論航空產(chǎn)品檔案進館實施策略

陳創(chuàng)利 王樂

【摘要】航空產(chǎn)品檔案作為國家航空工業(yè)核心戰(zhàn)略資源和寶貴財富，關(guān)系著國防安全和人民的幸福。航空產(chǎn)品檔案進館集中保存，在防止檔案資料丟失、避免因不可抗力因素破壞檔案和航空產(chǎn)品、快速“恢復能力，還原生產(chǎn)”等方面具有重要意義。

【關(guān)鍵詞】檔案;進館;策略

檔案記載著與政府和企事業(yè)單位相關(guān)的重要數(shù)據(jù)。有一些檔案則涉及國家機密和商業(yè)秘密。檔案管理不善將會導致檔案數(shù)據(jù)遺失，給政府和企業(yè)帶來損失。航空產(chǎn)品檔案凝聚著幾代航空人的心血與汗水，包含著重要的科研過程和成果，事關(guān)國防安全和人民的幸福，容不得有絲毫閃失。航空產(chǎn)品檔案屬于不可再生資源，“生命”異常脆弱，一旦受到外界不可控因素影響，非常容易受到破壞，將會給國家和航空工業(yè)帶來難以彌補的損失。通過進館備份，可以有效保護檔案。

一、型號管理部門牽頭，落實各項保障措施

（一）型號管理部門重視和支持。應(yīng)積極貫徹“業(yè)務(wù)工作誰主管，檔案工作誰負責”的原則，檔案管理部門主動融入型號管理工作中，強化為型號管理服務(wù)的能力，轉(zhuǎn)變型號管理部門對航空產(chǎn)品檔案管理和進館的固有思維，得到型號管理部門的重視和支持，把進館工作擺上議事日程，作為重要工作來抓：首先，納入型號研制工作計劃，納入相關(guān)部門和人員職責及考核內(nèi)容，要將進館節(jié)點作為型號研制任務(wù)節(jié)點進行考核。其次，成立總設(shè)計師系統(tǒng)牽頭，總制造師系統(tǒng)、總工藝師系統(tǒng)、總質(zhì)量師系統(tǒng)、最終交付單位等相關(guān)單位業(yè)務(wù)負責人組成的領(lǐng)導小組，加強領(lǐng)導，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，為進館工作提供組織保障，創(chuàng)造良好環(huán)境。

（二）落實經(jīng)費渠道，提供堅強保障。常言道：兵馬未動糧草先行，工作開展前必須落實經(jīng)費來源渠道。根據(jù)財政部、國家檔案局和國防科工局的相關(guān)規(guī)定，進館所需工作經(jīng)費從型號項目費中列支，納入型號研制經(jīng)費預(yù)算。因此，型號管理部門應(yīng)明確專門的費用保障渠道，為開展進館工作提供必要的資金保障。

（三）組建專業(yè)團隊，職責明確。航空產(chǎn)品進館工作是一個既復雜又系統(tǒng)的工作，必須組建專業(yè)團隊，各司其職，讓專業(yè)的人干專業(yè)的事。在“恢復能力，還原生產(chǎn)”的大原則下，型號管理部門負責項目抓總，組織協(xié)調(diào);總設(shè)計師系統(tǒng)負責確定進館總體技術(shù)狀態(tài)和進館設(shè)計資料目錄;總工藝師系統(tǒng)負責確定工藝標準規(guī)范等工藝過程資料進館目錄;總制造師系統(tǒng)負責確定生產(chǎn)過程中相關(guān)資料進館目錄;總質(zhì)量師系統(tǒng)負責確定質(zhì)量保證相關(guān)資料進館目錄;檔案部門依據(jù)各責任單位提交的目錄，整理館藏資料，按檔案立卷標準完成整理立卷工作。

（四）細化標準，統(tǒng)一思想。長期以來，航空產(chǎn)品檔案收集、進館均參照GJB1362A-2007《軍工產(chǎn)品定型程序和要求》（簡稱GJB1362A）相關(guān)要求，但是GJB1362A關(guān)注的重點是后期航空產(chǎn)品的使用和服務(wù)，這與在“恢復能力，還原生產(chǎn)”的大原則有出入。因此，航空工業(yè)在GJB1362A的基礎(chǔ)上，細化了相關(guān)要素，將關(guān)注重點放在技術(shù)儲備、能力儲備上，適時出臺了相關(guān)制度。各單位應(yīng)結(jié)合本單位工作實際，認真研究管理要求，細化標準，統(tǒng)一思想，做到全體參與人員思想上高度統(tǒng)一，行動上步調(diào)一致，結(jié)果上規(guī)范高效。作為關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案整理。整理要有標準、有制度，特別是檔案的分類、排序、裝訂和立卷，必須規(guī)范，馬虎不得。卷內(nèi)目錄、備考表嚴格按照航標和企標制作，系統(tǒng)控制，規(guī)范統(tǒng)一，確保檔案壽命和整理質(zhì)量。

二、合理規(guī)劃，實施工作做到“三落實”“三細化”

進館實施工作千頭萬緒，要正常推進，應(yīng)做到“三落實”“三細化”，即任務(wù)落實、責任落實、考核落實;計劃細化、流程細化、方法細化。

（一）任務(wù)落實。型號管理部門要牽頭組織召開專題會議，集體學習進館相關(guān)制度，明確進館工作的重要意義及工作計劃。對相關(guān)單位的任務(wù)分解清單逐條進行確認，下發(fā)會議紀要，明確檔案進館技術(shù)狀態(tài)，明確相關(guān)單位所承擔的具體工作、完成節(jié)點和交付物。

（二）責任落實。明確相關(guān)單位主要負責人作為承擔工作的第一責任人，壓實責任。進館工作最終匯集點在檔案部門，檔案部門要根據(jù)業(yè)務(wù)特點，成立專業(yè)小組。不僅可以交叉工作，提高效率，更能將責任落實到具體小組及個人。避免出現(xiàn)未按計劃節(jié)點完成工作任務(wù)、存在質(zhì)量問題、工作當中扯皮現(xiàn)象、服務(wù)質(zhì)量差等情況的發(fā)生。

（三）考核落實。運用360度考核反饋法（360-degree feedback），對工作考核進行落實，解決現(xiàn)有考核中的主觀片面現(xiàn)象。通過反饋考核結(jié)果，達到客觀糾正被考核者的行為，提高工作效率，促進工作質(zhì)量提升?？己私Y(jié)果當月在團隊和個人的績效工資發(fā)放中如實體現(xiàn)，多勞多得，不勞不得，切實調(diào)動員工參與的積極性。

（四）計劃細化。進館工作牽扯單位多，涉及業(yè)務(wù)面廣，參與人員多，因此，必須通盤考慮，制定推進計劃，各總師系統(tǒng)、各團隊應(yīng)根據(jù)推進計劃，制定詳細的實施計劃，采取倒計時方式，將計劃落實到月、周、天，每天任務(wù)完成不過夜，當天的問題當天解決。

（五）流程細化。實施進館工作，應(yīng)遵循責權(quán)清晰、統(tǒng)一規(guī)范的原則，明確各總師系統(tǒng)、各單位移交檔案部門的資料范圍、步驟程序、時間要求、具體形式等，形成交接上下游雙方均明確認可的權(quán)責關(guān)系。進館工作任務(wù)重、時間短，為了確保該項任務(wù)能夠順利完成，很重要的一項管理工作是流程細化?？茖W合理地合并部分工作流程，減少了環(huán)節(jié)，提高了工作效率。同時，修訂相關(guān)文件，固化流程細化成果。

（六）方法細化。在進館工作實施過程中，如果方法不得當，就會出現(xiàn)工作環(huán)節(jié)推進不均衡的情況，上一個環(huán)節(jié)有小問題造成停滯，下一個環(huán)節(jié)很多崗位就要等米下鍋。針對此情況，改變工作方式與方法尤為重要，各個環(huán)節(jié)要做到分工不分家，交叉作業(yè)。另外，檔案部門要主動工作。

三、嚴謹細致，確保質(zhì)量和安全

（一）加強溝通，確保質(zhì)量。進館在具體實施過程中，會存在很多細節(jié)性的疑問，操作起來存在困難，這就需要檔案部門主動站出來進行業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，與上級檔案部門進行溝通，及時明確相關(guān)標準或要求，以減少因理解偏差而出現(xiàn)返工，挫傷參與人員積極性的現(xiàn)象出現(xiàn)。在航空產(chǎn)品檔案收集過程中，要重視移交前的業(yè)務(wù)技術(shù)指導和移交后的質(zhì)量檢查與結(jié)果反饋。檔案部門要對各總師系統(tǒng)和各單位移交的檔案按照標準進行質(zhì)量審查，對于不符合要求的，及時溝通反饋問題，以便其重新完善、整理、移交。

（二）規(guī)范實施，立查立改。在檔案整理階段，檔案整理人員要嚴格對照標準定期進行自檢自查，對檢查出的問題在第一時間進行整改封閉，不放過任何細節(jié)。檔案部門要組織業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富的人員對工作質(zhì)量進行全程跟蹤檢查，對檢查出來的問題，拉條掛賬，限期整改，確保檔案整理質(zhì)量。

（三）規(guī)范管理，落實安全保密措施。航空產(chǎn)品檔案的內(nèi)容大多屬于涉密資料，所以在移交和整理過程中必須嚴格按照涉密資料管理制度，采取有效措施防止信息擴散或被非法獲取。要嚴格控制涉密資料的知悉范圍，載體交接必須有記錄，工作人員登錄涉密數(shù)據(jù)庫要按授權(quán)進行嚴格的身份認證，保留完整的操作日志。

總之，進館是應(yīng)對航空產(chǎn)品檔案安全嚴峻形勢的必然趨勢，也是盤活航空產(chǎn)品檔案資源形成戰(zhàn)略資源的客觀需要，這不僅是企業(yè)的事，行業(yè)的事，更是國家戰(zhàn)略的事。所以，航空制造企業(yè)要充分認識該項工作的重要意義，抓實抓好、積極推進，檔案管理部門要通過不斷實踐，積累經(jīng)驗，鍛煉隊伍，全面提升檔案工作服務(wù)大局、服務(wù)企業(yè)的能力。

【參考文獻】

[1]胡劍.未雨綢繆方能防患于未然[J].中國檔案，2010（4）.