試論EXCEL在會計核算中的運用
——以存貨為例

(湖北經(jīng)濟學院 湖北 武漢 430205)

一、引言

EXCEL被廣泛運用于會計核算中，Excel表格由于使用的簡便靈活，所以被廣泛的應用在工作中。但是就是由于使用的方便，經(jīng)常會在使用的途中產(chǎn)生一些問題。Excel電子表格的用戶一般都是普通工作人員，他們對軟件的一些問題不是很擅長。但是電子表格應用系統(tǒng)的開發(fā)人員一般都不會去考慮這方面的問題，他們不能夠認識到開發(fā)結構化分析方法的重要性。因為電子表格的修改很容易，所以專門修改表格的人員在修改了之后，不太會再回頭去關注修改的結果。在企業(yè)的內部網(wǎng)絡中，用戶可以去隨意的使用別人設計好的電子表格。原來單一用戶使用的表格變成了現(xiàn)在的多用戶使用。在這種情況下，每個用戶就不可能很清楚的去了解輸入數(shù)據(jù)的適當位置和格式。電子表格是面向使用者的，自上而下主要可以分為工作簿、工作表、工作區(qū)、單元格，電子表格里可以有很多個工作簿，工作簿中又可以存在多張工作表，工作表中還有很多的領域，想要看到模型設計必須將屏幕滾動一段時間，一般的用戶就會很難分清他們之間的關系，從而不知道該采用哪一個。因為電子表格采用的是自動計算功能，用戶就會發(fā)現(xiàn)不了公式。一般用戶很難知道數(shù)據(jù)和公式分別在哪一個單元格，在哪里輸入數(shù)據(jù)。與此同時，用戶也不知道一個數(shù)據(jù)的變化會引起整體的如何變化。由于電子表格的建立沒有統(tǒng)一的標準，但是如果不按照一定的邏輯來設計模型的整體布局的話，那么設計出來的表格就會很隨意，影響人們的使用和理解。同時，當發(fā)生錯誤時也不便于審核。

二、企業(yè)存貨核算的現(xiàn)狀

庫存是指各類資產(chǎn)，包括商品、產(chǎn)成品、半成品、和各種材料、燃料、低值易耗品等，而庫存的核算在企業(yè)當前資產(chǎn)管理中起著非常重要的作用。對于企業(yè)來說，庫存種類繁多，尤其是在大中型企業(yè)中，有幾十種甚至幾十萬種。在實踐中，人們會發(fā)現(xiàn)一些庫存是稀缺的，但價值是巨大的。如果管理不慎，就會給企業(yè)帶來巨大損失。相反，有些庫存的種類很多，但價值卻很低。即使管理上有一點差錯，損失也是有限的，所以不會對企業(yè)造成很大的影響。同樣程度的去重視所有存貨，不管本金如何，不僅使存貨管理工作復雜化，而且會造成人力和物力的極大浪費。在這種情況下，企業(yè)需要把重點放在關鍵的、高價值的庫存產(chǎn)品管理上，因此庫存分類管理理論應運而生。當前會計人員的大部分工作是處理和處置各種表單，Excel電子表格就成為了一個非常好用的軟件。他不僅能夠提供一般電子表格所具有的功能，同時它還提供了別的功能，如對管理和決策的分析。因此， Excel可以幫助人們迅速有效的處理日常工作，并且準確的提供各項數(shù)據(jù)，而本文主要介紹的就是這個方面。

三、EXCEL在存貨會計核算中的運用

步驟1：明確問題。設計的第一步是要清楚要解決什么問題。但是明確一個問題其中涉及到了很多方面，這些信息需要親自向有關人員詢問，有時人們不能清楚、正確地表達問題。這就提高了對設計師的要求，需要用適當?shù)姆椒ê退诉M行溝通。

步驟2：定義模型的結構。在了解清楚了問題是什么之后，就必須決定變量和輸出量，以及它們的函數(shù)關系?？梢杂貌煌哪Ｐ蛠斫鉀Q問題，有尺度模型、物理模型、數(shù)學模型或純文本描述模型。采用一個合適的模型是很關鍵的一個步驟，而不是試圖通過特定的模型來解決問題。

步驟3：設計電子表格模型。一旦完成了前面兩步，就可以開始利用軟件來設計自己需要的模型了。實踐中，第2步和第3步可以同時進行，但是我們不能夠跳過他們的任何一步，雖然看似這兩步差不多，但是如果缺少，可能會給后續(xù)的設計造成很大的麻煩，同時在設計時我們還要注意電子表格的易懂性，能夠讓人們更好的使用和修改。

步驟4：對電子表格模型進行測試和分析。在設計好的模型之后，我們需要對它進行測試，剛完成的電子表格或多或少會存在一些細節(jié)的缺陷，我們必須通過多次的測試來進一步的完善。我們應該根據(jù)電子表格模型的正確性來分析和評估每個潛在計劃的可行性和優(yōu)點。

四、經(jīng)濟訂貨批量EOQ型的實例

首先，打開Excel軟件，建立一個工作簿，命名為“經(jīng)濟訂貨批量模型”，然后按照企業(yè)的需求，分別輸入各項指標名稱、數(shù)據(jù)和計算公式。主要計算公式為:

Q*=SQRT(2*DS/C)

Q*——經(jīng)濟訂貨批量；

D——商品年需求量；

S——每次訂貨成本；

C——單位商品年保管費用。

要求:①求該企業(yè)存貨的經(jīng)濟訂貨批量、訂貨次數(shù)、再訂貨點、最佳訂貨周期、總成本和經(jīng)濟訂貨量占用資金；②計算不同保險儲備情況下的總成本并且從中選出最佳方案。最后把已知的值分別輸入到庫存決策模型數(shù)據(jù)表單元中。

假設一個公司對某種零件的年需求是100000個，單位存儲變動成本是6元，每種產(chǎn)品的訂貨費用為人民幣50元，每單位產(chǎn)品的價格是25元，單位產(chǎn)品的缺貨成本是8元，5天的交貨期限，日常配件每天耗用30件，60件的日交貨數(shù)量。最終結果見下表：