專業(yè)認(rèn)證過程中二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理問題與策略研究

黃毅

摘要：工程教育專業(yè)認(rèn)證工作的順利開展離不開二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的保障，但由于各種因素導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在體制不健全、管理員素質(zhì)不高等問題，文章針對(duì)教學(xué)檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析并給出策略，確保為專業(yè)認(rèn)證提供高質(zhì)量的教學(xué)檔案。

關(guān)鍵詞：專業(yè)認(rèn)證;教學(xué)檔案管理;問題與策略

中圖分類號(hào)：G647 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ?文章編號(hào)：1674-9324（2020）14-0012-02

一、工程教育專業(yè)認(rèn)證的標(biāo)準(zhǔn)

工程教育專業(yè)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)既是判斷專業(yè)是否達(dá)到認(rèn)證要求的依據(jù)，又是專業(yè)撰寫自評(píng)報(bào)告的依據(jù)。認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)由通用標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成，通用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了專業(yè)在學(xué)生、培養(yǎng)目標(biāo)、畢業(yè)要求、持續(xù)改進(jìn)、課程體系、師資隊(duì)伍和支持條件等七個(gè)方面的指標(biāo);專業(yè)補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定相應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域在上述一個(gè)或多個(gè)方面的特殊要求和補(bǔ)充[1]。專業(yè)認(rèn)證的六個(gè)基本程序涉及現(xiàn)場(chǎng)考查，包括階段。在工程教育專業(yè)認(rèn)證中，教學(xué)檔案涉及了課程體系、師資隊(duì)伍、管理制度等，而這些保存在二級(jí)學(xué)院檔案室的教學(xué)檔案又是認(rèn)證專家組現(xiàn)場(chǎng)重點(diǎn)考查的材料。

二、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理在專業(yè)認(rèn)證中的意義

教學(xué)檔案是在教學(xué)管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案[2]。教學(xué)檔案管理是對(duì)教學(xué)管理活動(dòng)產(chǎn)生的材料進(jìn)行管理，反映了教學(xué)活動(dòng)從制訂計(jì)劃、組織實(shí)施到信息反饋和整改完善的過程。工程教育專業(yè)認(rèn)證過程中重要的一項(xiàng)工作是撰寫專業(yè)自評(píng)報(bào)告，撰寫過程也是專業(yè)自我舉證的過程。自我舉證需要大量支撐材料，而且專家在現(xiàn)場(chǎng)考查過程中，很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)是調(diào)閱專業(yè)相關(guān)的試卷材料、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）、教學(xué)制度等教學(xué)檔案。工程教育專業(yè)認(rèn)證是面向?qū)I(yè)的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，主要查閱儲(chǔ)藏在二級(jí)學(xué)院檔案室的教學(xué)檔案。因此，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理在工程教育專業(yè)認(rèn)證過程中起著十分重要的作用，其完善程度將會(huì)影響工程教育專業(yè)認(rèn)證的結(jié)果。

三、認(rèn)證過程中二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理問題分析

1.檔案材料與專業(yè)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)不一致。教學(xué)檔案沒有制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，分類不明晰，檔案材料放置混亂，查找困難[3]。專業(yè)認(rèn)證的需要致使教師們反復(fù)從檔案室借還材料，檔案材料上下架耗費(fèi)了大量的勞力和精力。在日常教學(xué)檢查中發(fā)現(xiàn)，各專業(yè)提交到教學(xué)檔案室的材料不齊全、不規(guī)范。檔案袋封面基本信息填寫不完善，材料袋內(nèi)的各項(xiàng)材料不齊全、不規(guī)范。二級(jí)學(xué)院保存的教學(xué)檔案大多為一手資料。教學(xué)檔案按照認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集整理，目的是為專業(yè)服務(wù)，便于專家現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱。由此可見，二級(jí)學(xué)院現(xiàn)有教學(xué)檔案在歸檔范圍上與專業(yè)認(rèn)證所需要的支撐材料不一致。為保障專業(yè)認(rèn)證支撐材料的完整性，常常需要在現(xiàn)有教學(xué)檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)一步補(bǔ)充材料。

2.體制不健全。作為教學(xué)輔助部門，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理室往往得不到學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，而且教學(xué)檔案室常常由教學(xué)秘書兼職擔(dān)任，教學(xué)秘書又承擔(dān)著其他的教學(xué)管理工作，對(duì)教學(xué)檔案管理的建設(shè)往往力不從心，很少會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力在教學(xué)檔案管理制度建設(shè)上。多數(shù)二級(jí)學(xué)院仍采用傳統(tǒng)人工方式管理教學(xué)檔案，檔案室較少有計(jì)算機(jī)等輔助工具，較少使用信息技術(shù)手段管理教學(xué)檔案，信息化水平比較低。由于缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理員的精力不足，有關(guān)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的制度不完善、不規(guī)范，甚至缺乏教學(xué)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，很難確保從管理制度方面為專業(yè)認(rèn)證提供保障。

3.管理員素質(zhì)不高。工程教育專業(yè)認(rèn)證工作的重要性要求二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理員能夠勝任提供師資隊(duì)伍、課程體系等完整支撐材料的能力。然而，一般對(duì)教學(xué)檔案管理員的繼續(xù)教育沒有納入培訓(xùn)和考核計(jì)劃。教學(xué)檔案管理員大多由學(xué)院教學(xué)秘書兼任，缺乏專業(yè)訓(xùn)練。教學(xué)檔案管理員的檔案管理業(yè)務(wù)水平不強(qiáng)，對(duì)教學(xué)檔案管理工作的意識(shí)被動(dòng)，教學(xué)檔案管理員的水平只停留在原有的工作經(jīng)驗(yàn)上，缺乏創(chuàng)新，對(duì)信息化教學(xué)檔案管理的技能掌握較少，對(duì)教學(xué)檔案管理的建設(shè)缺乏創(chuàng)新意識(shí)，缺乏教學(xué)檔案管理的工作能動(dòng)性。

4.師生教學(xué)檔案管理意識(shí)淡薄。大部分師生認(rèn)為檔案不重要，甚至覺得教學(xué)檔案保存起來沒有必要，沒有意義，師生對(duì)檔案的產(chǎn)生、保管和利用都不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作與自己沒有關(guān)系。部分師生認(rèn)為只要做好自己的本職工作，履行教學(xué)計(jì)劃只發(fā)生不記錄，每逢教學(xué)檢查加班加點(diǎn)整改材料，檢查結(jié)束又恢復(fù)只發(fā)生不記錄，不到最后時(shí)刻不整改的狀態(tài)。教學(xué)檔案的保存大多是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，沒有深度挖掘教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)從而真正為認(rèn)證服務(wù)。

四、專業(yè)認(rèn)證中二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理策略

1.建立健全教學(xué)檔案管理制度。為保障教學(xué)檔案高質(zhì)量為工程教育專業(yè)認(rèn)證服務(wù)，亟須建立一套完善的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理制度，確定教學(xué)檔案歸屬范圍、教學(xué)檔案室借閱規(guī)則和檔案管理員工作職責(zé)，確保教學(xué)檔案管理有序推進(jìn)。制度應(yīng)對(duì)教學(xué)檔案具體的各個(gè)環(huán)節(jié)工作做出明確規(guī)定，避免人財(cái)物的浪費(fèi)。歸根結(jié)底最重要的還需引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，加大資金投入，在制度上、軟硬件方面予以支持。

2.提升二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理員素養(yǎng)。教學(xué)檔案種類繁多且分散，教學(xué)檔案管理員除專業(yè)教學(xué)檔案管理知識(shí)外，還應(yīng)掌握基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)輔助工具。二級(jí)學(xué)院應(yīng)提供教學(xué)檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，定期給教學(xué)檔案管理員提供交流機(jī)會(huì)。教學(xué)檔案管理作為認(rèn)證的一個(gè)保障環(huán)節(jié)，還要求教學(xué)檔案管理員熟知工程教育專業(yè)認(rèn)證的理念，結(jié)合專業(yè)認(rèn)證的需要將信息化手段應(yīng)用到教學(xué)檔案管理中來。

3.提高歸檔意識(shí)。在工程教育專業(yè)認(rèn)證過程中，依照撰寫自評(píng)報(bào)告的要求，師資隊(duì)伍、課程體系、管理制度的材料均由二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理部門提供。為確保認(rèn)證現(xiàn)場(chǎng)考查程序順利完成，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合認(rèn)證的需要，在二級(jí)學(xué)院內(nèi)大力宣傳教學(xué)檔案管理的重要性，通過印發(fā)教學(xué)檔案管理知識(shí)宣傳手冊(cè)來提高師生的檔案管理意識(shí)，重視教學(xué)檔案的質(zhì)量，把提交高質(zhì)量的教學(xué)檔案材料當(dāng)成日常習(xí)慣，確保教學(xué)檔案材料符合工程教育專業(yè)認(rèn)證的需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國工程教育專業(yè)認(rèn)證協(xié)會(huì)，認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)[EB/OL].（2017-11）.http：//www.ceeaa.org.cn/main！newsList4Top.w？menuID=01010702.

[2]王占可.高等學(xué)校檔案管理辦法[J].山西檔案，2014，（2）.

[3]管麗華，杜美利.高校專業(yè)認(rèn)證過程中二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理[J].新課程研究，2015，（06）：120-121.

Abstract：The engineering education certification work smoothly without the guarantee of college teaching archives.Due to various reasons in teaching archives management，such as system is not sound，the administrator quality is not high.This paper analyzes the problems existing in the teaching archives management and gives the strategies，ensure that provides the high quality for the engineering education certification.

Key words：engineering education certification;teaching archives management;problems and strategies