初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧

張麗

摘??要：辦公室文秘負(fù)責(zé)辦公室日常的文件整理、下發(fā)、編輯以及領(lǐng)導(dǎo)安排的具體工作。檔案管理主要是對接收的檔案進(jìn)行收集與歸檔。隨著辦公室文秘職能多元化發(fā)展要求的日漸明顯，如何有效地統(tǒng)籌兼顧檔案工作，也成為當(dāng)前辦公室文秘職業(yè)發(fā)展的主要方向。本文分析辦公室文秘和檔案工作高效兼顧的內(nèi)涵以及具體的實施思路。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;檔案工作;高效兼顧

一、辦公室文秘和檔案工作高效兼顧的內(nèi)涵

在日常的辦公室文秘工作中，不僅需要完成領(lǐng)導(dǎo)指派的相關(guān)任務(wù)，還需要結(jié)合自身的崗位需求，做好整體的協(xié)調(diào)工作。在這一背景下，有效地統(tǒng)籌工作時間，做好檔案管理工作也具有極為重要的意義。在進(jìn)行兼顧的過程當(dāng)中，不僅需要在工作的內(nèi)容方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜诤吓c統(tǒng)一，還需要從整體的辦公室工作的目標(biāo)出發(fā)，對二者兼顧的具體工作環(huán)節(jié)以及工作流程等方面進(jìn)行必要的統(tǒng)籌兼顧。通過這種方式來為今后辦公室工作的順利開展奠定一個良好的基礎(chǔ)。需要強調(diào)的是，二者的兼顧需要實現(xiàn)合力，也就是最大化的工作目標(biāo)。只有這樣才符合兼顧的要求。

實現(xiàn)辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧，主要是指在工作內(nèi)容方面實現(xiàn)無縫銜接，在工作效果方面實現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。通過專人專管的方式來提高文秘和檔案工作的協(xié)調(diào)性、一致性，進(jìn)一步地提高工作效率，降低單位人力資源成本支出。在當(dāng)前的辦公室管理中，如何有效地提高辦公室文秘和檔案工作的兼顧效果，已經(jīng)作為一個重要的議題，提上了議事日程。

二、辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧中需要注意的問題

在日常的辦公室文秘以及檔案工作過程當(dāng)中，兩者在內(nèi)容方面有著一定的相通性，同時，在具體的流程以及工作環(huán)節(jié)等方面也存在著一定的差異。這就意味著在，具體的高效兼顧實現(xiàn)過程當(dāng)中，應(yīng)該高度注意以下幾個方面的問題。

（一）明確兼顧的意義

在以往的辦公室工作中，文秘工作和檔案管理工作，一般是由相關(guān)人員來進(jìn)行具體的負(fù)責(zé)。隨著辦公室管理體系的改革，整合管理資源，降低管理成本，提高管理效率已經(jīng)成為了將兩者進(jìn)行高效兼顧的一個主要出發(fā)點。因此，在進(jìn)行二者高效兼顧的實現(xiàn)過程當(dāng)中，應(yīng)該首先在思想層面明確二者兼顧的重要意義。

（二）完善兼顧的工作流程

在進(jìn)行檔案管理工作中，檔案管理工作的時間以及檔案信息的匯總與具體的檔案篩查等工作都需要嚴(yán)格按照檔案管理的制度來進(jìn)行執(zhí)行。同時，辦公室文秘工作也需要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的工作安排以及相關(guān)的辦公室管理制度來進(jìn)行實施。這就意味著，在進(jìn)行高效兼顧的過程當(dāng)中，該從兩者的共性出發(fā)，在工作流程，尤其是在工作時間的安排方面進(jìn)行必要的統(tǒng)籌與優(yōu)化。

（三）做好兼顧準(zhǔn)備工作

無論是辦公室文秘工作，還是檔案管理工作都需要建立在專業(yè)的知識儲備和必要的工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上。因此，在進(jìn)行辦公室文秘與檔案管理等相關(guān)兼顧工作的具體實施中，還應(yīng)該圍繞檔案管理工作以及辦公室文明工作的職能要求，進(jìn)行崗位培訓(xùn)。通過在知識技能、經(jīng)驗等方面進(jìn)行培訓(xùn)和提升來最大層面地做好兩者的高效兼顧前的準(zhǔn)備工作。

總之，在今后的辦公室文秘和檔案管理工作的高效兼顧過程當(dāng)中，一方面，需要在思想層面明確兼顧的意義;另一方面，也需要系統(tǒng)地完善堅固的工作流程，并且做好必要的準(zhǔn)備工作。只有這樣，才能夠達(dá)到預(yù)定的高效兼顧目標(biāo)。

三、辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧實施思路

在上文中，簡要分析了辦公室文秘和檔案工作高效兼顧的基本內(nèi)涵，以及在具體實現(xiàn)過程當(dāng)中需要注意的問題。在借鑒相關(guān)研究成果基礎(chǔ)上，本文嘗試從以下幾個方面提出今后的具體實施思路。

（一）提升工作人員綜合素養(yǎng)

在進(jìn)行辦公室文秘以及檔案工作的高效兼顧過程當(dāng)中，工作人員自身綜合素養(yǎng)水平的高低，扮演著極為重要的角色。因此，在今后的工作過程當(dāng)中，單位的人事部門應(yīng)該強化對人員的綜合素養(yǎng)培訓(xùn)。一方面，在源頭上把關(guān)，注重復(fù)合型人才的引進(jìn)。另一方面，還應(yīng)該不斷地結(jié)合日常的辦公室文秘工作以及檔案工作兼顧的需求，在技能以及兼顧的方法方面進(jìn)行強化。通過這種方式來更好地滿足兩者的高效兼顧需求。

（二）強化崗位責(zé)任機制

眾所周知，在當(dāng)前的辦公室文秘工作以及檔案工作過程當(dāng)中，嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)是重要的工作態(tài)度。因此，為了有效的落實這一目標(biāo)，還需要強化崗位責(zé)任機制。在日常的辦公室文秘和檔案工作中對于存在的問題要嚴(yán)格落實責(zé)任追究制度。通過將責(zé)任落實到位來提高整體的工作效果。同時，還應(yīng)該將崗位的獎勵機制與責(zé)任機制有效地融合在一起。通過物質(zhì)激勵以及精神激勵的相結(jié)合的方式，來強化員工工作的主動性，從而為辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）及時進(jìn)行經(jīng)驗的交流與學(xué)習(xí)

在當(dāng)前的辦公室文秘以及檔案工作的高效兼顧過程當(dāng)中，隨著工作范圍以及工作內(nèi)容的不斷擴大，相關(guān)的挑戰(zhàn)和問題也在不斷增多，因此，需要進(jìn)行經(jīng)驗的交流與學(xué)習(xí)。單位的相關(guān)部門應(yīng)該組織好崗位人員進(jìn)行走出去學(xué)習(xí)，或者邀請專業(yè)人士進(jìn)行專題培訓(xùn)。借助這種方式來有效地縮短工作人員自身在知識、技能等方面的差距。在進(jìn)行交流與學(xué)習(xí)過程當(dāng)中，不僅需要參加相關(guān)的平臺，還需要不斷地強化工作人員自身的主觀能動性。以日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題為突破口，不斷地進(jìn)行自我的梳理和經(jīng)驗的總結(jié)。借助這種主動學(xué)習(xí)來滿足未來辦公室文秘和檔案工作高效兼顧的需求。

總之，在今后的辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧過程當(dāng)中，應(yīng)該強化工作人員的綜合素養(yǎng)。同時，在崗位責(zé)任機制以及交流學(xué)習(xí)平臺的搭建方面進(jìn)行系統(tǒng)的整合。只有這樣，才能夠達(dá)到辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧的預(yù)定目標(biāo)。

結(jié)束語：

在當(dāng)前的辦公室工作過程當(dāng)中，文秘工作和檔案工作存在著一定的交叉性，這就為兩者的高效兼顧奠定了良好的基礎(chǔ)。本文從辦公室文秘和檔案工作高效兼顧的基本內(nèi)涵出發(fā)，探討在今后的兼顧過程當(dāng)中，需要注意的問題以及具體的實現(xiàn)思路。希望本文的研究能夠有助于促進(jìn)辦公室文秘以及檔案工作高效兼顧相關(guān)理論及實踐研究的豐富與完善。

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