檔案庫(kù)房智能化對(duì)檔案安全管理的影響

劉紅冰

摘 要：自二十一世紀(jì)以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、傳感器和人工AI的發(fā)展，智能化逐漸運(yùn)用在人們的工作和生活之中，其應(yīng)用的領(lǐng)域越來(lái)越廣泛。特別是越來(lái)越多的單位將智能化應(yīng)用在檔案庫(kù)房管理方面，并且取得了較好的效果。檔案庫(kù)房管理的智能化克服了人工管理的種種弊端，極大地提高了庫(kù)房檔案的安全性和檔案利用的便捷性，其應(yīng)用在庫(kù)房檔案的管理工作中已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。本文簡(jiǎn)要闡述了智能化技術(shù)在檔案庫(kù)房管理中的應(yīng)用以及其對(duì)檔案安全管理工作帶來(lái)的影響。

關(guān)鍵詞：檔案庫(kù)房;智能化應(yīng)用;檔案安全管理

我們國(guó)家有浩若煙海的歷史檔案，而且每天產(chǎn)生數(shù)量繁多的現(xiàn)代檔案，這些檔案有些保管在機(jī)關(guān)單位的庫(kù)房里，也有不少保管在各個(gè)企業(yè)和公司的檔案室里，由于這些檔案絕大部分都是紙質(zhì)的，在保管過(guò)程中如有不當(dāng)很容易損壞。這些檔案或者是個(gè)人的過(guò)往履歷，或者是一家企業(yè)的重要文件，或者是國(guó)家的重要機(jī)密，甚至有些是歷史流傳下來(lái)的孤品，因此一旦出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)個(gè)人、單位還是國(guó)家來(lái)說(shuō)都會(huì)是難以彌補(bǔ)的損失。

經(jīng)現(xiàn)代技術(shù)研究，影響檔案儲(chǔ)藏的因素有很多，濕度過(guò)高會(huì)使紙張受潮腐爛，溫度過(guò)高可能會(huì)發(fā)生火災(zāi)，各種雜菌也會(huì)給檔案的安全儲(chǔ)藏帶來(lái)潛在威脅，如果只靠人工進(jìn)行管理很難將這些安全隱患排查干凈，而且排查的周期較長(zhǎng)，一旦檢查不及時(shí)，檔案就可能會(huì)損壞。而將智能化技術(shù)應(yīng)用到檔案庫(kù)房的日常管理工作中可以很好地解決這一問(wèn)題，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和精確傳感技術(shù)可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)庫(kù)房中的安全隱患，庫(kù)房管理人員根據(jù)智能化系統(tǒng)反饋的信息對(duì)這些安全隱患進(jìn)行一一排查，從而確保庫(kù)房檔案的安全。

1.檔案庫(kù)房管理的內(nèi)容

檔案庫(kù)房的管理必須要考慮到方方面面，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)差錯(cuò)，在庫(kù)房的修建方面，首先，庫(kù)房不能修建在陰冷潮濕的地方，盡量選取向陽(yáng)的房間作為檔案儲(chǔ)藏的庫(kù)房。其次就是對(duì)需要入庫(kù)的檔案進(jìn)行整理和分類，由于需要儲(chǔ)藏的檔案較多，在后期的管理工作中陸續(xù)還會(huì)增加檔案，所以必須按照檔案內(nèi)容的不同對(duì)檔案進(jìn)行分類并貼上標(biāo)簽，按順序整理到儲(chǔ)物架上。最后對(duì)檔案的定期維護(hù)，包括定期檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度，抽樣檢查檔案是否有損壞等現(xiàn)象。

2.檔案庫(kù)房智能化管理的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房的管理方式較為落后，所有工作都需要人力完成，工作量一般很大，檔案管理人員每天都需要對(duì)庫(kù)房的溫度，濕度等影響檔案儲(chǔ)藏安全的因素進(jìn)行測(cè)量并手工記錄下來(lái)，這種通過(guò)人工手段進(jìn)行的測(cè)量誤差性很大，很容易造成錯(cuò)誤的判斷。另外，在檔案的搜集入庫(kù)和調(diào)取方面會(huì)非常不方便，檔案的出入庫(kù)都需要手工記錄，檔案的利用效率非常低。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于庫(kù)藏檔案的儲(chǔ)藏和利用的要求越來(lái)越高，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前發(fā)展的需要，嚴(yán)重制約了利用檔案促進(jìn)國(guó)家和企業(yè)前進(jìn)和發(fā)展的腳步。為解決這一問(wèn)題，首先在企業(yè)中普遍將智能化應(yīng)用到庫(kù)房檔案的儲(chǔ)藏中，在庫(kù)房檔案的日常管理工作中應(yīng)用智能化能夠有效做到十防，并且從人工管理的方式逐漸向智能化，自動(dòng)化管理方式過(guò)渡。將計(jì)算機(jī)與各種設(shè)備以及傳感器相互連接，管理人員只需要坐在電腦前就能看到各種監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，比如溫度，濕度等等。在解決勞動(dòng)力大量損耗的同時(shí)也提高了監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，從而提高了庫(kù)房檔案的安全性。另外，庫(kù)房檔案智能化極大地提高了檔案利用的效率，無(wú)論是調(diào)取檔案，還是歸還檔案都非常方便，節(jié)約了大量的時(shí)間。

3.庫(kù)房檔案智能化的各種功能分析

3.1智能化門禁系統(tǒng)

庫(kù)房管理工作的首要任務(wù)就是做好庫(kù)房檔案的防盜工作，庫(kù)房中的檔案都是非常重要的資料，一旦被盜取，后果不堪設(shè)想。將智能化應(yīng)用到門禁上可以很大程度上降低檔案被盜的風(fēng)險(xiǎn)，一旦有非法人員進(jìn)入檔案庫(kù)房或者非法拿走庫(kù)房中的檔案，智能化門禁系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警報(bào)，相關(guān)的工作人員能夠第一時(shí)間趕到現(xiàn)場(chǎng)，保護(hù)檔案。

3.2智能化溫度調(diào)控系統(tǒng)

對(duì)庫(kù)房檔案的安全儲(chǔ)藏威脅最大的兩個(gè)因素分別是溫度和濕度，一旦庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度和濕度不適合檔案的儲(chǔ)藏，在很短的時(shí)間內(nèi)檔案就會(huì)損壞，因此，檔案管理人員必須重視溫度和濕度的監(jiān)測(cè)工作，確保在適宜的溫度和濕度中儲(chǔ)藏檔案。智能化溫度調(diào)控系統(tǒng)不僅能夠?qū)?kù)房溫濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，而且能夠調(diào)控庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度。將計(jì)算機(jī)和空調(diào)，除濕機(jī)以及傳感器通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)相互連接，傳感器監(jiān)測(cè)到的溫度會(huì)及時(shí)傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，再由計(jì)算機(jī)下達(dá)指令控制空調(diào)和除濕機(jī)以達(dá)到控制庫(kù)房溫濕度的目的。這個(gè)過(guò)程無(wú)需工作人員的參與，真正實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房管理的自動(dòng)化。

3.3智能化防火系統(tǒng)

防火工作是檔案管理人員工作的重中之重，檔案庫(kù)房一旦失火，其帶來(lái)的損失是不可逆轉(zhuǎn)的，因此，在防火工作上應(yīng)用智能化技術(shù)是非常必要的，在庫(kù)房中安裝自動(dòng)化報(bào)警和滅火裝置，不僅能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)庫(kù)房中存在的火災(zāi)隱患，而且能夠采取適宜的滅火手段撲滅火災(zāi)的同時(shí)防止檔案損傷。其工作原理是一旦溫度過(guò)高或者庫(kù)房?jī)?nèi)出現(xiàn)煙霧，自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)開(kāi)啟并發(fā)出警報(bào)，檔案管理人員聽(tīng)到警報(bào)聲就會(huì)第一時(shí)間趕到現(xiàn)場(chǎng)，利用現(xiàn)場(chǎng)的滅火設(shè)備進(jìn)行滅火。

3.4智能化消毒系統(tǒng)

由于庫(kù)房檔案都是紙質(zhì)的，在儲(chǔ)藏或者人手觸摸的過(guò)程中很容易滋生雜菌，當(dāng)這些雜菌的濃度不高時(shí)可能不會(huì)對(duì)檔案造成損壞，但是一旦雜菌濃度過(guò)高，庫(kù)房檔案就會(huì)在這些雜菌的侵蝕下?lián)p壞。為此，在現(xiàn)代化的庫(kù)房檔案的儲(chǔ)藏過(guò)程中，很多單位都會(huì)安裝智能化消毒裝置，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行消毒滅菌?？梢砸恢苓M(jìn)行一次消毒工作，在消毒期間不允許人員進(jìn)入，采用智能化消毒系統(tǒng)可以有效地殺死各種霉菌和其他菌類，控制庫(kù)房?jī)?nèi)的雜菌在較低的濃度水平，保證庫(kù)房檔案的安全。

4.庫(kù)房檔案智能化要與實(shí)際相結(jié)合

由于每一家單位的庫(kù)房管理方式都有所不同，所以在庫(kù)房檔案的智能化應(yīng)用過(guò)程中應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際，不能照搬照抄別人的智能化技術(shù)。單位對(duì)庫(kù)房檔案的管理應(yīng)用智能化的目的是提高檔案的安全性，管理人員必須始終以這個(gè)目的為中心對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行智能化建設(shè)，在保證檔案安全的前提下，盡可能的節(jié)約成本。另外，相關(guān)的技術(shù)人員要定期對(duì)各種設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，檢查設(shè)備是否出現(xiàn)故障，記錄的數(shù)據(jù)是否存在較大誤差，在出現(xiàn)問(wèn)題的地方及時(shí)進(jìn)行維修，逐漸完善庫(kù)房檔案智能化管理體系。

5.結(jié)束語(yǔ)

利用智能化技術(shù)對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行管理的影響體現(xiàn)在方方面面，檔案庫(kù)房智能化能夠減少工作量的同時(shí)，也能更加精確的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，提高庫(kù)房檔案的安全系數(shù)，因此，在檔案庫(kù)房的管理工作中應(yīng)當(dāng)加大應(yīng)用智能化的力度，推動(dòng)我國(guó)的檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

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