對醫(yī)院物資檔案管理工作的若干思考

郭鑫

摘要：隨著科技的發(fā)展以及醫(yī)院醫(yī)療水平的不斷進(jìn)步，在醫(yī)院的診療活動(dòng)中對醫(yī)院物資的消耗越來越大，醫(yī)院物資的種類和數(shù)量也在不斷的增加，因此加強(qiáng)醫(yī)院物資檔案的管理在醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中就發(fā)揮了重要的作用，通過醫(yī)院的物資檔案管理能夠提升醫(yī)院物資管理的科學(xué)化水平，為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;物資檔案;管理

醫(yī)院的物資包括了在醫(yī)院臨床診療活動(dòng)使用的各種設(shè)備耗材以及醫(yī)院行政后勤科室消耗的各種材料。近年來隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和醫(yī)院醫(yī)療水平的不斷進(jìn)步，醫(yī)院的各種物資使用無論是種類還是數(shù)量都得到了較快發(fā)展。尤其是現(xiàn)在隨著醫(yī)院患者人數(shù)的增多和新業(yè)務(wù)的開展，醫(yī)院的各種物資使用數(shù)量增長更快。在醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)中，很多物資比如一些醫(yī)用耗材直接或者間接的會(huì)應(yīng)用到醫(yī)院的診療活動(dòng)當(dāng)中，因此對醫(yī)院的醫(yī)療安全和醫(yī)療質(zhì)量起到了決定性的作用，一些重要的醫(yī)療耗材物資甚至?xí)绊懙交颊叩纳?。因此醫(yī)院物資管理是否科學(xué)有效是確保醫(yī)院診療安全和穩(wěn)定運(yùn)行的前提。加強(qiáng)醫(yī)院物資檔案的科學(xué)化管理也是醫(yī)院管理工作的重要組成部分。物資檔案管理的有效性與否在醫(yī)院的運(yùn)行中發(fā)揮的作用越來越重要。

一、強(qiáng)化醫(yī)院物資檔案管理的科學(xué)化

醫(yī)院的物資不同于其他單位的物資。醫(yī)院的物資是醫(yī)院開展醫(yī)療活動(dòng)必須的材料，其中很多物資都關(guān)系到人民群眾的身體健康，因此在醫(yī)院選購一些物資產(chǎn)品時(shí)必須取得與該物資相關(guān)的檔案資料，包括該物資在國家食品藥品監(jiān)督總局的注冊信息、物資的生產(chǎn)廠家的資質(zhì)和相關(guān)的證明文件。醫(yī)院在物資采購中要對物資提供廠家的資格進(jìn)行嚴(yán)格的審查，并將相關(guān)的檔案資料保存完整。醫(yī)院的物資檔案保存了醫(yī)院物資是否合格的重要依據(jù)，同時(shí)也包括了各種物資的生產(chǎn)條件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品性能參數(shù)等，這些都是物資檔案的必備材料。同時(shí)醫(yī)院的物資由于消耗較快，因此需要分批多次采購，而各種檔案資料有一定的有效時(shí)間，因此需要對物資檔案及時(shí)的進(jìn)行更新處理。很多醫(yī)院的物資并不是由生產(chǎn)廠家直接發(fā)貨，而是由一些配送公司進(jìn)行配送，因此醫(yī)院的物資檔案管理一定要強(qiáng)化對于物資供應(yīng)商的檔案管理同時(shí)也要及時(shí)的協(xié)調(diào)供應(yīng)商與配送商的動(dòng)態(tài)管理。

二、科學(xué)地搜集和整理各種物資檔案信息

醫(yī)院要對各種物資檔案信息進(jìn)行科學(xué)的搜集和整理，尤其是醫(yī)院的一些醫(yī)用耗材等。只有這樣才能不斷的促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平的發(fā)展和醫(yī)院的進(jìn)步。對于醫(yī)院一些新的物資引進(jìn)必須查閱供貨商相關(guān)的資質(zhì)條件，判斷物資的實(shí)用性、經(jīng)濟(jì)性和適用性。進(jìn)入醫(yī)院的一些醫(yī)療物資目錄中的新增產(chǎn)品必須由使用科室提出相應(yīng)的申請，由醫(yī)務(wù)科或者院感部門審核物資的資質(zhì)，經(jīng)過其他相關(guān)部門的論證以及院領(lǐng)導(dǎo)的審批才能夠進(jìn)行采購。這個(gè)過程中形成的物資檔案資料要嚴(yán)格的保存，作為醫(yī)院采購物資的重要依據(jù)。在醫(yī)院物資采購的過程中要科學(xué)的搜集各種物資檔案信息，包括一些物資的采購記錄、存儲(chǔ)和管理檔案等，物資的采購檔案主要包括一些物資的采購政策文件和采購的記錄。采購政策文件可以從國家衛(wèi)健委、省衛(wèi)健委或者是市衛(wèi)健委下發(fā)的政策文件中找到。醫(yī)院要將這些采購文件作為重要的物資管理檔案進(jìn)行保存。同時(shí)在醫(yī)院內(nèi)部管理方面也要充分的利用物資檔案加強(qiáng)對物資產(chǎn)品的記錄入庫、使用、報(bào)廢以及毀損的情況登記，充分利用這些物資檔案加強(qiáng)醫(yī)院各個(gè)科室的成本管理，避免醫(yī)院資源的浪費(fèi)。各種物資供應(yīng)合同是醫(yī)院與供應(yīng)商供貨的重要法律載體，在這些物資檔案中包括了醫(yī)院與供應(yīng)商之間的合同承諾以及耗材清單，還包括了一些物資產(chǎn)品的規(guī)格和型號(hào)等，這些合同的搜集和整理要經(jīng)過審計(jì)部門的審計(jì)，然后由院辦室統(tǒng)一對合同進(jìn)行編號(hào)確認(rèn)并加蓋騎縫章，然后才能夠存檔，方便今后物資檔案的查閱。

三、加強(qiáng)物資檔案的信息化管理

醫(yī)院的物資種類繁多，數(shù)量龐大，單純的依靠人工采用紙質(zhì)版的物資檔案管理方式對各項(xiàng)物資進(jìn)行管理，不但會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力，同時(shí)也無法提高檔案管理的效率。而電子物資檔案管理具有高效、便捷和經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)，已經(jīng)成為了現(xiàn)代醫(yī)院物資檔案管理的重要方法。尤其是通過采用HRP系統(tǒng)管理能夠?qū)⒓堎|(zhì)物資檔案記錄文件全部實(shí)現(xiàn)電子化的操作。因此醫(yī)院一定要加強(qiáng)物資檔案的信息化建設(shè)步伐，不斷提高醫(yī)院物資檔案的管理效率。現(xiàn)在隨著醫(yī)院物資品種越來越多，越來越復(fù)雜，醫(yī)院的物資檔案管理人員一定要提升自身的專業(yè)素質(zhì)，不但要具備物資檔案管理的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也要具備一些醫(yī)學(xué)、醫(yī)療器械、計(jì)算機(jī)信息化等方面的知識(shí)。醫(yī)院要加強(qiáng)對于醫(yī)療耗材檔案的管理和培訓(xùn)，建立專門的物資檔案管理制度，實(shí)行物資檔案的歸口管理。對于各種物資檔案的查詢、借閱要制定嚴(yán)格的制度。同時(shí)醫(yī)院也要對于物資檔案的管理建立一套科學(xué)化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)體系，確保物資檔案收集、整理、保管和借閱的真實(shí)性、完整性和可靠性。醫(yī)院要根據(jù)不同的物質(zhì)檔案制定相應(yīng)的信息化歸類標(biāo)準(zhǔn)和電子編號(hào)規(guī)則，采用分級(jí)管理的方式對于物質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，充分利用信息化提升物資檔案的管理水平，解決物資檔案管理中的一些重點(diǎn)和難點(diǎn)問題。

四、結(jié)語

醫(yī)院的物資檔案記錄了醫(yī)院的各種物資信息，對醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)開展具有重要的作用。醫(yī)院一定要重視物資檔案的管理工作，提升醫(yī)院物資檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，為醫(yī)院的發(fā)展提供重要的參考資料。

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