè)備的應(yīng)用，定期對電腦進行殺毒處理，為檔案資源管理創(chuàng)設(shè)良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時，需要對辦公室檔案信息系統(tǒng)進行身份認證，設(shè)置訪問權(quán)限，做好系統(tǒng)加密工作，在進行訪問授權(quán)時，系統(tǒng)將憑證和令牌發(fā)給成功登陸的用戶，以防惡意攻擊。其次，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全評估和監(jiān)管體系。檔案管理部門應(yīng)加大云技術(shù)的使用，與相關(guān)軟件、技術(shù)研發(fā)公司合作成立安全評估小組，制定完善、健全的安全評估機制，設(shè)定相近的安全評估指標，對可能存在的風(fēng)險進行全面評估，事先做好防范措施，在發(fā)生風(fēng)險時才能及時采取應(yīng)對措施。再者，要加強網(wǎng)絡(luò)安全事件應(yīng)急演練。檔案管理部門應(yīng)采取多樣化方式，針對辦公室檔案管理可能存在的安全風(fēng)險進行演練，并對這些安全風(fēng)險進行等級劃分，演練后需要對演練過程、演練內(nèi)容以及演練方式進行總結(jié)，找出演練過程中存在的不足，對辦公室檔案應(yīng)急預(yù)案進行完善。

五、確保辦公室檔案歸檔的完整性

辦公室檔案的信息來源主要來自單位各項工作開展過程中產(chǎn)生、傳遞的數(shù)據(jù)、文件、資料等，主要包含單位內(nèi)部文件和單位外來文件。在單位內(nèi)部日常工作中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件、資料等是辦公室檔案管理的重點，因此必須要對這類文件了然于胸，準確掌握和控制，確保文件檔案的完整性和全面性。通常，辦公室工作比較繁瑣，所產(chǎn)生的檔案分布零散，但是隨著檔案管理工作的開展，信息建設(shè)進程加快，辦公室自動化全面普及，有些重要檔案需要錄入系統(tǒng)進行保存，確保郵件、傳真、文件等檔案資源順利歸檔立卷，避免出現(xiàn)混亂，盡可能降低辦公室檔案歸檔立卷時出現(xiàn)錯誤。

六、結(jié)語

總而言之，目前我國正處于飛速發(fā)展的階段，無論是市場經(jīng)濟還是社會環(huán)境，都瞬息萬變，要想做好辦公室檔案管理工作，就必須要緊跟時代步伐，具備隨機應(yīng)變、靈活創(chuàng)新的能力，能夠快速適應(yīng)社會環(huán)境。在新形勢下，辦公室檔案管理工作者要意識到信息時代對傳統(tǒng)檔案管理所帶來的影響，積極革新傳統(tǒng)檔案管理方式，加強自身信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，充分吸收信息化時代給辦公室檔案管理帶來的便利，并積極參與到檔案信息化建設(shè)中，加大對計算機技術(shù)的使用熟練度，真正提高辦公室檔案管理工作效率，助力單位更快更好發(fā)展。

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