新時期秘書工作與檔案工作關(guān)系新探

謝啊英

【摘要】隨著我國進(jìn)入中國特色社會主義新時代，在不斷重視秘書工作與檔案工作的同時，也對秘書工作與檔案工作提出了新要求，兩者之間的關(guān)系一直是學(xué)術(shù)界的問題。本文通過理清兩者關(guān)系在新時代的重要性，探究兩者的關(guān)系，以便更好地發(fā)揮各自的作用為社會服務(wù)，并探討如何處理好秘書工作與檔案工作，以順應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要。

【關(guān)鍵詞】新時期;秘書工作;檔案工作;交互關(guān)系

一直以來，學(xué)術(shù)界對秘書工作和檔案工作之間究竟是何種關(guān)系眾口不一。但是總的來說，不外乎這幾種說法：全同、全異、包含以及交叉關(guān)系。這幾種說法在當(dāng)時都有一定的支持者以及本身的合理性。本文通過對這幾種說法的探究，探討不同觀點的合理性與不合理性，以期得到一個廣為認(rèn)可的觀點。

一、理清兩者關(guān)系的重要性

秘書人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任直接影響檔案工作的質(zhì)量，檔案工作為秘書工作的科學(xué)性、有效性和規(guī)范性工作提供重要保障。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子文件的數(shù)量在不斷增加，但各單位仍主要使用紙質(zhì)文件，同時也形成并使用電子文件。若對秘書工作與檔案工作的關(guān)系認(rèn)識不清，容易導(dǎo)致信息缺漏或錯誤，這要求我們一定要處理好兩者的關(guān)系，明確權(quán)責(zé)、各司其職，才能更加適應(yīng)社會發(fā)展。

二、新時期秘書工作與檔案工作的關(guān)系

（一）兩者不是全同關(guān)系。秘書學(xué)和檔案學(xué)一樣都是獨立學(xué)科，秘書工作與檔案工作的內(nèi)涵也不同。秘書人員的主要任務(wù)是文件的處理、研究、信息處理和其他日常工作。檔案工作者的主要任務(wù)是收集和整理、鑒別、保存、編目和檢索、編輯和研究、統(tǒng)計和利用等。從兩者工作服務(wù)的角度來看：秘書工作主要是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，而檔案工作的服務(wù)對象范圍更加廣泛，為個人、社會、組織等各個方面提供服務(wù)。由此可以看出，秘書工作不等于檔案工作，檔案工作也不同于秘書工作，兩者不是全同關(guān)系。

（二）兩者不是包含關(guān)系。有人認(rèn)為秘書工作與檔案工作是包含關(guān)系，比如安徽師范大學(xué)文學(xué)院教授楊樹森主編的《秘書學(xué)概論》和《秘書實務(wù)》這兩本書中都將檔案工作作為秘書人員的常規(guī)業(yè)務(wù)之一。此外，商南縣檔案局蔣燕記認(rèn)為，文書處理工作和檔案工作是秘書工作的一部分。筆者認(rèn)為這些說法混淆了兩者的內(nèi)涵，顯然是不正確的。

（三）兩者不是全異關(guān)系。雖然秘書學(xué)與檔案學(xué)都是獨立學(xué)科，但它們都是管理學(xué)的一個分支，從這一方面來說，兩者是存在關(guān)聯(lián)的。而且兩者的研究對象是前后銜接、彼此相鄰的，比如秘書人員將辦理完畢、并具有保存價值的文件統(tǒng)一起來以備日后查找使用，就形成了檔案，并交由檔案工作人員進(jìn)行整理歸檔等。檔案工作中的文件、音頻資料、文稿等也有可能用于秘書工作中進(jìn)行參考，因此不能認(rèn)為秘書工作與檔案工作完全不相容，即兩者不是全異關(guān)系。

（四）兩者是交互關(guān)系。互聯(lián)網(wǎng)中的交互意味著介入一件事物的對象可以相互交換，交相互動。秘書工作與檔案工作之間的相互作用意味著兩者是雙向的和交叉互動的。所謂的互動關(guān)系，一方面，是秘書工作，無論是黨政機關(guān)的秘書工作還是非黨政機關(guān)中的，所形成的材料，都是構(gòu)成檔案的一部分，秘書工作中形成的公文材料等是后期檔案工作的重要基礎(chǔ);另一方面，秘書工作免不了需要查找使用檔案，而檔案工作為秘書工作的有效展開及運行提供行了便利。所謂的交叉關(guān)系，安徽師范大學(xué)文學(xué)院的石柯認(rèn)為，機關(guān)的檔案工作是秘書工作與檔案工作的交集。文書工作是秘書工作的一個重要內(nèi)容，而檔案工作也離不開文書工作，檔案的移交是文書工作的結(jié)束，接收檔案是檔案工作的開始。移交和接收的對象都是檔案，檔案的移交和接收是秘書工作與檔案工作的切點，而相切是一種特殊的交叉關(guān)系。綜上所述，兩者是一種交互關(guān)系。

三、如何在新時代做好秘書工作和檔案工作

（一）加強秘書和檔案人員的教育和培訓(xùn)。1.加強學(xué)校教育。專業(yè)成長情況如何，在一定意義上取決于學(xué)校是否重視它，目前國內(nèi)有許多高校開設(shè)了秘書學(xué)和檔案學(xué)課程。通過學(xué)校教育，能夠提高學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)、心理素質(zhì)等為秘書工作和檔案工作打下理論基礎(chǔ)，為以后的實踐工作提供前提。2.加強崗位培訓(xùn)。任何工作的專業(yè)性體現(xiàn)于具體的實踐過程中。通過實踐，秘書人員才能熟練掌握公文格式、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等，為檔案工作提供方便;只有通過實踐，檔案工作者才能準(zhǔn)確地收集和整理、保存和識別以及研究檔案，并為秘書工作和其他工作提供參考。3.合理設(shè)置機構(gòu)。由于秘書工作與檔案工作聯(lián)系密切，導(dǎo)致沒有一個專門的機構(gòu)為檔案工作和秘書工作提供指導(dǎo)和監(jiān)督。因此，從中央到地方設(shè)置統(tǒng)一的管理秘書工作和檔案工作的機構(gòu)十分必要。在管理系統(tǒng)中，必須要真正實現(xiàn)秘書工作與檔案工作的交相互動，將秘書工作和檔案工作納入統(tǒng)一組織管理、統(tǒng)一發(fā)文和歸檔方法、統(tǒng)一技術(shù)支持的標(biāo)準(zhǔn)化軌道中。

（二）提高秘書人員的業(yè)務(wù)水平、責(zé)任意識和檔案意識。1.提高秘書人員的業(yè)務(wù)水平。既要規(guī)范公文用紙用墨制度，又要規(guī)范應(yīng)用公文文種。秘書人員要明確不同文種的適用范圍，不能隨意寫作。從行文方向來看，秘書人員應(yīng)該理解上行文、下行文和平行文之間的區(qū)別;從文件是否涉密角度分，秘書人員要區(qū)分最核心機密的文件、重要機密的文件以及一般機密的文件，做到文件合理有序。2.提高秘書人員的責(zé)任意識。檔案的一個重要來源是秘書工作中處理完畢的并有保存價值的文件。秘書工作中形成的文件和材料不僅具有秘書工作的參謀指導(dǎo)作用，對檔案工作同樣重要，這要求秘書人員必須樹立極高的責(zé)任意識，保證文件的真實可靠以及規(guī)范合理。3.增強秘書人員的檔案意識。檔案的形成過程一般有兩種：一種是人們有意識地將檔案保存?zhèn)洳?，這種情況下形成的檔案比較齊全、完整;另一種情況是被制作時并不是作為檔案，并不著重于保存?zhèn)洳椋挥糜谘矍靶枰?，其制作者沒有或者有很少的檔案意識。秘書人員要增強檔案意識，化“無意”為“有意”。

（三）實現(xiàn)秘書工作與檔案管理工作的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。隨著新技術(shù)的應(yīng)用，“文檔管理一體化”思想在檔案工作中越來越重要，提高秘書人員以及檔案人員的辦公自動化水平，就必須加強電子計算機技術(shù)在秘書工作和檔案工作中的應(yīng)用，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和專業(yè)的技術(shù)人員也至關(guān)重要，這有利于提高工作效率與質(zhì)量。只有這樣，秘書工作和檔案工作才能繼續(xù)朝著自動化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。

四、結(jié)語

秘書人員和檔案人員要不斷學(xué)習(xí)理論知識，提升自身的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、實際本領(lǐng)等。在實際工作中，秘書人員和檔案人員都要樹立高度的責(zé)任意識和檔案意識，善于運用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)備，只有這樣才能確保保證高效率、高質(zhì)量地完成任務(wù)，只有使檔案工作和秘書工作更加科學(xué)規(guī)范，才能繼續(xù)發(fā)展、進(jìn)步。

【參考文獻(xiàn)】

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