大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理分析

尚彥明

摘要：大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)有效改變了檔案管理中的收集、儲(chǔ)存、管理環(huán)節(jié)。大數(shù)據(jù)信息整合過(guò)程中，管理人員要充分利用先進(jìn)的云儲(chǔ)存技術(shù)，提高信息整合效率，加快數(shù)字轉(zhuǎn)換步伐，建立相應(yīng)檔案管理機(jī)制，促使各項(xiàng)工作平穩(wěn)運(yùn)行。本文將淺析大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理策略，試圖為事業(yè)單位檔案管理成熟化發(fā)展貢獻(xiàn)綿薄之力。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 事業(yè)單位

檔案管理程序復(fù)雜，在檔案管理領(lǐng)域引入大數(shù)據(jù)，可以有效地簡(jiǎn)化部分檔案整理工作。

一、運(yùn)用大數(shù)據(jù)的必要性

檔案數(shù)字化管理能突破檔案利用時(shí)的種種問(wèn)題，引導(dǎo)檔案部門走向開放格局，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效整合，為科研提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。而大數(shù)據(jù)管理則是使數(shù)字化檔案分類更具科學(xué)性，使檔案查找更加方便、檔案引用更加高效。以數(shù)字化的形式進(jìn)行信息管理，網(wǎng)絡(luò)化的形式進(jìn)行交接傳遞，計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化管理，是事業(yè)單位檔案管理改革的必經(jīng)之路。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員素質(zhì)不高

企業(yè)單位檔案信息量大，需要存儲(chǔ)到云端，而云端儲(chǔ)存數(shù)據(jù)被第三方運(yùn)營(yíng)商保存，由于數(shù)據(jù)在操作過(guò)程中的遷移過(guò)程中很能由于系統(tǒng)的不穩(wěn)定性，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案信息被篡改被刪除，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)的篡改。數(shù)據(jù)管理人員很難發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，給檔案的真實(shí)性造成了巨大的影響，不利于后續(xù)的檔案調(diào)用。并且檔案會(huì)經(jīng)面臨木馬攻擊，黑客攻擊等多種風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息復(fù)雜多樣，而電子文件的傳遞格式繁多，同一電子文件內(nèi)的文字、圖像、音頻內(nèi)容有可能不連續(xù)的存儲(chǔ)在不同相同的載體內(nèi)，其內(nèi)部的樹杈結(jié)構(gòu)和邏輯關(guān)系發(fā)生改變。面對(duì)這些問(wèn)題都需要專業(yè)化的管理人員進(jìn)行細(xì)致的管理。目前許多事業(yè)單位管理方式落后，管理觀念更新不及時(shí)。計(jì)算機(jī)信息管理早已融入各行各業(yè)，導(dǎo)致一部分事業(yè)單位對(duì)早期紙質(zhì)版信息管理不及時(shí)，威脅了事業(yè)單位檔案安全。

（二）對(duì)于檔案管理普遍不重視

推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理成熟化發(fā)展，離不開領(lǐng)導(dǎo)層面的決策影響。然而，相關(guān)管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理缺乏重視。將檔案管理視為程序化的工作，將其功能單一化，認(rèn)為只有備份功能，而忽視了其查詢、分析、總結(jié)功能。領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)的不全面、不深刻，直接導(dǎo)致了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展緩慢。檔案管理是系統(tǒng)性的管理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)層面的理論與實(shí)踐支持。對(duì)檔案管理不重視，將嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理成熟化發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理措施

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，云儲(chǔ)存、大數(shù)據(jù)計(jì)算快速發(fā)展，這些技術(shù)也為繁雜的檔案工作提供了有力的科學(xué)技術(shù)支持，同時(shí)對(duì)檔案管理工作提出了新要求。應(yīng)該順勢(shì)而為，不斷匯集信息，綜合利用多種加密手段，提高信息的安全性，促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理水平，從而提升事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)效能。

（一）加強(qiáng)檔案云儲(chǔ)存的安全性

數(shù)字檔案信息對(duì)計(jì)算機(jī)平臺(tái)的依賴性強(qiáng)，對(duì)后臺(tái)系統(tǒng)的服務(wù)性、可靠性要求更高，面臨著許多風(fēng)險(xiǎn)，一旦遭受信息泄露，那么出現(xiàn)的安全損失會(huì)更大。同時(shí)，大數(shù)據(jù)的背景下，事業(yè)單位的檔案信息量大，傳統(tǒng)的儲(chǔ)存方式已經(jīng)不合時(shí)宜，亟需檔案管理人員另謀出路，而云儲(chǔ)存可以儲(chǔ)存大量的檔案信息。事業(yè)單位在云儲(chǔ)存之時(shí)面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)將會(huì)更大，對(duì)后臺(tái)系統(tǒng)的安全性要求會(huì)更高。事業(yè)單位的管理人員要了解各種信息云儲(chǔ)存手段，保證信息有效儲(chǔ)存，保障檔案信息的安全性。

1.虛擬化技術(shù)

虛擬化技術(shù)是將一臺(tái)物理機(jī)器虛擬化一臺(tái)或者是多臺(tái)虛擬機(jī)，每臺(tái)虛擬機(jī)都能夠獨(dú)立運(yùn)行，并利用本機(jī)的CPU中的內(nèi)存資源。虛擬化技術(shù)是實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存共享的技術(shù)基礎(chǔ)，也是基本的硬件基礎(chǔ)。

2.加密技術(shù)

加密技術(shù)是事業(yè)單位檔案信息云儲(chǔ)藏中維護(hù)信息安全的重要手段，大部分的信息加密采用單方的密匙安全協(xié)議，保證云端資料不被黑客竊取。但由于單層加密的方式，可能出現(xiàn)內(nèi)部管理人員篡改數(shù)據(jù)資料的風(fēng)險(xiǎn)。這就要求相應(yīng)的服務(wù)商提高管理人員的素質(zhì)，建立相應(yīng)的身份認(rèn)證機(jī)制，采取非對(duì)稱加密完成信息的雙向認(rèn)定。

3.加強(qiáng)身份認(rèn)證

身份認(rèn)證是控制訪問(wèn)的中心階段，能夠保證安全有效地獲取云端資源，云儲(chǔ)存平臺(tái)通常利用戶名加密碼的單點(diǎn)方式進(jìn)行身份認(rèn)證，大部分密碼設(shè)置較簡(jiǎn)單，加大了用戶身份泄露的風(fēng)險(xiǎn)，管理者要通過(guò)合理的平臺(tái)宣傳，借助多層密碼和相應(yīng)的專用盾，提高云儲(chǔ)存平臺(tái)信息的安全性。

4.加強(qiáng)職業(yè)道德

加強(qiáng)儲(chǔ)存的安全性也需要檔案管理人員具備職業(yè)道德，不泄露事業(yè)單位信息機(jī)密，從自身層面進(jìn)行自我約束，提升綜合素養(yǎng)和精神水平。管理人員要始終秉承社會(huì)服務(wù)意識(shí)，不斷提升社會(huì)服務(wù)水平。

（二）完善事業(yè)單位檔案管理人員管理機(jī)制

大數(shù)據(jù)運(yùn)算依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，但總而言之還需要人員管理。事業(yè)單位的檔案管理人員需要具備良好的職業(yè)道德、完善的檔案管理理論知識(shí)、較為豐富的學(xué)識(shí)、計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力等基本素養(yǎng)。事業(yè)單位需要重視培養(yǎng)檔案管理人才。

例如，可以開展培訓(xùn)會(huì)，使檔案管理人員的知識(shí)與技能與時(shí)俱進(jìn)，綜合素質(zhì)跟上時(shí)代的發(fā)展。在培訓(xùn)會(huì)之后采用考核的機(jī)制檢測(cè)培訓(xùn)成果，不定期舉行考核，保證工作人員有科學(xué)的檔案管理知識(shí)體系，更好地勝任崗位工作。同時(shí)要以健全激勵(lì)的形式，通過(guò)完善的考評(píng)體系，對(duì)于檔案人員的工作質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，幫助基層人員查找問(wèn)題重新學(xué)習(xí)，以保證檔案管理隊(duì)伍的協(xié)調(diào)性和完整性，從本質(zhì)上加強(qiáng)工作人員的積極性。檔案管理培訓(xùn)還需要培訓(xùn)管理人員的社會(huì)學(xué)、歷史學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等知識(shí)，擴(kuò)展管理人員知識(shí)的邊界，提升事業(yè)單位檔案管理效能。

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理，完善事業(yè)單位檔案人員管理機(jī)制是基本內(nèi)容。

（三）順勢(shì)而為，落實(shí)檔案細(xì)節(jié)管理

在檔案信息開發(fā)利用過(guò)程中，需要利用母體計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行加工和檢索，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞。管理人員要綜合應(yīng)用信息系統(tǒng)，設(shè)置身份認(rèn)證體系和訪問(wèn)權(quán)限，利用相應(yīng)的技術(shù)限制對(duì)于信息庫(kù)進(jìn)行管控，定期升級(jí)保密技術(shù)，更換密碼，不斷提高加密水平。

事業(yè)單位檔案管理人員還可以在錄入前要進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于后續(xù)的管理，然后才能進(jìn)入掃描頁(yè)面以自動(dòng)化處理為主，結(jié)合人工的二次檢查，確保圖像質(zhì)量精準(zhǔn)，修正去污，加強(qiáng)對(duì)于文本流程圖的處理，以保證檔案文本和其他內(nèi)容相互匹配。及時(shí)更新重復(fù)或者無(wú)關(guān)的文件，保證數(shù)字化的篩藏質(zhì)量。

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理，檔案管理人員要順勢(shì)而為，落實(shí)檔案細(xì)節(jié)管理。

（四）提升事業(yè)單位檔案管理的實(shí)用性

在當(dāng)前數(shù)字時(shí)代的背景下，事業(yè)單位工作人員對(duì)于各種檔案資料的需求也趨向于多元化，在此種情況下，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經(jīng)無(wú)法與社會(huì)要求相互匹配，因此管理人員需要快速轉(zhuǎn)變觀點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的多元化利用，勇于開拓創(chuàng)新。

檔案管理能夠方便事業(yè)單位工作人員進(jìn)行資料查詢，從而提升工作水平與效率，檔案管理人員需要促進(jìn)檔案管理服務(wù)流程的優(yōu)化。切實(shí)體現(xiàn)檔案管理的服務(wù)，需要明確服務(wù)流程，這樣能夠提升檔案管理質(zhì)量，還能使服務(wù)按照規(guī)定去嚴(yán)格執(zhí)行。檔案管理人員需要做好檔案管理，以促進(jìn)事業(yè)單位工作效能，提升事業(yè)單位整體社會(huì)服務(wù)水平。

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理，要提升事業(yè)單位檔案管理的實(shí)用性。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理部門應(yīng)該合理選擇服務(wù)商和操作系統(tǒng)，最大程度上節(jié)省人力物力，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，保證數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的安全性與合理性，從技術(shù)管理人員、服務(wù)商等多角度加強(qiáng)云平臺(tái)的管控，促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息共享共建，共商共治。

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（作者單位：濟(jì)南市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心）