醫(yī)院檔案管理新媒體建設(shè)之我見

曹杰

摘 要：隨著新媒體技術(shù)發(fā)展的時(shí)代，醫(yī)院檔案向信息化管理方向發(fā)展是必然趨勢(shì)。本文就醫(yī)院檔案管理新媒體建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行了探討，分析了其對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的影響及其構(gòu)建內(nèi)容和方式。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;新媒體建設(shè)

醫(yī)院檔案信息新媒體建設(shè)是以計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)為其基本構(gòu)成要素，以資源共享和共同開發(fā)為目的。將圖書、檔案、病案信息進(jìn)行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺(tái)和搜索引擎，使醫(yī)護(hù)人員能夠在自己辦公室，通過(guò)醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)獲得信息資源。

1 新媒體技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案工作的影響

1.1 檔案載體多樣化。檔案在新媒體管理中的表現(xiàn)形式多樣化，隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及，檔案不僅以文字的方式出現(xiàn)，而且更多的是以人們?cè)谵k理公務(wù)和一般事物或交流信息過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn)，如文本、圖像、聲音或影像等，檔案管理主要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成。

1.2 檔案收集的豐富化。收集是檔案管理工作的起點(diǎn)和開端，是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)"隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)"它可以施行前端控制，因而邏輯收集歸檔是實(shí)時(shí)進(jìn)行的;在檔案正式形成和收到的同時(shí)，都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳輸，為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，不僅節(jié)約了時(shí)間，而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。

1.3 檔案服務(wù)多樣化。由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)對(duì)象的擴(kuò)大等，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式已不適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會(huì)信息資源一部分的地位和作用越來(lái)越顯露出來(lái)?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、光盤存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽傳播服務(wù)，服務(wù)對(duì)象可多途徑地獲取檔案信息，節(jié)省了時(shí)間，提高了利用效率。

1.4 檔案管理人員專業(yè)化。工作方式的變革給檔案管理人員帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)，不僅僅是對(duì)知識(shí)和技能要求的提高，更重要的是觀念上的更新。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，同時(shí)必須具有豐富的管理學(xué)理論和一定的管理經(jīng)驗(yàn)。其日常的業(yè)務(wù)工作已越來(lái)越依賴于自動(dòng)化的檔案系統(tǒng)，檔案工作不再是滯后、被動(dòng)的，而成為關(guān)系全局的重要部分之一。因而，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，為了適應(yīng)全新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。

2 醫(yī)院的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

2.1 文書處理過(guò)程和歸檔實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過(guò)程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。發(fā)文處理過(guò)程也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來(lái)需要幾小時(shí)、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時(shí)就可以實(shí)現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。

2.2 病歷檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展， 各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過(guò)局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動(dòng)和撰寫論文時(shí)能及時(shí)查閱，同時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。

2.3 人事檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，把日常工作中遇到的問(wèn)題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。

2.4 醫(yī)院圖書館實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。對(duì)在工作中形成的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)以及在各個(gè)環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識(shí)、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來(lái)，形成檔案，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞來(lái)進(jìn)行知識(shí)交流，成為共享知識(shí)，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息隱性知識(shí)的價(jià)值。通過(guò)對(duì)圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價(jià)值的信息。

3 檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí);調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過(guò)渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來(lái)，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過(guò)檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化完全可以實(shí)現(xiàn)。

3.2網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性，要建立一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)。 實(shí)現(xiàn)新媒體管理醫(yī)院檔案部門要在在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動(dòng)化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時(shí)要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。

3.3人員素質(zhì)的提高是必備條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是新媒體技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在新媒體進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。而目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識(shí)面較窄。通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，這也是當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問(wèn)題。

參考資料

[1]王顏艷.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位分析[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2018（23）：201.

[2]李梅.網(wǎng)絡(luò)信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：180-181.

[3]李海義.醫(yī)院信息化與檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：58.