互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代用戶參與檔案信息資源開發(fā)的策略研究

邊愛萍

【摘要】互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為檔案管理模式由傳統(tǒng)的條線式逐漸向網(wǎng)絡(luò)狀轉(zhuǎn)變提供技術(shù)實(shí)現(xiàn)的可能性。本文通過對(duì)單位檔案主管、檔案一線工作者、檔案利用者（或潛在利用者）進(jìn)行訪談，了解用戶參與行為對(duì)檔案利用的影響，對(duì)現(xiàn)有相關(guān)理念和管理方法進(jìn)行梳理、細(xì)化、分解和重組，最后歸納出能夠?qū)崿F(xiàn)基于用戶參與的檔案知識(shí)空間模型，并通過SWOT分析法對(duì)該模型的運(yùn)行效果進(jìn)行初步預(yù)測(cè)。

【關(guān)鍵詞】用戶參與;檔案資源開發(fā);檔案知識(shí)空間

一、研究背景

如今，社會(huì)群體普遍認(rèn)可檔案價(jià)值，公眾個(gè)人卻不知館藏檔案于已何用，缺少利用需求使得“以利用為目的”的檔案服務(wù)理念成了一句空話。同時(shí)，基于效益與成本的考慮，單位重視檔案工作的同時(shí)，卻認(rèn)為專職崗位的設(shè)置務(wù)必精簡(jiǎn)，甚至可有可無(wú)，人員的極度缺乏又使得資源的深度開發(fā)幾乎無(wú)法實(shí)現(xiàn)。檔案工作價(jià)值在利用中體現(xiàn)，利用需求的拓展離不開資源的深度開發(fā)，資源開發(fā)需要人員，而人員配備仰賴于工作價(jià)值的體現(xiàn)。再次陷入怪圈的檔案工作又該如何自處？鑒于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟與發(fā)展，本文嘗試打破傳統(tǒng)的管理模式，通過引入檔案知識(shí)空間，將用戶直接納入管理主體，通過用戶的參與，一方面提升用戶對(duì)館藏的了解程度以發(fā)現(xiàn)需求，一方面擴(kuò)大檔案建設(shè)隊(duì)伍以提高資源開發(fā)效率，為檔案知識(shí)服務(wù)提供可能，同時(shí)也使公共檔案作為社會(huì)信息資源真正實(shí)現(xiàn)公開透明，消除因信息不對(duì)等而在社會(huì)治理過程中產(chǎn)生的誤解和不信任感。

二、檔案資源開發(fā)的研究現(xiàn)狀

目前關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的檔案資源開發(fā)，多數(shù)的研究主要在于通過技術(shù)手段使傳統(tǒng)的資源開發(fā)手段得以優(yōu)化，雖然能很大程度上解決檔案資源利用的時(shí)空限制，但歸根結(jié)底仍然是將檔案信息資源的獲取途徑由檔案館的查閱大廳搬到了電腦桌面，其中涉及的開發(fā)策略其實(shí)并未有太大的突破。在這方面，陳忠海、萬(wàn)恩德等學(xué)者所提出的觀點(diǎn)則較具突破性，他們都看到了用戶在檔案資源開發(fā)過程中的重要作用，從而對(duì)檔案資源開發(fā)主體提出了質(zhì)疑。陳忠海、常大偉（2015）認(rèn)為檔案信息資源開發(fā)的主體應(yīng)是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的主體，即用戶。萬(wàn)恩德（2018）則透析了后現(xiàn)代背景下檔案信息資源開發(fā)由檔案機(jī)構(gòu)主導(dǎo)的傳統(tǒng)模式向社會(huì)化檔案信息資源開發(fā)模式轉(zhuǎn)型的過程。而上述觀點(diǎn)也存在一定的局限性：陳忠海等雖論證了用戶作為主體的必要性，卻沒有提出用戶作為開發(fā)主體的具體工作方式;而關(guān)于將檔案部門作為輔助角色，實(shí)踐起來也有一定困難，畢竟用戶沒有作為資源開發(fā)主體的義務(wù)，若完全依賴用戶，其結(jié)果未必理想。而萬(wàn)恩德雖通過提出主體的多元性將用戶與檔案部門共同納入了檔案資源開發(fā)的主體，但其仍將資源開發(fā)與利用服務(wù)看作是具有明確時(shí)間先后的線性關(guān)系，而沒有提及在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，這兩個(gè)環(huán)節(jié)相互之間交互穿插的可能性。

三、用戶參與對(duì)檔案利用服務(wù)重要性的調(diào)查

為了探尋將用戶參與管理是否會(huì)對(duì)利用行為產(chǎn)生一定的影響，本次調(diào)查以所在單位為范圍開展了小規(guī)模的訪談。

（一）訪談對(duì)象的選取。本次訪談的對(duì)象主要為檔案主管、檔案一線工作者、檔案利用者（或潛在利用者），選取依據(jù)為檔案管理職責(zé)、檔案管理參與情況、利用情況等的差異性，以從管理目標(biāo)、具體操作、利用意愿及效果反饋等方面了解用戶參與在檔案利用服務(wù)中的作用。檔案主管系校辦主任，其管轄范圍還涉及會(huì)務(wù)、文書、宣傳、外聯(lián)等。檔案一線工作者為單位原檔案管理員，該同志雖已退休，但其具有長(zhǎng)期的工作經(jīng)驗(yàn)且脫崗時(shí)間不長(zhǎng)，因此仍具有一定的參考價(jià)值。檔案利用者（或潛在利用者）為本單位教職工，訪談選取了三類人群共計(jì)6人：一是專業(yè)部門主管2名，分別為總務(wù)主任和教導(dǎo)主任，其中總務(wù)主任檔案利用頻次較高，而教導(dǎo)主任檔案利用頻次較低。二是各部門的兼職檔案員2名，主要負(fù)責(zé)年度部門文件材料的收集和歸檔。三是普通教師2名，一名較多次利用過檔案（下簡(jiǎn)稱普通教師A），而另一名從未利用過檔案（下簡(jiǎn)稱普通教師B）。

（二）訪談結(jié)論。檔案主管代表領(lǐng)導(dǎo)層，從訪談中可以得知，領(lǐng)導(dǎo)層肯定了檔案的重要性，一方面希望檔案工作能發(fā)揮更大的用處，一方面又認(rèn)為檔案工作在眾多事務(wù)中相對(duì)可緩，雖專職檔案員卻希望其“全面發(fā)展”。一線工作者代表專業(yè)的實(shí)踐者，在現(xiàn)實(shí)任務(wù)面前其表現(xiàn)出心有余而力不足之貌，最終只能停留在完成基礎(chǔ)工作而不失誤的層面上?？梢娫趯?shí)際工作中只憑檔案工作者根本無(wú)法完成倡導(dǎo)的資源開發(fā)任務(wù)。檔案利用者（潛在利用者）則代表著目標(biāo)用戶。從對(duì)目標(biāo)用戶的訪談中可以得出以下用戶參與與利用行為關(guān)系的結(jié)論：首先，參與過檔案管理的用戶利用頻率高于未參與過的用戶。多數(shù)用戶的利用目的出于本身業(yè)務(wù)考慮，如兩個(gè)部門的兼職檔案員，當(dāng)其參與過本部門檔案管理環(huán)節(jié)時(shí)，他們便知曉檔案中存有那些對(duì)其有用的材料，于是利用需求也隨之產(chǎn)生;相反普通教師B的信息需求（能幫助其上好課的信息）其實(shí)在庫(kù)藏內(nèi)有很多體現(xiàn)，如歷年試題、歷年考試的分析匯總、學(xué)生錄取形勢(shì)分析、各級(jí)教育規(guī)劃等，但由于其不知有這些內(nèi)容，因而自認(rèn)為沒有需求。其次，相同職務(wù)的人群中，參與深入者的利用效果好于參與不深入者。如同屬中層崗位，總務(wù)主任的各類工程材料、合同文件等親自經(jīng)手，其查閱目標(biāo)表述明確，因此調(diào)檔速度和準(zhǔn)確率都比較高。而教導(dǎo)主任未參與過檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)，雖憑經(jīng)驗(yàn)可知相關(guān)材料存于檔案之中，但對(duì)目標(biāo)表述相對(duì)含糊，導(dǎo)致查詢速度較慢，等候時(shí)間較長(zhǎng)，利用效果和體驗(yàn)都相對(duì)打折。最后，對(duì)檔案管理付諸較多情感者利用需求廣于僅因工作需要而參與者。訪談?wù)咧谐胀ń處烝都因工作需要而參與檔案工作，利用目的也止步于工作本身，查閱內(nèi)容主要為業(yè)務(wù)相關(guān)材料，一般用于上級(jí)檢查或工作參考。而普通教師A則處于情感需要（記錄孩子成長(zhǎng)）參與檔案工作，其利用目的也會(huì)擴(kuò)展至情感需求（因?yàn)閼涯畹谝粋€(gè)帶過的班級(jí)而查閱學(xué)籍照片）。擴(kuò)展至公共檔案而言，管理者希望提升公眾的利用需求，但一般而言公眾處于工作需求或憑證需求而查閱公共檔案的概率基本固定。檔案人喜歡將檔案描述為社會(huì)記憶，而記憶其實(shí)更多涉及了心理層面，如若能將剛性需求擴(kuò)展至情感需求，則利用需求會(huì)產(chǎn)生較大的增長(zhǎng)空間，也使檔案作為社會(huì)記憶更名副其實(shí)?？梢?，用戶的參與一方面能緩解檔案工作的現(xiàn)實(shí)壓力，另一方面，提高用戶在檔案管理中的參與度，并設(shè)法提升用戶參與過程中的情感付出也能對(duì)利用需求、效果等起到一定推動(dòng)作用。

四、用戶參與檔案資源開發(fā)的策略

（一）檔案知識(shí)空間的引入。本文試圖通過構(gòu)建檔案知識(shí)空間作為實(shí)現(xiàn)用戶參與檔案資源開發(fā)的有效渠道?！爸R(shí)空間”的概念在檔案管理領(lǐng)域中使用較少，而在圖書館管理類文獻(xiàn)中應(yīng)用較多，雖在部分文獻(xiàn)中與“知識(shí)庫(kù)”等概念相近，但知識(shí)空間仍應(yīng)具有其獨(dú)特含義。構(gòu)建檔案知識(shí)空間的意義在于，可以在資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，提供用戶參與的可能性。知識(shí)空間相較于其他表述，增強(qiáng)了檔案管理和服務(wù)中的可參與性和動(dòng)態(tài)性，它不僅是一個(gè)存儲(chǔ)空間，更是一個(gè)用戶可進(jìn)入的空間;不僅是一個(gè)單向服務(wù)的過程，更是一個(gè)可互動(dòng)的過程。知識(shí)空間之于傳統(tǒng)知識(shí)庫(kù)的最大特點(diǎn)在于，知識(shí)空間讓用戶能參與到檔案管理之中。傳統(tǒng)的知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建雖涉及一定的交互行為，但建設(shè)主體仍是檔案部門，用戶只是作為信息的需求方和反饋方獨(dú)立于這座知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的大門之外。相較于傳統(tǒng)的檔案知識(shí)服務(wù)更強(qiáng)調(diào)檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)信息的挖掘和組建，檔案知識(shí)空間則是一個(gè)開放的概念，它能在傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)的基礎(chǔ)上，提供用戶參與資源建設(shè)的可能性。

（二）用戶參與型檔案知識(shí)空間的構(gòu)建。空間分布方面，檔案知識(shí)空間可分為公共空間和個(gè)人空間。公共空間主要用于信息公布，其信息來源為公共部門和個(gè)人用戶同意公開的內(nèi)容，建設(shè)要求類似于當(dāng)前的數(shù)字檔案館。個(gè)人空間則打造為用戶的個(gè)人檔案館，其中可由用戶個(gè)人添加對(duì)其具有價(jià)值的材料，用戶可以選擇是否公開至公共空間，或設(shè)置保密期限，公共檔案部門可在雙方認(rèn)可的前提下制定法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置保密期上限，但上限應(yīng)足夠長(zhǎng)。用戶也可存儲(chǔ)相關(guān)憑證信息，如學(xué)歷認(rèn)證、戶籍信息等，經(jīng)過認(rèn)證將具有法律憑證作用。個(gè)人檔案館的建設(shè)目的是吸引公眾，一方面獲取更多社會(huì)資源，一方面調(diào)動(dòng)用戶參與的積極性。職能分配方面，檔案機(jī)構(gòu)（即傳統(tǒng)檔案管理主體）與用戶雖在新模式下同為管理主體，但其職能分配應(yīng)各有側(cè)重。檔案機(jī)構(gòu)主要側(cè)重于框架體系搭建、過程監(jiān)管，在交互體系中收集信息、提供現(xiàn)有公開信息，并不斷優(yōu)化交互體驗(yàn)，在數(shù)據(jù)處理中主要負(fù)責(zé)按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)性組織，在數(shù)據(jù)分析和決策體系中對(duì)用戶行為進(jìn)行分析，將用戶參與過程中的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，以提供個(gè)性化、針對(duì)性的決策輔助。用戶則主要立足于利用、資源補(bǔ)充活躍于分析決策體系和交互體系，并在自愿的基礎(chǔ)上參與數(shù)據(jù)處理體系。用戶可通過交互體系獲取資源和補(bǔ)充資源，在數(shù)據(jù)處理體系可根據(jù)自身的專業(yè)涉獵參與開發(fā)，而用戶的檢索行為等也將成為元數(shù)據(jù)被系統(tǒng)收集，成為數(shù)據(jù)分析決策的依據(jù)。此外，用戶也將有過程監(jiān)督、反饋的權(quán)利。

五、效果預(yù)期

本文采用SWOT分析法對(duì)預(yù)期效果進(jìn)行初步預(yù)測(cè)，即優(yōu)勢(shì)（strengths）、劣勢(shì)（weakness）、機(jī)會(huì)（opportunity）和威脅（threats）。其中優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)的比較對(duì)象為當(dāng)前傳統(tǒng)的管理方式，機(jī)會(huì)和威脅側(cè)重于外部環(huán)境可能產(chǎn)生的影響。

（一）優(yōu)勢(shì)。相對(duì)于當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理方式，將用戶納入管理主體對(duì)積累社會(huì)資源、緩解人員不足的壓力、提高資源開發(fā)的專業(yè)廣度和深度、激發(fā)利用需求方面有著更大的優(yōu)勢(shì)。檔案用戶相對(duì)于檔案工作人員是一個(gè)更龐大的群體，其專業(yè)面更廣不言而喻。檔案知識(shí)空間通過其開放的信息交互渠道鼓勵(lì)公眾更多參與，一來可以使公共檔案館收集到更多更廣泛的一手資料，二來可以鼓勵(lì)更多人參與到資源的開發(fā)，還可以根據(jù)用戶的檢索行為獲取更多隱性知識(shí)并將其轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，從而擴(kuò)展空間內(nèi)的知識(shí)存儲(chǔ)。用戶的切實(shí)參與也將使其對(duì)館藏資源了解更多，使其對(duì)檔案工作投入更多情感因素，從而拓展其利用需求。

（二）劣勢(shì)。相對(duì)于當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理方式，這種模式的劣勢(shì)在于其信息來源更加繁雜，存在多人同時(shí)對(duì)同一種資源進(jìn)行開發(fā)的可能，如何對(duì)共同作業(yè)產(chǎn)生的虛假信息、錯(cuò)誤信息、冗余信息等進(jìn)行甄別、整合有著不小的難度。在實(shí)踐時(shí)可考慮將信息分類，一類為已經(jīng)認(rèn)證的信息，一類為未經(jīng)認(rèn)證信息，各類信息均公開其發(fā)布和處理過程的元數(shù)據(jù)以供查閱。

（三）機(jī)會(huì)。社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展將為此模式其提供重要的技術(shù)支持，人工智能的發(fā)展可能使信息甄別、整合、行為分析等方面變得更加簡(jiǎn)便。根據(jù)長(zhǎng)尾理論，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展將非主流需求的拓展和挖掘變成了可能，現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展使檔案部門有能力將位于需求曲線尾部的用戶納入目標(biāo)群體的范疇，并且在識(shí)別了龐大的需求種類后也有條件進(jìn)行存儲(chǔ)和資源的開發(fā)。同時(shí)如今的社會(huì)分工呈現(xiàn)出精細(xì)化和網(wǎng)絡(luò)狀的分布，這種模式改變了傳統(tǒng)管理對(duì)資源開發(fā)大包大攬的方式，通過職能分散使專業(yè)人做專業(yè)事。此外，在公眾更重視信息對(duì)等的今天，此種模式也將使社會(huì)信息變得更加公開透明。

（四）威脅。該模式的外部威脅在于當(dāng)前的制度環(huán)境下，《檔案法》對(duì)檔案的公布權(quán)做出了限制。傳統(tǒng)管理下檔案信息處于檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部，易于控制，而檔案知識(shí)空間模式下，對(duì)公開信息是自由獲取的，公眾在獲取公開信息的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行了編研、開發(fā)，在其公布研究成果時(shí)卻有違法之隱患，將打擊公共參與資源共同開發(fā)的積極性。

六、結(jié)語(yǔ)

建立以用戶參與為基礎(chǔ)的檔案知識(shí)空間共建共享模式對(duì)于開拓檔案管理思路、提升檔案工作價(jià)值有著積極意義。這也是檔案領(lǐng)域?qū)嵺`公共治理理論的嘗試?，F(xiàn)代公共治理理論更多地希望將社會(huì)管理模式由傳統(tǒng)的條線式逐漸向網(wǎng)絡(luò)狀轉(zhuǎn)變，注重社會(huì)組織的系統(tǒng)合作，提出多元主體共同參與社會(huì)治理的理念。這也是在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案知識(shí)管理與服務(wù)新模式的探索，原生數(shù)字信息以占據(jù)新生信息絕大部分的今天，檔案知識(shí)空間首先將成為這些信息的存儲(chǔ)載體，繼而也將吸收大數(shù)據(jù)時(shí)代多點(diǎn)交互、解構(gòu)重組、行為分析等新的思路，使檔案工作不斷探索適應(yīng)時(shí)代要求的新型管理與服務(wù)模式。當(dāng)然，本文只是對(duì)基于用戶參與的檔案知識(shí)空間的構(gòu)建雛形進(jìn)行了初步探討，其中仍有諸多考慮尚未周全之處須進(jìn)一步改進(jìn)。目前正在施行的制度背景也對(duì)知識(shí)空間所要求的開放性有著一定的制約，這也需要社會(huì)各界共同努力，共同協(xié)商探尋其中的界限問題，形成健康良好的社會(huì)信息氛圍。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳忠海，常大偉.檔案館在檔案信息資源開發(fā)中的主體地位質(zhì)疑——兼論用戶在檔案信息資源開發(fā)中的主體地位[J].檔案管理，2015（2）：5-7.

[2]萬(wàn)恩德.解構(gòu)與重構(gòu)：檔案信息資源開發(fā)模式的后現(xiàn)代轉(zhuǎn)型[J].檔案學(xué)通訊，2018（1）：57-62.