信息時代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新研究

姜霽純

【摘要】當今信息化時代背景下，檔案管理工作一定要本著創(chuàng)新的精神，結合時代特點開展研究。本文針對信息時代背景下檔案管理工作面臨的問題，提出順應時代特點、更新檔案工作理念、創(chuàng)新工作方式、提升檔案管理工作的服務質量和提高從業(yè)人員素養(yǎng)等方面見解和實施策略，以求對檔案創(chuàng)新管理創(chuàng)新進行有益的探討。

【關鍵詞】信息時代;檔案管理;辦公室檔案;工作創(chuàng)新

當今信息化時代背景下，傳統(tǒng)的辦公室檔案工作顯然已經(jīng)跟不上時代的步伐，改善檔案管理的方式方法、優(yōu)化檔案管理流程是每個政府機關和企業(yè)事業(yè)單位不可或缺的任務，檔案管理是否完善，在很大程度上決定了單位其他工作能否正常進行。目前的檔案工作，難以與國家機關單位或企業(yè)高度智能化的辦公條件相匹配，所以，檔案管理工作中，一定要本著創(chuàng)新的精神，結合時代特點大力開展研究。針對信息時代背景下檔案管理工作面臨的問題，檔案管理工作應順應時代特點，更新檔案工作理念、創(chuàng)新工作方式、提升檔案管理工作的服務質量和提高從業(yè)人員素養(yǎng)，以求對檔案創(chuàng)新管理做有益的探討，打開辦公室檔案管理工作的新局面。

一、信息時代辦公室檔案管理工作亟待轉變

互聯(lián)網(wǎng)的普及，猶如一股勢不可擋的浪潮，推動數(shù)字化和現(xiàn)代化的管理工作，檔案管理工作在信息時代的大潮中產(chǎn)生了許多變化。但是，各政府部門或企業(yè)單位的辦公檔案管理受自身工作條件和工作方向的限制，各種智能化的信息技術仍然難以有效地服務于本單位的工作，導致辦公室檔案管理工作難以適應信息化時代發(fā)展的需求，從而給本單位其他工作帶來不良影響。

（一）檔案管理信息建設不足。由于很多部門和單位對辦公檔案信息管理的重要性小認識不足，檔案管理信息化技術的運用沒能在更寬更深的層次得以推進。一些地方雖然已開始使用信息化的檔案管理，但管理設施仍是傳統(tǒng)的，檔案管理的信息化建設，往往存在空間不足、資金難以到位、難以統(tǒng)一規(guī)范和管理權限的問題。這樣，一些部門和單位在信息建設領域方面的缺失司空見慣，信息技術無法在檔案管理工作中得到有效而全面的運用。信息化技術的大背景之下，辦公室檔案管理難以制定統(tǒng)一的規(guī)劃，因此，信息智能化條件下的一體化管理成為奢望。

（二）傳統(tǒng)的工作方式無法滿足信息化時代的要求。傳統(tǒng)的經(jīng)驗中，檔案管理往往只是對檔案材料的收集、分類和收藏，但檔案不是文物，顯然還有它的實用功能。工作人員在信息化檔案管理中，應該適應社會發(fā)展的需求，轉變傳統(tǒng)的工作思路，讓檔案資源服務于本單位，服務于大眾。

（三）信息化管理技術的落后。在辦公室檔案管理工作中，信息存檔和檔案管理仍然依靠工作人員進行人工錄入、編輯，管理技術落后導致無法對檔案資料進行高效的整理和歸檔，信息化管理的資料檢索功能更是無法發(fā)揮，信息化社會所要求的檔案服務功能無法真正實現(xiàn)。

（四）信息化檔案管理人員素質亟待提高。在傳統(tǒng)的思想觀念中，機關單位或企業(yè)的檔案管理工作是技術含量低的工作，往往由一些非骨干人員去完成，他們沒有受過專業(yè)的檔案管理和信息技術培訓，只限于運用一些簡單的軟件，一般也難以有進修的機會。顯然，管理人員對檔案的處理能力不足。信息化檔案管理不是會錄入和保存文檔就能勝任的，還需要管理人員熟練使用專業(yè)的檔案管理軟件。

二、創(chuàng)新信息時代辦公室檔案管理的有效策略

（一）創(chuàng)新檔案管理工作的觀念。隨著網(wǎng)絡信息化程度的加深，一方面，辦公室檔案管理人員應適應時代變化，敢于走出傳統(tǒng)的思想束縛，轉變檔案管理工作理念，增強職業(yè)創(chuàng)新意識，充分發(fā)揮檔案的使用價值，靈活多樣地開展工作，打開檔案管理工作的新局面;另一方面，單位主管部門也應改變對檔案管理人員的偏見，充分重視檔案管理工作的價值，從源頭上引進新型檔案管理人才，對已有的檔案管理人員，定期定量開展職業(yè)培訓和針對檔案管理的信息化技術培訓。這樣，上下齊心，雙管齊下，信息化技術的有利因素才能真正推動辦公室檔案工作走向新時代。

（二）創(chuàng)新檔案管理的工作方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在不科學、不合理的地方，比如，檔案排列的雜亂、缺乏條理，檔案丟失，這些都會嚴重地影響檔案信息的使用價值，甚至給部門帶來嚴重損失。再如，工作人員對檔案沒有進行規(guī)范的登記，檔案后續(xù)的查找和使用效率將大受影響，管理工作常常處于被動的狀態(tài)，不利于工作的開展。在檔案管理過程中，工作人員要善于發(fā)現(xiàn)問題，善于學習科學的檔案管理知識，研究解決問題的新方法，有力地提高檔案管理工作效率。1.采用科學的方法，構建檔案分類系統(tǒng)。面對資料的繁多和雜亂，管理人員歸類資料時，可以進行大致分類，構建出檔案總系統(tǒng)，總系統(tǒng)再分門別類，建構一個個檔案子系統(tǒng)，這樣分類歸置，條目清晰，層次分明，利于管理。另外，也需要對檔案進行備份處理，以防檔案丟失，給管理工作帶來負面影響，給部門的信譽或經(jīng)濟造成不必要的損失。2.強化管理秩序，構建檔案登記系統(tǒng)。做好檔案的登記工作，是對檔案進行管理的開始。檔案管理人員應該對接收的每一個檔案信息進行仔細登記，構建起檔案登記系統(tǒng)。一方面，便于接通查找系統(tǒng)，在實際運作過程中，便于查找、調閱檔案，檔案管理工作的效率將大為提升;另一方面，強化管理秩序，減少不必要的重復工作，有效解決傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的各種問題，以科學嚴密的邏輯系統(tǒng)來管理檔案，整個檔案管理工作將有條不紊、有效展開。

（三）增強檔案管理工作的服務意識。1.增強檔案管理工作服務意識，創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡服務平臺。傳統(tǒng)的手工錄入和編輯資料的工作方式，工作效率低下，早已難以適應網(wǎng)絡信息化時代發(fā)展的需要。在網(wǎng)絡技術縱深化發(fā)展的今天，機關或企事業(yè)單位應該增強檔案管理工作服務意識，把信息化的技術服務于辦公室檔案管理工作，整合檔案資源，創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡服務平臺。檔案管理網(wǎng)絡平臺的創(chuàng)建，開展辦公室檔案管理工作時，能夠不受時空限制，高效地查找或調取有效信息，讓信息技術帶動檔案管理工作飛速前進。當然，檔案管理網(wǎng)絡服務平臺的創(chuàng)建和有效使用需要各單位和政府的共同努力，各單位和政府要建構好自動化辦公的大環(huán)境，推進智能化網(wǎng)絡辦公方式，推動辦公室檔案管理工作在信息化辦公的時代浪潮中前進。2.循序漸進，提高信息化檔案管理水平。檔案管理工作的信息化是一個循序漸進的過程，不可操之過急。對檔案資料進行數(shù)字化的整理，讓科學技術這只有力的“手”參與到檔案管理工作中來，為檔案管理工作打開一片廣闊的天空。一方面，從檔案管理的實際出發(fā)，建立系統(tǒng)化的檔案資料庫，不斷優(yōu)化信息化檔案管理平臺，提高信息化檔案管理的水平;另一方面，在網(wǎng)絡化資源共享的時代背景之下，各類信息快速更新，但是，辦公室檔案管理人員無法在短時間內收集檔案信息，這時候，可以與其他部門實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，建立檔案的共享平臺，實現(xiàn)檔案服務價值的最大化。當然，檔案共享平臺的建立，也應該重視服務受眾的反饋，讓信息鏈上下聯(lián)通，讓大眾反饋檔案管理工作問題，監(jiān)督檔案管理工作有序展開。3.保障檔案資料的信息安全。信息化的技術運用確實極大推動了檔案管理工作的開展，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作中諸多客觀條件的限制，極大提高了檔案管理工作的效率，但同時無可否認，網(wǎng)絡信息化背景下的檔案資料管理，也面臨信息安全的風險。在網(wǎng)絡虛擬的空間中，各類檔案資料的泄露和遺失都存在風險。如果安全事故發(fā)生，檔案管理將陷入艱難境地，也會給相關的人員或部門造成各方面損失，所以，這是要極力避免的。各機關事業(yè)單位在網(wǎng)絡化的辦公室檔案管理工作中要強化管理機制。一方面，保障檔案資料信息安全，避免檔案信息在網(wǎng)絡化進程中受到侵犯，遭到泄漏，被不法分子所利用;另一方面，辦公室檔案管理部門在信息化的浪潮中開展檔案管理工作要制定應急預案，積極有效地應對風險。

（四）提高管理人員素養(yǎng)。1.提升職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作隊伍建設的好壞直接影響工作質量。因此，在信息化時代背景下，提高檔案管理人員素養(yǎng)是提高檔案管理工作的有效手段。因為一切創(chuàng)新，需要通過人員去落實。主管部門需要定期檢驗人員信息化管理技術。信息化的檔案管理工作無疑需要從業(yè)人員掌握計算機軟件的操作，從業(yè)人員要有時代的危機感，不能僅滿足于掌握簡單的計算機操作，而是結合自身工作的實際，跟上時代的步伐，積極主動參與學習，提升自身職業(yè)素養(yǎng)。2.更新知識，轉變員工的管理觀念。信息化時代行業(yè)分工細化，辦公室檔案管理作為一項特殊的專業(yè)，肯定需要專業(yè)化的知識體系。所以，從業(yè)人員應該通過培訓學習，掌握信息化時代檔案管理的理論知識，并且運用到實際的檔案管理工作中。通過培訓學習，員工熟練地掌握信息化的檔案管理技術，這在無形中提高了檔案管理的工作效率，而知識的更新和管理觀念的轉變更助推了從業(yè)人員專業(yè)化的成長，兩相結合，一支良好的檔案管理工作隊伍將給整個檔案管理行業(yè)帶來美好愿景。

三、結束語

信息技術的飛速發(fā)展，給辦公室檔案管理帶來前所未有的大好前景。各部門抓住時代發(fā)展的機遇，樹立創(chuàng)新意識，轉變管理觀念，改善工作方式，有序地把科技應用于辦公室檔案管理工作中，保障檔案資料的安全，提升從業(yè)隊伍的技術水平和專業(yè)素養(yǎng)，真正實現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化和智能化，讓信息時代的檔案管理工作煥發(fā)勃勃生機，真正服務于部門，服務于大眾，服務于社會。

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