高校學生考勤工作PDCA模式的研究

涂佳佳

高校學生考勤工作PDCA模式的研究

涂佳佳

[深圳信息職業(yè)技術學院講師]

學生考勤管理是高校學生管理的核心工作之一，對學生個人成長、高校學風建設、辦學水平等都至關重要，本研究分析了高?？记诠芾砻媾R的挑戰(zhàn)，通過合理規(guī)劃、實踐實施、嚴格監(jiān)督和及時摘要四個階段建立系統(tǒng)并探討其應用。 PDCA循環(huán)理論是針對于高校的考勤管理項目以持續(xù)改善封閉的考勤管理系統(tǒng)。

高校；大學生考勤管理；PDCA模式

高等學校制定的學生考勤制度用于學生教育教學管理，這項管理制度不僅在時間和空間上對學生有一定的約束力，而且可以提高學生參加學校組織的教育教學活動的積極性。學生出勤率是學生心理和學習方式的跟蹤者,它能反映學生的積極性、學習興趣和課堂效果,是一個能及時發(fā)現學生心理問題的風向標。因此，高等學校的出勤率對保證學校的正常教育和教學質量至關重要。我從《中國期刊》專業(yè)數據庫中抽取了2013年至2018年在國內發(fā)表的34篇學術論文,并以"高校出勤率"為關鍵詞。其中94%的文章探討了如何從信息化角度提升高?？记诠芾淼男?，陳玉婷等提出了高校采用打卡指紋識別等抑制缺課對強化教學管理起了一定作用，但不能從根本上將學生帶回課堂[1]。鮮有學者從管理學的角度動態(tài)分析探究高校學生考勤工作，忽略了考勤管理中出現的形式單一、閉環(huán)型不夠等問題。本文試從管理學的PDCA循環(huán)模式探討高校學生考勤工作。

一、 PDCA循環(huán)管理模式的背景

PDCA（ｐｌａｎ－ｄｏ－ｃｈｅｃｋ－ａｃｔ）循環(huán)是）是一種全面質量管理體系運轉的基本方式，由美國現代質量專家 Walter A．Shewhart提出，后由美國質量管理專家Edwards Deming博士將其內涵進一步延伸和普及，成為全面質量管理思想基礎和方法依據。PDCA循環(huán)將質量管理活動分為：計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）四個階段。每項工作均以計劃為先，按計劃實施，檢查實施效果，最后對結果進行處理，從而形成一個相互關聯并不斷完善的封閉式管理系統(tǒng)。[2]

當今社會，我國很多企業(yè)和學者都采用PDCA循環(huán)來提高教育質量，培養(yǎng)優(yōu)質人才，實現預期目標。李貞剛等[3]按照計劃-實施-檢查-改進的思路系統(tǒng)的構建了高校教學質量保障體系，以循環(huán)閉合為首要特征，在促進教學質量方面收到了良好效果。張紹麗等[4]為了提高高校研究生培養(yǎng)的質量，以學科交叉為核心，將全過程育人機制、全員參與機制和全方位協同機制建立了一個整體與局部，以“一”與“多”相循環(huán)的相互制約的機系。畢天睿[5]通過一系列高質量的績效管理活動，研究了PDCA理論在高校專項資金管理有效性中的應用，有效保證了資金預期目標的有效性。然而大學生的出勤管理還存在很多問題，鮮有學者將PDCA管理模式引入學生出勤管理，忽略了考勤形式多樣，全員參與和動態(tài)閉合循環(huán)機制的重要性。

二、PDCA循環(huán)理論在高校學生考勤中的應用

PDCA循環(huán)理論在質量管理活動中發(fā)揮重要作用。這不僅是現代企業(yè)的一般規(guī)則，也是現代企業(yè)管理的基本方法。考勤管理制度實質就是一個單獨的項目，服務于學校教育管理工作。這種系統(tǒng)管理體系是遵守一般規(guī)律的體現,可以分為制定考勤管理計劃（P）、執(zhí)行考勤管理措施（D）、監(jiān)督檢查效果（C）、總結成效加以改進（A）四個階段，和PDCA 管理循環(huán)四個階段不謀而合。PDCA 循環(huán)模式之所以能夠在高校學生考勤管理中有較好適應性，關鍵在于它有動態(tài)性，閉合性和標準化等優(yōu)點。

（一） 動態(tài)性

PDCA 循環(huán)模式具有動態(tài)性，該循環(huán)不是一般的運動，而是有質量的向上發(fā)展，其核心在于其循環(huán)上升的特點。高?？记诠芾碜鳛橐粋€系統(tǒng)工程，需要學校、教師、輔導員、考勤員及學生本身形成合力，不斷改進，解決問題。在管理學中，對項目進行質量管理有三個階段：質量控制、質量保證和質量提升。同樣，考勤管理項目也有這三個階段，通過PDCA動態(tài)的循環(huán)，一輪一輪不斷地形成質量提升的封閉循環(huán)，能夠推動高校考勤建設不斷改進并朝著良性方向發(fā)展。

（二）閉合性

PDCA能不斷循環(huán)上升發(fā)展的另外一個重要特征在于其閉合性，四個階段緊密相連，缺一不可。一所高校的考勤建設是一個PDCA 循環(huán)過程，從每個學院到每個年級到每個班級再到每個學生的考勤制度循環(huán)就相當于不同層級的PDCA管理循環(huán);同時，從學校、教師、輔導員、考勤員層面等又一個個小的循環(huán)。在循環(huán)之間形成一個環(huán)扣，通過前一個循環(huán)的每個循環(huán)被改進和增加，進入下一個層次，內部系統(tǒng)管理相互協調。

圖1 PDCA循環(huán)大環(huán)帶小環(huán)邏輯組合圖

圖2 戴明環(huán)“閉環(huán)管理”圖

（三） 標準化

PDCA循環(huán)理論運用環(huán)環(huán)相扣的科學方法，及時修正錯誤，總結經驗，將正確有效、標準化的做法固定下來，以此為依據制定相應的規(guī)章制度，并應用到下次循環(huán)中，能夠保證循環(huán)循序穩(wěn)定的正常運轉，不會在某一環(huán)節(jié)出現差錯影響考勤管理制度。

三、 ＰＤＣＡ模式下的高校考勤管理體系具體內容

（一） 制定考勤管理計劃（P）

高?？记诠芾硎且粋€多層次相協調的活動，高校應當樹立整體和全局意識，圍繞學風建設的各個方面、各個環(huán)節(jié)、各個要素進行統(tǒng)籌設計，保證參與主體的多元性，也要保證標準體系的全面性。因此，基于PDCA模式構建的考勤管理體系要以學風建設為核心、全員參與為基礎、過程監(jiān)督為保證、以持續(xù)改進為抓手。為全方位查找問題、多角度剖析問題本源，筆者采用頭腦風暴和訪談方法就學院考勤管理中的問題，向院領導、全院考勤員、部分任課教師發(fā)放問卷，并進行訪談，將意見歸類，主要問題如下圖。

圖3：考勤管理存在的主要問題

（二）執(zhí)行考勤管理措施（D）

在總體設計的基礎上，制定科學支持措施，以確保出勤管理系統(tǒng)的順利運作，這一點特別重要。特別是，計劃和系統(tǒng)的生命在于實施。請假不規(guī)范和人工錄入考勤問題通過嚴格考勤制度，規(guī)范請假格式及利用考勤軟件設計等方式解決；在教師和輔導員層面，通過課堂內和課堂外齊抓共管來實現；針對考勤隊伍建設缺乏常態(tài)化問題，要將考勤員培訓和把召開考勤管理會議常態(tài)化納入管理體系。

1.優(yōu)化學校層面的制度化考勤管理

在學校層面，嚴格考勤制度，規(guī)范請假格式。傳統(tǒng)的請假方式有口頭請假、紙質請假、電話請假等方式，存在請假格式不規(guī)范、登記滯后等問題。對于以上問題，要求規(guī)范使用統(tǒng)一格式的請休假申請單，根據時間長短由各級領導簽字審批后由考勤員存檔。

另外，學校應充分利用校園網建設實現課堂考勤軟件設計。大部分高校都了實現校園網覆蓋，學生進入教室后，用手機連接校園網?？梢杂行Ю眯@網IP分布開展考勤管理。只有當學生的實時位置與課程中的位置相符時，校園網立即找到學生的位置，在線登錄才有效。

2. 優(yōu)化任課老師層面的考勤管理

良好的班風學風形成需要在課堂管理和學生管理兩方面形成閉環(huán)。課堂管理應首先注重評估學生的學習過程，了解學生的知識、能力、興趣和需求，并注重發(fā)展學生的潛力，因此教師必須不斷提高他們的教學技能。將學生的遲到和曠課納入形成性評價。通過將學生的考勤情況及時向學生公布，重視學生遲到對課堂的影響，做到對課堂管理形成閉環(huán)。

3.優(yōu)化輔導員層面的考勤管理

在學生管理方面，如果一個學生偶爾缺勤，可以理解，但是如果多次缺勤，表面上是不遵守學校管理制度、個人紀律意識散漫的表現，其背后可能還有更深層次的問題，如師生關系不融洽、突遇家庭變故等。高校輔導員是大學生思想上的領路人，不僅應對學生嚴格要求，更應注重對學生的人文關懷和人格教育。因此輔導員要發(fā)揮主觀能動性，深入了解學生，仔細分析學生缺課原因。

4.優(yōu)化考勤員層面的考勤管理

加強考勤員隊伍建設?？记谑前囡L班紀建設的基礎，考勤員是班風建設的“守門人”，考勤結果也和學生獎勵處分緊密相關，因此考勤隊伍建設關系班級發(fā)展和學生的切身利益?？记趩T隊伍的常態(tài)化建設，主要從以下三個方面突破。

（1）組織不同類型的考勤管理員學習活動。結合各校實際情況和資源配置，對考勤員進行定期業(yè)務培訓，開展多樣化活動讓考勤員從中汲取經驗。考勤員必須熟知請假流程及手續(xù)辦理，每周一將曠課情況及時發(fā)至班級微信群，并將發(fā)至班群的截圖提交學院監(jiān)察部負責人，每周五提交電子版和紙質版考勤表到學院，為及時對違紀學生處分提供參考。另外，提升考勤員的工作態(tài)度。最基本的就是要引導他們認識到大學最主要的任務是鍛煉能力和激發(fā)智慧，而考勤員這項工作主要鍛煉的是學生在書本上難以習得的可遷移能力。

（2）對接考勤工作應及時、準確?？记趩T臨時請假或者更換時，當值人員應提前上報，學校需及時推薦備選人員來對接工作。為保證后期值勤工作順利進行，交接過程中，當值人員要縷清思路，向備選人員主動及時地強調考勤過程中的重要問題和關鍵環(huán)節(jié)。

（3）每半學年至少組織兩次考勤管理制度工作會議。對于當年學期總結出來的重要觀點和下一學年考勤管理制度有調整的地方，在會議上要及時匯報，務必準確傳達。

（三） 嚴格監(jiān)督檢查階段（C）

本階段對上一階段制定的計劃和執(zhí)行階段的要求，檢查考勤管理工作的具體執(zhí)行情況。如：各學院是否通過學習考勤管理制度，不斷更新管理辦法；考勤管理工作是否有所成效，在考勤質量和檢查方面都有一定標準；通過對方案實施過程中的原始記錄和數據搜集的情況調查，違規(guī)人數是否減少，考勤質量是否提高。同時，學期末各學院學工辦要根據考勤員工作情況評選優(yōu)秀考勤員，做好考勤員的物質和精神激勵，予以獎勵并記入學生檔案。另外，建立學校學生處不定期巡查到課率，二級學院常規(guī)檢查，輔導員一日一查，進一步改善班風班紀，減少遲到曠課現象。而在教師課堂管理端口，將形成性評估與考勤進一步結合，更加關注學生本質上的成長。

（四）考勤管理工作的處理階段（A）

考勤管理嚴格遵循PDCA循環(huán)的四個階段，以改善管理中出現的問題，并將未解決的問題轉移到下一個循環(huán)。制度統(tǒng)一化、公開化，全方位進行質量檢測和滿意度評價調查，對各位考勤員提出的問題，認真歸納總結，不足之處加以改進，進入下一循環(huán)。

經過一個PDCA循環(huán)，通過查漏補缺，制定《高校學生考勤管理工作細則》，在以后的日常工作運行中，將考勤制度信息化、網絡化，并形成獨立的信息系統(tǒng)平臺。在考勤員管理端口，需要從質量控制到質量提升著手，并將其作為納入個人領導力提升的重要途徑；繼續(xù)完善考勤員的激勵和考勤工作的效果評價。

學生考勤管理是高校學生管理的核心工作之一，對學生個人成長、高校學風建設、辦學水平等都至關重要，本文分析了高?？记诠芾泶嬖诘膯栴}，并探索將PDCA 循環(huán)理論運用于高校考勤管理項目，經過合理計劃、切實實施、嚴格監(jiān)督、及時總結四個階段，建立系統(tǒng)、不斷完善的閉合的考勤管理體系，是加強學校管理、推動學風建設的重要舉措。

[1]陳玉婷，歐燁，李瑩. 關于上海高校考勤機與學生到校情況及其改進對策的研究[J]. 亞太教育, 2015, 14（099）:21 -22.

[2]岳金霞，田娟娟. 高校學風建設PDCA模式的構建[J].中國石油大學學報，2013，29（4）:86-89.

[3]李貞剛，王紅，陳強.基于ＰＤＣＡ模式的質量保障體系構建[J].高教發(fā)展與評估，2018，34（2）:34-40.

[4]張紹麗，鄭曉齊.全面質量管理在學科交叉研究生培養(yǎng)機制中的創(chuàng)新應用[J].現代教育管理，2018,（5）:123-128.

[5]畢天睿. PDCA 理論在高校專項資金績效管理中的應用[J].會計之友，2016,（3）:86-90.

本文系2019年度廣東省高校思想政治教育課題：高職院校榜樣育人的實踐路徑研究（項目編號：2019GXSZ102,項目主持人:涂佳佳），2019-2020年廣東省青少年研究共建課題：基于特色高水平院校建設的“頭雁領航”榜樣育人培養(yǎng)模式研究（項目編號：2019GJ053,項目主持人:涂佳佳），廣東省職業(yè)技術教育學會第三屆理事會科研項目2019-2020年度立項課題（項目編號：201907Y100，項目主持人:涂佳佳）階段性成果。

（責任編輯：趙永奎）