互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理方案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用及其效果分析

杜曉蓉

（江蘇常熟市第一人民醫(yī)院 黨政辦，江蘇 常熟 215500）

0 引言

隨著人們對(duì)健康重視度不斷提高，生活環(huán)境多樣性惡化，疾病發(fā)病率顯著提高，于醫(yī)院就診的患者不斷增加，加之醫(yī)療福利的推廣，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的完善，醫(yī)院檔案管理工作強(qiáng)度較大[1]。醫(yī)院檔案管理涉及的資料類別較多、綜合性較強(qiáng)、內(nèi)容多樣化，業(yè)務(wù)檔案管理難度較大；作為醫(yī)院基礎(chǔ)管理重要組成部分，檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系醫(yī)療機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量高度，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷推廣，計(jì)算機(jī)管理模式被引入到醫(yī)療管理層面，結(jié)合醫(yī)院檔案的需求，可有效簡(jiǎn)化常規(guī)檔案管理弊端，提高醫(yī)院檔案管理的時(shí)效性及綜合質(zhì)量，于根本上消除傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的弊端，提高醫(yī)院檔案管理的合理化[2]。為了探究互聯(lián)網(wǎng)檔案管理模式于醫(yī)院管理中的應(yīng)用效果，特于筆者醫(yī)院實(shí)施平行比對(duì)，執(zhí)行如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料。本課題研究指標(biāo)采集于2018 年5 月至2019年5 月，為醫(yī)院檔案管理中的120 份檔案管理方案，依據(jù)不同入檔時(shí)間均分2 組，對(duì)照組分60 份檔案管理方案，沿用常規(guī)檔案管理模式進(jìn)行處理；研究組60 份檔案管理方案，于傳統(tǒng)管理模式上引入互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)實(shí)施管理。對(duì)照組60 份資料中6 份文書檔案、8 份科技檔案、10 份病歷檔案、8 份聲像檔案、11 份會(huì)計(jì)檔案，17 份人事檔案；研究組60 份資料中8 份文書檔案、8 份科技檔案、11 份病歷檔案、9 份聲像檔案、9 份會(huì)計(jì)檔案，15 份人事檔案；客觀將2 組檔案管理方案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)學(xué)比對(duì)，結(jié)果差異均衡，具有比對(duì)價(jià)值（P＞0.05）。納入標(biāo)準(zhǔn)：①本課題收集的120 份檔案管理方案涉及的人員均對(duì)研究項(xiàng)目知情，同意將資料用作客觀比對(duì)，并于觀察前簽署授權(quán)書；②均符合檔案管理要求；③課題涉及的檔案管理人員均為同一小組。排除標(biāo)準(zhǔn)：①檔案資料缺失；②涉及私密的檔案資料，檔案相關(guān)人員不同意參與研究。

1.2 方法。對(duì)照組60 份檔案管理方案沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，由醫(yī)院檔案管理小組針對(duì)檔案的分類實(shí)施處理；研究組60 份檔案管理方案于常規(guī)的基礎(chǔ)上引入互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)實(shí)施分類管理，按照互聯(lián)網(wǎng)檔案管理流程（PDCA）進(jìn)行處理：①P：即為Plan（計(jì)劃），于檔案管理主管的引導(dǎo)下，檔案室明確其相關(guān)檔案的規(guī)章制度內(nèi)容及制定，并明確其收錄檔案的范圍及分類標(biāo)準(zhǔn)；同時(shí)需明確不同檔案具體整理內(nèi)容、目的及歸檔截止時(shí)間等情況。②D：即為DO（實(shí)施），相關(guān)檔案室輔助的兼職檔案人員對(duì)科室內(nèi)的相關(guān)文件進(jìn)行匯總及收集，按照檔案分類等整理標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行排序分類，明確各個(gè)文件的歸屬范疇及類別，針對(duì)個(gè)別缺失的文件及時(shí)進(jìn)行查補(bǔ)；聯(lián)系相關(guān)科室補(bǔ)充并完善相關(guān)文件，符合檔案歸檔需求；并于最終截止時(shí)間將相關(guān)文件進(jìn)行上交匯總。③C：即為Check（審核），由專職檔案人員對(duì)各相關(guān)科室上交的的材料進(jìn)行規(guī)范、仔細(xì)、完整、及時(shí)的審核，對(duì)各個(gè)科室上交的材料均進(jìn)行監(jiān)管，審核其確定分類，并對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)制成報(bào)告進(jìn)行匯報(bào)，針對(duì)各科室存在的不合理情況進(jìn)行指出；加強(qiáng)各科室兼職檔案人員崗位內(nèi)持續(xù)教育情況，于實(shí)踐中不斷明確自身的優(yōu)缺點(diǎn)，持續(xù)提高自身綜合素質(zhì)。④A：即為Action（行動(dòng)），每個(gè)相關(guān)科室開展責(zé)任制度，當(dāng)管理檔案出現(xiàn)整理不合理、資料不完善等情況，聯(lián)動(dòng)相關(guān)科室，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充及整改；加強(qiáng)醫(yī)院及上級(jí)監(jiān)管制度，針對(duì)存在檔案管理不合格情況實(shí)施懲戒通報(bào)，追加責(zé)任人；針對(duì)檔案管理優(yōu)秀的人員及時(shí)表?yè)P(yáng)，營(yíng)造良好的工作氛圍；提高工作人員積極性[3-4]。

1.3 評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

（1）采用百分制對(duì)每個(gè)檔案管理的正確情況進(jìn)行評(píng)估，80 分及以上為正確范疇，50-80 分之間為及格范疇，50 分以下為不及格范疇，統(tǒng)計(jì)比對(duì)兩組檔案管理正確率，正確率=正確占比+及格占比。

（2）對(duì)檔案管理5 名人員進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)研，針對(duì)兩種檔案管理方案中管理時(shí)效性、工作強(qiáng)度、管理流程及管理質(zhì)量等維度進(jìn)行評(píng)估，評(píng)分分?jǐn)?shù)與滿意情況呈正比。

1.4 統(tǒng)計(jì)學(xué)分析。統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件SPSS 23.0 版本進(jìn)行所得數(shù)據(jù)客觀分析，正確率采用（%）表達(dá)，組間樣本χ2檢驗(yàn)，各維度滿意評(píng)分采用表達(dá)，組間樣本t 檢驗(yàn)，P＜0.05 作為統(tǒng)計(jì)學(xué)差異基礎(chǔ)表達(dá)。

2 結(jié)果

2.1 兩組檔案正確管理情況比對(duì)。研究組檔案管理優(yōu)于對(duì)照組檔案管理，組間差異顯著（P＜0.05），見(jiàn)表1。

表1 兩組檔案正確管理情況比對(duì)（n，%）

2.2 檔案管理人員對(duì)兩種管理模式滿意情況比對(duì)。檔案管理人員對(duì)研究組管理時(shí)效性、工作強(qiáng)度、管理流程及管理質(zhì)量等維度的評(píng)分均高于對(duì)照組管理模式同維度評(píng)分，組間差異顯著（P＜0.05），見(jiàn)表2。

表2 檔案管理人員對(duì)兩種管理模式滿意情況比對(duì)，分）

表2 檔案管理人員對(duì)兩種管理模式滿意情況比對(duì)，分）

組別 n 管理時(shí)效性 工作強(qiáng)度 管理流程 管理質(zhì)量研究組 5 88.47±9.41 90.17±9.98 86.05±8.75 89.53±9.42對(duì)照組 5 67.19±8.14 73.25±8.35 66.17±7.95 70.42±7.28 t - 13.248 10.072 11.008 9.862 P - 0.000 0.000 0.000 0.000

3 討論

醫(yī)院檔案管理以文件、圖表、工作記錄、音像及文書等資料及獎(jiǎng)杯、證書、獎(jiǎng)?wù)碌葘?shí)物資料等為主的綜合實(shí)體管理制度，涉及的內(nèi)容及分類較多，業(yè)務(wù)檔案管理難度較大。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院歷史及文化的實(shí)物載體，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有直接影響，開展有序、高效的管理制度具有重要探究意義[5]。傳統(tǒng)管理模式對(duì)人力的依賴性較大，主觀能動(dòng)性的影響較大，業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量存在差異[6]?；ヂ?lián)網(wǎng)+模式的引入，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，優(yōu)化管理流程，為檔案管理提供技術(shù)支持，聯(lián)動(dòng)相關(guān)科室及檔案室，實(shí)施反饋檔案管理問(wèn)題，優(yōu)化檔案管理時(shí)效性，于短時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案資料進(jìn)行正確、完整、及時(shí)的處理，減少不及格檔案情況，符合高速發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)需求[7]。

本研究表明，研究組檔案管理正確率高于對(duì)照組，檔案管理人員對(duì)研究組管理時(shí)效性、工作強(qiáng)度、管理流程及管理質(zhì)量等維度的評(píng)分均高于對(duì)照組管理模式同維度評(píng)分；上述數(shù)據(jù)表明，互聯(lián)網(wǎng)+管理模式積極拓寬信息來(lái)源途徑及管理渠道，借助自動(dòng)歸檔、實(shí)時(shí)存儲(chǔ)、實(shí)時(shí)調(diào)取、數(shù)據(jù)匯總及高效篩查等模式，優(yōu)化管理模式，臨床應(yīng)用價(jià)值較高。

綜上所述，于醫(yī)院檔案管理中引入互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理方案，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理時(shí)效性，簡(jiǎn)化管理流程，優(yōu)化有限的醫(yī)療資源，可于臨床推廣實(shí)施。