淺析提高企業(yè)檔案管理歸檔率的方法

張靜

【摘要】企業(yè)在發(fā)展的過程中檔案是一直跟隨的。有效提高檔案的管理方法是企業(yè)管理中應(yīng)該重視的一項(xiàng)工作。本文主要分析了企業(yè)檔案管理工作中還存在的一些問題，以及應(yīng)對(duì)措施。希望能夠?qū)V大企業(yè)發(fā)展提供一些實(shí)際的幫助，以期得到指正。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;檔案管理;歸檔案

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)發(fā)展歷程的重要信息材料，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展以及生產(chǎn)活動(dòng)有特別重要的作用。那么想要提高企業(yè)檔案的完整性以及正確性就應(yīng)該提高企業(yè)檔案的歸檔率。本文主要圍繞影響企業(yè)檔案歸檔率的因素以及如何提高企業(yè)檔案歸檔率進(jìn)行了分析，希望可以對(duì)提高企業(yè)檔案歸檔率有幫助。

一、現(xiàn)存問題

（一）缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。在以往的觀念里，很多人認(rèn)為檔案的管理就是把檔案放在一個(gè)沒有人可以接觸到的地方保證不被損害?，F(xiàn)在還有很多企業(yè)在運(yùn)行的過程中都沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。因?yàn)槠髽I(yè)大部分人員和檔案管理人員都忽視了檔案管理的重要性，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平?jīng)]有得到提高。因?yàn)闄n案管理人員的素質(zhì)還有待提高，所以檔案管理工作一直都沒有得到突破。很多企業(yè)的檔案管理員，在工作當(dāng)中非常不負(fù)責(zé)，上班的過程也是睜一只眼閉一只眼，導(dǎo)致很多信息在檔案上沒有及時(shí)得到更新。因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)檔案的管理工作不夠重視，所以一直也沒有加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)管，這在很大程度上制約了檔案管理工作水平的提高，也因此嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)一定要及時(shí)中斷這種現(xiàn)象，加大對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督，提高他們的工作責(zé)任心。

（二）檔案管理方式單一。很多企業(yè)的檔案管理方式非常單一，這不利于提高檔案歸檔率?，F(xiàn)在很多企業(yè)沒有去設(shè)置一個(gè)獨(dú)立的檔案部門，很多關(guān)于檔案的問題都是交給行政部門處理。行政工作人員的工作本來就特別煩瑣，自然對(duì)檔案管理工作也不會(huì)太上心，導(dǎo)致檔案管理水平難以得到提高。這種情況下，檔案管理工作無法得到深入自然就無法提高企業(yè)檔案管理歸檔率。另外，現(xiàn)在企業(yè)大部分還是在利用以往的管理方式去管理企業(yè)的檔案，導(dǎo)致檔案管理工作無法與時(shí)俱進(jìn)。有些企業(yè)在檔案管理工作中費(fèi)了很多心思，切實(shí)提高了檔案管理工作水平以及提高了歸檔率，這在很大程度上推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。因此企業(yè)在發(fā)展的過程中一定要高度重視檔案管理工作的重要性，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)去改變以往檔案的管理方法。只有這樣才能提高企業(yè)歸檔率，真正推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。太過單一的檔案管理方式不利于檔案管理工作的順利開展，對(duì)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程也沒有好處，所以檔案管理工作人員一定要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)理論豐富檔案管理方式，為企業(yè)的發(fā)展提供無限的可能。

（三）檔案管理人員認(rèn)知有待提高。在現(xiàn)代社會(huì)，每一個(gè)企業(yè)都擁有很多的競爭對(duì)手，可能稍不留神就會(huì)被取而代之。要想獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須建立一個(gè)科學(xué)的檔案管理機(jī)制。很多企業(yè)對(duì)檔案管理工作不是很在意，所以在招聘檔案管理工作人員的時(shí)候也不會(huì)有特別的要求，這導(dǎo)致檔案管理人員的認(rèn)知水平不一。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候也不能發(fā)揮巨大的作用，使得檔案管理工作停滯不前，不能得到很好的發(fā)展。另外，檔案管理人員的工作方式也決定了檔案管理的水平。很多企業(yè)在把這些管理人員招進(jìn)企業(yè)的時(shí)候，并沒有對(duì)他們進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)。所以他們還是沿用以往的檔案管理方式，殊不知這種管理方式已經(jīng)不再適合現(xiàn)代企業(yè)檔案了。他們對(duì)于檔案管理的方式時(shí)時(shí)刻刻都在影響著檔案管理工作水平的高低。所以企業(yè)為了提高歸檔率一定要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，提高他們的工作責(zé)任意識(shí)以及端正他們的工作態(tài)度。只有檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)，才能在檔案合理管理工作當(dāng)中發(fā)揮更大的自身價(jià)值去實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化。

二、具體措施

（一）切實(shí)提高管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員的水平與檔案管理工作的開展有很緊密的聯(lián)系。因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)檔案管理工作得不夠重視導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)性不是很強(qiáng)，這將影響檔案管理工作的水平以及制約檔案管理工作的開展。所以企業(yè)在招聘的時(shí)候就要對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行嚴(yán)格的面試，以及在后期進(jìn)行專業(yè)的篩選，這將規(guī)避在檔案管理中很多問題的出現(xiàn)。在篩選人才的時(shí)候一定要綜合多方面進(jìn)行考察，比如專業(yè)技能、反應(yīng)能力以及做事是否認(rèn)真這些方面，因?yàn)闄n案管理對(duì)這些方面的要求比較高。在入職之前一定要對(duì)人選的工作人員進(jìn)行全方面能力的培養(yǎng)，并且開展相關(guān)的培訓(xùn)，深化他們對(duì)于檔案管理的認(rèn)知并且提高他們的工作能力。檔案管理人員的工作水平?jīng)Q定了檔案工作能不能順利進(jìn)行，以及影響到企業(yè)的發(fā)展。在工作當(dāng)中可以設(shè)置一些獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于一些工作認(rèn)真并且工作態(tài)度端正的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以此激勵(lì)他們?cè)诮窈蟮墓ぷ鳟?dāng)中繼續(xù)發(fā)揚(yáng)這種品質(zhì)，對(duì)于一些工作不認(rèn)真也不負(fù)責(zé)的員工可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P，警醒他們?cè)诠ぷ鳟?dāng)中應(yīng)該認(rèn)真負(fù)責(zé)。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合。企業(yè)檔案管理一定要加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合，這樣不受檔案管理的限制。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展，現(xiàn)在數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的同時(shí)，一定要加強(qiáng)檔案與網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合，充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)給檔案管理帶來便利。企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候一定要引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，設(shè)置圖片以及視頻這些元素的加入豐富檔案的形式。將同類型的檔案統(tǒng)一管理，這樣方便管理員的查閱和瀏覽。企業(yè)應(yīng)該積極配合檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行合力整合，對(duì)檔案的不同形式進(jìn)行區(qū)分、分析使檔案管理工作變得越來越方便。只有這樣，雜亂的檔案才能變得有序，檔案管理人員可以清楚地知道每一個(gè)檔案的類別，才能提高對(duì)檔案管理工作的效率，以及提高歸檔率。在檔案管理工作得到改善之后，企業(yè)的發(fā)展水平也能得到提高，才能在市場上不斷提高自己的影響力以及競爭力。企業(yè)檔案只有加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合，才能在眾多企業(yè)的檔案管理中脫穎而出，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高效運(yùn)行。

（三）提高對(duì)檔案的重視。一個(gè)企業(yè)想要獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展，一定要提高對(duì)企業(yè)檔案的重視。要想提高檔案管理工作的水平，一定要先引起整個(gè)企業(yè)上下對(duì)于檔案的重視。為了提高企業(yè)工作人員對(duì)于檔案的重視，可以對(duì)所有人進(jìn)行培訓(xùn)，深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，了解檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性。尤其對(duì)企業(yè)檔案管理人員要進(jìn)行關(guān)于檔案法律法規(guī)的宣讀，切實(shí)改變他們的管理觀念，明確他們身上的責(zé)任。只有這樣企業(yè)檔案管理工作水平才能從根本上得到提高，企業(yè)才能緊跟時(shí)代的發(fā)展。只有檔案管理人員的管理水平得到提高，才能從根本上解決檔案管理的漏洞。管理人員在明確自己身上的責(zé)任之后才能更有方向地工作，提高檔案歸檔率。企業(yè)提高了對(duì)檔案的重視，企業(yè)的發(fā)展才能更加平穩(wěn)，才能為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供強(qiáng)有力的保障。

三、結(jié)束語

檔案是企業(yè)發(fā)展過程中的信息記錄載體，在企業(yè)的發(fā)展中占有特別重要的地位。因此，企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的重視并且提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。這樣才能解決企業(yè)檔案在管理中遇到的問題，提高企業(yè)檔案歸檔率。一個(gè)企業(yè)的檔案歸檔率將決定企業(yè)檔案的管理水平，企業(yè)應(yīng)該大力提高檔案管理人員的管理水平，以防在檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)一些不必要的問題。只有企業(yè)和檔案管理人員共同努力，才能提高企業(yè)檔案的歸檔率，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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