淺談檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

王秋爽

摘要：隨著管理水平的不斷提升，信息化管理模式成為當(dāng)前管理工作的重要手段。在現(xiàn)階段信息化社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作也必須要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，堅(jiān)持做好檔案信息化管理的建設(shè)，有效地促進(jìn)檔案管理工作的效率。為此，把握、堅(jiān)持好檔案信息化建設(shè)的基本原則，運(yùn)用好多學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門(mén)協(xié)作，才能不斷檔案管理信息化建設(shè)向縱深發(fā)展。本文就檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

引言

檔案信息化管理指的是在管理檔案的過(guò)程中，結(jié)合先進(jìn)的管理方法，采用智能化的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)性管理。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，需要運(yùn)用智能化的檔案管理模式，節(jié)省人力、物力，有效的提高資源利用率，體現(xiàn)出檔案的作用。

1當(dāng)前檔案信息化管理中存在的問(wèn)題與不足

1.1檔案信息化管理有待規(guī)范

現(xiàn)階段，我國(guó)檔案信息化管理雖然取得長(zhǎng)足進(jìn)步，但從整體發(fā)展角度來(lái)看，仍存在許多不足，其中檔案信息化管理不規(guī)范是制約管理水平進(jìn)一步提升的重要影響因素。一方面，檔案信息化管理并未形成一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，不同地區(qū)檔案信息化管理存在巨大差異，這在一定程度上限制了檔案信息化建設(shè)水平的提升。另一方面，檔案信息化管理不規(guī)范，造成檔案信息化轉(zhuǎn)變形式復(fù)雜多樣，檔案信息資源在共享服務(wù)方面受到諸多影響，限制了檔案信息化管理功能的有效發(fā)揮。

1.2檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

信息化時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了較高要求。檔案工作并不是簡(jiǎn)單地將檔案進(jìn)行接受、保管及提供上。新時(shí)代下，一個(gè)較為合格的檔案管理人員需要熟練使用計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件，還需要懂得檔案管理規(guī)范、對(duì)檔案信息價(jià)值有深入的認(rèn)識(shí)等。在對(duì)檔案管理重視不足和“看攤守業(yè)”的心理影響下，檔案管理的人員隊(duì)伍并不能夠滿足工作需求。具體表現(xiàn)在工作人員素質(zhì)不高，對(duì)設(shè)備操作不熟，工作積極性不高，對(duì)檔案的管理工作造成一定影響，缺乏相應(yīng)地培訓(xùn)，使得新技術(shù)、新設(shè)備不能夠較好使用。

1.3檔案管理信息化資源整合不夠

目前。對(duì)于我國(guó)檔案管理信息化檔案建設(shè)而言?？梢哉f(shuō)是初步實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)，但是信息資源還沒(méi)有得到相應(yīng)的整合。也缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，出現(xiàn)的這些問(wèn)題就導(dǎo)致了信息資源不能夠進(jìn)行充分利用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，相關(guān)人員需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)劃，并利用互聯(lián)網(wǎng)以及高新技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源的高效整合。

2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的路徑

2.1構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的檔案信息化管理模式

檔案信息化管理作為新興管理技術(shù)，必須構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的發(fā)展模式才能推動(dòng)管理水平不斷提升與進(jìn)步。首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化發(fā)展，明確檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)變形式和標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這里要求不同行業(yè)或領(lǐng)域都應(yīng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案信息化管理，由此提高檔案資源的有效整合與利用。其次，還要完善檔案信息化管理制度，對(duì)檔案信息化管理工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致分類，明確管理要求與準(zhǔn)則，由此提高檔案信息化管理質(zhì)量。

2.2提升素質(zhì)優(yōu)隊(duì)伍

信息化檔案管理中人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵，需要重視對(duì)工作人員的培訓(xùn)和績(jī)效考核，依據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)地獎(jiǎng)懲，激發(fā)員工工作積極性。此外，應(yīng)該重視培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平，確保各個(gè)部門(mén)和檔案管理部門(mén)能夠形成一個(gè)較為統(tǒng)一的、有機(jī)的協(xié)調(diào)系統(tǒng)。部門(mén)（單位）在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中要督促檢查、指導(dǎo)并推動(dòng)此項(xiàng)工作開(kāi)展。

2.3充分的利用數(shù)字化技術(shù)手段

從目前情況來(lái)看，我國(guó)檔案管理信息化還缺少長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃。對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行革新，同時(shí)也可以借鑒或者是引入先進(jìn)的技術(shù)，這些技術(shù)可以包括互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，用這些先進(jìn)的技術(shù)對(duì)信息資源進(jìn)行整合，從而進(jìn)一步的對(duì)資源的管理以及利用，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

2.4檔案信息管理的系統(tǒng)化、正規(guī)化

檔案信息管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范化，必須嚴(yán)格按照國(guó)家質(zhì)量體系認(rèn)證的要求進(jìn)行運(yùn)作。在對(duì)網(wǎng)絡(luò)選擇，電腦的配備等功能、電子信息制作及方案等的相關(guān)方面，對(duì)不同類型的檔案信息進(jìn)行全方位的系統(tǒng)化管理。檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，必嚴(yán)格按照現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定和措施，及時(shí)全面的做好錄入、整理、編排入庫(kù)工作。檔案信息化資料收集制度的制定與完善，可以有效的推動(dòng)檔案信息化管理的應(yīng)用。

2.5根據(jù)檔案館職能的變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革

由于社會(huì)的發(fā)展，檔案館的職能也隨之處于動(dòng)態(tài)變化之中，很多環(huán)節(jié)需要調(diào)整和更新，這對(duì)管理人員提出更高的要求，要順應(yīng)時(shí)代的變化和要求，對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行調(diào)整，并完成新的功能定位。為公眾提供收集、查詢、制作、閱讀、整理、機(jī)構(gòu)管理等服務(wù)。在部門(mén)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新改革過(guò)程中，要處理好人員調(diào)整的問(wèn)題，創(chuàng)造出功能更加完善的工作平臺(tái)，使檔案管理工作人員能夠利用平臺(tái)為社會(huì)公眾提供高質(zhì)量的服務(wù)。

2.6提升檔案信息的全面性、安全性

任何類型的檔案材料都是在確保其信息保密性、完整性的前提下，才能發(fā)揮出檔案本身所具有價(jià)值。檔案的安全性實(shí)則就是信息的安全，而信息安全主要體現(xiàn)在檔案存儲(chǔ)應(yīng)用系統(tǒng)所使用的軟件安全;計(jì)算機(jī)等硬件安全;信息資料借調(diào)等傳播途徑的安全。第一，檔案類型繁多，其來(lái)源途徑廣泛，所以在檔案管理工作中，應(yīng)采用分類等區(qū)別存儲(chǔ)的方法，針對(duì)差異型的檔案信息資料，可以采用不一樣等級(jí)的安全防護(hù)措施區(qū)別性的處理。第二，在選擇哪個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)更有實(shí)際操作性時(shí)，應(yīng)從該管理系統(tǒng)的整體性能等方面進(jìn)行綜全性的全面考慮，杜絕因系統(tǒng)選擇不適合而造成檔案資料的缺失。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段，檔案信息化管理是必然發(fā)展趨勢(shì)，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化管理有助于提高檔案資料的服務(wù)價(jià)值。目前我國(guó)檔案信息化管理仍處于探索階段，需要相關(guān)領(lǐng)域工作者加大管理模式及技術(shù)研究，由此推動(dòng)我國(guó)檔案信息化管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

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