新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路研究

劉素云

【摘要】隨著我國社會不斷發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位在社會中所占有的比重越來越大，同時其檔案管理工作也面臨著更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，建立一個科學(xué)合理的檔案管理體系也變得格外重要，將創(chuàng)新思路與事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行結(jié)合也是新的趨勢。基于此，本文首先對事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了闡述，分析了新時期事業(yè)單位檔案管理工作存在的一系列問題，并提供了相應(yīng)的創(chuàng)新思路，以此為有關(guān)的研究人員提供一定的參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】新時期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

對于事業(yè)單位來說，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足人們對歸檔工作效率的需求，無法在規(guī)定時間造成檔案管理工作的情況也越來越多，同時，由于不可避免的因素，檔案丟失的情況也同樣容易出現(xiàn)。除此之外，有一部分事業(yè)單位檔案管理人員在工作過程中由于過分關(guān)注管理的時長，從而在很大程度上忽略了檔案管理的創(chuàng)新性，這也在很大程度上阻礙了檔案管理工作的開展。因此，隨著時代的不斷發(fā)展，為了改變這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位相關(guān)研究人員開始探索一個具有較高創(chuàng)新思路的檔案管理方式。

一、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

對于傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作來說，其所使用的方法都是讓單位的工作人員對紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行收集和整理工作，這些紙質(zhì)版檔案都具有許多的缺陷，比方說字跡模糊不清、文件內(nèi)容不完整或者不準(zhǔn)確等等，這些都在一定程度上給事業(yè)單位的檔案管理工作造成了極大的阻礙。在這之后，隨著檔案管理理念的改變，原本的檔案管理制度逐漸變得無法適應(yīng)事業(yè)單位的改變，其歸納和整理工作也越發(fā)不規(guī)范。對于事業(yè)單位來說，許多管理人員都忽視了它的重要性，甚至認(rèn)為它是不必要的，在這些人為因素的影響下，事業(yè)單位有關(guān)部門對檔案管理工作的重視程度也變得越來越低，這同樣也嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的規(guī)范性。除此之外，信息技術(shù)開始被應(yīng)用在我國的各個行業(yè)之中，但是由于人們忽視了事業(yè)單位檔案管理工作，現(xiàn)在所使用的依然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，都使得檔案管理工作的效率更為低下。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）監(jiān)管機制不健全。就目前來看，我國的事業(yè)單位經(jīng)常會存在管理工作混亂的情況，其中也包括檔案管理工作，這在很大程度上歸因于我國事業(yè)單位缺乏一個健全的監(jiān)管機制，同樣的，由于一部分單位雖然有一個較為健全的管理制度，但是其相應(yīng)的管理工作卻沒有跟上，這樣一來，制度的完善也并沒有什么用。對于具有合理管理制度的單位來說，如果辦公人員無法做到嚴(yán)格遵守，那么就需要相應(yīng)的監(jiān)督，因此，監(jiān)管制度的健全顯得格外重要。

（二）管理手段缺乏創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，大數(shù)據(jù)時代的到來，新時期事業(yè)單位檔案管理工作的管理模式也逐漸變得更為復(fù)雜，這使得檔案管理工作的難度也大大增加，盡管如此，仍然有許多事業(yè)單位沒有將信息技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合，其管理模式依然屬于人工管理。就目前來看，人工管理模式對于大規(guī)模的信息整理來說還存在許多的不足，就能使得檔案管理工作效率下降。同時，事業(yè)單位檔案管理的方法也缺乏創(chuàng)新，更不用說其薄弱的理論基礎(chǔ)。隨著當(dāng)前形勢的復(fù)雜，管理制度和手段仍然無法適應(yīng)時代的發(fā)展，這都在一定程度上對檔案管理工作的進(jìn)程產(chǎn)生影響，嚴(yán)重時甚至?xí)o國家?guī)頁p害。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

（一）創(chuàng)新檔案管理理念。在新時期，事業(yè)單位崗位管理創(chuàng)新思路值得人們重視，所以，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，將檔案管理工作落到實處，同時轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案管理人員的傳統(tǒng)理念，不斷學(xué)習(xí)具有創(chuàng)新思路的檔案管理方法，才能不斷地促使自我進(jìn)步，將全新的創(chuàng)新理念事業(yè)單位檔案管理工作相結(jié)合起來。同時，管理人員還應(yīng)該互相學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步，并且在事業(yè)單位上層領(lǐng)導(dǎo)的激勵下，管理人員還可以主動學(xué)習(xí)專業(yè)自我，將新的管理方法帶入到工作之中，與同事共同合作。

（二）運用信息化檔案管理手段。在過去，傳統(tǒng)的事業(yè)單位的手段較為落后，往往需要管理人員花費較長的時間才能夠完成工作，同時其工作效率并不高，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)該積極結(jié)合當(dāng)前的信息技術(shù)，真正將其落實到事業(yè)單位檔案管理工作之中，同時，相關(guān)人員也應(yīng)該做到與時俱進(jìn)，應(yīng)用計算機完成檔案的收集整理和分類的工作，這能夠在很大程度上節(jié)約檔案管理的工作時長。同時，在提高事業(yè)單位檔案的保密性方面，信息技術(shù)也具有較大的作用，它從而可以對檔案進(jìn)行加密處理，防止其內(nèi)容泄露。所以，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該積極結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，緊跟時代步伐，做到用先進(jìn)的管理方式取代落后的管理方式，發(fā)揮信息技術(shù)的絕對優(yōu)勢。比方說，管理員可以將檔案放置在不同的文件夾中，然后進(jìn)行保存、備份、加密以及上傳等等操作，這在很大程度上都給予了管理人員足夠的方便，也可以有效提高其工作效率。

（三）落實檔案管理制度。在早期，事業(yè)單位檔案管理過程中往往缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度和監(jiān)管機制，這使得管理人員難以在最短的時間內(nèi)完成檔案的歸納和整理工作，同時，由于缺乏相應(yīng)的整理規(guī)章制度和規(guī)范化的整理流程，許多檔案的擺放都十分混亂，在需要時難以做到迅速的查找，這個不僅影響檔案查找效率，對檔案的管理效果也有極其負(fù)面的影響。因此，新時期事業(yè)單位應(yīng)該落實檔案管理制度，主要包括以下幾方面：第一，在進(jìn)行檔案管理工作之前，相關(guān)人員應(yīng)該根據(jù)具體的整理工作量制定相應(yīng)的獨立計劃，并且在整理過程中，對于表現(xiàn)出色的工作人員應(yīng)該給予一定的獎勵，從而做到真正調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。第二，事業(yè)單位在進(jìn)行管理時，管理人員也應(yīng)該按照相應(yīng)的管理流程來進(jìn)行工作，對于違反規(guī)定的人員應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的處罰依據(jù)，這樣才能夠做好事業(yè)單位檔案管理工作。

（四）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式。就目前來看，事業(yè)單位要想對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，同時也應(yīng)該關(guān)注其檔案管理的服務(wù)方式，管理人員也應(yīng)該積極使用信息技術(shù)來完成檔案管理工作，也可以使用在線服務(wù)系統(tǒng)向其他部門發(fā)送有關(guān)的檔案信息，這不僅對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新，同時也充分利用了在線服務(wù)功能，在一定程度上提高了檔案管理的工作效率。除此之外，檔案管理人員也可以利用在線服務(wù)系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行整理和歸納，檢索和查找有關(guān)的檔案，分析資料以及文件等等。因此，新時期事業(yè)單位檔案管理需要對服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作較為復(fù)雜，嚴(yán)重時甚至關(guān)系到國家利益，就目前來看，隨著時代的發(fā)展，某些傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗已經(jīng)無法滿足人們的需求，在新時期下，傳統(tǒng)的檔案管理手段逐漸被人們拋棄，事業(yè)單位要想獲得長久發(fā)展，就應(yīng)該不斷對其管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。本文首先對事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，然后從監(jiān)管機制不健全、管理手段缺乏創(chuàng)新兩個方面對新時期事業(yè)單位的管理存在的問題進(jìn)行了探討，同時提出了相應(yīng)的創(chuàng)新思路，包括創(chuàng)新檔案管理理念、運用信息化檔案管理手段、落實檔案管理制度以及創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式四個方面，從而保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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