提升人事檔案在人力資源管理中作用與策略

郭芳

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷深入發(fā)展，用工形式發(fā)生了很大的變化，組織的人事管理由傳統(tǒng)的人事管理轉(zhuǎn)向了現(xiàn)代化的人力資源管理。現(xiàn)代化的人力資源管理是一種較新的人員管理方式，它與人事檔案發(fā)生著密切的聯(lián)系，因此，如何更好地發(fā)揮人事檔案在組織中的重要作用，提升組織的人力資源管理策略，是本文論述的重點(diǎn)。

1 人事檔案與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案是組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德能勤績(jī)，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、圖表及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

人力資源管理，是指運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對(duì)與一定物力相結(jié)合的人力進(jìn)行合理的培訓(xùn)、組織和調(diào)配，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時(shí)對(duì)人的思想、心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

人力資源管理的核心是以人為中心，強(qiáng)調(diào)對(duì)人的管理，尊重人，重視人，采用的是個(gè)性化的管理模式。在這樣的模式下，反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)，真實(shí)記錄一個(gè)人客觀面貌的人事檔案，變得更加重要。由此可見(jiàn)，人力資源管理與人事檔案互為作用，互相促進(jìn)，人力資源管理廣泛使用人事檔案，能促進(jìn)人事檔案工作的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會(huì)推動(dòng)人力資源的開(kāi)發(fā)和管理水平的提高。

2 人事檔案對(duì)人力資源管理的重要作用

人力資源管理與人事檔案管理雖然都有各自的管理對(duì)象和管理內(nèi)容，但兩者有許多契合點(diǎn)和結(jié)合點(diǎn)。在人事管理意義上，兩者都屬于人事管理范圍。兩者之間的密切關(guān)系，是由人事檔案在人力資源管理中所起到的各種積極作用決定的。這些作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 人事檔案可以為編制人力資源規(guī)劃提供重要依據(jù)。目前，影響人力資源需求的因素主要來(lái)自組織內(nèi)部，有效的人事檔案管理不僅對(duì)于科學(xué)合理的人力資源工作規(guī)劃的制定發(fā)揮著重要作用，而且還是分析組織內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)單位的改革與發(fā)展要求的重要參考依據(jù)。因此，一方面，要通過(guò)分析人事檔案信息，進(jìn)而總結(jié)組織整體的人才儲(chǔ)備狀況；另一方面，要結(jié)合人事流動(dòng)的檔案信息，預(yù)測(cè)組織人力資源的需求狀況，從而有效科學(xué)地制定人力資源規(guī)劃，為組織領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。

2.2 人事檔案可以為制定人才招聘政策提供參考依據(jù)。人事檔案所提供的組織成員數(shù)據(jù)和組織成員流動(dòng)方面的信息，可以為制定合理的人才招聘政策、合理的選聘標(biāo)準(zhǔn)和編制職位說(shuō)明書(shū)提供參考依據(jù)。

2.3 人事檔案可以促進(jìn)人力資源的合理配置。人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。依據(jù)人事檔案所提供的組織成員的信息，組織能夠進(jìn)一步了解人力資源的數(shù)量、專業(yè)素質(zhì)、文化程度等方面的數(shù)據(jù)，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)不同人力資源的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在組織內(nèi)部進(jìn)行合理的配置，因事?lián)袢?，因人治事，充分發(fā)揮人才的特長(zhǎng)，促進(jìn)部門之間、行業(yè)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，從而更好地進(jìn)行人力資源管理。

2.4 人事檔案可以為績(jī)效考核提供重要信息。人事檔案中的組織成員績(jī)效考評(píng)信息記錄，是了解和比較組織成員工作效果的重要信息源?？?jī)效考核，又稱人事考核、績(jī)效評(píng)估、員工考核等，是收集、分析、評(píng)價(jià)和傳遞有關(guān)某一個(gè)在某工作崗位上的工作行為表現(xiàn)和工作結(jié)果方面信息情況的過(guò)程?？?jī)效考核是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲。而績(jī)效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的素質(zhì)、能力、績(jī)效、表現(xiàn)等進(jìn)行綜合分析，作出相應(yīng)的決策，從而保證組織決策的科學(xué)化、合理化。

3 人力資源管理中利用人事檔案的現(xiàn)狀和困境

通過(guò)上面幾個(gè)方面的論述，可以看出人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而在現(xiàn)代人力資源管理中的應(yīng)用情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因，可歸納為以下幾點(diǎn)：

3.1 檔案收集渠道過(guò)窄，造成人事檔案的內(nèi)容不夠全面。資料的收集是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此，人事檔案材料的收集必須及時(shí)，內(nèi)容必須完整?，F(xiàn)在國(guó)內(nèi)組織的人事檔案，普遍存在檔案材料內(nèi)容不夠全面的現(xiàn)象。

3.2 人事檔案內(nèi)容缺少真實(shí)性。近年來(lái)，就業(yè)壓力不斷增大，越來(lái)越多的人找不到滿意的工作，為了更好地就業(yè)，個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷之風(fēng)愈演愈烈，甚至出現(xiàn)同一個(gè)人卻有幾套不同的戶口、不同的學(xué)歷和專業(yè)。這些信息給人力資源管理部門制定崗位配置計(jì)劃、各種培訓(xùn)進(jìn)修計(jì)劃及退休解聘計(jì)劃等造成誤導(dǎo)，使人力資源管理在組織中的作用發(fā)揮受到了阻礙。

3.3 缺乏高素質(zhì)復(fù)合型管理人才。企業(yè)人力資源管理信息化對(duì)人事檔案人員提出了更高的要求。目前，許多組織的人事檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)普遍較低，檔案管理專業(yè)人才少，既熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，又掌握人力資源管理和人事檔案工作的復(fù)合型人才更是嚴(yán)重缺乏，不能適應(yīng)人力資源管理信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

4 提升人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮作用的策略

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。

4.1 人事檔案收集多元化，使內(nèi)容不斷豐富和凸顯專業(yè)特點(diǎn)。人事檔案應(yīng)為人力資源管理提供更有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)，比如，我們對(duì)于人事檔案的功能定位不能僅停留在收集基本信息材料，如，姓名、民族、出生日期、家庭成員、政治面貌、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，而是要將人事檔案放在為組織開(kāi)發(fā)和管理人力資源上提供更多的信息支持，其收集內(nèi)容要體現(xiàn)出人才個(gè)性、個(gè)人專長(zhǎng)、個(gè)人信用記錄等，為組織按需設(shè)崗、公開(kāi)招聘、競(jìng)爭(zhēng)上崗、擇優(yōu)錄用等提供依據(jù)。以高校人事檔案管理為例，除收集人事檔案規(guī)定的十大類外，還應(yīng)收集教職工的知識(shí)構(gòu)成、思想和心理素質(zhì)等方面的相關(guān)信息，這樣有助于高校制定適宜的培訓(xùn)、招聘和人才安置計(jì)劃。我們應(yīng)根據(jù)高校發(fā)展的需求，針對(duì)高校內(nèi)專職教學(xué)人員、教學(xué)管理人員、學(xué)生管理人員及行政管理人員的不同特征進(jìn)行歸納總結(jié)，就不同崗位職責(zé)及特點(diǎn)確定檔案材料收集范圍及重點(diǎn)， 如，專職教學(xué)人員，應(yīng)在收集檔案材料時(shí)著重收集教學(xué)成果方面的材料；教學(xué)管理和學(xué)生管理人員，應(yīng)著重收集反映其管理水平、師生滿意度的材料；行政管理人員，應(yīng)著重收集反映其行政管理水平和應(yīng)急能力的材料。

4.2 堅(jiān)持客觀公正原則，確保人事檔案的真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案最基本的特性，失去了真實(shí)性，人事檔案也就失去了其存在的價(jià)值。人事檔案要做到客觀公正，必須保證歸檔材料的真實(shí)可靠，做到實(shí)事求是，完全符合當(dāng)事人的實(shí)際。人事檔案歸檔材料做到客觀公正，是目前杜絕假文憑、假年齡、假工齡的有效措施。

4.3 加快人事檔案的現(xiàn)代化管理步伐，為人力資源管理提供便捷高效的服務(wù)。人事檔案管理工作應(yīng)大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將個(gè)人的檔案材料輸入計(jì)算機(jī)形成數(shù)字化的檔案，在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺(tái)形成資源共享，不斷提高人力資源管理工作效率和水平。

（作者單位：河南經(jīng)貿(mào)職業(yè)學(xué)院工商管理系 來(lái)稿日期：2013-10-15）