計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)

白曉東

摘 要：計(jì)量與檔案管理的關(guān)系很密切，計(jì)量和檔案管理都是計(jì)量比較重要的基礎(chǔ)性的工作，計(jì)量和檔案管理在計(jì)量管理中相互補(bǔ)充，相互促進(jìn)。因此，通過(guò)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行需求分析和設(shè)計(jì)，建立計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化、動(dòng)態(tài)化管理，提高工作效率。本文對(duì)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并實(shí)現(xiàn)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)備信息的高度共享，建立更加高效、快捷的實(shí)時(shí)化與動(dòng)態(tài)化管理模式。

關(guān)鍵詞：計(jì)量標(biāo)準(zhǔn);檔案管理;系統(tǒng)設(shè)計(jì);分析

一、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的作用

1.憑證作用：

JJF 1033 、JJF 1069都對(duì)檔案的管理做出了要求，為了滿(mǎn)足計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核、法定機(jī)構(gòu)考核的復(fù)查和監(jiān)督抽查，證明某個(gè)項(xiàng)目的能力，檔案發(fā)揮了很大的作用，技術(shù)參數(shù)和準(zhǔn)確度等級(jí)隨時(shí)查閱。

2.保存作用

應(yīng)保存對(duì)檢測(cè)和（或）校準(zhǔn)具有重要影響的每一設(shè)備及軟件的記錄。該記錄至少應(yīng)包括：制造商名稱(chēng)、型式標(biāo)識(shí)、系列號(hào)或其他唯一性標(biāo)識(shí)，設(shè)備及其軟件的識(shí)別;對(duì)設(shè)備是否符合規(guī)范的核查，所有校準(zhǔn)報(bào)告和證書(shū)的日期、結(jié)果及復(fù)印件，設(shè)備調(diào)整、驗(yàn)收準(zhǔn)則和下次校準(zhǔn)的預(yù)定日期，設(shè)備維護(hù)計(jì)劃等，此類(lèi)檔案管理屬于按測(cè)量設(shè)備管理的檔案。

3.參考檢定作用

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案與儀器設(shè)備同等重要，實(shí)驗(yàn)室人員在日常的檢定/校準(zhǔn)過(guò)程中，遇到一些問(wèn)題時(shí)，所需資料可隨時(shí)查閱相關(guān)檔案內(nèi)容，極大地方便了檢定/校準(zhǔn)工作的開(kāi)展，確保量值的準(zhǔn)確、可靠。

二、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置檔案的建立

（1）如果建立新的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)。在可行性報(bào)告通過(guò)之后，在計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)階段，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按除了計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書(shū)和社會(huì)公用計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)證書(shū)之外，準(zhǔn)備材料如下： ①申請(qǐng)書(shū)和技術(shù)報(bào)告的填寫(xiě)務(wù)必做到內(nèi)容完整、信息準(zhǔn)確。②起草量值溯源圖、不確定度評(píng)定報(bào)告、操作規(guī)程等技術(shù)文件，而且必須經(jīng)過(guò)審批，其審批過(guò)程是： 編制部門(mén)意見(jiàn)-主管職能部門(mén)或科技委秘書(shū)處審核意見(jiàn)-院技術(shù)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)。③計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置履歷表、計(jì)量檢定規(guī)程 （ 或規(guī)程確認(rèn)表） 或校準(zhǔn)/檢測(cè)方法按照表格的要求填寫(xiě)完整。④為了后期的維護(hù)和使用方便，儀器設(shè)備履歷表與儀器設(shè)備檢定/校準(zhǔn)/檢測(cè)證書(shū)存放在一起，每次新的證書(shū)回來(lái)，及時(shí)更新，登記在履歷表里。⑤計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)重復(fù)性、穩(wěn)定性考核記錄。

（3）建立健全各標(biāo)準(zhǔn)裝置備件檔案。各基層設(shè)備管理人員，應(yīng)將所有國(guó)產(chǎn)、進(jìn)口計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具及其附件設(shè)備（設(shè)備）的資料統(tǒng)一移交檔案室建檔并作好備份工作，通過(guò)檔案可了解設(shè)備原始資料、供應(yīng)商信息、使用維修情況等.“檔案”的內(nèi)容應(yīng)包括：設(shè)備采購(gòu)前的“設(shè)備申購(gòu)單”、“設(shè)備調(diào)研報(bào)告”、“設(shè)備供應(yīng)方的質(zhì)量保證能力評(píng)價(jià)報(bào)告”、“設(shè)備采購(gòu)合同”等方面內(nèi)容;設(shè)備購(gòu)進(jìn)時(shí)的“設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)及隨機(jī)資料附件”、“設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告”等方面內(nèi)容;設(shè)備購(gòu)進(jìn)后，為確保設(shè)備正常工作及有效維護(hù)而產(chǎn)生的“設(shè)備操作規(guī)程”、“設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)操作規(guī)程”、“設(shè)備維修及處理單”、“設(shè)備運(yùn)行檢查方法及報(bào)告”、“設(shè)備檢定報(bào)告”、“設(shè)備降等降級(jí)使用通知”等方面內(nèi)容.另外，標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的購(gòu)進(jìn)、保管、使用，也應(yīng)納入“檔案”管理中.總之，“設(shè)備備件檔案”是計(jì)量管理的第一手材料，它的內(nèi)容齊全與否，直接關(guān)系到標(biāo)準(zhǔn)器具正確使用、維護(hù)和周期檢定工作的有效進(jìn)行。

三、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理系統(tǒng)模式的設(shè)計(jì)

1.設(shè)備履歷管理子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)主要是對(duì)設(shè)備的各種硬件信息及軟件信息進(jìn)行管理。硬件信息包括設(shè)備的名稱(chēng)、規(guī)格、編號(hào)、測(cè)量范圍、不確定度/準(zhǔn)確度等級(jí)/最大允許誤差、主要技術(shù)指標(biāo)、制造廠(chǎng)、價(jià)格、出廠(chǎng)日期、啟用日期、所處狀態(tài)、設(shè)備的組成情況、設(shè)備附件明細(xì)等;軟件信息包括設(shè)備檢定/校準(zhǔn)證書(shū)、證書(shū)號(hào)、檢定時(shí)間、有效期限、檢定結(jié)論、溯源單位、所屬標(biāo)準(zhǔn)、使用人情況、保管人情況、設(shè)備維修明細(xì)、設(shè)備的供應(yīng)商明細(xì)等信息。通過(guò)對(duì)設(shè)備信息的分析，將設(shè)備履歷管理系統(tǒng)分為硬件信息管理和軟件信息管理子模塊。硬件信息管理包括設(shè)備基本信息管理、設(shè)備的組成設(shè)備管理、設(shè)備附件管理;軟件信息管理包括設(shè)備溯源證書(shū)管理、設(shè)備使用人與保管人管理、設(shè)備供應(yīng)商管理等功能。

2. 計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)是管理系統(tǒng)的重要組成部分之一，數(shù)據(jù)庫(kù)是存儲(chǔ)信息的倉(cāng)庫(kù)，供系統(tǒng)的其他部分使用和管理，并顯示給用戶(hù)。數(shù)據(jù)庫(kù)若沒(méi)有存儲(chǔ)正確的數(shù)據(jù)就不能完全的保存數(shù)據(jù)，或系統(tǒng)找不到需要的數(shù)據(jù)，那么數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)就是失敗的。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的好壞直接影響到系統(tǒng)后期開(kāi)發(fā)和實(shí)現(xiàn)，也影響到系統(tǒng)執(zhí)行效率的高低。用戶(hù)需求直接具體體現(xiàn)在各種信息的提供、保存、更新和查詢(xún)，這就要求數(shù)據(jù)庫(kù)能夠充分滿(mǎn)足各種信息的輸入和輸出。針對(duì)該系統(tǒng)的需求設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。以計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置為例，主要包括標(biāo)準(zhǔn)裝置編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)裝置名稱(chēng)、標(biāo)準(zhǔn)代碼等數(shù)據(jù)項(xiàng)。

該子系統(tǒng)以計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置為主線(xiàn)，將其涉及的人員、設(shè)備、環(huán)境條件、方法、量值溯源、穩(wěn)定性考核、重復(fù)性考核、期間核查等諸多要素貫穿在一起，不但滿(mǎn)足了檔案管理的需要，還滿(mǎn)足了法定的相關(guān)要求。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案所涉及的數(shù)據(jù)信息更加繁雜，包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的名稱(chēng)、代碼、測(cè)量范圍、不確定度/準(zhǔn)確度等級(jí)/最大允許誤差、開(kāi)展工作需要的環(huán)境條件、所用的檢定規(guī)程/技術(shù)規(guī)范、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器和配套設(shè)備、穩(wěn)定性考核信息、重復(fù)性考核信息、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)考核證書(shū)的有效期、授權(quán)開(kāi)展的項(xiàng)目、到期復(fù)查的申請(qǐng)、建標(biāo)報(bào)告、各類(lèi)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備構(gòu)成也具有多種形式。有的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)只由一臺(tái)設(shè)備構(gòu)成，有的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)則由多臺(tái)設(shè)備構(gòu)成;還有多個(gè)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)共用設(shè)備的情況發(fā)生。當(dāng)出現(xiàn)共用設(shè)備的情況時(shí)，設(shè)備的更換與報(bào)廢就必須能夠靈活處理，不能由于其中某個(gè)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)中更換了設(shè)備，而影響其他計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的工作。

3.建立計(jì)量檢定人員檔案及查詢(xún)統(tǒng)計(jì)

在計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置的檔案中，同時(shí)應(yīng)建立計(jì)量檢定人員的計(jì)算機(jī)管理檔案，按性別、年齡、學(xué)歷、工作年限、檢定證號(hào)、有效期等進(jìn)行查詢(xún)統(tǒng)計(jì)，以便于人力資源的綜合利用及證件的管理。查詢(xún)統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)是計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備管理系統(tǒng)重要的數(shù)據(jù)輸出端口。所有的人員、設(shè)備、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、量值溯源等數(shù)據(jù)，均要通過(guò)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)提供給院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的管理人員與檢測(cè)人員。如設(shè)備的臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)、設(shè)備的送檢計(jì)劃、設(shè)備的維修統(tǒng)計(jì)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的考核與核查監(jiān)控、技術(shù)資料查詢(xún)、電子文檔統(tǒng)計(jì)查詢(xún)、開(kāi)展項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、檢定員信息查詢(xún)等。

結(jié)束語(yǔ)：計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置檔案的管理是綜合性的工作，不僅需要管理者的重視、組織、協(xié)調(diào)，而且需要各方面相關(guān)人員的支持，包括內(nèi)部和外部的支持。只有各環(huán)節(jié)的工作都做好了，才能提高檔案本身的質(zhì)量，才能保證檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，才能確保計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置的運(yùn)行正常及量值傳遞數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)，才能使計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置的投資效益得到最大程度地發(fā)揮。

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